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Services en ligne des subventions et contributions: Guide de l'utilisateur Emplois d'été Canada

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Renseignements importants à retenir

  • Navigateurs web : Le système des services en ligne des subventions et contributions (SELSC) est compatible avec les navigateurs web suivants :
    • Internet Explorer 9 de Windows;
    • Firefox de Mozilla;
    • Safari d'Apple;
    • Google Chrome; et
    • Microsoft Edge.
  • Délai d'activité : Après environ 15 minutes d'inactivité au compte, un message s'affichera vous informant que la session sera bientôt fermée.
  • Limite de chargement : La taille d'un document envoyé aux SELSC ne peut pas excéder 15 mégaoctets (Mo). Toutefois, il n'y a aucune limite sur le nombre de documents que l'on peut télécharger.
  • Contactez-nous : Les questions techniques et non-techniques peuvent être envoyées directement à l'équipe des SELSC en cliquant Contactez-nous situé sous : Aide et soutien.
  • Correspondance automatisée : Afin d'éviter que les courriels soient accidentellement triés comme indésirables ou mis à la corbeille par votre système de messagerie, vous devriez ajouter l'adresse courriel suivante à vos contacts: no-reply-aucune-reponse@hrsdc-rhdcc.gc.ca.
  • Création d'un compte des SELSC : Si vous avez besoin d'aide pour créer un compte des SELSC :
  • Texte d'aide : Si vous avez besoin d'une précision pour une question, cliquez l'image « Point d'interrogation » situé à la fin de chaque question. Pour des questions spécifiques au programme, cliquez sur le lien Guide du demandeur du programme situé sous Aide et soutien.

1. Présentez une demande sous le programme Emplois D'été Canada

1.1 Créer une demande Emplois d'Été Canada (EÉC)

1.1.1 Accéder à la demande EÉC

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez le Nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • L'appel de proposition d'EÉC sera affiché sous le tableau Appel de proposition ouvert;
  • Récupérez l'AP d'EÉC pour l'année en cours;
  • Cliquer Soumettre une demande sous le programme Emplois d'été Canada.

1.1.2 Voir liste de demandes et projets

Pour accéder à l'écran Demandes et projets, cliquez sur Voir liste de demandes et projets sur la page d'accueil. L'écran affiche la liste complète des demandes de financement et des projets soumis par votre organisme ainsi que leur statut. Les fonctions disponibles dépendent du statut des demandes et des projets. Vous avez aussi la possibilité de filtrer vos recherches par programmes, par statut et par qui a créé les demandes.

1.1.3 Créer une nouvelle demande pour Emploi d'Été Canada

Cliquer Soumettre une demande sous l'appel de EÉC vous dirigera vers l'Avis sur la protection des renseignements personnel lors de votre accès initial.

  • Le groupe de programmes et le programme seront automatiquement complétés;
  • Inscrire un titre bref et descriptif;
  • Inscrire le nombre total d'employés à temps plein qui travaillent pour votre organisme;
  • Un hyperlien vers le Guide du demandeur est disponible pour vous aider à répondre aux questions spécifiques au programme;
  • Cliquer Suivant créera votre demande;
  • Retour à l'accueil vous dirige à l'écran Bienvenue.

1.1.4 Copier une demande d'Emploi d'Été Canada déjà créée

Pour créer une nouvelle demande vous pouvez en copier une créé précédemment avec la fonction Copier et modifier.

  • La majorité des écrans seront pré-complétés à l'écran sommaire de la demande;
  • Veuillez revoir la demande et faire les modifications si nécessaires;
  • Une fois ceci terminée, veuillez-vous référer à la section 1.1.13 afin de soumettre votre demande.

Important : La fonction Copier et modifier n'est pas disponible pour un projet qui a été converti.

1.1.5 Écran sommaire de la demande

L'écran Sommaire de la demande vous permet d'accéder et de compléter tous les écrans de votre demande.

À gauche, on retrouve la liste des écrans identifiés par différentes couleurs.

À droite, un sommaire de tous les écrans est disponible. Si vous cliquez sur le titre, il vous amène à la section correspondante et vous pouvez y modifier ou y afficher les informations. Un message de confirmation s'affiche chaque fois que vous sauvegardez un écran.

La section Aide et soutien vous donne accès rapidement au Guide du demandeur, au Guide de l'utilisateur et à l'option Contactez-nous.

1.1.6 Écran adresse postale

Vous pouvez choisir l'adresse postale pour cette demande. Toute la correspondance, notamment les paiements si l'option de dépôt direct n'est pas utilisée, sera envoyée à cette adresse.

  • Sélectionnez l'adresse postale pour cette demande;
  • Cliquez Sauvegarder;
  • Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

Si l'adresse postale n'est pas affichée à l'écran, vous pouvez l'ajouter en suivant les étapes ci-dessous :

  • cliquez Mon compte SELSC dans le menu supérieur;
  • cliquez Mes organisations;
  • cliquez le nom de l'organisation pour laquelle vous souhaitez ajouter l'adresse postale;
  • cliquez Gestion des adresses;
  • cliquez Ajouter une adresse;
  • lorsque sauvegardé, l'adresse sera affichée à l'écran Adresse postale;
  • pour retourner à votre demande, cliquez Mes organisations;
  • cliquez sur l'organisation pour laquelle vous avez ajouté l'adresse postale;
  • cliquez Services en ligne des S et C;
  • cliquez Ébauche ou Voir liste des demandes et projets.

1.1.7 Écran personnes-ressources de l'organisme

La personne-ressource avec laquelle le ministère communique au sujet de la demande ou de toute entente subséquente est identifiée à l'écran Personnes-ressources de l'organisme. Vous pouvez ajouter une nouvelle personne-ressource ou vous ajouter en tant que personne-ressource. Une personne-ressource principale est obligatoire.

Ajouter une autre personne-ressource :

  • cliquez Ajouter une nouvelle personne-ressource pour accéder à l'écran Coordonnées de la personne-ressource;
  • complétez tous les champs obligatoires;
  • cliquez Sauvegarder;
  • retour à Personne-ressource de l'organisme vous dirigera vers l'écran Personne-ressources.

Pour vous ajouter comme personne-ressource :

  • cliquez M'ajouter comme personne-ressource pour accéder à l'écran Coordonnées de la personne-ressource;
  • assurez-vous que l'information complétée est exacte;
  • sélectionnez l'adresse et le type de la personne-ressource;
  • cliquez Sauvegarder;
  • retour à Personne-ressource de l'organisme vous dirigera vers l'écran Personne-ressources.

Sommaire Personnes-ressources de l'organisme :

  • vous pouvez Modifier ou Supprimer les personnes-ressources de l'organisme par contre chaque demande doit avoir une personne-ressource principale de l'organisme en tout temps;
  • retour à Demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

1.1.8 Écran sommes dues

Si votre organisme doit des montants au Gouvernement du Canada, vous devez le déclarer en utilisant l'écran Sommes dues. Si vous n'avez pas de sommes dues au Gouvernement du Canada, veuillez ne pas compléter cet écran.

  • Cliquez Ajouter une somme due pour accéder à l'écran Détails de la somme due;
  • Complétez tous les champs obligatoires à l'écran Détails de la somme due;
  • Cliquez Sauvegarder.

Retour à Sommes dues vous dirigera vers l'écran Sommaire des Sommes dues.

Vous pouvez modifier ou supprimer les sommes dues à n'importe quel moment.

Retour à demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

1.1.9 Écran lieux des activités

Si les activités proposées auront lieu à plusieurs endroits, assurez-vous qu'elles sont à l'intérieur d'une même circonscription. Afin de déterminer la circonscription, consultez le site web d'Élections Canada.

Important : Si les emplacements des activités proposées se déroulent dans plusieurs circonscriptions, vous devez compléter et soumettre une demande distincte pour chaque circonscription.

  • Cliquez Ajouter un lieu des activités pour accéder à l'écran Détails sur l'emplacement;
  • Complétez tous les champs obligatoires à l'écran Détails sur l'emplacement;
  • Cliquez Sauvegarder.

Retour à Lieux des activités vous dirigera vers l'écran sommaire des Lieux des activités.

Vous pouvez Modifier ou Supprimer les lieux des activités proposées à n'importe quel moment. Par contre, il doit toujours y avoir qu'une seule adresse principale.

Retour à la demande vous dirigera vers le sommaire de votre demande.

1.1.10 Écran Description de l'emploi

L'écran Description de l'emploi est utilisé pour inscrire les emplois proposés en ordre de priorité.

Pour ajouter un emploi :

  • cliquez Ajouter une description de l'emploi pour accéder à l'écran Détails de l'emploi;
  • complétez tous les champs obligatoires;
  • si vous souhaitez ajouter un autre emploi, cliquez Sauvegarder et ajouter un nouveau;
  • cliquez Sauvegarder après avoir saisi tous les détails de l'emploi.

Rappel : Si vous avez besoin d'une précision au sujet d'une question, cliquez le Point d'interrogation situé à la fin de chaque question.

Retour à Description de l'emploi vous dirigera vers l'écran Sommaire Descriptions de l'emploi.

Vous pouvez Modifier l'ordre de priorité, modifier ou Supprimer une description de l'emploi en tout temps;

Retour à Demande vous dirigera vers l'écran Sommaire de la demande.

1.1.11 Écran détails du projet

L'écran Détails du projet est utilisé pour ajouter des renseignements sur les activités du projet et les priorités qui y sont liées. Pour accéder à l'écran, suivez les étapes ci-dessous :

  • cliquez Modifier les Détails du projet;
  • complétez tous les champs obligatoires;
  • cliquez Sauvegarder.

Vous pouvez modifier les informations qui y sont inscrites à tout moment;

Retour à Demande vous dirigera vers l'écran Sommaire de la demande.

1.1.12 Écran modalités de l'entente de contribution

L'écran les Modalités de l'entente de contribution vous permet de revoir les modalités de l'entente.

Cliquez le lien Emplois d'été Canada Modalité de l'entente de contribution ouvrira une nouvelle fenêtre et génèrera l'entente.

Important : Si votre demande est approuvée vous devrez signer à nouveau.

1.1.13 Écran revoir et soumettre

L'écran Revoir et soumettre offre un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande et vous permet de revoir et modifier les renseignements si nécessaire.

Cliquez Revoir et soumettre pour accéder à l'écran Revoir et soumettre.

L'écran Revoir et soumettre vous offre un sommaire de toute l'information que vous avez saisie dans la demande.

  • Cliquez Afficher tout vous permet de voir et modifier, si nécessaire chacune des sections de votre demande;
  • Cliquez Imprimer vous permet de voir une version en ligne de votre demande;
  • Cliquez Suivant pour soumettre votre demande;
  • Retour à Demande vous dirigera vers l'écran Sommaire de la demande.

Important : Le bouton « Soumettre » n'est pas disponible si vous n'avez pas le droit de signer l'entente.

1.1.14 Écran certification – pouvoir de signature

Le premier paragraphe de l'écran Certification – pouvoir de signature indique le nombre de signatures requises pour soumettre la demande. Une demande est considérée complète lorsqu'elle est signée par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d'autres documents constitutifs.

Si le nombre de signataires est incorrect, veuillez faire les étapes suivantes :

  • cliquez Mon compte SELSC dans le menu du haut;
  • cliquez sur Identification de l'organisme;
  • cliquez Modifier Identification de l'organisme, modifiez le nombre de signataires requis pour signer une demande de financement;
  • cliquez Sauvegarder;
  • cliquez Mon compte SELSC dans le menu du haut;
  • cliquez sur Mes organisations pour retourner à votre demande;
  • cliquez sur l'organisation à laquelle vous avez apporté le changement;
  • cliquez sur Services en ligne des S et C;
  • cliquez sur Ébauche ou Voir liste des demandes et projets;
  • identifiez votre demande;
  • cliquez sur Modifier;
  • cliquez sur Revoir et Soumettre.

Un signataire requis

  • Cochez la case d'attestation pour certifier votre autorité;
  • Cliquez Suivant;
  • Répondez à la question de sécurité;
  • Cliquez Soumettre.

Une fois votre demande soumise avec succès, un numéro de confirmation apparaîtra. Ce numéro de confirmation vous sera également envoyé par courriel et sera affiché à l'écran Demandes et projets.

Plusieurs signataires requis

  • Cochez la case d'attestation pour certifier votre autorité;
  • Une liste des représentants ayant le droit de soumettre une demande sera affichée. Vous aurez l'option de les aviser par courriel. Les signataires recevront un courriel les informant qu'une action est requise;
  • Récupérez la demande avec un statut : En attente de signataires;
  • Cliquez Action;
  • Défilez vers le bas;
  • Cliquez Revoir et soumettre;
  • Appuyez Suivant;
  • Répondez à la question de sécurité;
  • Cliquez Soumettre :
    • une fois la demande signée avec succès, l'écran Confirmation de la signature apparaitra;
    • le dernier représentant à signer la demande obtiendra l'écran de confirmation avec un numéro de confirmation;
    • le numéro de confirmation est envoyé uniquement au dernier signataire par courrier électronique et est affiché sur l'écran Demandes et projets.

Retour vous dirigera à l'écran Demandes et projets.

Note : Si vous avez signé votre demande et que vous voyez le statut En attente de signataires, cela signifie que plus d'une signature est requise et que d'autres représentants ont à signer. Notez que si vous avez déjà signé, vous ne verrez plus le bouton Soumettre.

1.2 Retourner à une demande partiellement complétée

Si vous avez débuté votre demande et n'avez pas eu le temps de la terminer, vous pouvez la continuer en utilisant la fonction Modifier.

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez le nom de l'organisation sous lequel vous avez débuté votre demande;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez soit Ébauche ou Voir liste des demandes et projets;
  • Récupérez votre demande;
  • Cliquez Modifier;
  • Continuez le processus de la demande.

2. Signer une entente emplois d'été Canada

Suite à l'approbation de votre demande, tous les représentants de l'organisme qui ont le droit de signer une entente recevront un courriel du ministère. Ce courriel les informera que l'entente doit être signée électroniquement et que celle-ci ne sera valide qu'une fois signée.

2.1 Avez-vous les droits pour signer une entente

Si vous êtes l'agent principal de l'organisme, vous avez automatiquement les droits pour signer une entente. Si vous êtes un représentant de l'organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

  • inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • cliquez Continuer;
  • cliquez nom de votre organisation;
  • cliquez Services en ligne des S et C;
  • cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
  • cliquez Représentants;
  • identifiez votre nom;
  • cliquer Voir;
  • assurez-vous que la case Soumettre à côté d'entente est cochée.

Si la case Soumettre à côté d'entente n'est pas cochée, veuillez communiquer avec l'agent principal de votre organisme ou avec un représentant autorisé. Ce dernier sera en mesure de vous déléguer les droits nécessaires.

2.2 Comment accéder à l'entente

  • Inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • Cliquez Continuer;
  • Cliquez sur le nom de votre organisation;
  • Cliquez Services en ligne des S et C;
  • Cliquez Prêt à signer ou Voir liste des demandes et projets;
  • Récupérez l'entente à signer;
  • Cliquez Signer l'entente.

2.3 Écran entente

L'écran Entente vous permet de voir et de signer votre entente.

Cliquer Signer l'entente vous dirigera à l'écran Revoir et signer.

2.4 Écran revoir et signer

L'écran Revoir et signer vous permet de signer ou de refuser l'entente électroniquement. Un tableau des montants de contribution demandés et approuvés (vous pouvez affichez le tout), le nombre de signataires requis pour signer l'entente et le Lien au document sont disponibles sur cet écran.

L'écran Revoir et signer vous permet également d'établir le dépôt direct comme étant la méthode de paiement pour ce projet. Pour plus de renseignements sur le dépôt direct, veuillez consulter la section 3 du Guide de l'utilisateur.

Il est important de lire l'entente en cliquant sur : Lien ver le document avant de la signer. Vous devez avoir le dernier logiciel Adobe Acrobat Reader téléchargeable gratuitement pour voir l'entente.

Sous la section Signataires, vous pouvez voir le nombre de signatures requises par votre organisme pour la signature d'une entente ou voir le nombre de signatures complétées.

Si le nombre de signataires est incorrect, veuillez suivre les étapes suivantes :

  • cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
  • cliquez Identification de l'organisme;
  • changez le nombre de signataires requis pour soumettre une entente;
  • une fois sauvegardé, le nombre de signataires sera mis à jour à l'écran Revoir et signer.

2.4.1 Signer l'entente

Cliquer Signer l'entente à l'écran Revoir et signer vous dirigera à l'écran Certification – pouvoir de signature. Pour qu'une entente soit valide, elle doit être signée par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d'autres documents constitutifs.

2.4.1.1 Un signataire requis
  • Cochez les attestations;
  • Cliquez Suivant;
  • Répondez à la question de sécurité;
  • Cliquez J'accepte;
  • Une fois votre entente signée avec succès un numéro de confirmation apparaîtra.
2.4.1.2 plusieurs signataires requis
  • Cochez les attestations;
  • Une liste des représentants ayant le droit de signer une entente sera affichée. Vous aurez l'option de les aviser par courriel;
  • Cliquez Suivant;
  • Répondez à la question de sécurité;
  • Cliquez J'accepte;
  • Une fois l'entente signée avec succès, l'écran de confirmation de la signature s'affiche. Le dernier représentant qui a signé l'entente obtiendra l'écran de confirmation ainsi qu'un courriel avec le numéro de confirmation.

2.4.2 Décliner l'entente

En cliquant Décliner l'entente vous serez dirigé à l'écran Confirmation du refus de l'entente.

Quand vous cliquez Oui, un message s'affichera vous avisant qu'un représentant du ministère communiquera avec vous prochainement afin de discuter de votre décision. En cliquant Non, vous serez dirigé à l'écran Revoir et signer.

2.5 Comment consulter l'entente signée

L'entente signée a le filigrane Copie seulement – Version électronique et affiche qui a signé au nom de votre organisme et au nom du ministère.

Vous pouvez voir votre entente en cliquant Voir l'entente à partir de l'écran Demandes et projets.

3. Soumettre une demande de dépôt direct

Vous pouvez soumettre une demande de dépôt direct à tout moment pendant le cycle de vie du projet. Si vous n'avez pas signé votre entente, vous devez soumettre une demande de dépôt direct à l'écran Revoir et signer.

3.1 Avez-vous les droits pour créer et soumettre une demande de dépôt direct

Si vous êtes l'agent principal de l'organisme, vous avez automatiquement les droits pour créer et soumettre une demande de dépôt direct. Si vous êtes un représentant de l'organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

  • inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • cliquez Continuer;
  • cliquez nom de votre organisation;
  • cliquez Services en ligne des S et C;
  • cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
  • cliquez Représentants;
  • identifiez votre nom;
  • cliquez Voir;
  • assurez-vous que la case Soumettre à côté de dépôt direct est cochée.

Si les cases Créer et/ou Soumettre pour un dépôt direct ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l'agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé. Ces derniers seront en mesure de vous déléguer les droits appropriés.

3.2 Comment accéder à la demande de dépôt direct

Vous devrez passer par une série d'écrans avant de soumettre votre demande de dépôt direct :

  • inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • cliquez sur Continuer;
  • cliquez le nom de votre organisation;
  • cliquez Services en ligne des S et C;
  • cliquez Voir liste des demandes et projets situé sous le tableau Appel de proposition ouvert s'il y a lieu;
  • récupérez votre projet;
  • cliquez Gérer;
  • cliquez Sélectionner le dépôt direct.

3.3 Écran sélectionner le compte du dépôt direct

L'écran Sélectionner le compte du dépôt direct vous permet de sélectionner le compte du dépôt direct que vous souhaitez associer au projet. Si le menu déroulant est vide, c'est qu'aucun compte n'a été ajouté par votre organisme.

Afin d'ajouter un compte pour le dépôt direct qui sera associé à ce projet seulement, veuillez suivre les étapes suivantes :

  • cliquez Ajouter un nouveau dépôt direct;
  • cliquez Oui, je suis en accord :
    • veuillez noter que si vous n'êtes pas en accord avec l'Avis de la déclaration de confidentialité, vous ne pourrez pas ajouter un compte pour le dépôt direct.
  • complétez tous les champs obligatoires :
    • dans le champ Document à l'appui, vous devez joindre un chèque marqué Nul ou un document de dépôt direct fourni par votre institution financière.
  • une fois l'information sauvegardée, vous retrouverez le compte sera disponible dans le menu déroulant à l'écran Sélectionner le compte du dépôt direct.

Afin d'ajouter un compte pour le dépôt direct qui sera associé au profil de votre organisme, veuillez suivre les étapes suivantes :

  • cliquez Mon compte SELSC;
  • cliquez Identification de l'organisme;
  • cliquez Dépôt direct;
  • cliquez Ajouter;
  • cliquez Oui, je suis en accord :
    • veuillez noter que si vous n'êtes pas en accord avec l'Avis de la déclaration de confidentialité, vous ne pourrez pas ajouter un compte pour le dépôt direct.
  • complétez tous les champs obligatoires :
    • dans le champ Document à l'appui, vous devez joindre un chèque marqué Nul ou un document de dépôt direct fourni par votre institution financière.
  • une fois l'information sauvegardée, vous retrouverez le compte pour le dépôt direct dans le menu déroulant du champ Choisir le compte à l'écran Sélectionner le compte du dépôt direct.

Sélectionner le compte du dépôt direct à partir du menu déroulant.

  • Cliquez Sauvegarder;
  • Cliquez Revoir et Soumettre;
  • Cliquez Suivant;
  • Complétez la Certification et cliquez Soumettre. Pour qu'une demande de dépôt direct soit admissible, elle doit être remplie par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d'autres documents constitutifs;
  • Lorsque vous aurez soumis avec succès votre demande de dépôt direct, un numéro de confirmation sera affiché à l'écran.

3.4 Écran revoir et soumettre

Une fois l'écran Sélectionner le compte du dépôt direct sauvegardé, appuyez sur Revoir et soumettre inclus dans le menu de gauche pour soumettre votre demande de dépôt direct. L'écran Revoir et soumettre est un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans la demande de dépôt direct. Il vous permet de réviser et de modifier les renseignements si nécessaire.

Pour soumettre votre demande de dépôt direct, appuyez sur le bouton Suivant et vous serez dirigé vers l'écran Certification. Pour qu'une demande de dépôt direct soit admissible, elle doit être remplie par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d'autres documents constitutifs.

Vous devez sélectionner les cases pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant d'appuyer sur le bouton Soumettre. Une fois votre demande de dépôt direct soumise avec succès, un numéro de confirmation s'affichera.

4. Convertir un projet emplois d'Été Canada

Veuillez noter que cette section s'applique uniquement aux projets qui n'ont pas été soumis par l'entremise des SELSC. Vous pouvez convertir votre projet dès que vous avez une entente signée.

4.1 Accéder à la fonction pour convertir un projet

Vous devrez passer par une série d'écrans avant de convertir votre projet :

  • inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • cliquez Continuer;
  • cliquez sur le nom de votre organisation;
  • cliquez Services en ligne des S et C;
  • cliquez Convertir votre projet existant aux SELSC situé au-dessus de la liste Appel de proposition ouvert s'il y a lieu;
  • inscrivez votre numéro de projet mentionné dans le courriel Demande/Entente dans le cadre d'Emplois d'été Canada;
  • cliquez Convertir.

5. Soumettre une déclaration de l'employeur et de l'employé

Vous pouvez soumettre une déclaration d'employeur et de l'employé lorsque votre projet a un statut Actif à l'écran Demandes et projets.

5.1 Avez-vous les droits pour créer, soumettre et voir une déclaration de l'employeur et de l'employé

Si vous êtes l'agent principal de l'organisme, vous avez automatiquement les droits pour créer, soumettre et voir une déclaration de l'employeur et de l'employé. Si vous êtes un représentant de l'organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

  • inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • cliquez Continuer; 
  • cliquez nom de votre organisation;
  • cliquez Services en ligne des S et C;
  • cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
  • cliquez Représentants;
  • identifiez votre nom;
  • cliquez Voir :
    • assurez-vous que les cases Créer, Soumettre et/ou Voir pour les participants sont sélectionnées.

Si les cases Créer, Soumettre et/ou Voir pour les participants ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l'agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé et il sera en mesure de vous déléguer les droits appropriés.

5.2 Comment accéder à la déclaration de l'employeur et de l'employé

Vous devez passer par une série d'écrans avant de soumettre votre déclaration de l'employeur et de l'employé :

  • inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • cliquez Continuer;
  • cliquez nom de votre organisation;
  • cliquez Services en ligne des S et C;
  • cliquez Voir liste des demandes et projets;
  • identifiez votre projet;
  • cliquez Gérer;
  • cliquez Ajouter Déclaration de l'employeur et de l'employé.

5.3 Écran déclaration de l'employeur et de l'employé

La catégorie Déclaration de l'employeur et de l'employé permet d'ajouter, de supprimer, de retirer et de voir une déclaration de l'employeur et de l'employé. Lorsqu'au moins une déclaration de l'employeur et de l'employé est sauvegardée, tous les employés liés à ce projet seront affichés à cet écran.

5.3.1 Ajouter une déclaration de l'employeur et de l'employé

Vous devez cliquer Ajouter une déclaration de l'employeur et de l'employé pour saisir l'information sur un employé. L'écran Détails de la déclaration de l'employeur et de l'employé permet de saisir la déclaration de l'employeur, déterminer l'admissibilité de l'employé ainsi qu'inscrire les renseignements personnels de l'employé.

Important : Avant de compléter l'écran, vous devez imprimer le formulaire de consentement de l'employé en appuyant sur l'hyperlien Formulaire de consentement de l'employé. L'employé doit ensuite le compléter, le signer et vous le retourner. Vous devez avoir préalablement téléchargé gratuitement le plus récent logiciel Adobe Acrobat Reader pour voir le formulaire.

Lorsque les cases liées à la déclaration de l'employeur sont sélectionnées, vous pourrez compléter la section sur l'admissibilité de l'employé. En cliquant Valider, le système déterminera l'admissibilité de l'employé d'après des critères spécifiques au programme. Vous pourrez compléter la section des renseignements personnels de l'employé seulement s'il est jugé admissible.

5.4 Écran revoir et soumettre

Lorsque l'écran Détails de la déclaration de l'employeur et de l'employé est complété cliquez Suivant et vous serez dirigé à l'écran Déclaration. En cliquant Retour aux détails de la déclaration de l'employeur et de l'employé, vous obtiendrez un sommaire complet de tous les renseignements saisis dans celle-ci. Il vous permet de réviser et de modifier les renseignements si nécessaire. Pour que la déclaration de l'employeur et de l'employé soit admissible, elle doit être complétée par le(s) représentant(s) officiel(s) de votre organisme, conformément à vos règlements internes ou à d'autres documents constitutifs.

Vous devez sélectionner les cases pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant de cliquer Soumettre. Vous recevrez un numéro de confirmation lorsque vous aurez soumis la déclaration de l'employeur et de l'employé avec succès.

Pour un participant ayant le statut : En attente de révision, l'admissibilité devra être évaluée par un représentant du ministère.

6. Soumettre une demande de remboursement et rapport d'activités

Lorsque votre projet a un statut Actif et que vous avez soumis une déclaration de l'employeur et de l'employé, vous pouvez soumettre une demande de remboursement et un rapport d'activités.

6.1 Avez-vous les droits pour créer, soumettre une demande de remboursement et rapport d'activités

Si vous êtes l'agent principal de l'organisme, vous avez automatiquement les droits pour créer, soumettre et voir une déclaration de l'employeur et de l'employé. Si vous êtes un représentant de l'organisme, vous devriez vérifier si vous avez les droits nécessaires en suivant les étapes ci-dessous :

  • inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • cliquez Continuer;
  • cliquez nom de votre organisation;
  • cliquez Services en ligne des S et C;
  • cliquez Mon compte SELSC dans la barre de menu;
  • cliquez Représentants;
  • identifiez votre nom;
  • cliquez Voir :
    • assurez-vous que les cases Créer, Soumettre pour les demandes de remboursement sont sélectionnées.

Si les cases Créer et Soumettre pour la Demande de remboursement et pour le Rapport d'activité ne sont pas sélectionnées, veuillez communiquer avec l'agent principal de votre organisme ou un représentant autorisé. Il sera en mesure de vous déléguer les droits appropriés.

6.2 Accéder à la demande de remboursement et rapports d'activités

Vous devrez passer par une série d'écrans avant de soumettre votre demande de remboursement et votre rapport d'activités

  • inscrivez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe pour accéder aux SELSC;
  • cliquez Continuer;
  • cliquez sur le nom de votre organisation;
  • cliquez Services en ligne des S et C;
  • cliquez Voir liste des demandes et projets sous la liste Appel de proposition ouvert (s'il y a lieu);
  • identifiez votre projet;
  • cliquez Gérer.

6.3 Écran demande de remboursement et rapport d'activités

Les demandes de remboursement servent à rendre compte des dépenses pour votre projet.

6.3.1 Ajouter une demande de remboursement et rapports d'activités

Vous devez cliquer Ajouter un lot des demandes de remboursement et rapports d'activités pour saisir les dépenses de votre projet. Les détails de la demande de remboursement et du rapport d'activités vous permet de saisir les dépenses pour chaque employé.

Lorsque vous aurez saisi les dépenses pour tous les employés à l'écran détails du lot des demandes de remboursements et rapports d'activités, cliquez Revoir et soumettre pour soumettre la réclamation au ministère pour traitement.

6.4 Écran revoir et soumettre

Pour soumettre votre demande de remboursement et votre rapport d'activités, cliquez sur Suivant, ce qui vous dirigera vers l'écran Déclaration. Afin qu'une demande de remboursement et un rapport d'activités soient admissibles, ceux-ci doivent être avoir complétés par le (s) représentant (s) officiel (s) conformément aux statuts de votre organisation ou à d'autres documents constitutifs.

Vous devez sélectionner les cases pour certifier que vous avez les permissions nécessaires avant de cliquer Soumettre. Vous recevrez un numéro de confirmation lorsque vous aurez soumis avec succès la demande de remboursement et le rapport d'activités.

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