Annexe 1: Méthodologie et critères d’audit

Comme il a été mentionné précédemment, la CFP s’est penchée sur la dotation (cadre et conformité), alors qu’ECCC s’est plutôt concentré sur la classification et sur l’efficacité de la dotation et de la classification. Les deux organisations ont conclu un protocole d’entente à cet égard. À souligner que tous les renseignements recueillis sur la dotation ont été communiqués à la CFP et ont constitué la base des sommaires de constatations approuvés par les deux organismes.

Plan d’échantillonnage

Un échantillon de 40 nominations a été sélectionné aléatoirement parmi les 568 nominations effectuées entre le 1^er avril 2015 et le 31 mars 2016. L’échantillon comprenait des nominations de durée déterminée ou indéterminée qui étaient soit des promotions, soit des embauches.

L’échantillon de classification a d’abord été sélectionné à partir des mêmes dossiers de dotation. Par exemple, les nominations qui nécessitaient des mesures de classification préalables ont été sélectionnées. D’autres mesures de classification ont été sélectionnées aléatoirement parmi les dossiers de reclassification ou de création de nouveaux postes, et ce, afin d’obtenir un échantillon de 20 actions de classifications.

Critères d’audit

1.   Objectif : Les principaux éléments des cadres de dotation et de classification sont en place pour gérer les activités de nomination et les actions de classification.

Cadre de dotation

1.1  Des politiques et des procédures de nomination sont établies et les critères sont conformes au Cadre de nomination de la CFP.

1.2  Un instrument de subdélégation est en place; il est documenté et conforme aux exigences de l’IDRN de la CFP.

1.3  Le plan de surveillance est en place, conformément au Cadre de nomination de la CFP, dont l’IDRN, et les pratiques sont modifiées en conséquence.

Cadre de classification

1.4  Un cadre de classification est en place.

1.5  ECCC possède la capacité et l’expertise requises, et la formation pertinente est donnée.

1.6  Les décisions de classification sont documentées et contrôlées.

1.7  Les résultats de surveillance sont communiqués aux intervenants concernés et des mesures correctives sont prises au besoin.

2.   Objectif : Les nominations sont conformes aux exigences de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) et, aux instruments législatifs et réglementaires applicables, au Cadre de nomination de la CFP (y compris l’IDRN) et aux politiques de nomination de l’organisation.

2.1  Les nominations et les processus de nomination sont fondés sur le mérite.

2.2  Les nominations au moyen de processus annoncés et non annoncés sont conformes aux autres exigences énoncées dans la LEFP, aux autres instruments législatifs et réglementairesapplicables, au Cadre de nomination de la CFP (y compris l’IDRN) et aux politiques de nomination de l’organisation.

3.  Objectif : Les décisions en matière de classification sont conformes aux exigences du BDPRH.

3.1  La classification des postes est effectuée selon les définitions des groupes professionnels, les normes d’évaluation des emplois pertinentes et les lignes directrices relatives aux nominations.

3.2  Les données contenues dans les dossiers de classification sont exactes et documentées conformément aux exigences du BDPRH.

3.3  Les données et la documentation sont rapidement ajoutées aux dossiers de classification.^{Note de bas de page 15}

4.  Objectif : Les processus nécessaires à la gestion efficace des fonctions de dotation et de classification sont en place.

4.1  Des normes de services pour la dotation et la classification ont été établies et sont mesurées, et les ressources sont gérées efficacement.

4.2  Les données sur l’efficience sont contrôlées, font l’objet de rapports et entrent dans le processus décisionnel.

5.  Objectif : Les recommandations du rapport d'audit de 2011 de la CFP ont été mises en œuvre.

5.1  Les recommandations du rapport d'audit de 2011 de la CFP sont mises en œuvre.