Revue du projet de renouvellement du système ministériel de gestion financière : chapitre 2

1. Introduction et contexte

Cette revue de système en voie d'élaboration du projet de renouvellement du système ministériel de gestion financière (SMGF) d'Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) a été intégré au sein du plan de vérification et d'évaluation axé sur le risque de 2013, tel qu'il a été approuvé par le sous-ministre, d'après la recommandation formulée par le Comité consultatif externe de vérification.

Une revue de système en voie d'élaboration se distingue d'autres vérifications internes par son approche « en temps réel », dans la mesure où le travail de terrain est effectué durant la conception ou l'élaboration et la mise en œuvre du système en voie d'élaboration et où les constations sont rapportées de manière plus informelle et rapide (voir également l'annexe 1 - Méthodologie et critères de la revue).

Les services de la société Deloitte s.r.l. ont été retenus pour mener cette revue de système en voie d'élaboration. La société Deloitte s.r.l. a élaboré une approche généralement admise pour effectuer des revues de système en voie d'élaboration au sein du gouvernement fédéral, et elle s'est servie de cette approche pour examiner d'autres projets de mise en œuvre de la technologie de l’information (TI) au sein du gouvernement fédéral, notamment des projets de mise en œuvre de SAP.

Le système ministériel de gestion financière (SMGF) d'Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) contribue de façon essentielle à la prestation des programmes et de la gestion des ressources au sein du Ministère. Le renouvellement du SMGF est entrepris pour remplacer le système d'Environnement et Changement climatique Canada existant et basé sur Oracle (appelé « MERLIN ») par le logiciel Systèmes, applications et produits (SAP), conformément aux normes du Conseil du Trésor sur les systèmes de planification des ressources de l'organisation.
 
La migration du SMGF d'Environnement et Changement climatique Canada vers le logiciel SAP est entrée en vigueur le 1^er avril 2015; Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) héberge SAP pour Environnement et Changement climatique Canada dans le cadre d'un partenariat de services partagés.
Les retombées anticipées du renouvellement du SMGF comprennent notamment :

• la réduction de l'ensemble des risques et des coûts, en tirant profit de l'investissement et de l'expertise d'Agriculture et Agroalimentaire Canada dans SAP;
• l'harmonisation accrue avec les orientations et les priorités du gouvernement du Canada;
• l'amélioration de l'efficacité et de la capacité grâce à une configuration commune, à des processus opérationnels communs de gestion financière et à des données de base communes.

La migration vers SAP a été menée par une équipe de projet du SMGF au sein de la Direction générale des finances, avec l'appui des ressources de la Direction générale des services ministériels. Les utilisateurs finaux de SAP, y compris les gestionnaires et leur personnel, se sont vus offrir la possibilité de formuler des commentaires portant sur la configuration du nouveau système et des processus opérationnels par l'entremise d'un certain nombre de groupes de travail, tels que des communautés de pratique axées sur une pratique commerciale particulière (p. ex. de l'approvisionnement au paiement), ou encore le comité consultatif de la transformation opérationnelle.

Le projet de renouvellement du SMGF est mené en plusieurs phases. Les activités de planification et d'établissement de la portée des incidences, les études de faisabilité, la détermination des ressources et l'élaboration de documents d'approbation des projets ont été réalisées au cours de l'exercice financier 2013-2014. Au cours de cette période, Environnement et Changement climatique Canada a examiné les mises en œuvre équivalente de SAP au sein d'autres ministères, a dialogué avec le Conseil du Trésor, et a élaboré une définition de haut niveau de ses exigences. Des discussions ont été entamées avec Agriculture et Agroalimentaire Canada en février 2013; une lettre d'intention visant à poursuivre la mise en œuvre de la solution SAP d'Agriculture et Agroalimentaire Canada au sein d'Environnement et Changement climatique Canada a été signée en juin 2013. Une évaluation de l'ajustement de la solution SAP à Agriculture et Agroalimentaire Canada aux exigences d'Environnement et Changement climatique Canada a été menée. L'ajustement des exigences de gestion de la relation intrinsèque à l'environnement des systèmes hébergés a également été évalué.

En août 2013, Environnement et Changement climatique Canada a obtenu l'accord de toutes les parties, y compris le Bureau du contrôleur général (BCG) du Conseil du Trésor et la Direction générale du dirigeant principal de l'information concernant la migration de son SMGF vers SAP, hébergé par Agriculture et Agroalimentaire Canada. Un protocole d'entente (PE) qui établit les objectifs du partenariat, les rôles et les responsabilités des parties, ainsi que les arrangements financiers qui sous-tendent le partenariat entre Environnement et Changement climatique Canada et Agriculture et Agroalimentaire Canada, a été signé en octobre 2013.

La phase de planification du projet de mise en œuvre a par la suite été exécutée. Les principaux résultats attendus rendant compte des activités de la phase de planification comprenaient le mandat du projet et l'analyse de rentabilisation afin d'obtenir l'approbation du projet pour sa phase de mise en œuvre.

Les activités de la phase de mise en œuvre ont commencé en octobre 2014. Au cours de cette phase, l'équipe du projet d'Environnement et Changement climatique Canada a examiné et documenté les processus opérationnels de gestion des finances et de la gestion des actifs au sein d'Environnement et Changement climatique Canada, et s'est servie des études révisées de procédé pour appuyer la préparation du système SAP aux fins d'utilisation par Environnement et Changement climatique Canada. La configuration de SAP par une équipe technique conjointe d'Agriculture et Agroalimentaire Canada et d'Environnement et Changement climatique Canada a fait suite à la méthodologie de projet SAP ordinaire pour concevoir, constituer et mettre en œuvre le logiciel en préparation au « lancement » le 1^er avril 2015.

Au cours de la revue de système en voie d'élaboration en décembre 2014, l'équipe du projet de renouvellement du SMGF a recommandé à l'équipe de la haute direction d'Environnement et Changement climatique Canada la réalisation de tâches supplémentaires au sein du projet sur les processus opérationnels de gestion des actifs au sein d'Environnement et Changement climatique Canada et les fonctions SAP qui appuient ces processus opérationnels, après le passage d'Environnement et Changement climatique Canada au système SAP le 1^er avril 2015. Cette prolongation du projet axée sur la composante « Gestion des actifs de l'entreprise » (GAE) de SAP, a été baptisée « phase 2 » du projet de renouvellement du SMGF. Par souci de clarté, ce rapport fait référence aux travaux en cours sur le projet après le 1^er avril 2015 comme appartenant à la « phase 2 - GAE ». La responsabilité principale de la gestion de la mise en œuvre de SAP au sein d'Environnement et Changement climatique Canada pour la phase 2 -GAE est passée de la Direction générale des finances à la Direction générale des services ministériels au début de 2015-2016.