États financiers (non audités) se terminant le 31 mars 2017, Environnement et Changement climatique Canada, chapitre 7

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers 2016-2017

Table des matières

1. Introduction
   1. 1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme
2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada
   1. 2.1 Contrôle interne en matière de rapports financiers
   2. 2.2 Ententes de service relatives aux états financiers
3. Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée au cours de l’exercice 2016-2017
   1. 3.1 Programme de surveillance continue
4. Plan d’action d’Environnement et Changement climatique Canada
   1. 4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2016-2017
   2. 4.2 Plan d’action pour l’exercice 2017-2018 et les exercices à venir

1. Introduction

Le document présent est un résumé de l’information portant sur les mesures prises par Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne (GCI) ainsi que les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme d’ECCC figurent dans le Rapport sur les résultats ministériels (anciennement les Rapports ministériels sur le rendement) et les Plans ministériels (anciennement les Rapports sur les plans et les priorités).

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada

2.1 Contrôle interne en matière de rapports financiers

Le CIRF d’ECCC est régi par un cadre de contrôle interne (CCI) global qui a été approuvé par le sous-ministre et qui comporte un cadre de gestion financière comme élément intégral. Le CCI comprend les éléments suivants :

• des structures de gouvernance et de responsabilisation pour la GCI;
• une approche et une méthodologie intégrées pour le CIRF;
• une surveillance, une évaluation et des mesures d’atténuation efficaces;
• un programme exhaustif de surveillance continue du CIRF, y compris un plan de surveillance annuel; et
• le Code de valeurs et d’éthique d’ECCC.

Structure organisationnelle de responsabilisation

Tel qu’il est décrit dans le CCI, ECCC dispose d’une structure de gouvernance et de responsabilisation bien établie qui appuie ses efforts d’évaluation et assure la surveillance de son système de contrôles internes dans l’ensemble de l’organisation.

Voici les rôles et les responsabilités liés à la gestion du CIRF :

• Sous-ministre – À titre d’agent comptable d’ECCC, le sous-ministre assume l’ensemble de la responsabilité d’intendance et le leadership pour le CIRF. Il est responsable de s’assurer de l’établissement, de la surveillance et du maintien d’un système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers axé sur le risque.
• Dirigeante principale des finances (DPF) – La DPF d’ECCC relève directement du sous-ministre. Elle fait preuve de leadership afin d’assurer la coordination, la cohérence et l’orientation en ce qui concerne la conception et le maintien d’un système efficace et intégré de CIRF. La DPF a pour principale fonction d’agir en qualité de conseillère stratégique et d’intendante en matière de pratiques rigoureuses de contrôle interne et de gestion financière.
• Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs du Ministère, qui relèvent directement du sous-ministre, sont tenus d’exercer un leadership sur le plan de la gestion financière, des contrôles internes, des rapports financiers et de la divulgation. Il leur incombe également d’obtenir les conseils et l’appui de la DPF pour l’élaboration et le maintien d’un cadre efficace concernant la gestion financière, les risques et le contrôle des programmes. De plus, les cadres supérieurs du Ministère doivent donner au sous- ministre l’assurance que les processus opérationnels et les contrôles appropriés sont en place pour veiller à l’efficacité de la gestion financière et des systèmes de contrôle interne de l’organisation, afin de respecter les exigences définies dans la Déclaration de responsabilité de la direction.
• Dirigeant principal de la vérification – Le dirigeant principal de la vérification fournit au sous-ministre une assurance indépendante au sujet de l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.
• Comité consultatif externe de vérification – Le Comité consultatif externe de vérification est un comité indépendant qui est constitué de quatre membres externes et qui fournit au sous-ministre des recommandations et des conseils objectifs concernant le caractère suffisant, l’efficacité et les résultats de l’assurance de la qualité en ce qui a trait à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance d’ECCC (y compris les systèmes de responsabilisation et de vérification). Il est également chargé d’examiner les états financiers annuels du Ministère, y compris la Déclaration de responsabilité de la direction annuelle en annexe.
• Comité exécutif de gestion (CEG) – Le Comité exécutif de gestion est le comité de gestion des cadres supérieurs du Ministère. Ses membres prennent des décisions consensuelles sur les questions de gestion horizontale, analysent les options et formulent des recommandations aux fins de la prise de décisions par le sous-ministre. Le CEG émet également des recommandations sur l’orientation stratégique globale et les priorités du Ministère. De plus, il supervise de façon intégrée la gestion des activités ministérielles ainsi que les ressources, les résultats et les risques connexes.
• Division des politiques, des systèmes et des contrôles financiers (DPSCF) qui fait partie de la Direction de l’approvisionnement, de la comptabilité et des contrôles – La DPSCF dirige la gestion et l’intendance intégrées du CIRF ministériel ainsi que la transformation et l’amélioration continues des systèmes financiers, de la politique financière globale et de la gestion des processus opérationnels du Ministère. Les activités d’évaluation des contrôles internes de la DPSCF et ses mesures correctives visant à combler les lacunes de contrôle nécessitent la participation de la totalité des directions générales et des régions afin de fournir l’assurance aux cadres supérieurs du Ministère de la mise en place et du fonctionnement efficace du CIRF.

Gouvernance et mesures de surveillance

L’environnement de contrôle d’ECCC comprend une série de mesures qui aident à faire en sorte que les risques soient gérés de façon efficace grâce à une approche responsable et axée sur le risque.

Voici les principales mesures:

• ECCC continue de promouvoir et d’appuyer les normes en matière de valeurs et d’éthique de la fonction publique auprès de ses employés et de ses gestionnaires par la voie d’un cours obligatoire en ligne sur les valeurs et l’éthique;
• un Cadre de gestion intégrée du risque et un profil des risques ministériels diffusés à grande échelle;
• un instrument, de délégation des pouvoirs de signature en matière financière et arrêté sur la désignation, mis à jour régulièrement;
• des ententes de gestion du rendement annuelles pour les cadres supérieurs du Ministère qui évaluent les modalités redditionnelles et les responsabilités en matière de gestion financière;
• une liste de vérification des contrôles internes qui est signée par chacun des cadres supérieurs du Ministère, intégrée au processus annuel de lettre de déclaration pour les Comptes publics, confirmant que l’organisation a maintenu un système de gestion financière et de contrôle interne et que toutes les lacunes constatées, quant au fonctionnement de ses contrôles et procédures de divulgation ainsi que de son système de CIRF, ont été divulguées;
• des programmes de formation continue et une communication régulière avec les employés du Ministère au sujet des principaux secteurs de la gestion financière; et
• un processus de gestion officielle des changements liés au système financier SAP.

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

ECCC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit:

Ententes communes

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de la gestion centralisée des salaires et avantages sociaux, de l’approvisionnement de certains biens et services, ainsi que des coûts des locaux pour le compte d’ECCC. De plus, SPAC est chargé du traitement et de l’assurance de la qualité des transactions relatives aux salaires et aux avantages sociaux d’ECCC, dans le système de paye Phénix, au Centre des services de paye, à Miramichi.
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure des technologies de l’information (TI) à ECCC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont énoncées dans l’entente interministérielle entre SPC et ECCC. SPC a mis à jour son cadre des contrôles généraux de la technologie de l’information (CGTI) en vue de cerner un ensemble de contrôles des TI à l’état final pouvant s’appliquer horizontalement à tous les services d’infrastructure et qui différencie les rôles et responsabilités à caractère général de SPC et les partenaires ministériels. Les tests des contrôles des TI à l’état final devrait faire l’objet d’une surveillance continue cyclique à compter de 2018-2019.
• Le SCT transmet à ECCC les renseignements nécessaires au calcul de diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ.
• Le ministère de la Justice du Canada fournit des services juridiques à ECCC.
• Le Service des poursuites pénales du Canada fournit des services de poursuite à ECCC.

Ententes particulières

• Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) offre à ECCC une plateforme du système financier SAP pour saisir toutes les opérations financières et en rendre compte. Dans le cadre de cette entente, ECCC s’appuie sur AAC pour la gestion de certains contrôles et procédures de TI (p. ex. la sécurité, la configuration, la gestion du changement et la continuité opérationnelle). AAC administre également diverses fonctions liées aux données de base dans SAP pour le compte d’ECCC.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée au cours de l’exercice 2016-2017

En 2016-2017, ECCC a atteint le statut de surveillance continue et a ensuite entamé la mise en œuvre de son programme de surveillance continue. Les évaluations effectuées en 2016-2017 étaient fondées sur les résultats de l’évaluation annuelle axée sur les risques d’ECCC ainsi que le plan connexe d’évaluation annuelle des contrôles comme ils figurent dans l’annexe de 2015-2016.

3.1 Surveillance continue

Dans le cadre de son programme de surveillance continue de 2016-2017, ECCC s’est penché sur l’examen et la mise à jour de la documentation des processus opérationnels à risque élevé pour tenir compte du contexte opérationnel en constante évolution. Cette approche fondée sur les risques permet de s’assurer que les contrôles essentiels pour les processus à risque élevé ainsi que les risques émergents sont cernés, évalués et, au besoin, corrigés en temps opportun.

Contrôles généraux de la technologie de l’information (CGTI)

• On a procédé à une mise à jour de la documentation des CGTI, y compris le cadre des CGTI, pour tenir compte du secteur des TI en constante évolution. Le Ministère collabore avec des fournisseurs de services à l’externe qui effectuent un grand nombre de CGTI pour ECCC.
• Le cadre à jour des CGTI comprend notamment des évaluations dans les domaines suivants: assurances par des tierces parties, contrôles d’accès logique, gestion du changement, opérations et mesures de sauvegarde et sécurité des TI.
• Des recommandations clés ont été formulées en vue de renforcer le processus d’assurance des tierces parties concernant les CGTI.

Gestion de l’administration de la paye

La documentation du contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) de l'administration des salaires a été mise à jour pour tenir compte de la mise en œuvre du nouveau système de paye. Les descriptions de contrôle interne dans la matrice de contrôle ont été examinées pour identifier les activités en cours pour gérer les risques identifiés.

Le ministère a été proactif dans sa préparation pour aborder les problèmes potentiels liés à la mise en œuvre du système de paye de Phénix. Par exemple, une équipe à Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) a rejoint le bureau satellite de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour résoudre les problèmes, tels que, mais sans s'y limiter, les trop-payés aux employés. En outre, des ressources supplémentaires continuent d'analyser les données de Phénix et de Mes ressources humaines du gouvernement du Canada (MesRHGC) pour identifier les sources des causes afin d’atténuer les problèmes futurs.

De plus, le nouveau Guide sur la gestion financière de l'administration de la paye, qui sera mis en œuvre dans les prochains mois, appuiera une surveillance et des contrôles accrus. Ce nouveau guide donne un aperçu global du processus de paiement et recommande des procédures, des contrôles et des activités de surveillance à effectuer par les ministères.

Dépenses de fonctionnement

Dans le cadre de sa surveillance continue des dépenses de fonctionnement (gestion du cycle de l’approvisionnement au paiement, gestion des voyages, gestion de l’administration des cartes d’achat et des cartes de crédit de parc automobile, gestion de la délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir de dépenser), ECCC a poursuivi la vérification des comptes en supervisant la mise en œuvre et la surveillance de la Directive sur la vérification des comptes et du processus de vérification des comptes, et a signalé au sous-ministre toute lacune importante sur le plan du rendement ou des problèmes de conformité.

Résultats de la surveillance continue

• Mise en œuvre du rapport trimestriel consolidé amélioré qui vise à signaler à la haute direction les erreurs détectées, documentées et corrigées par les agents financiers à la suite d’une vérification des comptes.
• En ce qui a trait aux transactions à risque faible, moyen et élevé, la DPSCF a mis au point de nouveaux outils afin d’accroître la sensibilisation des gestionnaires délégués à l’égard de leurs rôles et de leurs responsabilités en matière de vérification des comptes.
• La mise en œuvre officielle d’un processus d’acheminement est prévue au cours du prochain exercice financier.

4. Plan d’action d’Environnement et Changement climatique Canada

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2016-2017

En 2016-2017, ECCC a consacré tous ses efforts à la poursuite de la mise en œuvre de sa stratégie de surveillance continue en mettant l’accent sur les domaines à risque élevé afin de réaliser d’importants progrès en vue de l’achèvement de l’évaluation de ses contrôles clés et de répondre à toutes les attentes établies dans son plan d’action pour l’exercice 2015-2016. Le tableau 1 présente un résumé des progrès réalisés par ECCC.

4.2 Plan d’action pour l’exercice 2017-2018 et les exercices à venir

Le plan de surveillance continue par rotation d’ECCC, tel que décrit ci-dessous, s'étend au cours des trois prochaines années en fonction d'une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé ainsi que les ajustements connexes au plan de surveillance continue. ECCC a regroupé les processus opérationnels en secteurs de contrôle clés, tel que proposé dans la nouvelle ligne directrice sur le contrôle interne du Conseil du Trésor du Canada.