États financiers (non audités) se terminant le 31 mars 2022, Environnement et Changement climatique Canada, chapitre 7

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers 2021-2022

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme d’ECCC se trouvent dans le dernier Rapport sur les résultats ministériels et le Plan ministériel en vigueur.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada

2.1 Gestion du contrôle interne

ECCC est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par la sous-ministre, a été adopté et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion du contrôle dans leurs secteurs de responsabilité;
• un code de valeurs et d’éthique;
• la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, et les politiques et les procédures en vue d’une saine gestion financière et des contrôles financiers;
• un processus d’attestation financière interne à l’appui de la certification par la sous-ministre et par la dirigeante principale des finances, par lequel les cadres supérieurs du ministère qui se rapportent à la sous-ministre attestent qu’ils ont mis en œuvre et maintenu un système de contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF) axé sur le risque dans leurs secteurs de responsabilité;
• un programme de gestion des risques de fraude conçu pour protéger les ressources du ministère contre la fraude, le gaspillage et l’abus au moyen d’un cadre de prévention et de détection; et
• la surveillance semestrielle de la gestion du contrôle interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes à la sous-ministre et aux cadres supérieurs du ministère et, le cas échéant, au Comité ministériel d’audit.

Le Comité ministériel d’audit fournit des conseils à la sous-ministre quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.

2.2 Ententes de service relatives aux états financiers

ECCC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont comptabilisées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes en matière de services communs

• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de fournir des services de gestion des locaux et d’administrer l’approvisionnement en biens et en services, et les paiements en salaires conformément à la délégation de pouvoirs d’ECCC. SPAC administre également les systèmes centraux du receveur général utilisés pour émettre des chèques au nom du ministère. ECCC se fie sur l’efficacité du système de paye Phénix de SPAC et des activités et pratiques connexes;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information à ECCC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l’accord interministériel entre SPC et ECCC;
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à ECCC;
• Le Service des poursuites pénales du Canada fournit des services de poursuite à ECCC; et
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des services liés à l’assurance de la fonction publique aux employés d’ECCC et administre de façon centralisée le versement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi au nom d’ECCC.

Arrangements particuliers

• Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) fournit à ECCC une plateforme du système financier SAP permettant de saisir et de déclarer toutes les transactions financières. Dans le cadre de cette entente, ECCC se fie à AAC pour gérer certains contrôles et procédures informatiques (sécurité, configuration, gestion du changement, continuité des opérations) et aussi diverses fonctions relatives aux données de base dans SAP.

Les lecteurs de cette annexe peuvent consulter les annexes des déclarations de responsabilité de la direction des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF relativement à ces services particuliers.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2021-2022

Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent.

ECCC a continué de faire progresser ses principaux processus d’affaires de CIGF afin d’atteindre l’étape de « surveillance continue » d’ici 2023-2024, conformément aux attentes du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). Les principales conclusions et les ajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’exercice en cours sont résumés ci-dessous.

3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés

La situation liée à la pandémie ayant évoluée, ECCC a révisé ses stratégies en matière de gestion financière en mettant l’accent sur la reprise des activités normales tout en maintenant un modèle de prestation modernisé et renforcé et des services financiers efficaces. Cette approche comporte des risques inhérents et ECCC a accepté une mesure du risque afin de continuer à utiliser certaines méthodes établies après la pandémie.

Dans le cadre de sa stratégie d’atténuation des risques et comme pratique exemplaire, ECCC a continué d’évaluer ses risques et a ajusté ses contrôles clés au fur et à mesure que les impacts de la pandémie de COVID-19 sur l’environnement de contrôle continuaient d’évoluer, en :

• évaluant les changements apportés à la gouvernance, à la gestion des risques et aux contrôles internes, y compris ceux liés à l’affectation des ressources et à la gestion financière en période d’incertitude budgétaire, à la délégation de pouvoirs et à la structure hiérarchique;
• examinant la pertinence des procédures de surveillance établies dans les secteurs touchés afin d’améliorer la surveillance. À ce titre, ECCC a établi son cadre de CIGF, y compris une mise à jour de celui du CIRF, conformément au Cadre de gestion intégrée du risque d’ECCC, à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor et aux pratiques d’autres ministères;
• demeurant vigilant quant aux vulnérabilités potentielles en matière de fraude financière pendant la pandémie, y compris l’assouplissement des limites monétaires, l’accès à distance aux systèmes financiers et les menaces potentielles de cyber vulnérabilité; et
• documentant et communiquant les résultats de l’évaluation des processus et des contrôles et en supportant les responsables des processus d’affaires et la haute direction à les traiter. Une amélioration du contrôle clé est illustrée par le déploiement par ECCC d’une solution automatisée SAP appelée Facture au paiement (FAP) pour assurer l’amélioration des processus opérationnels liés à la réception, au traitement et au paiement des factures pour l’ensemble du Ministère. Le projet FAP tire parti de diverses composantes technologiques, y compris l’imagerie, le flux de travail automatisé, l’autorisation électronique ainsi que des capacités de production de rapports améliorées.

3.2 Programme de surveillance continue

En 2021-2022, ECCC a suivi son plan cyclique de surveillance continue des CIGF et a procédé à l’évaluation des processus opérationnels suivants : délégation des pouvoirs financiers et de dépenser, achats, créditeurs et paiements, planification, budgétisation et prévision, établissement des coûts et contrôles généraux de la TI.

Délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers

L’évaluation de la surveillance continue a servi de mise à jour de la conception évaluée en 2014-15 pour assurer l’harmonisation avec la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et les pratiques ministérielles.

Un plan a été élaboré pour renforcer l’établissement, la communication et la surveillance des rôles et des responsabilités au sein de la Délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers d’ECCC et des documents à l’appui connexes, ainsi que le processus d’activation et la surveillance de la validité des fiches de spécimen de signature utilisées pour déléguer des pouvoirs financiers.

Achats, créditeurs et paiements

L’évaluation de la surveillance continue a servi de mise à jour de la conception évaluée à l’origine en 2015-16 pour assurer l’harmonisation avec la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers et les pratiques ministérielles.

L’évaluation est terminée et les résultats ont été communiqués au secteur responsable. Un plan sera élaboré au début de 2022-23 pour assurer la conformité à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers.

Planification, budgétisation et prévisions

L’évaluation de l’efficacité de la conception est terminée et les résultats ont été communiqués au secteur responsable. Un plan sera élaboré au début de 2022-23 pour assurer la conformité à la Politique sur la gestion financière.

L’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés sera effectuée plus tard en 2022-23.

Établissement des coûts

L’évaluation du processus d’établissement des coûts est en cours pour atteindre l’état de la surveillance continue d’ici 2023-24, conformément aux attentes du CRG. L’Unité des présentations au Conseil du Trésor et de l’établissement des coûts a retenu les services d’un cabinet d’experts-conseils pour effectuer un examen de la fonction d’établissement des coûts dans le cadre des processus de gestion et de gouvernance d’ECCC et recueillir de l’information et de la documentation sur les diverses composantes et fonctions d’établissement des coûts dans l’ensemble du Ministère. Cela aidera à faire progresser la documentation et l’évaluation de l’efficacité de la conception du processus d’établissement des coûts dans le cadre de l’évaluation de l’ICFM.

Contrôles généraux de la TI

Une intégration entre les fonctions des contrôles internes et des systèmes financiers, appuyée par le Bureau du contrôleur général, par l’entremise du Groupe de travail sur le contrôle interne, a été faite pour améliorer les contrôles sur les changements apportés aux systèmes et la mise en œuvre de nouveaux systèmes financiers afin d’assurer que tous les GCTI sont conçus et fonctionnent efficacement pour appuyer le CIFM ministériel, y compris le CIRF.

4. Plan d’action du ministère pour le prochain exercice et les exercices subséquents

En 2016 et conformément aux résultats de l’évaluation du CRG, ECCC a atteint l’état de surveillance continue sur tous les processus liés au CIRF. Depuis, ECCC a mis en place un programme de surveillance continue fondé sur les risques et mené une évaluation annuelle basée sur les risques afin de surveiller l’efficacité de son CIRF. En 2018, la portée de cette surveillance a été étendue à son CIGF et ECCC prévoit atteindre l’état de surveillance continue d’ici 2024, conformément aux attentes établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

La surveillance continue implique :

• l’utilisation d’une approche basée sur les risques;
• d’évaluer régulièrement l’efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles internes conformément au plan de surveillance; et
• de déterminer si des actions doivent être prises pour remédier aux lacunes.

La surveillance continue des contrôles internes commence dès que le ministère a finalisé son plan d’évaluation des contrôles initial. Ce plan implique de:

• documenter les contrôles;
• tester l’efficacité de la conception; ainsi que l’efficacité du fonctionnement; et
• mettre en œuvre un plan d’action de la gestion pour remédier aux lacunes ou aux faiblesses.

Le plan quinquennal de surveillance continue basé sur les risques d’ECCC est cyclique et repose sur les résultats de l’évaluation des risques de 2021-2022 des processus de CIGF (y compris les processus de CIRF), les priorités du ministère, les ressources disponibles, la charge de travail et d’autres facteurs, tels que le contexte de la pandémie de COVID-19, ayant une incidence sur le plan.

En résumé, l’évaluation fondée sur les risques effectuée au cours du présent exercice a permis de continuer à considérer la plupart des composantes liées aux processus de gestion des dépenses comme étant plus à risque en raison des mesures et des processus provisoires mis en œuvre pendant la pandémie de COVID-19. Le ministère continuera à prioriser et réaligner ses évaluations du CIGF de façon à soutenir l’organisation vers son passage à une nouvelle normalité.