Annexe 2: Recommandations du rapport de vérification de 2011 de la CFP

Un suivi a été mené dans le cadre du présent audit afin de confirmer si les recommandations faites à l’issue de l'audit de 2011 de la CFP ont été mises en œuvre. Les résultats ont confirmé que les 5 recommandations avaient été mises en œuvre.

Recommandation 1 de la CFP  

« L’administrateur général d’Environnement Canada devrait adapter son instrument de subdélégation et ses lignes directrices en matière de nomination comme suit 

  • Retirer le pouvoir de révocation subdélégué au sous-ministre délégué de manière à respecter la Loi sur l’emploi dans la fonction publique;
  • Harmoniser l’instrument de subdélégation et les Lignes directrices sur les processus de nomination non annoncés afin de prévenir les situations où les nominations sont autorisées à un niveau de gestion inapproprié;
  • Réviser ses Lignes directrices sur les processus de nomination non annoncés pour qu’elles tiennent compte de la valeur directrice qu’est la représentativité, comme le prévoient les Lignes directrices sur le choix du processus de nomination de la Commission de la fonction publique;
  • Ajouter à ses Lignes directrices sur les processus de nomination non annoncés un mécanisme d’examen des nominations au groupe de la direction découlant de processus de nomination non annoncés et mettre celui-ci en œuvre;
  • Réviser ses Lignes directrices sur la zone de sélection de manière à satisfaire aux exigences des Lignes directrices sur la zone de sélection de la Commission de la fonction publique. »

La direction a révisé son instrument de subdélégation en 2012 et les Lignes directrices sur la zone de sélection et les Lignes directrices sur les processus de nomination non annoncés en 2011 pour corriger les enjeux soulevés dans la recommandation. Comme mentionné précédemment dans le présent rapport, la CFP a procédé à une simplification de son ensemble de politiques sur la dotation, ensemble qui ne compte plus qu’une seule Politique de nomination, dans le cadre de la nouvelle orientation en dotation, entrée en vigueur le 1er avril 2016.

Recommandation 2 de la CFP 

« L’administrateur général d’Environnement Canada devrait mettre en place un mécanisme de contrôle au niveau transactionnel afin de veiller à ce que les processus de sélection et de nomination respectent les valeurs directrices. Ce mécanisme lui permettrait aussi de s’assurer que la documentation pertinente aux décisions relatives aux nominations est complète, exacte et conforme à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, au Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, au Cadre de nomination de la Commission de la fonction publique et aux autres autorisations en vigueur. Les constatations découlant des activités de contrôle devraient être communiquées à la haute direction pour que des mesures soient prises, s’il y a lieu. »

En 2013, la direction a approuvé et mis en œuvre le cadre de surveillance de la dotation afin de s’assurer que les processus de sélection et de nomination respectent les valeurs directrices, et que la documentation pertinente aux décisions de nomination est complète, exacte et conforme. L’audit a révélé qu’ECCC avait mené des examens des dossiers de nomination, que les résultats ont été rapportés à la haute direction et que des mesures correctives ont été prises au besoin.

Recommandation 3 de la CFP 

« L’administrateur général d’Environnement Canada devrait établir un processus d’examen des justifications écrites afin d’assurer que le choix du processus non annoncé est appuyé par une justification, qu’il répond aux critères établis par l’organisation et qu’il démontre que toutes les valeurs directrices sont prises en compte lors du processus de nomination non annoncé. »

Nous avons constaté que les Lignes directrices sur les processus de nomination non annoncés d’ECCC comprenaient une exigence selon laquelle les conseillers en RH devaient examiner les justifications écrites de nominations non annoncées avant l’approbation définitive de ces dernières par les gestionnaires subdélégués. ECCC a aussi créé, en 2014, un Formulaire d’attestation des valeurs de dotation qui doit être signé par les gestionnaires subdélégués avant la nomination d’un candidat. Ce formulaire déclare, entre autres, que les processus de dotation ont été menés selon les valeurs directrices.

Recommandation 4 de la CFP 

« L’administrateur général d’Environnement Canada devrait veiller à ce que les gestionnaires subdélégués prennent en considération de façon appropriée la candidature des bénéficiaires de priorité avant de procéder à des nominations internes ou externes au Ministère, et surveiller l’application de cette exigence. »

Le cadre de surveillance de la dotation comprenait des éléments de surveillance relatifs au droit de priorité. L’audit a déterminé qu’ECCC avait mené des examens des dossiers de nomination en tenant compte des bénéficiaires de priorité.

Des séances de formation obligatoires ont été tenues avec les gestionnaires subdélégués relativement à divers sujets de dotation, comme le droit de priorité, le recours aux processus non annoncés et les décisions de sélection et de nomination.

Recommandation 5 de la CFP :

« L’administrateur général d’Environnement Canada devrait mettre en place un processus permettant de s’assurer que les gestionnaires subdélégués autorisés à effectuer des nominations vérifient que :

  • le candidat remplit toutes les conditions d’emploi à la date de nomination ou avant celle‑ci;
  • la personne nommée a accepté une offre d’emploi écrite valide avant son entrée en fonction et, s’il y a lieu, a prêté serment ou fait une affirmation solennelle à la date de nomination ou avant celle-ci. »

Le cadre de surveillance de la dotation comprenait des examens de dossiers de nomination,  incluant des éléments sur les nominations non annoncées, la considération des bénéficiaires de priorité et les conditions d’emploi. Les séances de formation obligatoires ont permis de sensibiliser les gestionnaires subdélégués et de transmettre de l’information sur les conditions d’emploi.

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