États financiers (non audités) se terminant le 31 mars 2023, Environnement et Changement climatique Canada, chapitre 7
Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers 2022-2023
1. Introduction
Le présent document fournit des renseignements sommaires sur les mesures prises par Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme d’ECCC se trouvent dans le dernier Rapport sur les résultats ministériels et dans le Plan ministériel en vigueur.
2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers d’Environnement et Changement climatique Canada
2.1 Gestion du contrôle interne
ECCC est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion du contrôle interne, approuvé par le sous-ministre, a été adopté et englobe :
- des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du ministère liés à la gestion du contrôle dans leurs secteurs de responsabilité;
- un code de valeurs et d’éthique;
- la communication et la formation continues portant les exigences législatives, et les politiques et les procédures en vue d’une saine gestion financière et des contrôles financiers;
- un processus d’attestation financière interne à l’appui de la certification par le sous-ministre et par la dirigeante principale des finances, par lequel les cadres supérieurs du ministère qui se rapportent au sous-ministre attestent qu’ils ont mis en œuvre et maintenu un système de contrôle interne en matière de gestion financière axé sur le risque dans leurs secteurs de responsabilité;
- un programme de gestion des risques de fraude conçu pour protéger les ressources du ministère contre la fraude, le gaspillage et l’abus au moyen d’un cadre de prévention et de détection; et
- la surveillance semestrielle de la gestion du contrôle interne et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action connexes au sous-ministre et aux cadres supérieurs du ministère et, le cas échéant, au Comité ministériel d’audit.
Le Comité ministériel d’audit fournit des conseils au sous-ministre quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.
2.2 Ententes de services relatives aux états financiers
ECCC compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes en matière de services communs
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est responsable de fournir des services de gestion des locaux et d’administrer l’approvisionnement en biens et en services, et les paiements en salaires conformément à la délégation de pouvoirs d’ECCC. SPAC administre également les systèmes centraux du receveur général utilisés pour émettre des chèques au nom du ministère. ECCC se fie sur l’efficacité du système de paye Phénix de SPAC et des activités et pratiques connexes;
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) à ECCC dans les domaines des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont abordées dans l’accord interministériel entre SPC et ECCC;
- Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques à ECCC;
- Le Service des poursuites pénales du Canada fournit des services de poursuite à ECCC; et
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des services liés à l’assurance de la fonction publique aux employés d’ECCC et administre de façon centralisée le versement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés prévus par la loi au nom d’ECCC.
Arrangements particuliers
- Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) fournit à ECCC une plateforme du système financier SAP permettant de saisir et de déclarer toutes les transactions financières. Dans le cadre de cette entente, ECCC se fie à AAC pour gérer certains contrôles et procédures informatiques (sécurité, configuration, gestion du changement, continuité des opérations) et aussi diverses fonctions relatives aux données de base dans SAP.
Les lecteurs de cette annexe peuvent consulter les annexes des déclarations de responsabilité de la direction des organisations susmentionnées pour mieux comprendre les systèmes de CIRF relativement à ces services particuliers.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2022-2023
Le tableau suivant résume l’état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent.
Progrès réalisés au cours de l’exercice 2022-2023
| Plan cyclique de surveillance continue de l’exercice précédent pour l’année en cours | État d’avancement |
|---|---|
| Contrôles au niveau de l’entité (CIRF) | En cours de réalisation, comme prévu |
| Contrôles généraux de la TI (CIRF) | En cours de réalisation, comme prévu |
| Inventaire (CIRF) | Reporté à 2024-2025 |
| Gérance des systèmes de gestion financière (CIRF) | (NOUVEAU) En cours de réalisation, comme prévu |
Les principales constatations et les ajustements importants requis pour les activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.
3.1 Contrôles clés nouveaux ou modifiés de manière significative
Le ministère ayant mis en place un modèle de travail hybride (les employés partagent leur lieu de travail entre leur domicile et le lieu de travail du gouvernement), les stratégies ont été révisées en ce qui concerne la gestion financière, l’accent étant mis sur la reprise des activités normales tout en conservant un modèle de prestation modernisé et renforcé ainsi que des services financiers efficaces. Les risques inhérents ont été pris en compte dans la décision de continuer à utiliser certaines méthodes établies après la pandémie.
Dans le cadre de la stratégie d’atténuation des risques et en tant que meilleure pratique, les risques et les contrôles clés ont continué d’être évalués à ECCC en :
- Évaluant les changements dans la gouvernance, la gestion des risques et les contrôles internes, y compris ceux liés à l’allocation des ressources et à la gestion financière en période d’incertitude budgétaire, à la délégation de pouvoirs et à la structure hiérarchique;
- Examinant la pertinence des procédures de surveillance établies dans les secteurs touchés afin d’améliorer la surveillance. Ainsi, le cadre ICFM appliqué par ECCC comprend une mise à jour du cadre ICFR, en conformité avec le Cadre de gestion intégrée des risques d’ECCC, à la Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor et les pratiques d’autres ministères;
- Restant vigilant quant aux vulnérabilités potentielles du modèle hybride en matière de fraude financière, y compris l’assouplissement des limites monétaires, l’accès à distance aux systèmes
- financiers et les menaces potentielles de cyber vulnérabilités;
- Documentant et communiquant les résultats de l’évaluation des processus et des contrôles et en aidant les responsables des processus d’affaires et la haute direction à y remédier.
- Mettant à jour l’évaluation des risques de fraude d’ECCC et en renforçant les contrôles de détection de la fraude sur la base des scénarios identifiés; et
- Fournissant un soutien étroit à l’équipe des systèmes financiers pour une évaluation de l’écart d’ajustement sur l’harmonisation avec le Programme de contrôle numérique du Bureau du contrôleur général du Canada (BCG) afin d’appuyer la nouvelle Directive sur la gérance des systèmes de gestion financière.
3.2 Programme de surveillance continue
En 2022-2023, le plan cyclique de surveillance continue du CIGF (y compris le CIRF) à ECCC a été réalisé en évaluant les processus d’affaires de CIRF suivants: Contrôles au niveau de l’entité, Contrôles généraux de la TI et Gérance des systèmes de gestion financière.
Contrôles au niveau de l’entité (CNE)
L’évaluation des contrôles au niveau de l’entité (CNE) est en cours et sera achevée en 2023-2024, conformément au plan de surveillance continue cyclique des années précédentes. La documentation existante a été examinée afin de déterminer si des changements ont été apportés au processus et si des mises à jour des contrôles doivent être effectuées.
Contrôles généraux de la TI (CGTI)
Une évaluation continue du processus CGTI a été réalisée par AAC (ministère d’accueil) avec l’aide d’une société d’experts-conseils externe. Les résultats ont été communiqués à chaque membre du groupe ministériel et aucun plan d’action n’a été créé dans le cadre du test d’efficacité opérationnelle.
Inventaire
L’évaluation du processus d’inventaire a été reportée à 2024-2025 afin que le ministère puisse donner la priorité à la documentation du nouveau processus de gérance des systèmes de gestion financière.
Gérance des systèmes de gestion financière
La phase de documentation de la gérance du système de gestion financière a été achevée à l’aide d’une société d’experts-conseils externe. L’efficacité de la conception de ce processus est prévue pour 20232024.
4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents
En 2016, les processus d’affaires d’ECCC liés au CIRF ont atteint l’état de surveillance continue. Par la suite, un programme de surveillance continue basé sur les risques a été mis en œuvre, et une évaluation annuelle fondée sur les risques est effectuée pour surveiller l’efficacité de son CIRF.
La surveillance continue des contrôles internes commence après l’achèvement de l’évaluation initiale des contrôles. L’évaluation des contrôles implique :
- l’utilisation d’une approche fondée sur les risques;
- de documenter les contrôles;
- de tester l’efficacité de la conception et du fonctionnement; et
- la mise en œuvre d’un plan d’action de la gestion pour corriger les lacunes ou les faiblesses.
Le plan quinquennal de surveillance continue fondée sur les risques d’ECCC est cyclique et repose sur les résultats de l’évaluation des risques de 2022-2023 des processus de CIGF (y compris les processus de CIRF), les priorités ministérielles, les ressources disponibles et la charge de travail, ainsi que d’autres considérations, telles que le contexte de la pandémie de COVID-19, qui ont une incidence sur le plan.
En résumé, l’évaluation fondée sur les risques effectuée au cours du présent exercice a permis de continuer à considérer les composantes liées aux stocks et aux immobilisations comme présentant un risque plus élevé en raison des mesures et des processus provisoires mis en œuvre pendant la pandémie de COVID-19. Étant donné que le ministère fonctionne selon un modèle de travail hybride, les processus relatifs aux biens immobiliers et aux voyages, à l’accueil, aux conférences et aux événements sont également considérés comme présentant un risque plus élevé en raison de la transformation du milieu de travail connexe et de la levée des restrictions liées aux voyages et aux rassemblements. Le ministère continuera à établir des priorités et à réorienter ses évaluations du CIGF (y compris le CIRF) afin d’aider l’organisation à naviguer efficacement dans l’environnement postpandémique.
Plan cyclique de surveillance continue du CIRF
| Secteurs de contrôle clés | 2023-2024 | 2024-2025 | 2025-2026 | 2026-2027 | 2027-2028 |
|---|---|---|---|---|---|
| Contrôles au niveau de l’entité (CIRF) | Oui | Non | Non | Non | Non |
| Contrôles généraux de la TI (CIRF) | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Gérance des systèmes de gestion financière (CIRF) | Oui | Oui | Non | Non | Oui |
| Biens immobiliers (CIRF) | Oui | Non | Non | Oui | Non |
| Inventaire (CIRF) | Non | Oui | Non | Non | Oui |
| Immobilisations (CIRF) | Non | Oui | Non | Non | Oui |
| Subventions et contributions (paiements de transfert) (CIRF) | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Fonds publics et comptes débiteurs (CIRF) | Non | Oui | Non | Non | Non |
| Clôture et rapports financiers (CIRF) | Non | Oui | Non | Non | Non |
| Voyages, accueil, conférences et événements (CIRF) | Oui | Non | Non | Non | Oui |
| Délégation des pouvoirs financiers (CIRF) | Non | Non | Oui | Non | Non |
| Achats, créditeurs et paiements (CIRF) | Non | Non | Non | Oui | Non |
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