Vérification de la gestion et de l'exécution de l'approvisionnement : chapitre 3
Objectifs, portée et méthodologie
Objectifs
Les objectifs de la présente vérification sont les suivants :
- déterminer si les principaux éléments d'un cadre de contrôle de la gestion appuient la réalisation d'activités d'approvisionnement efficaces harmonisées avec les besoins opérationnels du Ministère;
- fournir l'assurance que les opérations d'approvisionnement d'ECCC sont conformes aux exigences du gouvernement du Canada, ainsi qu'aux politiques et aux lignes directrices du Ministère et des organismes centraux.
Portée
La portée de la vérification comprenait un examen des éléments clés suivants, soutenant le cadre de contrôle de la gestion de l'approvisionnement qui était en place au moment de la vérification :
- le suivi, l'établissement de rapports et la surveillance;
- les rôles et responsabilités;
- la planification de la charge de travail et les priorités;
- les normes de service;
- les directives.
La vérification comprenait également des tests visant à vérifier la conformité des opérations d’approvisionnement traitées au cours de l’exercice 2013-2014, tel que détaillé d’avantage dans la section portant sur la méthodologie de la vérification.
La vérification ne comprenait pas les opérations relatives à la petite caisse, aux achats effectués à l'aide des cartes d'achat du gouvernement ou à d'autres achats, concernant par exemple les services publics, car ces types de dépenses doivent respecter un processus distinct et peuvent être prises en compte dans une vérification planifiée de la gestion et du contrôle des dépenses.
Méthodologie
La vérification est fondée sur une combinaison d'entrevues, de revues de documentation, d'analyses de données et d'examens de dossiers afin de tester l'efficacité et la conformité par rapport à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et aux documents d'orientation ministériels d'ECCC. La méthode suivie est décrite en détail à l'annexe 1.
Nous avons examiné la conformité aux critères de vérification d'un échantillon discrétionnaire de 70 opérations. L'échantillon couvre la période du 1er avril 2013 au 31 mars 2014 et comprend des opérations des quatre directions générales indiquées dans le tableau ci-dessous, qui représentent 70 % du nombre et 73 % de la valeur de l'ensemble des opérations d'ECCC. Les tests sur ces opérations ont été effectués sur place dans les régions suivantes : région de la capitale nationale, Ontario, Montréal et Edmonton.
| Directions générales | Nombre d'opérations | Valeur (x 1 000 $) | Nombre d'échantillons | Valeur de l'échantillon (x 1 000 $) |
|---|---|---|---|---|
| 1. Services météorologiques | 1 593 | 30 748 | 20 | 833 |
| 2. Services ministériels | 1 115 | 30 255 | 23 | 1 409 |
| 3. Sciences et technologies | 3 423 | 46 391 | 25 | 1 263 |
| 4. Direction générale des communications | 74 | 839 | 2 | 8 |
| Total des 4 DG échantillonnées | 6 205 | 108 233 | 70 | 3 513 |
| Autres DG non échantillonnées | 2 664 | 39 501 | S.O. | S.O. |
| Total - ECCC | 8 869 | 147 734 | 70 | 3 513 |
Bien que les tests sur les opérations se sont limités à l'exercice 2013-2014, la vérification a aussi inclus d'autres procédures, analyses et entrevues de gestionnaires menées jusqu'à la fin des travaux sur place, à l'automne 2015. La vérification n'a pas révélé de changement important dans les opérations, processus et mesures de contrôle d'approvisionnement entre les exercices 2013-2014 et 2014-2015, alors même que le Ministère se préparait à la mise en œuvre du SAP en 2015.
La méthode de vérification nécessite également la prise en considération de travaux antérieurs connexes portant sur l'approvisionnement ou la passation de marchés. Plus particulièrement, la DGVE a mené conjointement avec le cabinet Deloitte en 2015 une évaluation des risques de fraude dans le but de déterminer les circonstances particulières ouvrant la porte à la fraude. Cette évaluation s'est penchée sur plusieurs scénarios et secteurs fonctionnels, notamment l'approvisionnement et la passation de marchés. Bien que l’objectif n’était pas d’exposer des cas de fraude, Deloitte a formulé plusieurs suggestions pour améliorer les mesures de contrôle des approvisionnements.
Les observations faites dans le cadre de la présente vérification sont essentiellement en accord avec les améliorations suggérées dans l'évaluation des risques de fraude. Toutefois, le suivi récent effectué par la DGVE pour savoir où en étaient les recommandations émanant de l'évaluationNote de bas de page6 montre que les suggestions sont toujours en cours d'examen à la Direction générale des finances (DGF), qui doit prendre une décision sur leur mise en œuvre.
Déclaration de conformité
La présente vérification est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au gouvernement du Canada comme en font foi les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.
D'après notre jugement professionnel, une quantité suffisante et adéquate de procédures de vérification et d'éléments de preuve permet de fournir un niveau d'assurance élevé concernant l'exactitude des conclusions présentées dans le présent rapport. Les conclusions de ces tests sont fondées sur la comparaison avec les critères de vérification des situations observées à la fin des travaux sur le terrain en novembre 2015Note de bas de page7.