États financiers (non audités) se terminant le 31 mars 2018 : Environnement et Changement climatique Canada, chapitre 7

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers 2017-2018

1. Introduction

Le   présent   document   fournit   de   l’information   sommaire   sur   les   mesures   prises   par Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme d’ECCC se trouvent dans le dernier  Rapport sur les résultats ministériels et le  Plan ministériel en vigueur.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada

2.1 Gestion du contrôle interne

ECCC est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par l’administrateur général, est instauré et englobe :

• des  structures  de  responsabilisation  organisationnelle  relativement  à  la  gestion  du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• le code de valeurs et d’éthique;
• la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures en vue d’une saine gestion financière et des contrôles financiers;
• la surveillance de la gestion du contrôle interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes à la dirigeante principale des finances, à l’administrateur général et le cas échéant, à la haute direction du ministère.

Le comité ministériel d’audit fournit des conseils à l’administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

ECCC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit:

Ententes en matière de services communs

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de la gestion centralisée des salaires et de l’approvisionnement en biens et en services conformément à la délégation de pouvoirs d’ECCC, en plus de fournir des services de gestion des locaux;
• Le  Secrétariat  du  Conseil  du  Trésor  (SCT)  du  Canada  fournit  des  services  liés  à l’assurance de la fonction publique aux employés d’ECCC et administre de façon centralisée  le  versement  de  la  part  des  cotisations  de  l’employeur  aux  régimes d’avantages sociaux des employés (c’est-à-dire, le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le Régime d’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada, le Régime des rentes du Québec et le Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) au nom d’ECCC;
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à ECCC;
• Le Service des poursuites pénales du Canada fournit des services de poursuite à ECCC; et
• Services  partagés  Canada  fournit  des  services  d’infrastructure  de  technologie  de l’information (TI) à ECCC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l’accord interministériel entre Services partagés Canada et ECCC.

Les lecteurs de cette annexe peuvent se référer aux annexes des déclarations de responsabilité de la direction des organisations susnommées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF relativement à ces services particuliers.

Ententes particulières

• Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) offre à ECCC une plateforme du système financier SAP pour saisir toutes les opérations financières et en rendre compte. Dans le cadre de cette entente, ECCC se fie sur AAC pour la gestion de certains contrôles et procédures de TI (p. ex. la sécurité, la configuration, la gestion du changement et la continuité opérationnelle). AAC administre également diverses fonctions liées aux données de base dans SAP pour le compte d’ECCC. Par conséquent, le ministère se fie sur les procédures de contrôle d’AAC.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2017-2018

Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue conformément au plan cyclique de l’exercice précédent.

Les principales conclusions et les ajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumés ci-dessous.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante

En 2017-2018, ECCC a révisé ses processus d’affaires afin de réévaluer et rationaliser la liste des contrôles internes clés. Cette standardisation facilitera les évaluations futures.

3.2 Programme de surveillance continue

En 2017-2018, ECCC a mis en œuvre son plan de surveillance continue des contrôles internes en matière de gestion financière tel qu’exigé par l’ensemble des politiques sur la gestion financière du Conseil du Trésor. Ce plan est conforme à la Déclaration de responsabilité de la direction et est révisé selon les priorités émergentes.

Ainsi, le ministère a complété la réévaluation des contrôles au niveau de l’entité et des CGTI, de même que l’examen des contrôles sur les dépenses de fonctionnement par l’entremise de la vérification après paiements.

Le ministère continue d’être proactif dans sa gestion des problèmes potentiels liés à la mise en œuvre du système de paye de Phénix. ECCC a révisé des documents liés au processus de la paye, tels que la description des processus ou la matrice de contrôle associée, et a mis en œuvre des contrôles supplémentaires incluant des analyses périodiques, la production de rapports sur les problèmes  de  paiement  et  la  clarification  des  rôles  et  responsabilités,  afin  de  fournir  une assurance additionnelle sur l’exactitude des dépenses de salaires. En outre, des ressources supplémentaires continuent d'analyser les données de Phénix et de Mes ressources humaines du gouvernement du Canada (MesRHGC) pour identifier les sources des causes afin d’atténuer les problèmes futurs.

Les  contrôles  clés  testés  ont  fonctionné  comme  prévu  et  certaines  mesures  correctives  se détaillent comme suit :

• Mettre en œuvre le plan de relève interne pour les fonctions essentielles de la gestion financière (FEGF) récemment approuvé par la dirigeante principale des finances. Ce plan doit être mis à profit lors d’événements perturbateurs ainsi que pour l’identification et la documentation des procédures de survie requises pour les FEGF.
• Accroître  la  sensibilisation  à  la  fraude  pour  les  employés  du  ministère  grâce  au développement d’un guide qui est en attente d’approbation et commencer à implanter une fonction analytique de données qui inclut une surveillance trimestrielle. Ces recommandations font partie du domaine des contrôles au niveau de l’entité.
• Obtenir  l’assurance  auprès  des  fournisseurs  de  services  communs  à  travers  leur Déclaration de responsabilité de la direction sur le fonctionnement adéquat des contrôles généraux de la technologie de l’information (modifications au système, traitement des opérations en ligne, sauvegarde et récupération des données et planification de la continuité opérationnelle) pour les services fournis à ECCC.

Les dépenses en capital et les revenus ont fait partie du plan de surveillance continue d’ECCC en 2016-2017 et la réévaluation est en cours. La date d’achèvement de cette réévaluation est prévue pour l’automne 2018 et le statut actuel est fourni ci-dessous :

Dépenses en capital

Suite à l’examen des contrôles clés présentés à la section 3.1, l’étendue des travaux prévus sur les dépenses en capital a été révisée afin d’inclure le matériel informatique, l’équipement et l’inventaire. Des travaux sont en cours afin de mieux comprendre les contextes suivants :

• La capitalisation des coûts de développement pour les logiciels;
• La surveillance du suivi des actifs ainsi que les responsabilités en la matière; et
• La formation offerte aux employés portant sur la gestion et la maintenance des actifs inscrits aux registres.

Revenus

ECCC a terminé la révision des documents liés au formulaire d’évaluation des mécanismes de revenus, les gabarits standardisés pour les arrangements financiers et la formation offerte aux employés impliqués dans le processus. Les éléments d’approbation, les prises de décisions et les responsabilités ont été également documentés par le biais de la délégation des pouvoirs de signature en matière financière du ministère ainsi qu’à travers la politique du ministère sur les revenus. Des travaux sont en cours afin de tester l’efficacité opérationnelle des contrôles clés associés.

4. Plan d’action du ministère pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Le plan cyclique de surveillance continue d’ECCC a été révisé afin de refléter les changements de priorités du ministère ainsi que les résultats de l’évaluation annuelle axée sur les risques de 2017-2018 qui sert à identifier les secteurs à risque élevé au sein du système ministériel de CIRF:

En juin 2018, le Bureau du contrôleur général (BCG) a indiqué les nouvelles exigences à venir pour le Cadre de responsabilisation de gestion. De ce fait, ECCC a ajusté son plan actuel pour inclure l’évaluation des contrôles internes spécifiques aux processus de gestion financière suivants:

• Budgétisation et gestion de la planification,
• Établissement des coûts,
• Planification des investissements, et
• Attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet.

Par conséquent, le plan de surveillance continue d'ECCC a été modifié pour prolonger la durée du plan sur une période de cinq ans, conformément au Guide de surveillance continue des contrôles internes en matière de gestion financière du SCT. Cela assurera un meilleur équilibre entre les ressources disponibles et la charge de travail pour adresser les secteurs à risque élevé.

* L'information pour les années 2021-2022 et 2022-2023 est préliminaire et sera affinée après la prochaine évaluation annuelle fondée sur les risques du système de CIRF.

De plus, ECCC planifie d'améliorer son approche pour la surveillance des contrôles par le développement  d’une  méthodologie  de  fonction  analytique  de  données  pour  les  domaines suivants  :  détection  d’anomalies,  contrôles  internes,  conformité  aux  politiques  et  bonnes pratiques en termes de gestion financière et prise de décision.

Finalement, ECCC renforcera le contrôle des dépenses de salaires à travers une vérification après paiement des transactions de paye, comme recommandé dans la ligne directrice du SCT sur la « gestion financière de l’administration de la paye ».