7. Annexe B : cycle de vie de la gestion des projets d’ECCC

Cadre de gestion de projet à ECCC

Porte 0 : Amorce

But de l’étape

• Identifie le problème opérationnel à résoudre ou l’opportunité;
• Définit les critères principaux du projet;
• Engage les principaux intervenants.

Processus et livrables

• Document d’amorce du projet (tous les niveaux);
• Plan de réalisation des bénéfices (N2 et N3)

Coût du projet

• Pour cette étape : non suivi
• Estimé du projet : plus ou moins à 100 %

Gouvernance

• Niveau 1 : Comité de niveau directeur
• Niveau 2 : Comité de niveau directeur général
• Niveau 3 : Comité de niveau directeur à Comité de la haute direction au SCT

Porte 1 : Lancement

But de l’étape

• Pour débuter officiellement le projet, définir les rôles et responsabilités et allouer des ressources (via la charte du projet)

Processus et livrables

• Résumé du projet (N1)
• Analyse de rentabilisation (N2 et N3)
• ECRP (N2 et N3)
• Résumé du projet au SCT (N3)
• Présentation au Conseil du Trésor (N3)
• Exigences d’affaires (tous)
• Charte du projet (tous)
• Plan de réalisation des bénéfices (mis à jour) (N2 et N3)

Coût du projet

• Coûts pour cette étape : non suivi
• Estimé du projet : plus ou moins à 50 %

Gouvernance

• Niveau 1
  • Promoteur du projet = Directeur
  • Comité directeur du projet au Comité directeur
• Niveau 2
  • Promoteur du projet - DG
  • Comité directeur du projet au Comité de niveau DG (par exemple, CDGI, DG Biens immobiliers)
• Niveau 3
  • Promoteur du projet = DG ou SMA pour ECRP et EX04 ou EX05 ou PCRA 4
  • Comité directeur du projet au Comité de niveau DG (par exemple CDGI, DG Biens immobiliers) au Comité de la haute direction au SCT

Porte 2 : Planification

But de l’étape

• Pour planifier la portée et le coût du projet (via le plan de gestion de projet) et d’obtenir l’adhésion de la communauté des utilisateurs.

Processus et livrables

• Plan de gestion du projet – Version de base (N1)
• Plan de gestion du projet (N2 et N3)
  • Gestion de la portée
  • Organigramme de tâches
  • Gestion de coûts
  • Gestion de la qualité et des changements
  • Gestion du plan des RH
  • Gestion de l’approvisionnement
  • Gestion des risques
  • Gestion de la communication
• Calendrier (tous)
• Tableau de bord et sommaire de projet (N2 et N3)
• Plan de réalisation des bénéfices (surveillance) (N2 et N3)
• Note et compte rendus de réunion (tous)

Coût du projet

• Coûts pour cette étape : réels
• Estimé du projet : plus ou moins à 10 %

Gouvernance

• Niveau 1
  • Promoteur du projet = Directeur
  • Comité directeur du projet au Comité directeur
• Niveau 2
  • Promoteur du projet - DG
  • Comité directeur du projet au Comité de niveau DG (par exemple, CDGI, DG Biens immobiliers)
• Niveau 3
  • Promoteur du projet = DG ou SMA pour ECRP et EX04 ou EX05 ou PCRA 4
  • Comité directeur du projet au Comité de niveau DG (par exemple CDGI, DG Biens immobiliers) au Comité de la haute direction au SCT

Porte 3 : Exécution

But de l’étape

• Pour exécuter la gestion du projet et le plan de changement tout en surveillant et en contrôlant la portée, le temps et le coût

Processus et livrables

ECRP (N2 et N3)

• Demandes de changement (tous)
• Registre des demandes de changement de projet (tous)
• Registre des enjeux (tous)
• Registre des risques (tous)
• Calendrier (tous)
• Tableau de bord et sommaire de projet (N2 et N3)
• Plan de réalisation des bénéfices (surveillance) (N2 et N3)
• Notes et compte rendu de réunion (tous)
• Document de transfert (tous)
• Données de performance du projet du SCT (N2 et N3)

Coût du projet

• Coûts pour cette étape : réels

Gouvernance

• Niveau 1
  • Promoteur du projet = Directeur
  • Comité directeur du projet au Comité directeur
• Niveau 2
  • Promoteur du projet - DG
  • Comité directeur du projet au Comité de niveau DG (par exemple, CDGI, DG Biens immobiliers)
• Niveau 3
  • Promoteur du projet = DG ou SMA pour ECRP et EX04 ou EX05 ou PCRA 4
  • Comité directeur du projet au Comité de niveau DG (par exemple CDGI, DG Biens immobiliers) au Comité de la haute direction au SCT

Porte 4 : Clôture

But de l’étape

• Fournir une évaluation du rendement du projet par rapport à ses objectifs et exigences et capturer les leçons retenues

Processus et livrables

Rapport de clôture – version de base (N1)

• Rapport de clôture (N2 et N3)
  • Achèvement de toutes les activités d’administration des contrats
  • Évaluation finale de équipes de projet, y compris les consultants et les entrepreneurs
  • Problèmes en suspens
  • Leçons retenues
  • Documents de projet entreposés
• Tableau de bord et sommaire de projet (N2 et N3)
• Plan de réalisation des bénéfices (évaluation) (N2 et N3)
• Données de performance du projet du SCT (N2 et N3)

Coût du projet

• Coûts pour cette étape : réels

Gouvernance

• Niveau 1
  • Promoteur du projet = Directeur
  • Comité directeur du projet au Comité directeur
• Niveau 2
  • Promoteur du projet - DG
  • Comité directeur du projet au Comité de niveau DG (par exemple, CDGI, DG Biens immobiliers)
• Niveau 3
  • Promoteur du projet = DG ou SMA pour ECRP et EX04 ou EX05 ou PCRA 4
  • Comité directeur du projet au Comité de niveau DG (par exemple CDGI, DG Biens immobiliers) au Comité de la haute direction au SCT

Porte 5 : Post mise en œuvre

But de l’étape

• Mesure le succès du projet
• Exécute les opérations

Processus et livrables

• Rapport et présentation sur les résultats de réalisation des bénéfices (N2 et N3)

Coût du projet

• Budget opérationnel

Gouvernance

• Niveau 1
  • Comité de niveau directeur
• Niveau 2
  • Comité de niveau directeur général
• Niveau 3
  • Comité de niveau directeur général au Comité de la haute direction au SCT

Notes

Pour toute question, contactez l’équipe BGPM au EC.BureauGestionDeProjets-ProjectManagementOffice.EC@canada.ca

• Niveau 1 = projets de moins de 1 million de dollars; Niveau 2 = projets de plus de 1 million de dollars, ECRP = 1 ou 2; Niveau 3 = projets de plus de 1 million de dollars, ECRP = 3 ou 4
• Le cadre s’aligne avec la classe 2 ECOGP du ministère et la Politique sur la gestion des projets du CT.
• Une surveillance de la conformité du cadre de gouvernance de projet sera complétée annuellement.
• La gouvernance consiste à partager les informations sur les projets avec les cadres supérieurs et les parties prenantes pour leurs commentaires et décisions avant de franchir une porte.

Source : Cadre de gestion de projet 1.0 d’ECCC, approuvé par le Comité exécutif de gestion d’ECCC en mai 2017

Cadre de gestion de projet (CGP) version 2.0 d’ECCC

(Avant le projet) – Point de contrôle 0 : Amorce

Objectif de la phase

• Identifier la possibilité
• Définir les résultats de haut niveau du projet

Processus et livrables

• Niveau 0 : moins de 1 M$ – gabarit Lite s’applique
  • Document de proposition de la possibilité
  • Analyse de rentabilité
• Niveau 1 : de 1 M$ à 5 M$ – gabarit Lite s’applique
  • Tout comme le Niveau 0 avec, pour les projets TI seulement, Cas conceptuel
• Niveau 2 : plus de 5 M$, ECRP = 1 ou 2
  • Tout comme le Niveau 1
• Niveau 3: plus de 5 M$, ECRP = 3 ou 4
  • Tout comme le Niveau 1

Coût du projet

• Coût de cette étape : aucun suivi effectué
• Estimation plus ou moins à 100 %

Gouvernance

• Niveau 1 : Comités formés de directeurs
• Niveau 2 : Comités formés de directeurs généraux
• Niveau 3 : Comités formés de DG au Conseil exécutif de gestion au SCT

Point de contrôle 1 : Lancement

Objectif de la phase

• Définit les rôles et responsabilité et affecter les ressources (à l’aide de la charte de projet)

Processus et livrables

• Niveau 0
  • Dossier de rendement du projet
  • Courriel officiel de lancement du projet (du promoteur)
• Niveau 1 : Tout comme le Niveau 0, avec :
  • Plan de réalisation des avantages
  • Charte de projet

S’il y a lieu :

• Document d’analyse opérationnelle et d’exigences (DAOE)
  • Documents de sécurité informatique
  • Évaluation de l’Architecture d’Entreprise (AE)
  • Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP)
• Niveau 2 : Tout comme le Niveau 1, avec :
  • ECRP
• Niveau 3 : Tout comme le Niveau 2, avec :
  • Énoncé du projet du CT

Coût du projet

• Coût de cette étape : aucun suivi effectué
• Estimation du projet plus ou moins 50% au Point de contrôle 1

Gouvernance

• Niveau 1
  • Promoteur du projet = Directeur
  • Comité directeur du projet au Comités formés de directeurs
• Niveau 2
  • Promoteur du projet = DG
  • Comité directeur du projet au Comités formés de DG (par exemple, CDGI)
• Niveau 3
  • Promoteur du projet = DG ou SMA pour une ECRP de niveau 3 et EX04 ou EX05 pour une ECRP de niveau 4
  • Comité directeur du projet au Comités formés de DG (par exemple, CDGI) au comités des opérations intégrées du SMA au Conseil exécutif de gestion au SCT

Point de contrôle 2 : Planification

Objectif de la phase

• Planifier et officiellement établir une référence à la portée, au calendrier, aux coûts du projet et )à l’aide du Plan de gestion de projet) et obtenir l’appui de la communauté d’utilisateurs ciblée.

Processus et livrables

• Niveau 0
  • Dossier de rendement du projet – mise à jour
• Niveau 1 : Tout comme le Niveau 0, avec :
  • Plan de réalisation des avantages – mise à jour
  • Plan de gestion de projet
  • Calendrier
  • Procès-verbaux de réunion ou comptes rendus de décision
  • Leçons apprises du lancement

S’il y a lieu :

• DAOE – mise à jour
  • Document de sécurité informatique
• Niveau 2 : Tout comme le Niveau 1, avec :
  • Tableau de bord et résumé du projet
• Niveau 3 : Tout comme le Niveau 2, avec :
  • Approbation de la présentation au CT
  • Lettre du promoteur de projet

Coût du projet

• Coût de cette étape : dépenses réelles
• Estimation du projet plus ou moins 20% au Point de contrôle 2

Gouvernance

• Niveau 1
  • Promoteur du projet = Directeur
  • Comité directeur du projet au Comités formés de directeurs
• Niveau 2
  • Promoteur du projet = DG
  • Comité directeur du projet au Comités formés de DG (par exemple, CDGI)
• Niveau 3
  • Promoteur du projet = DG ou SMA pour une ECRP de niveau 3 et EX04 ou EX05 pour une ECRP de niveau 4
  • Comité directeur du projet au Comités formés de DG (par exemple, CDGI) au comités des opérations intégrées du SMA au Conseil exécutif de gestion au SCT

Point de contrôle 3 : Exécution

Objectif de la phase

• Exécuter le Plan de gestion de projet tout en surveillant et en contrôlant la portée, le calendrier et les coûts par rapport à la référence établie.

Processus et livrables

• Niveau 0
  • Dossier de rendement du projet – mise à jour
• Niveau 1 : Tout comme le Niveau 0, avec :
  • Plan de réalisation des avantages -- surveillance
  • Plan de transition
  • Calendrier
  • Procès-verbaux de réunion ou comptes rendus de décision
  • Leçons apprises de la planification
  • Registre de demandes de changements
  • Registre des enjeux
  • Registre des risques

S’il y a lieu :

• DAOE – mise à jour
  • Documents de sécurité informatique
• Niveau 2 : Tout comme le Niveau 1, avec :
  • Tableau de bord et résumé du projet
  • ECRP – mise à jour
• Niveau 3 : Tout comme le Niveau 2

Coût du projet

• Coût de cette étape : dépenses réelles

Gouvernance

• Niveau 1
  • Promoteur du projet = Directeur
  • Comité directeur du projet au Comités formés de directeurs
• Niveau 2
  • Promoteur du projet = DG
  • Comité directeur du projet au Comités formés de DG (par exemple, CDGI)
• Niveau 3
  • Promoteur du projet = DG ou SMA pour une ECRP de niveau 3 et EX04 ou EX05 pour une ECRP de niveau 4
  • Comité directeur du projet au Comités formés de DG (par exemple, CDGI) au comités des opérations intégrées du SMA au Conseil exécutif de gestion au SCT

Point de contrôle 4 : Clôture

Objectif de la phase

• Fournir une évaluation du rendement du projet par rapport à ses objectifs et exigences et par rapport à la référence, et cerner les leçons apprises

Processus et livrables

• Niveau 0
  • Dossier de rendement du projet – mise à jour
  • Courriel officiel de clôture du projet (du promoteur)
• Niveau 1 : Tout comme le Niveau 0, avec :
  • Plan de réalisation des avantages – évaluation
  • Rapport de clôture et leçons apprises – version allégée
• Niveau 2 : Tout comme le Niveau 1, avec :
  • Tableau de bord et résumé du projet
• Niveau 3 : Tout comme le Niveau 2

Coût du projet

• Coût de cette étape : dépenses réelles

Gouvernance

• Niveau 1
  • Promoteur du projet = Directeur
  • Comité directeur du projet au Comités formés de directeurs
• Niveau 2
  • Promoteur du projet = DG
  • Comité directeur du projet au Comités formés de DG (par exemple, CDGI)
• Niveau 3
  • Promoteur du projet = DG ou SMA pour une ECRP de niveau 3 et EX04 ou EX05 pour une ECRP de niveau 4
  • Comité directeur du projet au Comités formés de DG (par exemple, CDGI) au comités des opérations intégrées du SMA au Conseil exécutif de gestion au SCT

(Après le projet) – Point de contrôle 5 : Après la mise en œuvre

Objectif de la phase

• Évaluer la réussite du projet
• Exécuter les opérations

Processus et livrables

• Niveau 0
  • Dossier de rendement du projet – mise à jour
• Niveau 1 : Tout comme le Niveau 0, avec :
  • Rapport sur les résultats en matière de réalisation des avantages (RRRA) et présentation
• Niveau 2 : Tout comme le Niveau 1, avec :

Pour les projets TI seulement :

• Autorisation auprès de la sécurité d’exploiter
• Niveau 3 : Tout comme le Niveau 2

Coût du projet

• Budget de fonctionnement

Gouvernance

• Niveau 1
  • Comités formés de directeurs
• Niveau 2
  • Comités formés de DG
• Niveau 3
  • Comités formés de DG au Comité des opérations intégrées du SMA au CEG au SCT

Notes

• Le CGP est conforme à la note 2 de l’ECOGP d’ECCC et à la Politique sur la planification et la gestion des investissements et la Directive sur la gestion des projets et des programmes du SCT.
• Le Dossier de rendement du projet est créé et mis à jour tout au long du cycle de vie.
• La gouvernance vise l’échange de renseignements sur le projet avec la haute direction et les intervenants afin d’obtenir leur contribution, leur commentaires ou leurs décisions avant de passer à une autre phase.
• Les projets de niveaux 1 à 3 sont présentés au comité consultatif sur la gestion de projet à chaque point de contrôle pour obtenir l’approbation permettant de poursuivre.
• Pour toute demande de renseignements, veuillez communiquer avec l’équipe du CGPM à : EC.BureauGestionDeProjets-ProjectManagementOffice.EC@canada.ca
• Pour tout document de sécurité informatique, communiquez avec la Sécurité informatique.
• Pour une EFVP, communiquez avec le groupe sur l’accès à l’information et la protection des renseignement personnels (AIPRP).
• Pour tout document DAOE, communiquez avec le groupe d’Analyse des affaires.
• Pour tout document d’AE, communiquez avec le groupe d’architecture d’entreprise

Source : Cadre de gestion de projet 2.0 d’ECCC, approuvé par le Comité exécutif de gestion d’ECCC en mai 2019