Services en ligne des subventions et contributions: Guide de l'utilisateur Emplois d'été Canada - décembre 2019

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Renseignements importants à retenir

  • Navigateurs web : Le système des services en ligne des subventions et contributions (SELSC) est compatible avec les navigateurs web suivants : Internet Explorer 9 de Windows, Firefox de Mozilla et Safari d'Apple, Google Chrome et Microsoft Edge.
  • Délai d'activité : Après environ 15 minutes d'inactivité au compte, un message s'affichera vous informant que la session sera bientôt fermée.
  • Limite de chargement : La taille d'un document envoyé aux SELSC ne peut pas excéder 15 mégaoctets (Mo). Toutefois, il n'y a aucune limite sur le nombre de documents que l'on peut télécharger.
  • Contactez-nous : Les questions techniques et non-techniques peuvent être envoyées directement à l’équipe des SELSC en cliquant Contactez-nous situé sous : Aide et soutien.
  • Correspondance automatisée  : Afin d'éviter que les courriels soient accidentellement triés comme indésirables ou mis à la corbeille par votre système de messagerie, vous devriez ajouter l'adresse courriel suivante à vos contacts: no-reply-aucune-reponse@hrsdc-rhdcc.gc.ca.
  • Création d'un compte des SELSC : Si vous avez besoin d'aide pour créer un compte des SELSC, veuillez consulter le Guide de l'utilisateur : Création et gestion du compte, envoyer un courriel à l'équipe des SELSC au NA-GCOS-SELSC-GD@hrsdc-rhdcc.gc.ca ou téléphoner le Centre de services aux employeurs au 1-800-367-5693.
  • Texte d'aide : Si vous avez besoin d’une précision pour une question, cliquez l’image « Point d'interrogation » situé à la fin de chaque question. Pour des questions spécifiques au programme, cliquez sur le lien Guide du demandeur du programme situé sous Aide et soutien.

1. Présentez une demande sous le programme Emplois D'été Canada

1.1 Créer une demande Emplois d'Été Canada (EÉC)

1.1.1 Accéder à la demande EÉC

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez le Nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • L'appel de proposition d'EÉC sera affiché sous le tableau Appel de proposition ouvert (Image 1);
  • Récupérez l’AP d’EÉC pour 2020 : CFP-CSJ // AP-EÉC – 2020-95
  • Cliquer Soumettre une demande sous le programme Emplois d'été Canada.
Image 1 – Accéder à la demande EÉC
l'image 1 – Accéder à la demande EÉC : la description suit
Description textuelle de l'image 1

La liste: Appel de proposition ouvert est utilisée pour initier une demande en appuyant sur la fonction Soumettre une demande.

1.1.2 Voir liste de demandes et projets

Pour accéder à l'écran Demandes et projets (Image 2), cliquez sur Voir liste de demandes et projets sur la page d'accueil (Image 1). L'écran affiche la liste complète des demandes de financement et des projets soumis par votre organisme ainsi que leur statut. Les fonctions disponibles dépendent du statut des demandes et des projets. Vous avez aussi la possibilité de filtrer vos recherches par programmes, par statut et par qui a créé les demandes.

Image 2 – Voir liste de demandes et projets
l'image 2 – Voir liste de demandes et projets : la description suit
Description textuelle de l'image 2

L'écran Demandes et projets affiche la liste des demandes et projets de votre organisation ainsi que leur statut

1.1.3 Créer une nouvelle demande pour Emploi d'Été Canada

Cliquer Soumettre une demande sous l'appel de EÉC vous dirigera vers l'Avis sur la protection des renseignements personnel lors de votre accès initial.

  • Le groupe de programmes et le programme seront automatiquement complétés.
  • Inscrire un titre bref et descriptif;
  • Inscrire le nombre total d'employés à temps plein qui travaillent pour votre organisme;
  • Un hyperlien vers le Guide du demandeur est disponible pour vous aider à répondre aux questions spécifiques au programme;
  • Cliquer Suivant créera votre demande;
  • Retour à l'accueil vous dirige à l'écran Bienvenue.
Image 3 – Créer une nouvelle demande
l'image 3 – Créer une nouvelle demande : la description suit
Description textuelle de l'image 3

Les renseignements de base de votre demande apparaissent à l'écran Sélection de programme.

1.1.4 Copier une demande d'Emploi d'Été Canada déjà créée

Pour créer une nouvelle demande vous pouvez en copier une créé précédemment avec la fonction Copier et modifier (Image 4).

Image 4 – Copier et modifier
l'image 4 – Copier et modifier : la description suit
Description textuelle de l'image 4

L'écran Copier et modifier permet aux utilisateurs d’accéder à la fonction "Copier et modifier" pour la création rapide d'une nouvelle demande qui sera pré-complétée avec la plupart des informations contenues dans une demande existante.

  • La majorité des écrans seront pré-complétés à l'écran sommaire de la demande (Image 5);
  • Veuillez revoir la demande et faire les modifications si nécessaires;
  • Une fois ceci terminée, veuillez-vous référer à la section 1.1.13 afin de soumettre votre demande.

Important : La fonction Copier et modifier n’est pas disponible pour un projet qui a été converti.

1.1.5 Écran sommaire de la demande

L'écran Sommaire de la demande (Image 5) vous permet d'accéder et de compléter tous les écrans de votre demande.

À gauche, on retrouve la liste des écrans identifiés par différentes couleurs (vert = complété, jaune = à être complété, bleu = information).

À droite, un sommaire de tous les écrans est disponible. Si vous cliquez sur le titre, il vous amène à la section correspondante et vous pouvez y modifier ou y afficher les informations. Un message de confirmation s'affiche chaque fois que vous sauvegardez un écran.

La section Aide et soutien vous donne accès rapidement au Guide du demandeur, au Guide de l'utilisateur et à l'option Contactez-nous.

Image 5 – Sommaire de la demande
l'image 5 – Sommaire de la demande : la description suit
Description textuelle de l'image 5

L'écran sommaire du projet vous permet d'accéder et de compléter tous les écrans de votre demande et de voir le statut de chacun des écrans.

1.1.6 Écran adresse postale

Vous pouvez choisir l'adresse postale (Image 6) pour cette demande. Toute la correspondance, notamment les paiements si l'option de dépôt direct n'est pas utilisée, sera envoyée à cette adresse.

Image 6 – Sommaire - adresse postale
l'image 6 – Sommaire - adresse postale : la description suit
Description textuelle de l'image 6

L'écran Adresse postale est utilisé pour saisir l'adresse postale relative à cette demande.

Image 7 – Adresse postale
l'image 7 – Adresse postale : la description suit
Description textuelle de l'image 7

L'écran Adresse postale est utilisé pour choisir l'adresse postale relative à votre demande.

  • Sélectionnez l'adresse postale pour cette demande;
  • Cliquez Sauvegarder;
  • Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande (Image 5).

Si l'adresse postale n'est pas affichée à l'écran, vous pouvez l'ajouter en suivant les étapes ci-dessous :

  • Cliquez Mon compte SELSC dans le menu supérieur;
  • Cliquez Mes organisations;
  • Cliquez le nom de l'organisation pour laquelle vous souhaitez ajouter l'adresse postale;
  • Cliquez Gestion des adresses;
  • Cliquez Ajouter une adresse;
  • Lorsque sauvegardé, l'adresse sera affichée à l'écran Adresse postale;
  • Pour retourner à votre demande, cliquez Mes organisations;
  • Cliquez sur l'organisation pour laquelle vous avez ajouté l'adresse postale;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Ébauche ou Voir liste des demandes et projets;

1.1.7 Écran personnes-ressources de l'organisme

La personne-ressource avec laquelle le ministère communique au sujet de la demande ou de toute entente subséquente est identifiée à l'écran Personnes-ressources de l'organisme (Image 8). Vous pouvez ajouter une nouvelle personne-ressource ou vous ajouter en tant que personne-ressource. Une personne-ressource principale est obligatoire.

Image 8 – Sommaire - Personnes-ressources de l'organisme
l'image 8 – Sommaire - Personnes-ressources de l'organisme : la description suit
Description textuelle de l'image 8

L'écran Personnes-ressources de l'organisme est utilisé pour saisir les personnes-ressources relative à cette demande.

Ajouter une autre personne-ressource :

  • Cliquez Ajouter une nouvelle personne-ressource pour accéder à l'écran Coordonnées de la personne-ressource (Image 9);
  • Complétez tous les champs obligatoires;
  • Cliquez Sauvegarder;
  • Retour à Personne-ressource de l'organisme vous dirigera vers l'écran Personne-ressources (Image 10).

Pour vous ajouter comme personne-ressource :

  • Cliquez M'ajouter comme personne-ressource pour accéder à l'écran Coordonnées de la personne-ressource (Image 9);
  • Assurez-vous que l'information complétée est exacte;
  • Sélectionnez l'adresse et le type de la personne-ressource;
  • Cliquez Sauvegarder;
  • Retour à Personne-ressource de l'organisme vous dirigera vers l'écran Personne-ressources (Image 10).
Image 9 – Coordonnées de la personne-ressource
l'image 9 – Coordonnées de la personne-ressource : la description suit
Description textuelle de l'image 9

L'écran Coordonnées de la personnes-ressources informe le ministère des coordonnées de la personne à contacter au sujet de la demande

Image 10 – Sommaire Personnes-ressources de l'organisme
l'image 10 – Sommaire Personnes-ressources de l'organisme : la description suit
Description textuelle de l'image 10

L'écran Personnes-ressources de l'organisme est utilisé pour ajouter les personnes ressources relative à votre demande.

  • Vous pouvez Modifier ou Supprimer les personnes-ressources de l'organisme par contre chaque demande doit avoir une personne-ressource principale de l'organisme en tout temps.
  • Retour à Demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande (Image 5).

1.1.8 Écran sommes dues

Si votre organisme doit des montants au Gouvernement du Canada, vous devez le déclarer en utilisant l'écran Sommes dues (Image 11). Si vous n'avez pas de sommes dues au Gouvernement du Canada, veuillez ne pas compléter cet écran.

Image 11 – Sommes dues
l'image 11 – Sommes dues : la description suit
Description textuelle de l'image 11

L'écran Sommes dues est utilisé pour saisir les montant que votre organisme doit au Gouvernement du Canada.

  • Cliquez Ajouter une somme due pour accéder à l'écran Détails de la somme due (Image 12);
  • Complétez tous les champs obligatoires à l'écran Détails de la somme due;
  • Cliquez Sauvegarder;
Image 12 – Détails de la somme due
l'image 12 – Détails de la somme due : la description suit
Description textuelle de l'image 12

L'écran Détails de la somme due est utilisé pour ajouter un montant que l'organisation doit au Gouvernement du Canada.

Retour à Sommes dues vous dirigera vers l'écran Sommaire des Sommes dues (Image 13).

Image 13 – Sommaire des sommes dues
l'image 13 – Sommaire des sommes dues : la description suit
Description textuelle de l'image 13

L'écran Sommes dues est utilisé pour ajouter, modifier ou supprimer les sommes dues à n'importe quel moment.

Vous pouvez modifier ou supprimer les sommes dues à n'importe quel moment;

Retour à demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande (Image 5).

1.1.9 Écran lieux des activités

Si les activités proposées auront lieu à plusieurs endroits, assurez-vous qu'elles sont à l'intérieur d'une même circonscription. Afin de déterminer la circonscription, consultez le site web d'Élections Canada.

Important : Si les emplacements des activités proposées se déroulent dans plusieurs circonscriptions, vous devez compléter et soumettre une demande distincte pour chaque circonscription.

Image 14 – Sommaire de la demande - Lieux des activités
l'image 14 – Sommaire de la demande - Lieux des activités : la description suit
Description textuelle de l'image 14

L'écran Lieux des activités est utilisé pour voir ou ajouter un lieu des activités.

  • Cliquez Ajouter un lieu des activités pour accéder à l'écran Détails sur l'emplacement (Image 15).
  • Complétez tous les champs obligatoires à l'écran Détails sur l'emplacement
  • Cliquez Sauvegarder
Image 15 – Détails sur l'emplacement
l'image 15 – Détails sur l'emplacement : la description suit
Description textuelle de l'image 15

L'écran Détails sur l'emplacement est utilisé pour ajouter un lieu d'activités pour votre demande.

Retour à Lieux des activités vous dirigera vers l'écran sommaire des Lieux des activités (Image 16).

Image 16 – Sommaire des lieux des activités
l'image 16 – Sommaire des lieux des activités : la description suit
Description textuelle de l'image 16

L'écran Lieux des activités permet d’ajouter ou d’apporter des changements sur les lieux des activités de votre demande.

Vous pouvez Modifier ou Supprimer les lieux des activités proposées à n'importe quel moment. Par contre, il doit toujours y avoir qu'une seule adresse principale.

Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande (Image 5)

1.1.10 Écran Description de l'emploi

L'écran Description de l'emploi (Image 17) est utilisé pour inscrire les emplois proposés en ordre de priorité.

Image 17 – Sommaire de la demande - Description de l'emploi
l'image 17 – Sommaire de la demande - Description de l'emploi : la description suit
Description textuelle de l'image 17

L'écran Description de l'emploi est utilisé pour saisir le ou les emplois proposés en ordre de priorité.

Pour ajouter un emploi :

  • Cliquez Ajouter une description de l'emploi pour accéder à l'écran Détails de l'emploi (Image 18);
  • Complétez tous les champs obligatoires;
  • Si vous souhaitez ajouter un autre emploi, cliquez Sauvegarder et ajouter un nouveau;
  • Cliquez Sauvegarder après avoir saisi tous les détails de l'emploi.

Rappel : Si vous avez besoin d’une précision au sujet d’une question, cliquez le Point d'interrogation situé à la fin de chaque question.

Image 18 – Détails de l'emploi
l'image 18 – Détails de l'emploi : la description suit
Description textuelle de l'image 18

L'écran Détails de l'emploi permet d’ajouter les emplois proposés en ordre de priorité.

Retour à Description de l'emploi vous dirigera vers l'écran Sommaire Descriptions de l'emploi (Image 19).

Image 19 – Sommaire description de l'emploi
l'image 19 – Sommaire description de l'emploi : la description suit
Description textuelle de l'image 19

L'écran Description de l'emploi vous fournit la liste des emplois proposés en ordre de priorité.

Vous pouvez Modifier l’ordre de priorité, modifier ou Supprimer une description de l'emploi en tout temps;

Retour à Demande vous dirigera vers l'écran Sommaire de la demande (Image 5).

1.1.11 Écran détails du projet

L'écran Détails du projet (Image 20) est utilisé pour ajouter des renseignements sur les activités du projet et les priorités qui y sont liées. Pour accéder à l'écran, suivez les étapes ci-dessous:

Image 20 – Sommaire de la demande - Détails du projet
l'image 20 – Summary of application - Project Details: la description suit
Description textuelle de l'image 20

L'écran Détails du projet est utilisé pour saisir des renseignements additionnels sur un projet ou les priorités qui y sont liées.

  • Cliquez Modifier les Détails du projet (Image 21);
  • Complétez tous les champs obligatoires;
  • Cliquez Sauvegarder.
Image 21 – Détails du projet
l'image 21 – Détails du projet : la description suit
Description textuelle de l'image 21

L'écran Détails du projet est utilisé pour fournir plus de renseignements sur les activités du projet et le lieu.

Vous pouvez modifier les informations qui y sont inscrites à tout moment;

Retour à Demande vous dirigera vers l'écran Sommaire de la demande (Image 5).

1.1.12 Écran modalités de l'entente de contribution

L'écran les Modalités de l'entente de contribution (Image 22) vous permet de revoir les modalités de l'entente.

Image 22 – Sommaire de la demande - Modalité de l'entente et contributions
l'image 22 – Sommaire de la demande - Modalité de l'entente et contributions : la description suit
Description textuelle de l'image 22

L'écran Modalités de l'entente de contribution est utilisé pour revoir les modalités de l'entente en appuyant sur le lien.

Cliquez le lien Emplois d'été Canada Modalité de l'entente de contribution ouvrira une nouvelle fenêtre et génèrera l'entente.

Important : Si votre demande est approuvée vous devrez signer à nouveau.

1.1.13 Écran revoir et soumettre

L'écran Revoir et soumettre (Image 23) offre un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande et vous permet de revoir et modifier les renseignements si nécessaire.

Image 23 – Sommaire de la demande – Revoir et soumettre
l'image 23 – Sommaire de la demande – Revoir et soumettre : la description suit
Description textuelle de l'image 23

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande. Il vous permet de revoir et modifier les renseignements si nécessaire.

Cliquez Revoir et soumettre pour accéder à l'écran Revoir et soumettre (Image 24).

Image 24 – Revoir et soumettre
l'image 24 – Revoir et soumettre : la description suit
Description textuelle de l'image 24

L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans votre demande et vous permet de revoir et modifier les renseignements si nécessaires.

L'écran Revoir et soumettre (Image 24) vous offre un sommaire de toute l'information que vous avez saisie dans la demande.

  • Cliquez Afficher tout vous permet de voir et modifier, si nécessaire chacune des sections de votre demande;
  • Cliquez Imprimer vous permet de voir une version en ligne de votre demande;
  • Cliquez Suivant pour soumettre votre demande
  • Retour à Demande vous dirigera vers l'écran Sommaire de la demande (Image 5).

Important : Le bouton « Soumettre » n'est pas disponible si vous n'avez pas le droit de signer l'entente.

1.1.14 Écran certification – pouvoir de signature

Le premier paragraphe de l'écran Certification – pouvoir de signature indique le nombre de signatures requises pour soumettre la demande (Image 25). Une demande est considérée complète lorsqu'elle est signée par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d'autres documents constitutifs.

Si le nombre de signataires est incorrect, veuillez faire les étapes suivantes :

  • Cliquez Mon compte SELSC dans le menu du haut;
  • Cliquez sur Identification de l'organisme;
  • Cliquez Modifier Identification de l'organisme, modifiez le nombre de signataires requis pour signer une demande de financement;
  • Cliquez Sauvegarder;
  • Cliquez Mon compte SELSC dans le menu du haut;
  • Cliquez sur Mes organisations pour retourner à votre demande;
  • Cliquez sur l'organisation à laquelle vous avez apporté le changement;
  • Cliquez sur Services en ligne des S et C;
  • Cliquez sur Ébauche ou Voir liste des demandes et projets;
  • Identifiez votre demande;
  • Cliquez sur Modifier;
  • Cliquez sur Revoir et Soumettre.
Image 25 – Certification – pouvoir de signature (Une signature requise)
l'image 25 – Certification – pouvoir de signature (Une signature requise) : la description suit
Description textuelle de l'image 25

L'écran Certification - pouvoir de signature permet de certifier que vous avez les permissions nécessaires.

Un signataire requis (Image 25)

  • Cochez la case d'attestation pour certifier votre autorité;
  • Cliquez Suivant;
  • Répondez à la question de sécurité (Image 26);
  • Cliquez Soumettre.
Image 26 – Question de sécurité
l'image 26 – Question de sécurité : la description suit
Description textuelle de l'image 26

L'écran Soumettre vous demandera de répondre à l'une de vos questions de sécurité afin de valider votre identité.

Une fois votre demande soumise avec succès, un numéro de confirmation apparaîtra (Image 27). Ce numéro de confirmation vous sera également envoyé par courriel et sera affiché à l'écran Demandes et projets (Image 2).

Image 27 – Écran Confirmation
l'image 27 – Écran Confirmation : la description suit
Description textuelle de l'image 27

L'écran Confirmation vous donnera un numéro de confirmation vous indiquant que votre demande a bien été soumise.

Plusieurs signataires requis (Image 28)

  • Cochez la case d'attestation pour certifier votre autorité
  • Une liste des représentants ayant le droit de soumettre une demande sera affichée. Vous aurez l'option de les aviser par courriel. Les signataires recevront un courriel les informant qu'une action est requise.
  • Récupérez la demande avec un statut : En attente de signataires
  • Cliquez Action;
  • Défilez vers le bas;
  • Cliquez Revoir et soumettre;
  • Appuyez Suivant;
  • Répondez à la question de sécurité (Image 26);
  • Cliquez Soumettre;
    • - Une fois la demande signée avec succès, l'écran Confirmation de la signature apparaitra (Image 29);
    • - Le dernier représentant à signer la demande obtiendra l'écran de confirmation avec un numéro de confirmation (Image 27);
    • - Le numéro de confirmation est envoyé uniquement au dernier signataire par courrier électronique et est affiché sur l'écran Demandes et projets (Image 2)
Image 28 – Certification pouvoir de signature (plusieurs signatures requises)
l'image 28 – Certification pouvoir de signature (plusieurs signatures requises) : la description suit
Description textuelle de l'image 28

L'écran Certification - pouvoir de signature permet de certifier que vous avez les permissions nécessaires afin de signer la demande et à demander à ce qu'un courriel soit envoyé aux autres signataires pour les informer qu'une action est requise.

Image 29 – Confirmation de la signature
l'image 29 – Confirmation de la signature : la description suit
Description textuelle de l'image 29

L'écran Confirmation de la signature permet de confirmer que la signature a bien été saisie par le système et qu'un courriel a été envoyé aux signataires sélectionnés afin qu’ils signent et soumettent l'item.

Retour vous dirigera à l'écran Demandes et projets.

Note : Si vous avez signé votre demande et que vous voyez le statut En attente de signataires, cela signifie que plus d'une signature est requise et que d'autres représentants ont à signer. Notez que si vous avez déjà signé, vous ne verrez plus le bouton Soumettre.

1.2 Retourner à une demande partiellement complétée

Si vous avez débuté votre demande et n'avez pas eu le temps de la terminer, vous pouvez la continuer en utilisant la fonction Modifier.

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez le nom de l'organisation sous lequel vous avez débuté votre demande;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez soit Ébauche ou Voir liste des demandes et projets;
  • Récupérez votre demande;
  • Cliquez Modifier (Image 30);
  • Continuez le processus de la demande.
Image 30 – Demandes et projets
l'image 30 – Demandes et projets : la description suit
Description textuelle de l'image 30

L'écran Demandes et projets permet d’identifier le projet ayant un statut d’ébauche et que vous souhaitez soumettre au ministère.

2. Signer une entente emplois d'été Canada

Suite à l'approbation de votre demande, tous les représentants de l'organisme qui ont le droit de signer une entente recevront un courriel du ministère. Ce courriel les informera que l'entente doit être signée électroniquement et que celle-ci ne sera valide qu'une fois signée.

2.1 Avez-vous les droits pour signer une entente

Si vous êtes l'agent principal de l'organisme, vous avez automatiquement les droits pour signer une entente. Si vous êtes un représentant de l'organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
  • Cliquez Représentants;
  • Identifiez votre nom;
  • Cliquer Voir;
  • Assurez-vous que la case Soumettre à côté d'entente est cochée.

Si la case Soumettre à côté d'entente n'est pas cochée, veuillez communiquer avec l'agent principal de votre organisme ou avec un représentant autorisé. Ce dernier sera en mesure de vous déléguer les droits nécessaires.

2.2 Comment accéder à l'entente

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez sur le nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Prêt à signer ou Voir liste des demandes et projets;
  • Récupérez l'entente à signer (Image 31);
  • Cliquez Signer l'entente (Image 31).
Image 31 – Signer l'entente
l'image 31 – Signer l'entente : la description suit
Description textuelle de l'image 31

L'écran Demandes et projets permet d’identifier le projet avec le statut : prêt à signer et de cliquer sur Signer l'entente.

2.3 Écran entente

L'écran Entente (Image 32) vous permet de voir et de signer votre entente.

Image 32 – Écran Entente
l'image 32 – Écran Entente : la description suit
Description textuelle de l'image 32

L'écran Ententes vous donne un sommaire complet de toutes les ententes liées à ce projet.

Cliquer Signer l'entente vous dirigera à l'écran Revoir & signer (Image 33).

2.4 Écran revoir & signer

L'écran Revoir & signer (Image 33) vous permet de signer ou de refuser l’entente électroniquement. Un tableau des montants de contribution demandés et approuvés (vous pouvez affichez le tout), le nombre de signataires requis pour signer l'entente et le Lien au document sont disponibles sur cet écran.

L'écran Revoir & signer vous permet également d'établir le dépôt direct comme étant la méthode de paiement pour ce projet. Pour plus de renseignements sur le dépôt direct, veuillez consulter la section 3 du Guide de l'utilisateur.

Il est important de lire l'entente en cliquant sur : Lien ver le document avant de la signer. Vous devez avoir le dernier logiciel Adobe Acrobat Reader téléchargeable gratuitement pour voir l'entente.

Sous la section Signataires, vous pouvez voir le nombre de signatures requises par votre organisme pour la signature d'une entente ou voir le nombre de signatures complétées.

Si le nombre de signataires est incorrect, veuillez suivre les étapes suivantes :

  • Cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
  • Cliquez Identification de l'organisme;
  • Changez le nombre de signataires requis pour soumettre une entente;
  • Une fois sauvegardé, le nombre de signataires sera mis à jour à l'écran Revoir & signer.
Image 33 – Écran Revoir & signer
l'image 33 – Écran Revoir & signer : la description suit
Description textuelle de l'image 33

L'écran Revoir & signer vous permet de signer ou de refuser l'entente électroniquement ainsi que d'établir le dépôt direct comme étant la méthode de paiement pour ce projet.

2.4.1 Signer l'entente

Cliquer Signer l'entente à l'écran Revoir & signer vous dirigera à l'écran Certification – pouvoir de signature (Images 34 et 35). Pour qu'une entente soit valide, elle doit être signée par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d'autres documents constitutifs.

2.4.1.1 Un signataire requis (image 34)
  • Cochez les attestations;
  • Cliquez Suivant;
  • Répondez à la question de sécurité;
  • Cliquez J'accepte;
  • Une fois votre entente signée avec succès un numéro de confirmation apparaîtra.
Image 34 – Certification – pouvoir de signature (un signataire requis)
l'image 34 – Certification – pouvoir de signature (un signataire requis) : la description suit
Description textuelle de l'image 34

L'écran Certification – pouvoir de signature permet de certifier que vous avez les permissions nécessaires afin de signer l’entente.

2.4.1.2 plusieurs signataires requis (image 35)
  • Cochez les attestations;
  • Une liste des représentants ayant le droit de signer une entente sera affichée. Vous aurez l'option de les aviser par courriel;
  • Cliquez Suivant;
  • Répondez à la question de sécurité;
  • Cliquez J'accepte;
  • Une fois l'entente signée avec succès, l'écran de confirmation de la signature s'affiche. Le dernier représentant qui a signé l'entente obtiendra l'écran de confirmation ainsi qu'un courriel avec le numéro de confirmation.
Image 35 – Certification – pouvoir de signature (plusieurs signataires requis)
l'image 35 – Certification – pouvoir de signature (plusieurs signataires requis) : la description suit
Description textuelle de l'image 35

L'écran Certification – pouvoir de signature permet de certifier que vous avez les permissions nécessaires afin de signer l’entente.

2.4.2 Décliner l'entente

En cliquant Décliner l'entente vous serez dirigé à l'écran Confirmation du refus de l'entente (Image 36).

Image 36– Écran Confirmation du refus de l'entente
l'image 36– Écran Confirmation du refus de l'entente : la description suit
Description textuelle de l'image 36

L'écran Confirmation du refus de l'entente permet de refuser l'entente.

Quand vous cliquez Oui, un message s'affichera vous avisant qu'un représentant du ministère communiquera avec vous prochainement afin de discuter de votre décision. En cliquant Non, vous serez dirigé à l'écran Revoir & signer (Image 33).

2.5 Comment consulter l'entente signée

L'entente signée a le filigrane Copie seulement – Version électronique et affiche qui a signé au nom de votre organisme et au nom du ministère.

Vous pouvez voir votre entente en cliquant Voir l'entente à partir de l'écran Demandes et projets (Image 37).

Image 37– Écran Demande et projet
l'image 37– Écran Demande et projet : la description suit
Description textuelle de l'image 37

L'écran Demandes et projets vous permet de voir l'entente.

3. Soumettre une demande de dépôt direct

Vous pouvez soumettre une demande de dépôt direct à tout moment pendant le cycle de vie du projet. Si vous n'avez pas signé votre entente, vous devez soumettre une demande de dépôt direct à l'écran Revoir & signer (Image 33).

3.1 Avez-vous les droits pour créer et soumettre une demande de dépôt direct

Si vous êtes l’agent principal de l’organisme, vous avez automatiquement les droits pour créer et soumettre une demande de dépôt direct. Si vous êtes un représentant de l’organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
  • Cliquez Représentants;
  • Identifiez votre nom;
  • Cliquez Voir;
  • Assurez-vous que la case Soumettre à côté de dépôt direct est cochée.

Si les cases Créer et/ou Soumettre pour un dépôt direct ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l’agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé. Ces derniers seront en mesure de vous déléguer les droits appropriés.

3.2 Comment accéder à la demande de dépôt direct

Vous devrez passer par une série d’écrans avant de soumettre votre demande de dépôt direct :

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez sur Continuer;
  • Cliquez le nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Voir liste des demandes et projets situé sous le tableau Appel de proposition ouvert s'il y a lieu;
  • Récupérez votre projet
  • Cliquez Gérer
  • Cliquez Sélectionner le dépôt direct (Image 38)
Image38 – Sélectionner le dépôt direct
l'image38 – Sélectionner le dépôt direct : la description suit
Description textuelle de l'image 38

L’écran Dépôt direct est utilisé pour saisir l’information bancaire pour les futurs paiements de ce projet.

3.3 Écran sélectionner le compte du dépôt direct

L’écran Sélectionner le compte du dépôt direct (Image 39) vous permet de sélectionner le compte du dépôt direct que vous souhaitez associer au projet. Si le menu déroulant est vide, c’est qu’aucun compte n’a été ajouté par votre organisme.

Image 39 – Sélectionner le compte du dépôt direct
l'image 39 – Sélectionner le compte du dépôt direct : la description suit
Description textuelle de l'image 39

L’écran Sélectionner le compte du dépôt direct permet de sélectionner le compte dépôt direct que vous désirez associer à votre projet.

Afin d’ajouter un compte pour le dépôt direct qui sera associé à ce projet seulement, veuillez suivre les étapes suivantes :

  • Cliquez Ajouter un nouveau dépôt direct;
  • Cliquez Oui, je suis en accord;
    • - Veuillez noter que si vous n’êtes pas en accord avec l’Avis de la déclaration de confidentialité, vous ne pourrez pas ajouter un compte pour le dépôt direct;
  • Complétez tous les champs obligatoires;
    • - Dans le champ Document à l’appui, vous devez joindre un chèque marqué Nul ou un document de dépôt direct fourni par votre institution financière;
  • Une fois l’information sauvegardée, vous retrouverez le compte sera disponible dans le menu déroulant à l’écran Sélectionner le compte du dépôt direct

Afin d’ajouter un compte pour le dépôt direct qui sera associé au profil de votre organisme, veuillez suivre les étapes suivantes :

  • Cliquez Mon compte SELSC;
  • Cliquez Identification de l'organisme;
  • Cliquez Dépôt direct;
  • Cliquez Ajouter; 
  • Cliquez Oui, je suis en accord;
    • - Veuillez noter que si vous n’êtes pas en accord avec l’Avis de la déclaration de confidentialité, vous ne pourrez pas ajouter un compte pour le dépôt direct;
  • Complétez tous les champs obligatoires;
    • - Dans le champ Document à l’appui, vous devez joindre un chèque marqué Nul ou un document de dépôt direct fourni par votre institution financière;
  • Une fois l’information sauvegardée, vous retrouverez le compte pour le dépôt direct dans le menu déroulant du champ Choisir le compte à l’écran Sélectionner le compte du dépôt direct.
Image 40 – Ajouter le compte du dépôt direct
l'image 40 – Ajouter le compte du dépôt direct : la description suit
Description textuelle de l'image 40

L’écran Ajouter un compte du dépôt direct permet d’ajouter le compte du dépôt direct que vous désirez associer au profil de votre organisme.

Sélectionner le compte du dépôt direct à partir du menu déroulant

  • Cliquez Sauvegarder
  • Cliquez Revoir et Soumettre
  • Cliquez Suivant (Image 41)
  • Complétez la Certification et cliquez Soumettre (Image 42). Pour qu'une demande de dépôt direct soit admissible, elle doit être remplie par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d'autres documents constitutifs.
  • Lorsque vous aurez soumis avec succès votre demande de dépôt direct, un numéro de confirmation sera affiché à l'écran.

3.4 Écran revoir et soumettre

Une fois l’écran Sélectionner le compte du dépôt direct sauvegardé, appuyez sur Revoir et soumettre inclus dans le menu de gauche pour soumettre votre demande de dépôt direct. L’écran Revoir et soumettre (Image 41) est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande de dépôt direct. Il vous permet de réviser et de modifier les renseignements si nécessaire.

Image 41 – Écran Revoir et soumettre
l'image 41 – Écran Revoir et soumettre : la description suit
Description textuelle de l'image 41

L’écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande de dépôt direct.

Pour soumettre votre demande de dépôt direct, appuyez sur le bouton Suivant et vous serez dirigé vers l’écran Certification (Image 42). Pour qu’une demande de dépôt direct soit admissible, elle doit être remplie par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d’autres documents constitutifs.

Image 42 – Écran Certification
l'image 42 – Écran Certification : la description suit
Description textuelle de l'image 42

L’écran Certification permet de certifier que vous avez les permissions nécessaires.

Vous devez sélectionner les cases pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant d’appuyer sur le bouton Soumettre. Une fois votre demande de dépôt direct soumise avec succès, un numéro de confirmation s’affichera.

4. Convertir un projet emplois d'Été Canada

Veuillez noter que cette section s’applique uniquement aux projets qui n’ont pas été soumis par l’entremise des SELSC. Vous pouvez convertir votre projet dès que vous avez une entente signée (Image 43).

4.1 Accéder à la fonction pour convertir un projet

Vous devrez passer par une série d’écrans avant de convertir votre projet :

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez sur le nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Convertir votre projet existant aux SELSC situé au-dessus de la liste Appel de proposition ouvert s'il y a lieu;
  • Inscrivez votre numéro de projet mentionné dans le courriel Demande/Entente dans le cadre d'Emplois d'été Canada (Image 43);
  • Cliquez Convertir.
Image 43 – Convertir vers SELSC
l'image 43 – Convertir vers SELSC: la description suit
Description textuelle de l'image 43

L'écran Convertir vers SELSC vous permet de convertir un projet papier que vous désirez gérer dans les SELSC.

5. Soumettre une déclaration de l'employeur et de l'employé

Vous pouvez soumettre une déclaration d’employeur et de l’employé lorsque votre projet a un statut Actif à l’écran Demandes et projets.

5.1 Avez-vous les droits pour créer, soumettre et voir une déclaration de l'employeur et de l'employé

Si vous êtes l’agent principal de l’organisme, vous avez automatiquement les droits pour créer, soumettre et voir une déclaration de l’employeur et de l’employé. Si vous êtes un représentant de l’organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer; 
  • Cliquez nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
  • Cliquez Représentants;
  • Identifiez votre nom;
  • Cliquez Voir;
    • - Assurez-vous que les cases Créer, Soumettre et/ou Voir pour les participants sont sélectionnées.

Si les cases Créer, Soumettre et/ou Voir pour les participants ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l’agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé et il sera en mesure de vous déléguer les droits appropriés.

5.2 Comment accéder à la déclaration de l'employeur et de l'employé

Vous devez passer par une série d’écrans avant de soumettre votre déclaration de l’employeur et de l’employé (Image 44) :

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Voir liste des demandes et projets;
  • Identifiez votre projet;
  • Cliquez Gérer;
  • Cliquez Ajouter Déclaration de l'employeur et de l'employé.
Image 44 – Accéder à la déclaration de l’employeur et de l’employé
l'image 44 – Accéder à la déclaration de l’employeur et de l’employé: la description suit
Description textuelle de l'image 44

L’écran Déclaration de l’employeur et de l’employé est utilisé pour saisir l’information sur les employés qui participent à ce projet.

5.3 Écran déclaration de l'employeur et de l'employé

La catégorie Déclaration de l’employeur et de l’employé permet d’ajouter, de supprimer, de retirer et de voir une déclaration de l’employeur et de l’employé. Lorsqu’au moins une déclaration de l’employeur et de l’employé est sauvegardée, tous les employés liés à ce projet seront affichés à cet écran.

5.3.1 Ajouter une déclaration de l'employeur et de l'employé

Vous devez cliquer Ajouter une déclaration de l’employeur et de l’employé (Image 44) pour saisir l’information sur un employé. L’écran Détails de la déclaration de l’employeur et de l’employé (Image 45) permet de saisir la déclaration de l’employeur, déterminer l’admissibilité de l’employé ainsi qu’inscrire les renseignements personnels de l’employé.

Important : Avant de compléter l’écran, vous devez imprimer le formulaire de consentement de l’employé en appuyant sur l’hyperlien Formulaire de consentement de l’employé. L’employé doit ensuite le compléter, le signer et vous le retourner. Vous devez avoir préalablement téléchargé gratuitement le plus récent logiciel Adobe Acrobat Reader pour voir le formulaire.

Image 45 – Détails de la déclaration de l’employeur et de l’employé
l'image 45 – Détails de la déclaration de l’employeur et de l’employé : la description suit
Description textuelle de l'image 45

L’écran Détails de la déclaration de l’employeur et de l’employé permet d’inscrire la déclaration de l’employeur, déterminer l’admissibilité de l’employé ainsi qu’inscrire les renseignements personnels de l’employé.

Lorsque les cases liées à la déclaration de l’employeur sont sélectionnées, vous pourrez compléter la section sur l’admissibilité de l’employé. En cliquant Valider, le système déterminera l’admissibilité de l’employé d’après des critères spécifiques au programme. Vous pourrez compléter la section des renseignements personnels de l’employé seulement s’il est jugé admissible.

5.4 Écran revoir et soumettre

Lorsque l’écran Détails de la déclaration de l’employeur et de l’employé est complété (Image 46) cliquez Suivant et vous serez dirigé à l’écran Déclaration (Image 47). En cliquant Retour aux détails de la déclaration de l’employeur et de l’employé, vous obtiendrez un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans celle-ci. Il vous permet de réviser et de modifier les renseignements si nécessaire. Pour que la déclaration de l'employeur et de l'employé soit admissible, elle doit être complétée par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d’autres documents constitutifs.

Image 46 – Revoir et soumettre
l'image 46 – Revoir et soumettre : la description suit
Description textuelle de l'image 46

L’écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la déclaration de l’employeur et de l’employé.

Image 47 – Déclaration
l'image 47 – Déclaration : la description suit
Description textuelle de l'image 47

L’écran Déclaration permet de certifier que vous avez les permissions nécessaires afin de soumettre une Déclaration de l’employeur et de l’employé.

Vous devez sélectionner les cases pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant de cliquer Soumettre. Vous recevrez un numéro de confirmation lorsque vous aurez soumis la déclaration de l’employeur et de l’employé avec succès.

Pour un participant ayant le statut : En attente de révision, l’admissibilité devra être évaluée par un représentant du ministère.

6. Soumettre une demande de remboursement et rapport d'activités

Lorsque votre projet a un statut Actif et que vous avez soumis une déclaration de l’employeur et de l’employé, vous pouvez soumettre une demande de remboursement et un rapport d’activités.

6.1 Avez-vous les droits pour créer, soumettre une demande de remboursement et rapport d'activités

Si vous êtes l’agent principal de l’organisme, vous avez automatiquement les droits pour créer, soumettre et voir une déclaration de l’employeur et de l’employé. Si vous êtes un représentant de l’organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
  • Cliquez Représentants;
  • Identifiez votre nom;
  • Cliquez Voir;
    • - Assurez-vous que les cases Créer, Soumettre pour les demandes de remboursement sont sélectionnées.

Si les cases Créer et Soumettre pour la Demande de remboursement et pour le Rapport d’activité ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l’agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé. Il sera en mesure de vous déléguer les droits appropriés.

6.2 Accéder à la demande de remboursement et rapports d'activités

Vous devrez passer par une série d’écrans avant de soumettre votre demande de remboursement et votre rapport d’activités

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez sur le nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Voir liste des demandes et projets sous la liste Appel de proposition ouvert (s'il y a lieu);
  • Identifiez votre projet;
  • Cliquez Gérer.
Image 48 – Accéder un lot des demandes de remboursement et rapports d’activités
l'image 48 – Accéder la demande de remboursement et rapports d’activités : la description suit
Description textuelle de l'image 48

L’écran Lot des demandes de remboursement et rapports d’activités est utilisé pour saisir les dépenses engagées et donner un aperçu des activités.

6.3 Écran demande de remboursement et rapport d'activités

Les demandes de remboursement servent à rendre compte des dépenses pour votre projet.

6.3.1 Ajouter une demande de remboursement et rapports d'activités

Vous devez cliquer Ajouter un lot des demandes de remboursement et rapports d’activités (Image 48) pour saisir les dépenses de votre projet. Les détails de la demande de remboursement et du rapport d’activités (Image 49) vous permet de saisir les dépenses pour chaque employé.

Image 49 – Détails de la demande de remboursement et du rapport d’activités.
l'image 49 – Détails de la demande de remboursement et du rapport d’activités. : la description suit
Description textuelle de l'image 49

L’écran Détails de la demande de remboursement et du rapport d’activité permet de compléter la demande de remboursement des dépenses de votre projet

Lorsque vous aurez saisi les dépenses pour tous les employés à l’écran détails du lot des demandes de remboursements et rapports d’activités, cliquez Revoir et soumettre (Image 50) pour soumettre la réclamation au ministère pour traitement.

Image 50 – Détails du lot des demandes de remboursement et du rapports d’activités.
l'image 50 – Détails de la demande de remboursement et du rapport d’activités. : la description suit
Description textuelle de l'image 50

L’écran Détails du lot des demandes de remboursement et rapports d’activités permet de fournir une liste complète des dépenses de tous les employés.

6.4 Écran revoir et soumettre

Pour soumettre votre demande de remboursement et votre rapport d'activités, cliquez sur Suivant (figure 51), ce qui vous dirigera vers l'écran Déclaration (Figure 52). Afin qu’une demande de remboursement et un rapport d'activités soient admissibles, ceux-ci doivent être avoir complétés par le (s) représentant (s) officiel (s) conformément aux statuts de votre organisation ou à d'autres documents constitutifs.

Image 51 – Revoir et soumettre
l'image 51 – Revoir et soumettre : la description suit
Description textuelle de l'image 51

L’écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans les détails de la demande de remboursement et du rapport d’activités.

Image 52 – Déclaration
l'image 52 – Déclaration : la description suit
Description textuelle de l'image 52

L’écran Déclaration permet de certifier que vous avez les permissions nécessaires afin de soumettre l’item.

Vous devez sélectionner les cases pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant de cliquer Soumettre. Vous recevrez un numéro de confirmation lorsque vous aurez soumis avec succès la demande de remboursement et le rapport d’activités.

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