États financiers (non audités) se terminant le 31 mars 2019, Environnement et Changement climatique Canada, chapitre 7

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers 2018 - 2019

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme d’ECCC se trouvent dans le dernier Rapport sur les résultats ministériels et le Plan ministériel en vigueur.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada

2.1 Gestion du contrôle interne

ECCC est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par l’administrateur général, est instauré et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle
• un code de valeurs et d’éthique
• la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures en vue d’une saine gestion financière et des contrôles financiers
• la surveillance de la gestion du contrôle interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes à l’administrateur général et à la haute direction du ministère et, le cas échéant, au comité ministériel d’audit

Le Comité ministériel d’audit fournit des conseils à l’administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

ECCC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes en matière de services communs

• services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de la gestion centralisée des salaires et de l’approvisionnement en biens et en services du paiement conformément à la délégation de pouvoirs d’ECCC, en plus de fournir des services de gestion des locaux. ECCC se fie sur l’efficacité du système de paye Phénix de SPAC et des activités et pratiques connexes
• services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information à ECCC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre SPC et ECCC
• le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à ECCC
• le Service des poursuites pénales du Canada fournit des services de poursuite à ECCC
• le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit des services liés à l’assurance de la fonction publique aux employés d’ECCC et administre de façon centralisée le versement de la part des cotisations de l’employeur aux régimes d’avantages sociaux des employés au nom d’ECCC (c’est-à-dire, le Régime de pension de retraite de la fonction publique, le Régime d’assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada, le Régime des rentes du Québec et le Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique)

Les lecteurs de cette annexe peuvent se reporter aux annexes des déclarations de responsabilité de la direction des organisations susnommées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF relativement à ces services particuliers.

Arrangements particuliers

• Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) fournit à ECCC une plateforme du système financier SAP permettant de saisir et de déclarer toutes les transactions financières. Dans le cadre de cette entente, ECCC se fie sur AAC pour gérer certains contrôles et procédures informatiques (sécurité, configuration, gestion du changement, continuité des opérations) et aussi diverses fonctions relatives aux données de base dans SAP

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2018-2019

Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue conformément au plan cyclique de l’exercice précédent.

Les principales conclusions et les ajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumés ci-dessous.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante

Des efforts importants, y compris l'utilisation de l'analyse de données, ont été déployés au cours du présent exercice pour améliorer le cadre de contrôle du processus d'Administration de la paye. Les principales modifications apportées au processus d’ECCC comprennent l'établissement d'un programme d'assurance de la qualité permettant de surveiller l'exactitude des transactions de paye et de revoir les descriptions des contrôles internes. En outre, ECCC a mis en place un Programme de gestion de la continuité des activités pour les fonctions financières essentielles ainsi qu'un Guide de sensibilisation à la fraude à l'intention des employés d'ECCC afin de renforcer la sensibilisation et de fournir des orientations.

3.2 Programme de surveillance continue

En 2018-2019, ECCC a suivi son plan cyclique de surveillance continue des contrôles internes de la gestion financière, conformément aux exigences de l’ensemble des politiques sur la gestion financière du Conseil du Trésor. Ce plan est conforme à la déclaration de responsabilité de la direction et est revu en fonction des priorités émergentes.

À ce titre, le Ministère a procédé à l'évaluation des processus opérationnels suivants : Administration de la paye, Charges d’exploitation, Dépenses en capital et Revenus, comptes débiteurs et reçus, Budgétisation et prévisions, et Attestation du dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet.

Administration de la paye

Le Ministère continue d’être proactif en vue de résoudre les problèmes potentiels liés à la mise en œuvre du système de paye Phénix. ECCC a révisé son processus d’Administration de la paye et a mis en place des contrôles supplémentaires afin de mieux aligner le processus avec les exigences du SCT. Le processus d’administration de la paye mis à jour reflète les exigences de la Ligne directrice du SCT sur la gestion financière de l’administration de la paye et concorde avec le Guide du SCT du mois de mars 2019 à l'intention des praticiens sur la mise en œuvre d'un cadre de contrôle de la gestion financière ministériel pour l'administration de la paye.

Parmi les améliorations apportées figurent la mise en place d’un programme d’assurance de la qualité de l’Administration de la paye, incluant la vérification postpaiement des opérations de paye, l’analyse périodique, les rapports sur les problèmes de paye et la clarification des rôles et des responsabilités afin de fournir une assurance supplémentaire sur l’exactitude des dépenses salariales. En outre, des ressources supplémentaires d’ECCC continuent d’analyser les données de Phénix et du système de gestion des ressources humaines du ministère afin d’identifier les causes primaires et d’atténuer les problèmes futurs.

ECCC prévoit atteindre le statut de surveillance continue de l'Administration de la paye en 2019­-2020, tel que présenté dans le Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents.

Charges d’exploitation

Les charges d’exploitation comprennent : Approvisionnement au paiement; Voyage; Administration des cartes d’acquisition et des cartes de flotte; et Délégation des pouvoirs financiers et des pouvoirs de dépenser. À ECCC, ces types de dépenses font l’objet d’une vérification de compte trimestrielle. Un programme de sensibilisation à la vérification des comptes est en place et contribue à la communication des résultats trimestriels aux gestionnaires délégués.

L’évaluation de cette année a conclu que les contrôles des dépenses à haut risque étaient efficaces. En outre, de nouvelles mesures de contrôle sont mises en œuvre pour aider les gestionnaires délégués d’ECCC à réduire les taux d’erreur dans les catégories de risque faible et moyen, notamment en se référant à des répertoires centraux pour confirmer l’existence de documents justificatifs et en sensibilisant les gestionnaires délégués à réclamer les frais de déplacement de façon appropriée.

Dépenses en capital

Le processus des Dépenses en capital en est à l'étape de surveillance continue. L’évaluation de cette année a été étendue aux processus opérationnels suivants : Gérer les autres immobilisations; Biens fonciers; Inventaire; Équipement; et Actifs, équipements et stocks informatiques.

L’évaluation a conclu que les rôles et les responsabilités étaient définis au sens large, mais qu’ils n’étaient pas mis en œuvre et communiqués au niveau opérationnel, et que les pouvoirs financiers délégués en matière de cession ou de radiation n’étaient pas toujours appliqués comme prévu.

Une nouvelle évaluation complète des dépenses en capital est prévue pour 2022-2023 suite à la mise en œuvre du plan d'action correctif correspondant.

Revenus, comptes débiteurs et reçus

ECCC a terminé les tests d’efficacité opérationnelle du processus Revenus, comptes débiteurs et reçus et a maintenant atteint l’état de surveillance continue.

L’évaluation de cette année a conclu que les plans d’action de la gestion d’ECCC à la suite des recommandations formulées en 2015-2016 avaient généralement été mis en œuvre comme prévu. Les dépôts bancaires et tous les fonds reçus ont été rapprochés régulièrement, et les notes de crédit et les ajustements ont été utilisés correctement, à quelques exceptions près.

Budgétisation et prévision

Le processus de budgétisation et prévision faisaient partie du plan 2018-2019 de surveillance continue d’ECCC.

ECCC a déjà évalué la conception du processus et l’évaluation de l’efficacité des contrôles clés connexes est en cours.

Attestation du Dirigeant principal des finances pour les présentations au Cabinet

L'Attestation du Dirigeant principal des finances (DPF) pour les présentations au Cabinet faisait partie du plan 2018-2019 de surveillance continue pour d'ECCC.

ECCC a terminé l'examen de la documentation relative au processus d'attestation du DPF pour les présentations au Cabinet et a élaboré des modèles internes et des listes de contrôle pour améliorer le processus. L’achèvement de l’évaluation de ce processus est en cours.

4. Plan d’action du ministère pour le prochain exercice et les exercices subséquents

En 2016 et conformément aux résultats de l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion, ECCC a atteint l'état de surveillance continue sur tous les processus liés au CIRF. Depuis, ECCC a mis en place un programme de surveillance continue fondé sur les risques et a mené une évaluation annuelle fondée sur les risques afin de surveiller l’efficacité de son CIRF. En 2018, cette surveillance a été étendue à son contrôle interne sur la gestion financière (CIGF).

La surveillance continue implique de :

• se servir d’une approche basée sur les risques
• évaluer régulièrement l'efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles internes conformément au plan de surveillance
• déterminer si des actions doivent être prises pour remédier aux faiblesses

La surveillance continue des contrôles internes commence dès que le ministère a finalisé son plan d’évaluation des contrôles initial. Ce plan implique de:

• documenter les contrôles
• tester l’efficacité de la conception; ainsi que l’efficacité du fonctionnement
• mettre en oeuvre un plan d’action de la gestion pour remédier aux lacunes ou aux faiblesses

Le plan quinquennal de surveillance continue axé sur les risques d’ECCC est cyclique et repose sur les résultats de l’évaluation des risques de 2018-2019 des processus de la CIGF (y compris les processus de CIRF), les priorités du ministère, les ressources disponibles, la charge de travail et d’autres facteurs ayant une incidence sur le plan.

De plus, ECCC continuera d’améliorer son approche en matière de surveillance des contrôles grâce à l’utilisation de l’analyse de données pour appuyer de saines pratiques de gestion financière et la prise de décisions.

Enfin, ECCC continuera également de renforcer son contrôle des dépenses salariales, notamment en participant à des initiatives horizontales du gouvernement du Canada.