Vérification de la gestion des immobilisations : chapitre 3

2. Observations

2.1 Cadre de gouvernance ou de gestion

La Politique sur la gestion du matériel du Secrétariat du Conseil du Trésor exige que les administrateurs généraux veillent à ce qu'un cadre de gestion du matériel^{Note de bas de page4} définissant clairement les rôles et les responsabilités permette une répartition adéquate des tâches et garantisse que les procédures sont en place.

La vérification a permis de constater qu'Environnement Canada ne disposait pas d'un cadre de gestion du matériel complet. La vérification a révélé que si, en pratique, il est désormais clair que la Direction générale des services ministériels est l'autorité fonctionnelle pour la gestion du cycle de vie des immobilisations, cela n'avait pas toujours été le cas. Cela n'est toujours pas clairement établi dans le document de la Politique ministérielle.

Si nous n'avons pu trouver de cadre général pour les immobilisations, nous avons toutefois relevé l'existence d'un cadre complet pour la gestion des biens immobiliers. Bien que ce dernier comprenne tous les éléments essentiels et qu'il ait une portée ministérielle, il est actuellement entièrement mis en œuvre pour les biens immobiliers gérés de manière centralisée seulement.

L'établissement des rôles et des responsabilités pour les activités principales appuyant la gestion du cycle de vie des immobilisations est une composante importante de ce cadre. La vérification a révélé que les politiques existantes d'Environnement Canada ne donnaient que peu d'orientations générales concernant les personnes à qui incombent les fonctions (p. ex. planification, utilisation, entretien, surveillance et aliénation). Les rôles d'autorité fonctionnelle, de gardien et de gestionnaire du programme figurent parmi les rôles qui ne sont pas bien définis.

Par conséquent, il existe une certaine confusion quant à qui est responsable de la conception des outils, des processus et des procédures requis pour la gestion des immobilisations. Par exemple, lorsque le Ministère a décidé de mettre en œuvre le module GCVA (Gestion du cycle de vie des actifs) pour la gestion du cycle de vie des immobilisations, l'absence de responsabilités clairement définies a été, en partie, à l'origine d'un manque de cohérence dans la mise en oeuvre du système à l'échelle du Ministère.

Le manque de clarté quant à qui est responsable, dans la durée, de veiller à l'exactitude de l'inventaire des immobilisations est un autre problème. Au moment de la vérification, nous n'avons pas été en mesure de trouver une politique, une directive ou une orientation établissant à qui incombe la tenue du dénombrement ou décrivant comment et à quelle fréquence il doit être effectué.

De ce fait, on assiste à un manque d'efficacité en raison du dédoublement des efforts et de pratiques divergentes. Par ailleurs, certaines fonctions essentielles à la gestion des immobilisations telles que l'aliénation des actifs ou l'élaboration de renseignements clés n'ont pas été exécutées ou l'ont été mais de façon incohérente.

2.2 Processus de gestion du cycle de vie

Le Conseil du Trésor décrit la gestion du cycle de vie comme étant la gestion efficace et efficiente des biens, depuis l'identification des besoins jusqu'à l'aliénation des biens.

Planification

La planification de l'acquisition initiale est l'un des processus les plus importants en matière de gestion des immobilisations. L'acquisition du bien en elle-même ne fait pas partie de la portée de la présente vérification. Néanmoins, la vérification anticipait que des systèmes, des processus, des procédures et des contrôles efficaces seraient en place pour veiller à ce que les décisions d'investissement soient prises en fonction des priorités du programme, qu'ils comprendraient l'ensemble des coûts prévus tout au long du cycle de vie du bien et que les décisions d'investissement offriraient une valeur optimale pour le Ministère.

Comme nous l'avons mentionné précédemment, Environnement Canada entreprend, chaque année, un exercice de planification intégrée à l'échelle du Ministère pour ses investissements en immobilisations. Cet exercice est appelé processus de planification intégrée des investissements.

La vérification a permis de constater que le processus exigeait que les décisions d'investissement et l'entretien du cycle de vie de la base d'immobilisations existante soient classés en fonction des priorités du programme. On a également recours au processus pour prioriser les valeurs reçues dans le cadre de nouvelles acquisitions, ce qui contribue à garantir la réception de la valeur optimale. Le processus établit les niveaux du budget des immobilisations pour l'ensemble des catégories d'immobilisations et veille à ce que les ressources pour les actifs nouveaux et existants soient allouées selon les niveaux de référence ministériels existants. Au moment de la vérification, le processus annuel de planification intégrée des investissements permettait d'aboutir à un plan triennal d'investissement intégré approuvé par le sous-ministre. Le Ministère est depuis passé à un horizon de cinq ans afin de s'harmoniser avec le plan d'investissement quinquennal qui doit être soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor.

Les résultats des entrevues ont par ailleurs précisé que les directions générales des programmes utilisent le processus de planification intégrée des investissements pour la conception descendante et ascendante de leurs plans d'acquisition d'immobilisations tout en alignant ces acquisitions sur leurs objectifs et leurs priorités. Par ailleurs, les directions générales sont tenues de classer leurs demandes à l'aide d'un certain nombre de critères, l'un d'entre eux portant sur le risque lié à la non-acquisition des biens.

Les modèles utilisés afin de recueillir et de regrouper les demandes concernant les nouvelles acquisitions nécessitent que les gestionnaires alignent leur demande sur les priorités ministérielles. Toutefois, le modèle ne précise pas à quelle priorité ou à quel résultat la demande contribue et, par conséquent, ne permet pas une fonction de remise en question complète et éclairée, en particulier lorsque les demandes ont été regroupées à l'échelle du Ministère. Le processus de planification de l'investissement s'en trouverait amélioré si l'outil de planification comportait plus de renseignements concernant le résultat et la priorité relative de chaque demande d'investissement.

Au moment de la vérification, même si les chefs de catégorie de biens examinaient les propositions d'investissement, aucun examen indépendant n'avait lieu. L'intégration explicite d'un examen par les pairs indépendant dans le processus renforcerait la prise de décision en incorporant une fonction de remise en question plus significative. Depuis la vérification, les cadres supérieurs ont signalé que le Ministère avait établi un Comité directeur des sous-ministres adjoints sur les immobilisations afin de fournir des orientations stratégiques pour le processus de planification des immobilisations, d'examiner les propositions d'investissement et de s'assurer qu'elles sont alignées sur les priorités ministérielles et afin de veiller à ce que les plans d'investissement comprennent la combinaison d'investissements appropriée par catégorie d'actifs.

De plus, les chefs de catégorie de biens participent à un atelier annuel à propos de la planification des immobilisations en vue d'examiner chaque ligne du plan en termes de pertinence, de risques et de coûts.

L'équipe de vérification a également noté que la méthode actuelle de circuler le modèle et de collecter des réponses au cours du processus de planification intégrée des investissements ne constituait sans doute pas le moyen le plus efficace de recueillir cette information. Les entrevues avec les gestionnaires ont indiqué que le contrôle des versions était parfois difficile au cours du processus.

Les cadres supérieurs ont également mentionné qu'un horizon de planification à plus long terme serait utile puisque certains des actifs ont une durée de vie supérieure ou égale à 40 ans. Ils ont indiqué que le fait de disposer de renseignements à plus long terme pour la prise de décision faciliterait la planification des immobilisations dont l'acquisition ou le remplacement nécessite plusieurs années.

Dans l'ensemble, le processus actuel de planification veille à ce que les décisions d'investissement soient prises en fonction des priorités du programme et que ces décisions offrent une valeur optimale pour le Ministère. Toutefois, des améliorations au modèle servant à regrouper les exigences en matière d'investissements renforceraient encore ce processus.

Utilisation et entretien des immobilisations

Tout au long du cycle de vie d'un actif, l'état et le rendement opérationnel global de celui-ci sont évalués de manière régulière et systématique en vue de déterminer sa fonctionnalité, l'étendue et la nature de son utilisation et son rendement d'un point de vue physique et financier.

La présente vérification porte sur trois des quatre principales catégories d'immobilisations qu'Environnement Canada exploite, utilise et entretien afin de remplir son mandat - Biens immobiliers, biens de transport (véhicules légers) et biens des Sciences et technologies qui comprennent les actifs appartenant au Service météorologique du Canada (principalement les actifs servant à la surveillance hydrologique et atmosphérique) et à Sciences et technologies.

Dans l'ensemble, la vérification a permis de constater que les renseignements clés relatifs au rendement et aux coûts qui sont nécessaires à la prise de décision opérationnelle étaient, en général, disponibles pour les biens immobiliers gérés de manière centralisée et pour le parc de véhicules. Toutefois, ces renseignements ne sont pas aussi aisément disponibles pour la plupart des biens de Sciences et technologies et pour les biens immobiliers gérés par les secteurs de programme. Par ailleurs, si la vérification du commissaire à l'environnement et au développement durable recommandait que le Ministère développe la capacité à prendre en compte l'intégralité du coût du cycle de vie des actifs lors des prises de décision d'investissement, le Ministère n'a toujours pas défini ce que l'intégralité du coût du cycle de vie représentait pour les différentes classes d'actif. De plus, dans les cas où les renseignements relatifs au coût existent, ils ne sont généralement pas aisément disponibles aux fins d'analyse.

La vérification a permis de conclure que les renseignements sont disponibles en vue de gérer les immobilisations au cours de leur exploitation sont inadéquats dans certains domaines. Cela peut présenter le risque que le Ministère prenne des décisions de gestion du cycle de vie non optimales lorsqu'il s'agit de réparer ou de remplacer un équipement, de définir si un type de bien est aussi bon que d'autres actifs de sa catégorie ou de savoir si de nouveaux biens comportant des capacités supplémentaires sont nécessaires afin de satisfaire la demande attendue. Des renseignements insuffisants pour la prise de décision peuvent également entraîner des niveaux de risque supérieurs, comme, par exemple, lorsque la défaillance de biens appuyant des services essentiels provoque une interruption de ces services.

Les paragraphes suivants décrivent brièvement les actifs de chaque groupe de biens ainsi que les constatations relatives à leur exploitation et à leur entretien.

Biens immobiliers

Le Ministère dispose de biens immobiliers uniques sous forme de « locaux à usage particulier » tels que des laboratoires ou des installations informatiques. Environ 65 % des sites immobiliers d'Environnement Canada sont constitués de stations de surveillance de l'air, du climat et de l'eau réparties dans toutes les régions du pays. Le Ministère gère et exploite également des instituts de recherche et des habitats fauniques. Ces biens immobiliers servent à réaliser des études du milieu, à développer des technologies et à protéger la faune essentielle.

Notre vérification a porté sur 17 des sites les plus complexes gérés de manière centralisée par la Division de la gestion des biens de la Direction générale des services ministériels. Ils représentent près de 70 % de la valeur de remplacement totale de l'ensemble des biens immobiliers d'Environnement Canada. Leur taille varie de 56 212 m² (Centre canadien des eaux intérieures) et 20 340 m² (335, chemin River à Ottawa) à 149 m² pour une maison de ferme patrimoniale à Qualicum (Colombie-Britannique). La plupart de ces sites disposent de laboratoires, d'entrepôts, de bureaux et d'espaces communs.

La vérification a révélé que l'ensemble des coûts d'exploitation, d'entretien et d'amélioration des immobilisations est saisi pour chacun de ces 17 bâtiments ou sites. Seul le paiement en remplacement d'impôts n'est pas saisi directement. Toutefois, la Division de la gestion des biens tient à jour le registre du paiement en remplacement d'impôts pour l'ensemble des propriétés d'Environnement Canada et peut donc facilement déterminer le coût intégral d'exploitation de ces sites.

La vérification a également permis d'observer que l'information sur le rendement conservée par la Division de la gestion des biens pour ces sites comprenait, par exemple, le taux de réinvestissement, l'utilisation du site, les taux d'inoccupation, l'efficacité énergétique ainsi que l'intensité des émissions de gaz à effet de serre. Elle utilise également l'Indice de l'état des installations (l'Indice) afin d'évaluer l'état de ses bâtiments. L'Indice fournit une information fondée sur des données probantes qui vient alimenter le taux annuel de réinvestissement, ce qui permet d'éviter le report des lacunes en matière d'entretien. Afin de garantir que l'Indice de l'état des installations reflète véritablement l'état des installations, le cadre des biens immobiliers exige que la Division de la gestion des biens obtienne des rapports indépendants sur l'état des immeubles de la part de spécialistes externes. Ce cadre recommande que ces rapports soient établis tous les cinq ans afin de garantir que les décisions d'investissement sont en bonne voie et priorisées de manière efficace. Les résultats du dernier rapport indépendant sur l'état des immeubles réalisé en juin 2013 ont été communiqués à la haute direction.

Dans l'ensemble, la vérification a permis de conclure que l'information concernant le rendement et l'état des biens immobiliers gérés de manière centralisée était disponible. Cependant, l'équipe de vérification n'a pas été en mesure de définir si c'était le cas pour le reste des biens immobiliers gérés par les secteurs de programme étant donné qu'il s'est avéré difficile de trouver les informations de base permettant de localiser le gestionnaire de propriétés spécifiques (se reporter à la rubrique Rôles et responsabilités de la section 2.1).

Biens de transport

Au 31 mars 2013, Environnement Canada possède 737 véhicules légers. Les véhicules légers comprennent les voitures à passagers, les fourgonnettes et les camions légers qui sont conformes au Guide de commande des véhicules automobiles du gouvernement de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

La politique sur la gestion écologique du parc automobile d'Environnement Canada stipule clairement que le « personnel du programme doit veiller à ce que les véhicules soient en bon état de fonctionnement ». Il s'agit notamment de s'assurer que les véhicules sont entretenus régulièrement conformément aux spécifications des constructeurs et sont soumis à des essais de contrôle des émissions lorsqu'il existe des installations d'essai.

Les frais de carburant et d'entretien des véhicules légers sont tous saisis sur les cartes de crédit assignées aux véhicules. Les données relatives à l'entretien et au carburant de chaque véhicule sont compilées électroniquement à partir de la carte de crédit assignée au véhicule dans une base de données hôte appelée ARI. Environnement Canada est le propriétaire des données saisies dans ce système et le gestionnaire national du parc automobile peut accéder aux données de l'ensemble du parc ou des véhicules individuels. On peut utiliser ARI pour extraire des listes de données ainsi que l'information sur le rendement connexe.

La politique sur la gestion écologique du parc automobile établit également une liste des indicateurs de rendement permettant de mesurer les objectifs de gestion d'Environnement Canada en ce qui concerne les véhicules et les conducteurs. Une attention toute particulière est accordée aux mesures environnementales telles que la consommation de carburant et l'utilisation de carburants de remplacement.

Dans l'ensemble, la vérification a permis de conclure qu'Environnement Canada saisissait les renseignements requis afin de gérer de manière adéquate ses biens de transport. Par ailleurs, la récente consolidation du parc automobile entreprise par la Direction générale des services ministériels a contribué à l'optimisation de la gestion du parc automobile du Ministère.

Biens scientifiques et techniques

Il existe plus de 6 000 éléments dans cette catégorie d'immobilisations qui comprend aussi bien les actifs de Sciences et technologies que ceux du Service météorologique du Canada. Les biens possédés par la Direction générale des sciences et de la technologie se divisent en deux groupes. Le premier groupe est constitué de l'équipement scientifique permettant de produire des données (instruments d'analyse de laboratoire ou de terrain) ou appuyant directement la production de données (p. ex. équipement pour l'entreposage et le prélèvement d'échantillons, refroidisseurs à pompe). Le deuxième groupe ne permet pas de produire des données ou de soutenir leur production, mais n'en est pas moins nécessaire pour les travaux scientifiques (p. ex. tours, fraiseuses, matériel audiovisuel, vilebrequins à glace, systèmes GPS et générateurs).

Nous avons concentré nos efforts de vérification sur un échantillon du premier groupe de biens et plus particulièrement, sur les instruments permettant de produire des données, dont le prix est élevé. Cela comprend des articles tels que des spectromètres de masse spécialisés, des chromatographes en phase gazeuse et des instruments similaires dont les prix unitaires s'échelonnent généralement de 100 000 $ à 700 000 $. Nous avons visité des laboratoires à Ottawa et Burlington afin de déterminer comment ces instruments étaient exploités, utilisés et entretenus.

Les instruments que nous avons décidé d'examiner étaient tous manipulés par des scientifiques et des technologues de laboratoire lors de nos visites. La vérification a révélé que l'utilisation et le fonctionnement des instruments complexes, hautement perfectionnés faisaient généralement l'objet d'un document particulier indiquant l'ensemble des étapes et des facteurs nécessaires afin de garantir la validité et la fiabilité des résultats d'analyse.

La vérification a également permis de constater que, dans la pratique, à la différence de biens immobiliers tels que les bâtiments, les instruments scientifiques sont entretenus de façon continue et que des contrôles de leur performance sont effectués à chaque utilisation de l'instrument. Ces instruments fournissent à l'opérateur des données, de façon continue, sur le contrôle de la qualité qui lui permettent de surveiller la qualité des tâches effectuées. Hormis les données qui sont compilées de façon continue par le scientifique ou technologue qui manipule l'équipement, aucune information sur le rendement n'est conservée pour ce type de bien. Nous avons observé que les gardiens des biens savaient généralement si tel bien précis fonctionnait adéquatement et combien coûtait son entretien. Nous avons également constaté que ni les coûts ni l'information sur le rendement concernant ces biens n'étaient présentés sous forme de comparaison par rapport à d'autres biens de la même catégorie.

Les résultats des entretiens avec les représentants des Sciences et technologies ont permis de préciser également que s'il n'existait pas de système d'information de gestion permettant de suivre les frais d'entretien et de réparation individuels de chaque équipement, l'information était disponible et faisait l'objet d'un suivi au niveau du gestionnaire de section ou du chef d'unité. De plus, dans certains laboratoires, le Comité de gestion du site ou du laboratoire examine, au moins annuellement, les rapports de non-conformité concernant les problèmes d'instrumentation. Le cas échéant, les augmentations des coûts des équipements individuels font alors l'objet de discussion afin de définir les mesures appropriées.

Ainsi, si l'information relative aux coûts et au rendement est à la disposition du technicien afin qu'il puisse prendre des décisions concernant le fonctionnement ou l'entretien, elle n'est pas aisément accessible à des fins de planification générale à un niveau consolidé.

Biens du Service météorologique du Canada

Les réseaux de surveillance atmosphérique et hydrologique constituent les principales immobilisations du Service météorologique du Canada. Nous avons concentré nos efforts de vérification sur le réseau national de radars canadiens (réseau météorologique) et sur les réseaux marins.

Le réseau météorologique est composé de 30 stations radars - 28 appartiennent à Environnement Canada et 2 au ministère de la Défense nationale. Parmi les 28 stations radars appartenant à Environnement Canada, 27 sont exploitées par la Direction de la surveillance météorologique et environnementale du Service météorologique du Canada. La 28e station radar est une station de recherche située à King City en Ontario qui est exploitée et entretenue par la Direction générale des services ministériels.

Les résultats de l'examen de la documentation ont permis de montrer que la fonction d'entretien du Service météorologique du Canada est effectuée au moyen de protocoles de mesures correctives et d'entretiens préventifs. L'ensemble des stations radars fait l'objet d'une surveillance électronique permanente. La plupart des défaillances ne résultent pas de dégradations progressives de leurs performances, mais surviennent d'une manière soudaine. Si une anomalie survient dans une station radar, elle est immédiatement détectée électroniquement et le Bureau national de surveillance a connaissance de la situation.

Des activités d'entretien préventif sont effectuées par les techniciens en radar régionaux conformément à la liste décrivant les protocoles d'entretien relatifs aux inspections bimensuelles. L'ensemble des mesures d'entretien et des rapports d'inspection est surveillé à partir du site Web du système national d'information sur les radars.

Le temps de disponibilité du système est la mesure clé de rendement du réseau météorologique et fournit à la haute direction l'évolution dans le temps de la disponibilité du système, par station radar et pour l'ensemble du réseau.

Pour ce qui est des coûts du cycle de vie, nous nous attendions à trouver le genre de renseignements qui permettrait à la direction de prendre des décisions optimales en matière de réparation ou de remplacement. Le type de renseignements que nous recherchions comprend les coûts de réparation et d'entretien pour chaque station radar ainsi que pour le réseau, l'évolution des coûts sur l'ensemble du réseau et le type de renseignements ayant trait à la gestion du cycle de vie préconisé dans le rapport de 2008 du commissaire à l'environnement et au développement durable. Nous avons constaté que l'information sur les coûts n'est pas encore disponible pour chaque station radar et nous n'avons pas été en mesure de trouver un Indice d'état des actifs qu'Environnement Canada avait entrepris de concevoir en réponse aux recommandations du commissaire à l'environnement et au développement durable. Bien que le personnel des radars ait indiqué que les coûts du cycle de vie et certains renseignements sur le rendement existaient, l'obtention de ces renseignements nécessiterait un exercice d'extraction de données.

Dans sa réponse à la vérification de 2008 du commissaire à l'environnement et au développement durable, le Service météorologique du Canada s'était engagé à concevoir un Indice d'état des actifs. Les travaux préparatoires en la matière ont permis de constater des lacunes importantes du réseau de radars du Service météorologique du Canada. Ceci a entraîné des engagements de fonds supplémentaires dans les budgets de 2011 et 2013 aux fins d'amélioration du réseau de radars. Par ailleurs, le Service météorologique du Canada prévoit d'entreprendre un exercice approfondi en matière de rendement et de coûts du cycle de vie dans le cadre du renouvellement et de la modernisation de son réseau afin de s'assurer que les renseignements relatifs aux coûts du cycle de vie reflètent les composantes du réseau modernisé.

Les renseignements relatifs aux coûts du cycle de vie devraient être compilés régulièrement par station radar afin d'aider la direction à prendre des décisions en matière de réparation ou de remplacement. Le personnel des radars devrait être en mesure de prouver que les investissements en matière de radar sont prudents et que les fonds ne sont pas gaspillés pour le renouvellement excessif des actifs ou pour continuer à entretenir un actif lorsqu'il n'est plus prudent de le faire.

Le réseau maritime se compose de trois groupes d'immobilisations : les bouées captives, les systèmes automatiques de navires d'observation bénévole (AVOS) et les stations-bouées dérivantes.

En août 2013, il y avait 48 bouées captives postées dans l'eau. La moitié de ces bouées sont saisonnières et sont retirées de l'eau à l'automne. Les bouées sont inspectées et entretenues à la fois par des techniciens formés du Service météorologique du Canada et par un entrepreneur. Il incombe à ce dernier de modifier, de substituer ou de moderniser les pièces afin de respecter les spécifications physiques et électriques que le responsable technique d'Environnement Canada exige. De plus, l'entrepreneur doit former le personnel d'Environnement Canada. Des listes de contrôle d'inspection détaillées accompagnées des bons de travail sont conservées dans le module GCVA.

En août 2013, 52 stations AVOS étaient installés à bord de navires de la Garde côtière canadienne ou de navires de commerce. Les stations AVOS sont inspectées tous les ans, de manière non régulière, lorsque les navires sont au port. Certaines réparations et inspections sont effectuées par les techniciens du Service météorologique du Canada alors que d'autres travaux de réparation et la formation sont assurés contractuellement par le même fournisseur qui détient le contrat d'entretien et de réparation du réseau de bouées captives. Selon les termes du contrat, il incombe à l'entrepreneur de fournir les pièces, les sous-systèmes et les systèmes. Comme c'est le cas pour le réseau de bouées captives, des listes de contrôle d'inspection détaillées accompagnées des bons de travail sont conservées dans le module de Gestion du cycle de vie des actifs.

En août 2013, il existait 27 stations-bouées dérivantes actives. Ce nombre varie puisque les bouées sont déployées et expirent d'un mois à l'autre. Environnement Canada saura que la bouée expire, car elle n'enverra plus de signaux au réseau. La durée de vie utile moyenne d'une bouée dérivante est d'un à deux ans. Environnement Canada n'entretient pas ces bouées après qu'elles ont pris la mer et les revoie rarement.

La vérification a permis de conclure que, dans l'ensemble, les pratiques étaient généralement sensées.

Aliénations

La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor prévoit que l'objectif d'aliénation primordial est de s'assurer que l'aliénation du matériel en surplus est effectuée le plus efficacement possible et le plus rapidement possible dès que ces biens deviennent excédentaires par rapport aux besoins liés à l'exécution des programmes. Lorsqu'un bien est remplacé suite à une décision relative à la gestion du cycle de vie, il est non seulement important de surveiller l'acquisition du nouvel actif, mais également de suivre l'aliénation du bien remplacé.

La vérification a révélé que si les modèles de demande de planification intégrée des investissements permettent aux gestionnaires d'identifier les biens étant remplacés, 77 des 212 (36 %) demandes de remplacement ne comprenaient pas ces renseignements. De plus, l'équipe de vérification a observé peu ou pas de suivi après le remplacement pour s'assurer que les actifs remplacés ont bien été aliénés. La vérification a également révélé que le module des immobilisations d'Environnement Canada comprenait un registre comportant de nombreux biens qui n'existe plus dans le Ministère. La majeure partie du personnel d'Environnement Canada avec lequel nous nous sommes entretenus a reconnu que le processus d'aliénation était un défi de longue date, puisque certains biens remplacés ne sont pas aliénés et que le module des immobilisations n'est pas toujours mis à jour une fois l'actif aliéné. Nos discussions avec le personnel d'Environnement Canada qui effectue actuellement le dénombrement des immobilisations confirment ce point.

Dans l'ensemble, la vérification a permis de conclure que la procédure relative à l'aliénation adéquate des biens excédentaires devait être renforcée.

2.3 Système de gestion des biens

La Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor exige que les ministères s'assurent qu'un système d'information en matière de gestion du matériel est implanté afin de faciliter la collecte et la génération de données complètes et exactes concernant les actifs détenus (immobilisations, inventaires et matériel en cours d'utilisation). Ce système devrait être intégré aux systèmes ministériels d'information financière et appuyer le processus décisionnel pertinent et éclairé en matière de gestion du matériel.

Avant qu'un ministère soit en mesure de gérer ses immobilisations tout au long de leur cycle de vie, il doit d'abord savoir quels biens il détient, où ils se trouvent et qui en est le gardien. Le module des immobilisations du système financier d'Environnement Canada est le seul système permettant d'enregistrer l'existence d'un bien. Il enregistre quels biens existent, qui en est le gardien et quelle en est la valeur résiduelle aux fins d'information financière. Cela fait de nombreuses années qu'un dénombrement et qu'un rapprochement des actifs figurant dans le module des immobilisations n'ont pas été effectué.

Pour résoudre ce problème, la Direction générale des finances a commencé à travailler, en 2012, sur plusieurs initiatives parallèles. Aux fins de la présente vérification, la plus importante de ces initiatives est le projet lancé à l'automne 2012 visant à effectuer un dénombrement axé sur le risque^{Note de bas de page5} des immobilisations d'Environnement Canada. L'exercice n'est pas terminé et les changements de l'actif résultant de cette initiative n'étaient donc pas connus au moment de la vérification. Toutefois, la validation de l'existence des biens améliorera l'exhaustivité, et l'exactitude des renseignements consignés dans le module des immobilisations.

Le module GCVA est le système actuellement utilisé pour suivre ou gérer les immobilisations. Il est censé suivre les renseignements concernant les immobilisations tout au long de leur vie dans le Ministère. Par exemple, il vise à établir où se trouve un bien à un moment précis, à qui il a été affecté, quelle est sa fréquence d'utilisation, quel est son coût d'exploitation et d'entretien et comment il fonctionne. Les renseignements consignés dans le module GCVA devraient toujours être rapprochés de ceux figurant dans le module des immobilisations.

La vérification a révélé que le module GCVA ne comportait des renseignements que pour un sous-ensemble des immobilisations d'Environnement Canada: cinq des six réseaux de surveillance météorologique (le réseau de radar étant celui qui manque), et un sous-ensemble d'actifs de technologies de l'information (postes de travail, imprimantes) utilisés dans le Ministère.

Des entretiens avec des utilisateurs d'autres catégories d'actifs (Sciences et technologies) ont mentionné que le module ne disposait pas des fonctionnalités requises pour répondre à leurs besoins. La taxonomie (c.-à-d. la capacité à classer les actifs par catégorie) représentait le principal sujet de préoccupation. Les gestionnaires du module ont précisé que si la taxonomie existante n'a peut-être pas permis la répartition des actifs requise, le module de Gestion du cycle de vie des actifs autorisait de nombreuses taxonomies. Ainsi, une taxonomie distincte aurait pu être mise en œuvre aux fins d'utilisation par la Direction générale des sciences et de la technologie.

Par ailleurs, la vérification a révélé que les autorités fonctionnelles du parc de véhicules et des biens immobiliers continuaient d'utiliser des outils indépendants pour gérer le cycle de vie des actifs sous leur responsabilité, car ces outils offrent des fonctionnalités supplémentaires et sont capables de fournir des indicateurs clairs et propres à la catégorie de biens qu'elles gèrent pour ce qui est des coûts et du rendement opérationnel.

La vérification a permis de conclure que le module de Gestion du cycle de vie des actifs, tel qu'il est actuellement mis en œuvre, ne recueille pas les renseignements relatifs aux coûts de manière à permettre leur analyse ou leur utilisation. De plus, l'information provenant des deux systèmes autonomes (pour les biens immobiliers et le parc de véhicules) ne peut être obtenue à partir du module de Gestion du cycle de vie des actifs. En outre, compte tenu de l'état de l'information dans le module GCVA, nous avons constaté que le rapprochement avec les données du module des immobilisations était impossible pour la plupart des catégories de biens. Toutefois, comme nous l'avons mentionné précédemment, Environnement Canada passe actuellement à la mise en œuvre du système SAP et à l'intention d'élaborer et de mettre en application un module GCVA pour ce nouvel environnement.