Affaires du Cabinet

Aperçu

Le Cabinet est le groupe de conseillers décidant des politiques et des priorités du gouvernement fédéral pour tout le pays. Les membres du Cabinet (les ministres) sont nommés par le gouverneur général sur recommandation du premier ministre. Le système du Cabinet remplit plusieurs fonctions clés, notamment : obtenir l’accord des ministres sur les priorités et les interventions parlementaires du gouvernement, offrir une plateforme de discussion, et fournir aux ministres les renseignements dont ils ont besoin pour exercer leurs fonctions.

Le système du Cabinet se compose de divers comités. Bien que le premier ministre ait la prérogative d’organiser le Cabinet et le processus décisionnel des comités du Cabinet, ces dernières années, deux types de comités ont été mis en place : les comités d’orientation et les comités exécutifs. En règle générale, les comités d’orientation étudient les propositions visant à mettre en œuvre le programme du gouvernement, les travaux parlementaires ainsi que toute autre affaire d’intérêt général pour la population canadienne ou pour le gouvernement. Les enjeux sont normalement présentés par un ministre sous la forme d’un mémoire au Cabinet, qui est soumis au comité du Cabinet compétent après avoir été distribué à tous les ministres. Par le passé, les comités d’orientation étaient établis afin d’étudier certaines questions, comme les affaires sociales, l’économie, l’environnement, les affaires étrangères, la sécurité, les affaires autochtones, les relations entre le Canada et les États-Unis et l’unité.

Une fois qu’une question ait été abordée par le comité d’orientation et qu’un consensus a été atteint, une recommandation du Comité (RC) du Cabinet est formulée. La décision doit être confirmée par un comité exécutif présidé par le premier ministre. Une fois que le comité exécutif a rendu sa décision, celle-ci est consignée puis communiquée dans l’ensemble du gouvernement au moyen d’un compte rendu de décisions (CRD).

En plus de son rôle consistant à confirmer les décisions prises par les comités d’orientation, les comités exécutifs étudient généralement les éléments particulièrement urgents, les enjeux politiques et procèdent à l’examen des nominations des cadres supérieurs. Le Conseil du Trésor est également considéré comme un comité exécutif puisque ses décisions n’ont habituellement pas besoin d’être approuvées par une autre entité. Il est responsable depuis longtemps déjà de la gestion financière et administrative, de la gestion du personnel, du contrôle ainsi que de l’approbation des règlements et de la plupart des décrets.

Dossiers soumis à l’examen du Cabinet

En règle générale, toute nouvelle orientation ou position stratégique doit être approuvée par le Cabinet. Bien que l’étendue de la responsabilité puisse varier, voici quelques exemples de questions pour lesquelles les ministres ont habituellement pour consigne d’obtenir l’approbation du Cabinet : nouveaux ou importants changements de politiques; réponses du gouvernement aux rapports des comités parlementaires; positions du gouvernement sur les affaires émanant des députés; législation; et consultation et gestion des questions de haut niveau.

Documents du Cabinet à l’appui de la prise de décisions

Dans la plupart des cas, un Mémoire au Cabinet (MC) est rédigé par le Ministère en consultation avec le ministre, puis il est signé et soumis par le ministre pour obtenir une décision du Cabinet concernant une proposition. Une fois approuvé par le ministre, le MC est transmis aux autres ministres qui sont membres du comité du Cabinet chargé d’examiner la question. (Cette répartition est gérée par le Bureau du Conseil privé, qui assure le secrétariat de tous les comités du Cabinet.)

Un MC décrit le contexte, le raisonnement, les options et l’approche stratégique recommandée. Le MC peut également comprendre des instructions de rédaction pour une loi lorsque requis, un plan de mise en œuvre pour les politiques, un plan de communications pour la gestion des communications internes et externes et un plan parlementaire qui établit la stratégie de gestion d’un enjeu au Parlement. Les MC doivent également être rédigés en fonction du public cible, soit les ministres qui discuteront des propositions qu’il comprend, formuleront des recommandations et prendront des décisions à leur sujet. Par conséquent, les MC doivent être exhaustifs pour que les ministres disposent de toute l’information dont ils ont besoin pour examiner le sujet traité.

Semblable à bien des égards à un Mémoire au Cabinet, une présentation au Conseil du Trésor (présentation au CT) est un document officiel du Cabinet qui vise à obtenir des autorisations ou des approbations spécifiques du Conseil du Trésor. Habituellement, elle vise à faire autoriser la mise en œuvre d’un programme ou d’un projet ou la réalisation d’une acquisition importante à l’appui des activités du gouvernement. L’objectif du processus de présentations au CT consiste à s’assurer que les propositions correspondent aux priorités du gouvernement du Canada et qu’elles soient conçues, mises en œuvre et réalisées de manière à obtenir les résultats escomptés tout en optimisant les ressources. Une présentation au CT transforme les objectifs de politique précédemment approuvés par un autre comité du Cabinet en une initiative permettant d'atteindre ces objectifs. En général, la présentation au CT explique en détail comment l’initiative sera mise en œuvre, bien que des éléments supplémentaires soient inclus, notamment :

• les efforts déployés pour réduire les coûts et tirer pleinement profit des ressources existantes;
• les motifs pour lesquels la méthode de mise en œuvre proposée est la meilleure dans les circonstances;
• les leçons apprises des expériences précédentes qui ont servi à élaborer l’initiative;
• la manière dont seront gérés les risques importants liés à la mise en œuvre de la proposition;
• les modalités de surveillance et d’évaluation du rendement qui serviront à s’assurer que l’initiative atteint les objectifs stratégiques.

Protection des documents du Cabinet

Pour être en mesure de prendre une décision finale, les ministres doivent pouvoir exprimer librement leur point de vue lors des discussions tenues au Cabinet. Par conséquent, le processus décisionnel collectif est traditionnellement protégé par la règle de la confidentialité. Les documents du Cabinet sont donc classifiés SECRET, mais peuvent aussi parfois être classifiés à un niveau supérieur.

Les règles s’appliquant aux documents du Cabinet classifiés SECRET comprennent ce qui suit :

• les en-têtes SECRET et DOCUMENT CONFIDENTIEL DU CONSEIL PRIVÉ DE LA REINE sont indiqués dans le coin supérieur droit de chaque page (y compris sur les versions préliminaires des documents);
• aucun exemplaire signé des MC ne doit être conservé dans les dossiers du ministère;
• les documents du Cabinet sont rendus accessibles seulement selon le principe du « besoin de savoir »;
• les personnes chargées de traiter des documents du Cabinet doivent posséder une cote de sécurité SECRÈTE;
• toutes les versions préliminaires des documents doivent être déchiquetées avant leur élimination;
• les documents doivent être protégés en tout temps;
• lors des déplacements, les tablettes électronique du Cabinet doivent être accompagnées d’un ordre de mission du messager dûment rempli et les tablettes doivent être placées dans une mallette de sécurité verrouillée;
• les documents électroniques doivent être conservés et transmis que par des moyens sûrs (p. ex. l’Infrastructure secrète du gouvernement du Canada).

Il importe de souligner que les versions finales des documents du Cabinet sont distribuées à l’aide des tablettes électronique du Cabinet, lesquelles ont été mises en œuvre par le Bureau du Conseil privé pour moderniser le processus de décisions du Cabinet et le rendre plus efficace. L’utilisation des tablettes électronique du Cabinet est assujettie à des règles supplémentaires visant à assurer la protection des documents du Cabinet.