Vérification de la gestion des immobilisations : chapitre 2

1 Introduction

La présente vérification est effectuée dans le cadre du Plan ministériel de vérification axé sur le risque approuvé en 2012 par le sous-ministre, d'après la recommandation du Comité consultatif externe de vérification.

1.1 Contexte

Environnement Canada (EC) gère son patrimoine diversifié d'immobilisations par l'entremise d'une vaste gamme de responsabilités, d'obligations et de processus. Selon les systèmes financiers du Ministère, le coût de ces immobilisations s'élève à plus de 800 millions de dollars. La Direction générale des services ministériels, la Direction générale des sciences et de la technologie, la Direction générale de l'intendance environnementale et le Service météorologique du Canada sont les principaux gardiens des immobilisations d'Environnement Canada. Chacune de ces directions générales planifie, acquiert, exploite, entretient et aliène les immobilisations avec l'aide des directions générales habilitantes telles que la Direction générale des services ministériels et la Direction générale des finances.

En tant que ministère scientifique et fournisseur principal de renseignements météorologiques au Canada, les immobilisations d'Environnement Canada sont essentielles pour mener à bien son mandat et offrir les services essentiels à sa mission. Les immobilisations ministérielles incluent l'équipement des laboratoires scientifiques et l'équipement de terrain; les installations de biens immobiliers; les véhicules du parc automobile et les véhicules spécialisés hors route et l'infrastructure de capitaux considérable utilisée pour les réseaux de surveillance climatique, hydrologique et météorologique^{Note de bas de page1} La propriété et la responsabilité de la plupart des biens informatiques du Ministère ont été transférées à Services partagés Canada en 2012.

La Politique du Conseil du Trésor concernant la planification des investissements exige que chaque ministère soumette, au moins tous les trois ans, un plan d'immobilisations qui réponde aux besoins du ministère. Depuis six ans, Environnement Canada a recours à l'approche de la planification intégrée des investissements pour remplir cette obligation. Ce processus de planification intégrée des investissements pluriannuel est mené par le Secrétariat de la planification des investissements de la Direction générale des finances et s'applique à l'ensemble des catégories d'immobilisations. Environnement Canada a été l'un des cinq ministères pilotes dans le cadre du lancement du processus de planification des investissements par le Bureau du contrôleur général et est considéré comme un chef de file en matière de planification des investissements. Le processus annuel de planification intégrée des investissements permet d'aboutir à un plan triennal d'investissement intégré approuvé par le sous-ministre.

L'état des immobilisations d'Environnement Canada et la capacité du Ministère à en faire rapport ont été remises en cause par plusieurs rapports antérieurs, notamment l'évaluation de l'état de la préparation à la vérification concernant les états financiers d'Environnement Canada menée par Ernst and Young en 2009 et le chapitre du rapport du commissaire à l'environnement et au développement durable de décembre 2008 intitulé « La gestion des avertissements de temps violent ». Ces dernières années, à la lumière des conclusions de ces rapports, Environnement Canada a fait plusieurs demandes auprès du Conseil du Trésor en vue d'obtenir des affectations supplémentaires pour dépenses en capital afin de résoudre les problèmes relatifs aux immobilisations et aux infrastructures vieillissantes.

Un engagement de la direction émanant du Rapport du commissaire à l'environnement et au développement durable consistait à « élaborer une analyse de rentabilisation entièrement chiffrée qui intègre une stratégie de surveillance et un plan d'investissement à long terme dans le cadre du nouveau processus intégré de planification des investissements du Conseil du Trésor ». Afin d'appuyer cette initiative, le Ministère a commencé la mise en œuvre du module GCVA dans son système financier Merlin^{Note de bas de page2} . Le projet d'installation et de mise en œuvre de ce module a commencé en 2010. Compte tenu des investissements importants et des risques potentiels liés à la mise en œuvre de ce module, la Vérification interne a mené une vérification du système en cours d'élaboration lors de la mise en application du cycle de vie du projet. En 2010, la Vérification interne a présenté un rapport provisoire au Comité consultatif externe de vérification. Le rapport comprenait une recommandation relative à l'approbation du financement du projet. Par la suite, la décision attendue du gouvernement du Canada de faire migrer l'ensemble des systèmes financiers ministériels vers le système SAP a eu des répercussions sur la mise en œuvre du projet, et ce, avant que l'ensemble des immobilisations ne soit saisi ou que le modèle GCVA ne soit totalement déployé. Si le modèle GCVA fonctionne toujours et qu'il est utilisé pour la gestion des biens ayant été saisis dans le système, aucune nouvelle classe d'actifs n'a été entrée depuis et les travaux supplémentaires visant la mise en œuvre du projet ont été totalement interrompus. Par ailleurs, la vérification du système en cours d'élaboration n'a jamais été achevé. Compte tenu des circonstances et afin de clôturer de manière adéquate l'audit du système en cours d'élaboration relatif au module GCVA, la Vérification interne a recensé les « leçons tirées » de cette vérification et a intégré les résultats dans l'annexe 4.

À l'avenir et conformément à l'orientation du gouvernement en matière de systèmes financiers, Environnement Canada passera à la mise en œuvre du système SAP. Ce système financier qui est hébergé dans un environnement de services partagés devrait être mis en place en 2015. Environnement Canada souhaite concevoir et mettre en œuvre le module des immobilisations au sein de l'environnement SAP afin de remplacer l'actuel module GCVA.

1.2 Objectifs et portée

Objectif

Évaluer si les immobilisations d'Environnement Canada sont gérées de telle sorte à soutenir la réalisation efficiente et efficace des objectifs et des résultats stratégiques du Ministère au fil du temps.

Portée

La portée de la présente mission de vérification est très vaste afin d'évaluer l'efficacité de l'ensemble des principales étapes du cycle de vie de la gestion des immobilisations : acquisition, utilisation, entretien et renouvellement ou aliénation. Le tableau de droite présente les décisions relatives à la portée qui ont été prises pour la présente vérification.

Le travail de vérification a commencé en avril 2013 et a mis l'accent principalement sur la gestion des biens existants ainsi que des biens dont on envisageait l'acquisition dans le cadre du processus de planification intégrée des investissements pour 2011-2012. L'étude sur le terrain s'est achevée en septembre 2013.

La vérification a une portée nationale, mais s'est davantage axée sur les quatre directions générales qui sont les principaux utilisateurs d'immobilisations^{Note de bas de page3} :

L'évaluation a porté sur des biens appartenant à trois des quatre classes d'actifs existantes :

• sciences et technologie (regroupés en deux groupes : les actifs appuyant les réseaux de surveillance du Service météorologique du Canada et ceux utilisés pour les travaux en laboratoire et sur le terrain);
• véhicules de transport routier;
• biens immobiliers (bâtiments, travaux et infrastructures, notamment les améliorations locatives).

Nous avons spécifiquement exclu de la vérification les terrains non bâtis, les véhicules hors route, les meubles, les accessoires et les appareils puisque la gestion de ces actifs ne présente pas un risque élevé. La quatrième classe d'actifs, les immobilisations en technologie de l'information (aussi bien matériel que logiciel) a été exclue de la vérification puisque la majeure partie du matériel a récemment été transférée à Services partagés Canada.

D'un point de vue fonctionnel, la vérification a expressément exclu l'acquisition d'immobilisations ou l'établissement de rapport financier les concernant puisque ces deux fonctions font l'objet d'autres travaux d’assurance prévus.

La vérification comprend également un suivi aux recommandations liées aux immobilisations figurant dans le Rapport du commissaire à l'environnement et au développement durable de 2008 (annexe 3), et un examen des leçons tirées d'une précédente vérification du système en cours d'élaboration concernant la mise en œuvre du module de Gestion du cycle de vie des actifs (annexe 4). Ces deux documents ont servi de renseignements généraux pour la conduite de la présente vérification.

Les annexes 1 et 2 présentent la méthodologie de la vérification, les définitions et les critères utilisés pour évaluer la gestion des immobilisations. Les quatre critères clés résultent du Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis et de la Politique sur la gestion du matériel du Secrétariat du Conseil du Trésor.

1.3 Déclaration de conformité

La présente vérification est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada comme l'attestent les résultats du programme d'assurance de la qualité et d'amélioration.

Selon notre jugement professionnel, tout comme les preuves recueillies, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été appliquées à l'appui de l'exactitude des conclusions tirées et contenues dans le présent rapport. Les conclusions étaient basées sur une comparaison des situations qui existaient à la fin du travail sur le terrain (septembre 2013) en fonction des critères de vérification.