Vérification de la gestion des immobilisations : chapitre 6
Annexe 1 - Méthodologie de la vérification
La vérification a été effectuée au moyen d’entrevues, de questionnaires, d'essais et d'examens approfondis de la documentation.
Elle a été en grande partie menée par un consultant avec le soutien du personnel à l'interne. Elle a été réalisée dans la région de la capitale nationale et a nécessité quelques visites dans la région de l'Ontario. Les entretiens dans les autres régions ont été menés par courriel ou téléconférence.
La portée de la vérification étant particulièrement vaste, elle s'est déroulée à un haut niveau afin d'identifier les domaines comportant les risques les plus élevés, pour lesquels l'équipe a fourni une analyse en profondeur.
Pour faciliter la lecture, nous avons défini les termes suivants aux fins du présent rapport. Les définitions reposent sur celles du Conseil du Trésor et ont été légèrement modifiées pour répondre aux besoins du présent rapport :
Immobilisations : Les immobilisations ont une valeur supérieure à 10 000 $, ne sont pas « consommées » au cours de leur utilisation normale. Leur durée de vie économique dépasse l'exercice au cours duquel elles ont été acquises. Aux fins du présent rapport, les immobilisations comprennent les biens de transport routier, les biens scientifiques et techniques, les biens immobiliers et les améliorations des biens immobiliers. Elles excluent expressément les terres, les meubles et les équipements de technologie de l'information.
Cadre : un cadre est un ensemble d'outils fondamental servant à la gestion d'une fonction. L'un des objectifs du cadre est de guider la mise en œuvre efficace d'une orientation générale en matière de gestion au sein du Ministère afin d'aboutir à des résultats cohérents et uniformes. Un cadre comprend :
- Des structures adéquates de responsabilisation et de prise de décision (organisation);
- Une série de politiques et de procédures qui établit et communique la source d'autorité pour la fonction, les rôles et les responsabilités;
- Les processus et les procédures pour la gestion de la fonction;
- L'information financière et de gestion nécessaire pour appuyer la prise de décision et le suivi du rendement relatifs à la fonction.
Un cadre peut comporter des cadres secondaires.
Gestion du cycle de vie : le cycle de vie d'une immobilisation comprend toutes les étapes de la vie du bien : la planification de son acquisition, sa véritable acquisition, son installation et sa configuration, son entretien, son utilisation et son exploitation et son remplacement ou son aliénation. Le Conseil du Trésor décrit la gestion du cycle de vie comme étant la gestion efficace et efficiente des biens, depuis l'identification des besoins jusqu'à l'aliénation des biens.