Directives pour remplir le rapport d’utilisation
Dans cette section
Numéro de l'accord et Employeur
Dans le champ Numéro de l'accord, saisissez le numéro de 7 à 10 chiffres qui se trouve dans le champ No. de dossier en haut de votre accord de Travail partagé signé. Le numéro de l'accord de Travail partagé n'est pas le code de référence utilisé par les employés quand ils présentent une demande de prestations de l'assurance-emploi.
Dans le champ Employeur, saisissez le nom de l'entreprise. Assurez-vous d'utiliser le même nom que celui indiqué dans votre accord de Travail partagé et votre compte de la Passerelle de données.
Date de début de la semaine (dimanche)
Les champs Date de début de la semaine (dimanche) sont en gris. Vous pourrez les remplir seulement quand les renseignements seront saisis dans les champs Numéro de l'accord et Employeur.
Saisissez le jour, le mois et l'année de la date de début (dimanche) de la semaine pour laquelle vous remplissez le rapport. Une fois ces renseignements saisis correctement, la date et le numéro à 4 chiffres s'afficheront dans les 2 colonnes de droite. Le numéro à 4 chiffres est pour usage interne seulement.
Vous devez remplir ces champs avant d’ajouter les renseignements sur tout employé dans le rapport d’utilisation (RU).
Une fois la date saisie dans la feuille Sem 1, le gabarit remplira automatiquement le champ Date de début de la semaine (dimanche) dans les feuilles pour toutes les semaines suivantes.
Information sur l’identité de l’employé
Le champ NAS est en gris. Vous pourrez le remplir seulement quand les renseignements seront saisis dans les champs Date de début de la semaine (dimanche).
Saisissez le numéro d'assurance sociale (NAS) sans espaces et le prénom et le nom de famille dans les champs appropriés.
Le NAS sera en rouge quand vous le saisissez dans le champ. Quand vous passerez au champ suivant, le NAS s'affichera en noir s'il est valide et correctement formaté. Si le NAS reste en rouge, corrigez-le.
Si le NAS est en rouge, les autres champs resteront en gris et vous ne pourrez pas saisir de renseignements supplémentaires dans la ligne.
Une fois les NAS ainsi que les prénoms et les noms de famille saisis dans les champs appropriés de la feuille Sem 1, le gabarit copiera les renseignements pour toutes les semaines suivantes.
Heures hebdomadaires normales et Heures travaillées
Les champs Heures hebdomadaires normales et Heures travaillées sont en gris. Vous pourrez les remplir seulement quand un NAS valide et correctement formaté sera saisi.
Heures hebdomadaires normales
Saisissez les heures hebdomadaires normales de chaque employé comme indiqué dans l’Annexe A que vous avez fournie avec votre demande de Travail partagé, à moins d’avis contraire de votre agent de programme.
Une fois les heures hebdomadaires normales saisies dans la feuille Sem 1, le gabarit copiera automatiquement les renseignements dans toutes les semaines suivantes.
Heures travaillées
Saisissez le nombre d’heures que l’employé a travaillées au cours de la semaine, y compris les heures supplémentaires.
Arrondissez le nombre d’heures travaillées au chiffre inférieur entier ou demi près (par exemple, arrondissez 37,25 heures à 37 heures et 36,75 heures à 36,5 heures).
Si aucune heure n’est travaillée
Cette section comprend 4 champs :
- Jours non disponible (excluant la maladie)
- Journées manquées en raison de la maladie
- Montant de congé de maladie payé
- Tout autre montant payé
Cette section est en gris. Vous pourrez la remplir seulement quand un 0 sera saisi dans le champ Heures travaillées.
Remarque
« Maladie » signifie l’incapacité à travailler en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’une quarantaine, ou toute condition de santé qui empêche un employé de travailler.
Jours non disponible (excluant la maladie)
Saisissez le nombre de jours du lundi au vendredi (de 1 à 5) pendant lesquels l’employé n’était pas disponible pour travailler pour des raisons autres qu’une maladie. N’incluez pas les demi-journées, les jours fériés ou les jours de fermeture. Si l’employé ne s’est pas absenté du travail pour des raisons autres qu’une maladie, saisissez 0.
Pour protéger la vie privée des employés, n’indiquez pas les raisons de leur absence dans le champ Commentaires (par exemple, aucun service de garde d’enfants, rendez-vous médical ou vacances).
Journées manquées en raison de la maladie
Saisissez le nombre de jours du lundi au vendredi (de 1 à 5) pendant lesquels l’employé était incapable de travailler en raison d’une maladie, d’une blessure ou d’une quarantaine. Si l’employé ne s’est pas absenté du travail pour ces raisons, saisissez 0.
Pour protéger la vie privée des employés, n’indiquez pas les raisons médicales dans le champ Commentaires.
Montant de congé de maladie payé
Si vous avez indiqué des jours dans le champ Journées manquées dû à la maladie, saisissez le montant versé à l’employé en congés de maladie. Si aucune somme n’a été versée à l’employé en congés de maladie, saisissez 0.
Incluez le montant des indemnités pour accidents du travail, s’il est connu, et fournissez des détails dans le champ Commentaires (par exemple, IAT, CSPAAT ou CNESST).
Tout autre montant payé
Saisissez le total de tout autre montant versé à l’employé pour la semaine (paie de vacances, indemnité de jour férié, prime, etc.). Si aucun autre montant n’a été versé à l’employé, saisissez 0.
Indiquez les détails du montant, la date ou la période et la raison du paiement dans le champ Commentaires pour chaque somme comprise dans ce total.
Heures manquées en raison du Travail partagé
Le champ Heures manquées en raison du Travail partagé est en gris. Vous pourrez le remplir seulement quand un NAS valide et correctement formaté sera saisi.
Pour calculer les Heures manquées en raison du Travail partagé :
- Commencez avec les Heures hebdomadaires normales;
- Soustrayez le nombre dans le champ Heures travaillées;
- Soustrayez toutes les heures manquées pour toute autre raison (par exemple, jours fériés, vacances, maladie ou aucun service de garde d'enfants).
Arrondissez le nombre d'heures au chiffre supérieur entier ou demi près (par exemple, arrondissez 37,25 heures à 37,5 heures et 36,75 heures à 37 heures).
Si le nombre d'heures de travail pendant la semaine est 0, les heures manquées en raison du Travail partagé doivent être 0 aussi. Une fois 0 saisi dans le champ Heures travaillées, le gabarit remplira automatiquement le champ Heures manquées en raison du Travail partagé avec 0.
Ne laissez pas ce champ vide. Si l'employé n'a pas manqué d'heures en raison du Travail partagé, saisissez 0.
La somme des Heures réelles de travail et des Heures manquées peut ne pas correspondre aux Heures hebdomadaires normales en raison des heures manquées pour d'autres raisons (maladie, vacances, etc.). Ne saisissez pas de commentaire dans le champ Commentaires pour expliquer cette situation.
Commentaires
Le champ Commentaires est en gris. Vous pourrez le remplir seulement quand un NAS valide et correctement formaté sera saisi.
Saisissez un commentaire dans les situations suivantes :
- départ de l'employé (mise à pied, départ volontaire, congédiement, etc.) : saisissez la raison, la date de cessation d'emploi ainsi que le montant et le genre de somme versée à la cessation d'emploi. Pour obtenir des directives, consultez Un employé quitte son emploi de Travail partagé.
- congé de maladie payé, indemnité d'assurance-salaire ou indemnités pour accidents du travail : saisissez le genre de paiement et le montant en dollars, s'il est connu.
- fermeture planifiée : saisissez « Fermeture planifiée ». Pour obtenir des directives, consultez Fermeture planifiée.
- autres paiements (prime de rendement, indemnité de départ, etc.) : saisissez la somme versée, la date ou la période et la raison du paiement.
Ne saisissez pas de commentaires pour :
- expliquer pourquoi un employé n'était pas disponible (par exemple, aucun service de garde d'enfants, rendez-vous médical ou vacance);
- donner les raisons médicales pour lesquelles un employé s'est absenté en raison d'une maladie;
- expliquer pourquoi la somme des Heures travaillées et des Heures manquées n'est pas égale aux Heures hebdomadaires normales (par exemple, jours fériés. Pour obtenir des directives, consultez Semaine avec un jour férié.)
Déclaration
Saisissez votre nom, votre numéro de téléphone, votre poste au sein de l’entreprise et la date à laquelle vous remplissez le rapport. La date indiquée doit être le vendredi de la semaine pour laquelle vous remplissez le rapport, ou après. Ces renseignements sont utilisés pour communiquer avec vous si nous avons besoin de plus de précisions sur vos RU.
Vous devez remplir ces champs chaque semaine.
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