Comment compléter votre Rapport d’utilisation (RU)

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Ce guide est conçu pour être un outil de référence rapide et facile pour vous aider à remplir votre Rapport d'utilisation (RU) de manière efficace et précise.

Le Rapport d'utilisation est un document obligatoire qui doit être soumis chaque semaine à partir du vendredi de la semaine à laquelle il se rapporte. Il ne peut pas être soumis à l'avance, avant la période couverte par le rapport, sauf pour la semaine qui précède immédiatement Noël.

Dans la version Excel du RU fourni, il y a des onglets en bas qui indiquent les numéros de semaine à compléter. Remplissez le rapport pour l'onglet Semaine 1. Remplissez le rapport pour la deuxième semaine de votre accord sur l'onglet Semaine 2, et continuez comme ceci chaque semaine jusqu'à la fin de votre accord de TP.

Vous pouvez renommer les onglets, pour faciliter la consultation, avec la date du dimanche de la semaine pour laquelle vous faites votre rapport.

Champs « Numéro d’accord » et « Employeur »

Pour commencer, inscrivez votre numéro d'accord et le nom de l'entreprise en haut du document, à l'endroit indiqué. Veillez à utiliser le même nom d'entreprise que celui indiqué sur l'accord de Travail-partagé, l'enregistrement de la Passerelle de données et le Rapport d'utilisation. L'utilisation de plusieurs noms peut être source de confusion et retarder la réception des prestations pour vos employés.

Capture d’écran du formulaire montrant la location des champs Numéro d’accord et Employeur.

Champ « La semaine commençant (dimanche) »

Dans le champ La date de début de la semaine (dimanche), tapez la date du dimanche de la semaine sur laquelle vous faites votre rapport dans la case de gauche. Utilisez tout format de date que votre ordinateur accepte; si la date apparaît en rouge, essayez un autre format (par exemple : 29 déc 2009, 29 déc 2009, 29/12/2009). Un calcul apparaîtra automatiquement dans la case de droite à côté de la date saisie. Veuillez ne pas effacer le numéro qui apparaît, car il s'agit d'un calcul interne à Service Canada.

Capture d’écran du formulaire montrant la location du champ La semaine commençant (dimanche)

Remarque :

après avoir saisi la date dans le premier onglet, la feuille de calcul fixera automatiquement les dates de toutes les semaines suivantes. Si vous changez la date, le tableur modifiera les dates de tous les onglets pour les semaines suivantes.

Champ « Cette colonne n’est plus utilisée »

Ce champ n’est pas à remplir. SVP ignorer le champ et ne pas le supprimer.

Capture d’écran du formulaire montrant la location du champ Cette colonne n’est plus utilisée

Champs « NAS », « Prénom » et « Nom de famille »

Ajoutez le NAS, le prénom et le nom de famille de chaque employé dans les champs marqués de la feuille de calcul. Lorsque vous saisissez les numéros de NAS, n'utilisez pas d'espaces entre les chiffres car le tableur les ajoute automatiquement lorsque vous passez à un autre champ.

Capture d’écran du formulaire montrant la location des champs NAS, Prénom et Nom de famille

Remarque :

tout comme la date, ces informations se remplissent automatiquement pour les semaines d'utilisation suivantes. Si, à une date ultérieure, l'un des employés ne fait plus partie de l'accord de Travail-partagé, veuillez supprimer ses informations dans chacun des onglets suivants, car elles ne seront pas supprimées automatiquement, et laissez les espaces vides supprimés, comme c'est le cas lorsque vous remplissez votre Rapport d'utilisation restant.

Champs « Heures hebdomadaires normales » et « Heures réelles de travail »

Ajoutez les heures hebdomadaires normales de chaque employé (les heures qu'il aurait normalement travaillées s'il ne participait pas à un accord de Travail-partagé), et les heures qu'il a effectivement travaillées pour la semaine sur laquelle vous faites rapport, dans les prochains champs indiqués. Les heures hebdomadaires normales saisies doivent être arrondies au nombre entier ou à la moitié supérieure la plus proche (par exemple, 37,25 heures seraient arrondies à 37,5 heures).

Capture d’écran du formulaire montrant la location des champs Heures hebdomadaires normales et Heures réelles de travail

Champs inclus sous « Compléter si les heures travaillées sont 0 »

Ces champs comprennent plusieurs sous-champs : « Jours non disponibles (excluant la maladie) », « Jours manqués dûs à la maladie », « Montant des congés de maladie payés » et « Tout autre montant payé ». Veuillez ne remplir ces champs que si le nombre d'heures travaillées était de 0 (zéro), sinon, veuillez ignorer cette section.

Capture d’écran du formulaire montrant la location des champs inclus sous Compléter si les heures travaillées sont 0

Champ « Jours non disponible (excluant la maladie) »

Indiquez le nombre de jours (1 à 5) où l’employé était dans l’incapacité de travailler, pour des raisons autres que la maladie. N’incluez pas les congés fériés.

Champ « Journées manquées dû à la maladie »

Indiquez le nombre de jours (1 à 5) où l’employé était dans l’incapacité de travailler pour cause de maladie.

Champ « Montant de congé de maladie payé »

Indiquez le montant de tout argent qui a été payé à l’employé durant son congé de maladie. Cela inclut les indemnisations payées par la Commission des accidents du travail (CAT) ou la Workplace Safety and Insurance Board (WSIB) si les montants sont connus (veuillez noter les montants de la CAT ou de la WSIB dans la section des commentaires qui suit si applicable).

Champ « Tout autre montant payé »

Indiquez tout autre montant d’argent payé à l’employé pour la semaine pour laquelle vous faites le rapport (par exemple, une paie de vacances). Si une prime de performance a été payée sur une période s’étalant plus longuement que la semaine pour laquelle vous faites le rapport, indiquez le montant et la période de temps dans la section des commentaires qui suit, si applicable.

Champ « Heures manquées dû au Travail-partagé »

Saisissez les heures manquées en raison du Travail-partagé. Saisissez les heures que l'employé a manquées de ses heures normales en raison du Travail-partagé. N'incluez pas les heures manquées pour toute autre raison, comme un congé férié, des vacances ou l'incapacité de venir travailler lorsque le travail était disponible.

Si l'employé a fait des heures supplémentaires, ces heures réduiront les heures manquées en raison du Travail-partagé. Les heures manquées doivent être arrondies à l'unité supérieure de la moitié du nombre d'heures (par exemple, 37,25 heures seraient arrondies à 37,5 heures).

Si l'employé n'a pas manqué d'heures en raison du Travail-partagé, veuillez mettre 0 (zéro) dans cet espace et ne pas le laisser vide.

Capture d’écran du formulaire montrant la location du champ Heures manquées dû au Travail-partagé

Champ « Commentaires »

Dans ce champ, vous pouvez inscrire toute information que vous jugez pertinente, ou si vous avez des informations supplémentaires à signaler pour cet employé.

Capture d’écran du formulaire montrant la location du champ Commentaires

Remarque :

Quels types d'éléments doivent être ajoutés dans le champ « Commentaires ».

  • Si une personne a quitté votre emploi, indiquez le jour où elle a démissionné, a été licenciée ou mise à pied. Indiquez également le montant de toute somme versée lors de la séparation.
  • Si une personne est payée par une autre source, telle que la CAT ou la WSIB, indiquez le tiers et le montant, s'il est connu.
  • Si la semaine sur laquelle vous faites rapport est une semaine d'arrêt planifié approuvé, indiquez «arrêt approuvé» dans cette section.
  • Tout autre élément qui, selon vous, peut avoir une incidence sur le paiement de l'assurance emploi de l'employé.

Champs « Totaux » et « % d’utilisation »

Les totaux au bas du Rapport d’utilisation seront calculés automatiquement. S’il-vous-plaît ne pas modifier ces champs; aucune action n’est requise de votre part à ce point.

Capture d’écran du formulaire montrant la location des champs Totaux et % d’utilisation

Champs « Certifié par », « Position », « Date » et « Numéro de téléphone »

Ces champs suivent la déclaration dans le document :

Je suis conscient(e), que l'information que je fourni est sujet à vérification. Si j'ai fourni de l'information ou fait une déclaration ou représentation que je sais est fausse ou trompeuse, je peux être soumis à une pénalité. Je certifie que l'information donnée par moi, sur ce formulaire est véridique au meilleur de mes connaissances.

Remplissez ces champs avec vos informations afin de confirmer que vous êtes en accord avec la déclaration ci-haut. Commencez par indiquer votre nom, puis votre numéro de téléphone, votre position au sein de l’entreprise et la date à laquelle vous complétez le rapport.

Capture d’écran du formulaire montrant la location des champs Certifié par, Numéro de téléphone, Poste et Date.

Finir votre Rapport d’utilisation et l’envoyer à Service Canada

Vous avez maintenant terminé le rapport. Veuillez sauvegarder le rapport d'évaluation avec un nom qui indique la semaine à laquelle le rapport est destiné, au cas où Service Canada ou votre agent de programme auraient des questions de suivi. Nous vous recommandons de sauvegarder le rapport en utilisant la date du dimanche où les semaines commencent. Vous pouvez maintenant vous rendre sur la Passerelle de données et nous envoyer le Rapport d'utilisation pour traitement.

Contactez-nous

Les questions concernant votre accord de Travail-partagé peuvent être envoyées directement à votre agent de programme.

Les questions concernant la complétion de votre Rapport d’utilisation ou la Passerelle de données peuvent être dirigées vers le Centre de services aux employeurs.

Centre de services aux employeurs

Heures d'ouverture : 7h00 à 20h00, heure de l'Est, du lundi au vendredi.

Canada et États-Unis

Sans frais: 1-800-367-5693
TTY: 1-855-881-9874

En dehors du Canada et des États-Unis

506-546-7569 (appels à frais virés acceptés)

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