États financiers (non audités) se terminant le 31 mars 2020, Environnement et Changement climatique Canada, chapitre 7

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers 2019-2020

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme d’ECCC se trouvent dans le dernier Rapport sur les résultats ministériels et le Plan ministériel en vigueur.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada

2.1 Gestion du contrôle interne

ECCC est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par l’administrateur général, est instauré et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• un code de valeurs et d’éthique;
• la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures en vue d’une saine gestion financière et des contrôles financiers; et
• la surveillance de la gestion du contrôle interne, au moins deux fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes à l’administrateur général et à la haute direction du ministère et, le cas échéant, au Comité ministériel d’audit.

Le Comité ministériel d’audit fournit des conseils à l’administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

ECCC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes en matière de services communs

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de fournir des services de gestion des locaux et d’administrer l’approvisionnement en biens et en services, et les paiements en salaires conformément à la délégation de pouvoirs d’ECCC. ECCC se fie sur l’efficacité du système de paye Phénix de SPAC et des activités et pratiques connexes;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologie de l'information à ECCC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre SPC et ECCC;
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à ECCC;
• Le Service des poursuites pénales du Canada fournit des services de poursuite à ECCC; et
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit des services liés à l’assurance de la fonction publique aux employés d’ECCC et administre de façon centralisée le versement de la part des cotisations de l’employeur aux régimes d’avantages sociaux des employés au nom d’ECCC.

Arrangements particuliers

• Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) fournit à ECCC une plateforme du système financier SAP permettant de saisir et de déclarer toutes les transactions financières. Dans le cadre de cette entente, ECCC se fie sur AAC pour gérer certains contrôles et procédures informatiques (sécurité, configuration, gestion du changement, continuité des opérations) et aussi diverses fonctions relatives aux données de base dans SAP.

Les lecteurs de cette annexe peuvent se reporter aux annexes des déclarations de responsabilité de la direction des organisations susnommées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF relativement à ces services particuliers.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2019-2020

Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue conformément au plan cyclique de l’exercice précédent.

Les principales conclusions et les ajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumés ci-dessous.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante

Des efforts importants, y compris l'utilisation de l'analyse de données, ont été déployés au cours du présent exercice pour améliorer le cadre de contrôle pour la Gestion des dépenses (GD). Les principales modifications apportées au processus d’Administration de la paye d’ECCC comprennent, entre autres, l'établissement d'un programme d'assurance de la qualité permettant de surveiller l'exactitude des transactions de paye. De plus, le Ministère a élaboré des examens améliorés d’assurance de la qualité du processus de vérification des paiements pour les Charges d’exploitation. Finalement, ECCC a mis à jour son Programme de gestion de la continuité des activités pour les fonctions financières essentielles et sa mise en oeuvre dans les délais a pu permettre une réponse à la crise de la COVID-19.

3.2 Programme de surveillance continue

En 2019-2020, ECCC a suivi son plan cyclique de surveillance continue des contrôles internes de la gestion financière, conformément aux exigences de l’ensemble des politiques sur la gestion financière du Conseil du Trésor. Ce plan est conforme à la déclaration de responsabilité de la direction et est revu en fonction des priorités émergentes.

À ce titre, le Ministère a procédé à l'évaluation des processus opérationnels suivants : GD-Administration de la paye, GD-Charges d’exploitation, Budgétisation et prévisions, Planification des investissements et Attestation de la DPF pour les présentations au Cabinet.

Gestion des dépenses - Administration de la paye

Le Ministère a atteint le statut de surveillance continue pour l’Administration de la paye en 2019-2020 et continue d’être proactif dans la résolution de problèmes potentiels liés à la paye et à partager ses meilleures pratiques. ECCC a également mis en place un programme d’assurance de la qualité, incluant la vérification postpaiement des opérations de paye et l’analyse de données.

ECCC a également apporté des améliorations à la surveillance du module de Phénix pour la déclaration du temps et du travail et des données transférées entre SPAC et ECCC afin d’en assurer l’exhaustivité et l’exactitude. Le Ministère continue également d’améliorer la surveillance des droits d’accès au Système de gestion des ressources humaines et à Phénix pour la validation des dépenses salariales par le gestionnaire et de l’autorisation des transactions de la paye.

Gestion des dépenses - Charges d’exploitation

Les charges d’exploitation comprennent les processus liés au CIRF suivants : Règlements interministériels ; Approvisionnement au paiement; Voyage; Administration des cartes d’acquisition et des cartes de parc automobile; et Délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers. À ECCC, ces types de dépenses font l’objet d’une vérification de compte trimestrielle. Un programme de sensibilisation à la vérification des comptes est en place et contribue à la communication des résultats trimestriels aux gestionnaires délégués.

L’évaluation de cette année a conclu que les contrôles étaient efficaces pour les dépenses à haut risque. En outre, de nouvelles mesures de contrôle ont été mises en œuvre pour aider les gestionnaires délégués d’ECCC à réduire les taux d’erreur dans les catégories de risque faible et moyen, notamment en se référant à des répertoires centraux pour confirmer l’existence de documents justificatifs et en sensibilisant les gestionnaires délégués à réclamer les dépenses de voyage de façon appropriée.

Au cours du prochain exercice, notamment en raison du contexte de pandémie de la COVID-19, ECCC évaluera plus en détail l’efficacité du processus des Charges d’exploitation et mettra en œuvre un programme d’assurance de la qualité des dépenses d’ECCC en réponse à la pandémie.

Attestation de la DPF pour les présentations au Cabinet

ECCC a terminé la vérification de l’efficacité de la conception du processus d'Attestation de la DPF pour les présentations au Cabinet et l’amélioration de la documentation relative aux rôles et responsabilités propres au sous-processus des présentations au Conseil du Trésor se poursuit.

Les tests d’efficacité opérationnelle ont été reportés à l’exercice 2020-2021 en raison du contexte de la pandémie et permettront au Ministère d’atteindre le statut de surveillance continue.

Budgétisation et prévision, Planification des investissements et Établissement des coûts

ECCC a déjà évalué la conception du processus de Budgétisation et prévision et l’évaluation de l’efficacité des contrôles clés connexes est en cours.

Les évaluations des processus de Planification des investissements et d’Établissement des coûts sont en cours.

4. Plan d’action du ministère pour le prochain exercice et les exercices subséquents

En 2016 et conformément aux résultats de l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion, ECCC a atteint l'état de surveillance continue sur tous les processus liés au CIRF. Depuis, ECCC a mis en place un programme de surveillance continue fondé sur les risques et mené une évaluation annuelle basée sur les risques afin de surveiller l’efficacité de son CIRF. En 2018, la portée de cette surveillance a été étendue à son contrôle interne sur la gestion financière (CIGF) et ECCC prévoit atteindre l’état de surveillance continue d’ici 2023, conformément aux attentes établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

La surveillance continue implique de :

• se servir d’une approche basée sur les risques;
• évaluer régulièrement l'efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles internes conformément au plan de surveillance; et
• déterminer si des actions doivent être prises pour remédier aux lacunes.

La surveillance continue des contrôles internes commence dès que le ministère a finalisé son plan d’évaluation des contrôles initial. Ce plan implique de:

• documenter les contrôles;
• tester l’efficacité de la conception; ainsi que l’efficacité du fonctionnement; et
• mettre en oeuvre un plan d’action de la gestion pour remédier aux lacunes ou aux faiblesses.

Le plan quinquennal de surveillance continue axé sur les risques d’ECCC est cyclique et repose sur les résultats de l’évaluation des risques de 2019-2020 des processus de la CIGF (y compris les processus de CIRF), les priorités du ministère, les ressources disponibles, la charge de travail et d’autres facteurs, tels que le contexte de pandémie de la COVID-19, ayant une incidence sur le plan.

Par conséquent, le Ministère a déterminé comment la pandémie a affecté l'environnement de contrôle et a effectué une évaluation des risques de haut en bas du CIGF, incluant le CIRF, les processus clés, en mettant l'accent sur les contrôles qui sont essentiels. En résumé, cette évaluation a résulté à considérer la plupart des composantes du processus de Gestion des dépenses, en plus du processus d'Inventaire, plus exposés à un risque en raison des mesures et processus intérimaires mis en place pendant la pandémie de la COVID-19. Le Ministère réexaminera les évaluations de modélisation/de conception et mettra à jour la documentation de contrôle en conséquence pour tenir compte des changements récents.

De plus, ECCC continuera d’améliorer son approche en matière de surveillance des contrôles grâce à l’utilisation de l’analytique de données pour appuyer de saines pratiques de gestion financière et la prise de décisions.

Enfin, ECCC continuera également de renforcer son contrôle des dépenses salariales, notamment en participant à des initiatives horizontales du gouvernement du Canada ainsi qu’en partageant les pratiques exemplaires.