Accès à l’information et gestion des documents

La Loi sur l’accès à l’information confère aux Canadiens le droit d’accès aux renseignements contenus dans les documents dont une institution fédérale est responsable. Les principes directeurs de la Loi sont les suivants : l’information gouvernementale devrait être accessible au public, les exceptions indispensables à ce droit d’accès devraient être précises et limitées, et les décisions quant à la non-divulgation des informations devraient être revues par une instance indépendante du Gouvernement.

La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux personnes le droit d’avoir accès aux renseignements personnels que détiennent les institutions fédérales à leur sujet et régit les règles relatives à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la destruction de ces renseignements.

Les lois sont utilisées dans le cas des renseignements qui ne sont généralement pas accessibles au public. Conformément aux lois, une réponse doit être fournie dans les 30 jours civils suivant la date de réception de la demande. Des délais plus longs peuvent uniquement être accordées dans certaines circonstances.

Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) fait partie des dix ministères qui reçoivent le plus grand nombre de demandes d’accès à l’information. En 2018-2019, ECCC a reçu 1794 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, le nombre de demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est assez bas avec 62 demandes au cours du dernier exercice.

À ECCC, la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels sont administrées par la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie du Secrétariat ministériel. Le sous-ministre, le sous-ministre délégué, le directeur général du Secrétariat ministériel, le directeur de la Division de l’AIPRP et le gestionnaire de l’AIPRP détiennent les pleins pouvoirs de délégation en vertu de ces lois.

La Division de l’AIPRP établit un rapport hebdomadaire sur l’accès à l’information dans lequel les nouvelles demandes reçues sont décrites en détail. La Division de l’AIPRP distribuera des copies des réponses proposées, pour lesquelles certaines pourraient requérir des produits médiatiques, au Cabinet du ministre et à la direction des Communications aux fins de communication.

Étant donné que la plupart des documents que l’on trouve au Cabinet du ministre ne relèvent pas du Ministère, certains aspects liés à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels doivent être pris en considération lors de l’organisation de dossiers.

Il existe quatre catégories de documents (y compris les courriels) dans le régime du gouvernement fédéral du Canada. Chaque catégorie de documents doit être traitée séparément dans un cabinet du ministre.

Documents institutionnels

Les documents institutionnels sont des documents se rapportant au mandat d’Environnement et Changement climatique Canada, qui ont été reçus ou créés par le Ministère et qui sont sous sa responsabilité. Ils portent sur les opérations permanentes du Ministère, ses politiques, ses programmes et ses services. Ces documents sont visés par les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. À l’exception des renseignements auxquels s’applique au moins une des dispositions d’exemption ou d’exclusion de ces lois, ces renseignements doivent être communiqués (sous réserve d’un examen au cas par cas) sur demande. De plus, dans les documents qui relèvent du Ministère créés le 21 juin 2019 ou après, les noms et les titres des employés du Ministère ne sont plus considérés comme des renseignements personnels aux fins de ces lois. Les ministères fédéraux doivent conserver une copie de tout document dont ils sont responsables et qui est envoyé au Cabinet du ministre; il est pratique courante que le Cabinet du ministre retourne ces documents au Ministère une fois que la question a été réglée. Cette méthode encourage le Cabinet du ministre à stocker seulement les renseignements qui sont réellement importants pour ses opérations.

La Cour suprême du Canada a clarifié la notion de contrôle des documents détenus par les cabinets de ministres dans la décision qu’elle a rendue dans l’affaire Canada (Commissaire à l’information) c. Canada (Ministre de la Défense nationale), 2011 CSC 25, [2011] 2 RCS 306 (communément connue sous le nom de dossier de l’ « agenda du premier ministre »).

Le Cabinet du ministre ne fait pas partie du ministère dont il est responsable et, en règle générale, les documents en possession exclusive du cabinet ministériel ne sont pas assujettis aux lois.

Toutefois, un document en possession exclusive du cabinet d’un ministre pourrait être réputé sous la responsabilité d’une institution gouvernementale si le critère en deux étapes suivant est rempli :

Documents personnels ou politiques du ministre

Les documents personnels ou politiques du ministre sont des documents qui portent sur des sujets tels que l’électorat, un parti politique ainsi que la vie privée et les intérêts personnels du ministre, aussi bien pendant qu’après son mandat. Ces documents doivent être conservés séparément des documents institutionnels et autres dans le système de classement du Cabinet du ministre. Ils ne sont pas visés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont transmis seulement si le ministre le juge utile.

Documents ministériels

Les documents ministériels sont des documents qui se rapportent à la position d’un ministre, en sa qualité de ministre et membre du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Ces documents portent sur des sujets concernant le ministre et le Cabinet qui ne se rapportent pas au Ministère et qui n’ont pas été renvoyés à des fonctionnaires fédéraux aux fins de conseils ou de prise de mesures. Ces documents doivent être conservés séparément des documents institutionnels et des documents personnels et politiques dans le système de classement du Cabinet du ministre. Ils ne sont pas visés par la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont transmis seulement si le ministre le juge utile.

Documents confidentiels du Cabinet

Les documents confidentiels du Cabinet sont des documents du Cabinet, tels que les mémoires au Cabinet, les rapports du comité du Cabinet et les documents des décisions du Cabinet. Des mesures appropriées devraient être prises afin de recenser et de protéger ces documents dans les systèmes de classement contenant des documents ministériels ou institutionnels. Lorsqu’ils se trouvent au Cabinet du ministre, ces documents doivent être accessibles seulement aux personnes qui doivent y avoir accès et dont la cote de sécurité est adéquate. Les avis rédigés à l’intention du ministre au sujet d’une question qui est ou sera portée devant le Cabinet ou un comité du Cabinet sont également des documents confidentiels du Cabinet. Après avoir consulté le ministère de la Justice, les documents du Cabinet considérés comme des documents confidentiels sont exclus de toute divulgation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour une période de 20 ans.

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