Services en ligne des subventions et contributions: Guide de l’utilisateur (Inscription et gestion du compte)

1.1.1 Partenaire de connexion

Vous pouvez utiliser le nom d’utilisateur ainsi que le mot de passe que vous avez précédemment créé auprès de l’une des institutions financières inclue dans la liste des partenaires de connexion du Gouvernement du Canada. Ainsi, vous n’aurez pas à vous souvenir d’un nouveau nom d’utilisateur et d’un nouveau mot de passe.

• Accédez aux SELSC via la page de connexion;
• Cliquez Poursuivez vers un partenaire de connexion (image 1);
• Cliquez le logo de votre institution financière (image 2);

Description textuelle de l’image 2 :

L’écran Sélectionner un partenaire de connexion vous permet de sélectionner votre institution financière comme méthode d’ouverture de session sécurisée.

• Inscrivez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe tel que vous le feriez pour accéder à votre compte bancaire.
• Vous serez dirigé aux SELSC à l’écran Créer mon profil où vous devrez lire l’Avis aux demandeurs.
• Au bas de la page, cliquez J’accepte afin de poursuivre le processus d’enregistrement.

1.1.2 CléGC

La CléGC vous permettra d’effectuer de façon sécuritaire des opérations en ligne liés aux programmes et services du Gouvernement du Canada. Si vous avez déjà une CléGC auprès d’un autre ministère, vous devrez en créer une autre afin de compléter votre profil de l’utilisateur. (Veuillez noter que le même nom d’utilisateur et mot de passe peuvent être utilisés.)

• Accédez aux SELSC via la page de connexion.
• Cliquez Poursuivez vers la CléGC (image 1).
• Cliquez Enregistrer (image 3).

Description textuelle de l’image 3 :

L’écran Bienvenue au service CléGC vous permet d’accéder à votre compte des SELSC ou s’enregistrer pour une CléGC comme méthode d’ouverture de session sécurisée.

• Cliquez J’accepte au bas des Modalités et conditions d’utilisation;
• Créez votre nom d’utilisateur et cliquez Continuer (Gardez votre nom d’utilisateur à un endroit sécuritaire puisque vous ne pourrez pas le récupérer si vous l’oubliez);
• Créez et confirmez votre mot de passe et cliquez Continuer;
• Créez vos questions, réponses et indices de récupération afin de vous aider si vous oubliez votre mot de passe et cliquez Continuer;
• Cliquez Continuer;
• Vous serez dirigé aux SELSC à l’écran Créer mon profil où vous devrez lire l’Avis aux demandeurs;
• Au bas de la page, cliquez J’accepte afin de poursuivre le processus d’enregistrement.

2.1 Valider l’organisation

En cliquant sur Sauvegarder et continuer sur l’écran Créer le profil de l’organisation ou en cliquant sur le lien Incomplet à l’étape Valider l’organisation sur l’écran Sommaire de la nouvelle inscription (image 8), vous serez dirigé à l’écran Validation de l’organisation (image 9). Un profil d'organisation requiert un numéro d'entreprise, un nom légal et opérationnel et une adresse, tels qu'enregistrés auprès de l'Agence du revenu du Canada (ARC). Si possible, utilisez le numéro de compte "RP" de votre entreprise (en utilisant le format suivant: ######### RP ####) pour accélérer le processus.

Description textuelle de l’image 8 :

L’écran Sommaire de la nouvelle inscription vous affiche un sommaire de l’état de chacune des étapes afin de compléter la demande d’inscription.

Description textuelle de l’image 9 :

L’écran Validation de l’organisation est celle où vous devez entrer votre numéro d’entreprise ou d’enregistrement à quinze chiffres attribué par l’Agence du revenu du Canada (l’ARC), le nom légal de l’organisme ainsi que l’adresse.

• Complétez tous les champs requis (image 9);
• Cliquez Sauvegarder;
• Si vous utilisez un compte RP, le consentement d'un représentant autorisé de l'ARC de votre organisation sera requis. Une fois que le consentement est reçu, les informations sur l'organisation peuvent être validées avec les données de l'ARC :
  • Si vous cochez « Oui » pour indiquer que vous êtes le représentant autorisé, vous serez automatiquement redirigé vers l’écran « Consentement » ;
  • Si vous n’êtes pas le représentant autorisé par l’ARC, cochez « Non » à la section Représentant autorisé et inscrivez le nom de la personne autorisée dans la section Information du représentant autorisé. Un courriel sera envoyé au représentant autorisé identifié afin qu’il donne son consentement sans être tenu de créer un compte auprès des SELSC. Il serait prudent d’en informer votre représentant autorisé par l’ARC afin de lui expliquer pourquoi les SELSC lui envoient une demande de consentement ;
• Si vous utilisez un autre compte de l’ARC (RT, RR, RC, Etc.), appuyer sur sauvegarder vous dirigera à l’écran qui affichera votre numéro d’Identification de l’organisme (i.e. ORG-000-000-000-000). Prenez ce numéro en note pour référence future. (image 10)

Description textuelle de l’image 10 :

L’écran Validation de l’organisation (ID de l’organisation) vous affiche votre numéro d’Identification de l’organisme.

• Cliquez Continuer pour poursuivre avec le processus d’enregistrement.

2.2 Valider et authentifier votre identité

Afin de compléter ce processus, vous devez valider et authentifier votre identité.

• Cliquez sur le lien Incomplet à l’étape Valider et authentifier votre identité sur l’écran Sommaire de la nouvelle inscription (image 8)
• Vous serez dirigé vers l’écran Valider et authentifier votre identité (image 11) où deux options vous seront offertes.

Description textuelle de l’image 11 :

L’écran Valider et authentifier votre identité vous propose 2 options pour valider votre identité : soit par l’intermédiaire de l’Agence du revenu du Canada, soit en personne à un Centre de Service Canada.

4.1 Identification de l’organisme

Le nom légal, le nom commercial et le numéro d'entreprise sont pré-remplis et non modifiables.

• Remplissez tous les champs obligatoires de la section Identification de l'organisme;
• Veuillez vous référer à la section suivante pour remplir la section des Signataires.

4.2 Signataires

L'information contenue dans cette section identifie le nombre de représentants devant fournir leur accord à un item avant que celui-ci puisse être soumis à Emploi et Développement social Canada. Ainsi, le système en ligne empêche la soumission d'items avant que toutes les signatures requises aient été saisies. Il est important d'avoir le même nombre de représentants possédant le droit de soumettre l'item en question que de signataires identifiés dans cette section.

• À partir du menu déroulant, sélectionnez le nombre de signataires requis pour chaque item;
• Cliquez sur Sauvegarder;
• Vous serez ensuite redirigé vers l'écran de bienvenue de votre compte SELSC. Visitez le Guide de demandes et gestion de projets

8.1 Modifier le profil de l’organisation

• Cliquez Modifier le profil de l’organisation (image 20) soit à partir du menu de gauche, soit par l’hyperlien;
• Vous serez en mesure de modifier l’Adresse de l’organisation;
• Cliquez Sauvegarder.

Note : la mise à jour de l’adresse ne s’appliquera qu’aux futures demandes de financement. Vous devez communiquer avec votre agent de projet pour mettre à jour l’adresse sur les demandes soumises antérieurement ou sur les projets actifs.

8.2 Gestion des adresses

Cette fonction vous permettra de créer un carnet d'adresses à partir duquel vous pourrez sélectionner des adresses associées à des demandes de financement spécifiques.

• Cliquez Gestion des adresses (image 20), soit à partir du menu de gauche, soit par l’hyperlien;
• Pour modifier une adresse existante :
  • Cliquez Modifier à la colonne Action (image 21);
  • Faite les modifications nécessaires;
  • Cliquez Sauvegarder.
• Pour ajouter une nouvelle adresse :
  • Cliquez Ajouter une adresse (image 21);
  • Complétez tous les champs requis;
  • Cliquez Sauvegarder.
• Pour Supprimer une adresse (Notez que l’adresse principale doit être remplacée par une nouvelle adresse avant d’être supprimée) :
  • Cliquez Supprimer (image 21)
  • Confirmer votre choix en cliquant Supprimer à la fenêtre qui apparait à l’écran.

Description textuelle de l’image 21 :

L’écran Gestion des adresses permet à l’agent principal et aux représentants autorisés d’ajouter, de supprimer ou de modifier les adresses associées à votre organisation.

8.3 Gestion des contacts

• Cliquez Gestion des contacts (image 20), soit à partir du menu de gauche, soit par l’hyperlien;
• Pour modifier un contact existant :
  • Cliquez Modifier à la colonne Action (image 22);
  • Faite les modifications nécessaires;
  • Cliquez Sauvegarder.
• Pour ajouter un nouveau contact :
  • Cliquez Ajouter un contact (image 22);
  • Complétez tous les champs requis;
  • Cliquez Sauvegarder.
• Pour Supprimer un contact :
  • Cliquez Supprimer à la colonne action (image 22);
  • Confirmez votre choix en cliquant Supprimer à la fenêtre qui apparait à l’écran.

Description textuelle de l’image 22 :

L’écran Gestion des adresses permet à l’agent principal et aux représentants autorisés d’ajouter, de supprimer ou de modifier les adresses associées à votre organisation.

Note : Les contacts propres à un projet donné peuvent être ajoutés aux demandes individuelles dans les SELSC dans le module Demandes et projets.

8.4 Gestion des entreprises de l’ARC

• Cliquez Gestion des entreprises de l’ARC (image 20), soit à partir du menu de gauche, soit par l’hyperlien;
• Cet écran affiche la liste des entreprises de l'ARC inscrites au dossier de cette organisation (image 23);
• Cliquez Modifier sous la colonne Action (image 23);

Note : L'information concernant une entreprise inscrite à l'ARC ne peut pas être modifiée à travers Service Canada. Il est toutefois possible d'y assigner une adresse ou un contact par défaut.

• Vous pouvez modifier le nom commercial de l’ARC pour votre organisation;
• À partir du menu déroulant, sélectionnez l’adresse par défaut et le contact par défaut;
  • Si l’information voulue n’est pas disponible parmi les choix à l’écran, l’agent principal ou le représentant autorisé doit l’ajouter à l’écran applicable (voir la Section 8.2 pour des précisions sur l’ajout d’une adresse ou la Section 8.3 pour des détails sur l’ajout de contacts)
• Cliquez Sauvegarder.

9.2 Les droits des représentants

Après avoir confirmé l’identité du représentant que vous souhaitez inviter, vous devrez ensuite définir les droits du représentant au sein de l’organisation. Il existe deux types de droits pour un représentant :

• les droits relatifs au compte de l’organisation
• les droits propres aux fonctionnalités des SELSC

Les droits associés au compte de l’organisation sont établis au moment d’inviter un nouveau représentant. Les droits propres aux fonctionnalités des SELSC seront personnalisés une fois que le nouveau représentant aura accepté l’invitation à se joindre à l’organisation et qu’il aura accédé aux SELSC. Voir la section 9.4 pour des précisions sur les droits propres à une fonctionnalité.

Les utilisateurs auront accès par défaut à certaines fonctions selon les droits qui leur sont accordés relativement au compte de l’organisation.

9.2.1 Droits relatifs au compte de l’organisation

Les droits relatifs au compte de l’organisation incluent les droits d’administrateur et les droits des entreprises inscrites auprès de l’ARC (image 28).

• Entrez le titre de la position du représentant ;
• Accordez-lui les niveaux d’accès requis :
  • Droits d’administrateur :
    • Modifier l’organisation – En cochant cette case, l’utilisateur permettra au représentant de gérer le profil de l’organisation, le carnet d’adresses et la liste de contacts ainsi que les renseignements sur l’entreprise ;
    • Gérer les représentants de l’organisation - En cochant cette case, l’utilisateur permettra au représentant d’inviter ou de supprimer des représentants au sein d’une organisation et de modifier leurs droits d’accès. Les représentants peuvent seulement déléguer ou supprimer les droits dont ils disposent déjà;
  • Entreprises inscrites auprès de l’ARC :
    • Aucun – Le représentant n’aura aucun accès à l’entreprise et ne pourra voir aucune information liée à celui-ci. Il ne lui sera pas possible de consulter les demandes, les projets ou même de gérer les projets pour ce compte ;
    • Lecture – Le représentant aura accès aux renseignements du numéro d’entreprise pour simple lecture de même que l’accès (consultation seulement) aux documents des SELSC de Demandes et projets et de Gestion de projet par défaut. Il est possible d’apporter des modifications en établissant des droits propres à cette fonction, comme il est indiqué à la section 9.4;
    • Lecture/Écriture – Le représentant aura l’accès complet afin de consulter et de modifier les renseignements des SELSC liés au numéro d’entreprise. Il recevra également l’accès complet de création des documents de S et C relatifs aux Demandes et projets et à la Gestion de projet;
• Cliquez Envoyer l’invitation.

Description textuelle de l’image 28 :

L’écran Inviter un représentant - droits relatif au compte de l’organisation vous permet de définir les droits du représentant au sein de l’organisation

9.3 Accepter l’invitation du représentant en attente

Pour accéder à l’invitation envoyée à un représentant, le nouvel utilisateur doit se connecter à son compte. L’organisation qui a initié l’invitation affichera l’état En attente d'acceptation de l'utilisateur. Le représentant invité doit suivre les étapes suivantes pour accepter l’invitation :

• Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans les SELSC;
• Cliquer sur le Nom de l’organisation (image 29);
• Cliquez Accepter l'invitation (image 30);
• Cliquez Services en ligne de S et C;
• Se déconnecter des SELSC.

Pour permettre à l’agent principal de personnaliser les responsabilités du représentant spécifiques aux fonctionnalités des SELSC, il est nécessaire de se déconnecter du compte.

Description textuelle de l’image 29 :

L’écran Bienvenue affiche toutes vos organisations enregistrées (s’il y en a). Vous aurez également l’option d’inscrire une nouvelle organisation, de remplacer l’agent principal d’une organisation déjà inscrite ou de mettre à jour vos renseignements personnels.

Description textuelle de l’image 30 :

L’écran Invitation en attente vous permet d’accepter ou de refuser l’invitation à vous joindre à l’organisation en tant que représentant.

9.4 Droits propres aux fonctionnalités des SELSC

Si les droits propres aux fonctionnalités des SELSC ne sont pas attribués à un représentant, l’état En attente apparaîtra. Une fois les droits attribués au représentant, l’état Établi s’affichera.

• Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe dans les SELSC;
• Cliquez sur le nom de votre organisation;
• Cliquez Services en ligne des S et C;
• Cliquez Mon compte SELSC dans le menu du haut;
• Cliquez Représentants (image 31);
• Pour attribuer ou modifier les droits accorder à un représentant :
  • Trouvez le nom de votre représentant dans la liste et cliquez Modifier;
  • Sélectionnez tous les droits que vous souhaitez accorder à votre représentant (image 32);
  • Cliquez Je suis en accord et ensuite Sauvegardez.

Description textuelle de l’image 31 :

L’écran Mon compte SELSC vous permet de gérer différents aspects de votre compte SELSC, y compris les droits spécifiques aux fonctions des SELSC associés à chaque représentant.

Description textuelle de l’image 32 :

L’écran Détails sur le représentant - responsabilités vous permet d’attribuer les droits spécifiques aux fonctions des SELSC associés au représentant.