Revue du projet de renouvellement du système ministériel de gestion financière : chapitre 1
Sommaire
Une revue de système en voie d'élaboration du projet de renouvellement du système ministériel de gestion financière (SMGF) d'Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) a été intégré au sein du plan ministériel de vérification et d'évaluation axé sur le risque de 2013, tel qu'il a été approuvé par le sous-ministre sur recommandation du comité consultatif externe de vérification (CCEV).
L'objectif de cette revue consistait à évaluer la pertinence de l'approche de gestion de projet utilisée afin d'assurer la réussite de la mise en œuvre du logiciel Systèmes, applications et produits (SAP) au sein d'Environnement et Changement climatique Canada.
L'approche adoptée dans une revue de système en voie d'élaboration se distingue de celles empruntées dans les revues ou vérifications internes, dans la mesure où le travail est effectué au cours du projet de mise en œuvre. Cette revue a été réalisé en même temps que le travail de l'équipe du projet de mise en œuvre; des rapports d'étape portant sur les constatations ont été présentés en décembre 2014 et en février 2015. Un compte rendu portant sur le contenu des rapports d'étape a été présenté au CCEV en mars 2015.
Dans l'ensemble, la revue a permis de conclure que l'approche de gestion de projet suivie par l'équipe du projet de renouvellement du SMGF était adaptée et que les contrôles et les pratiques de la gestion de projet ont été appliqués de façon efficace par Environnement et Changement climatique Canada. Des pratiques solides de gestion de projet ont été observées en lien avec la production de rapports de façon régulière et en temps opportun sur l'état du projet, les problèmes et les risques; l'accent placé par Environnement et Changement climatique Canada sur la nécessité de veiller à ce que les changements apportés au processus opérationnel cadraient bien avec la mise en œuvre de la nouvelle technologie SAP, et l'intégration des experts fonctionnels d'Environnement et Changement climatique Canada au sein de l'équipe SAP à Agriculture et Agroalimentaire Canada a été soulignée. La revue a toutefois permis de constater plusieurs exceptions présentant des risques pour la réussite globale du projet de mise en œuvre. Il s'agit notamment de risques liés à la mise en œuvre continue des fonctions de gestion des actifs dans SAP, au soutien opérationnel du nouveau SMGF et aux contrôles internes. Pour donner suite aux conclusions contenues dans le présent rapport, les recommandations suivantes sont formulées :
Recommandation nº 1 :
Le sous-ministre adjoint (SMA), Direction générale des services ministériels devrait s'assurer qu'il existe une structure de gouvernance et une orientation convenables pour la mise en œuvre du module Gestion des actifs de l'entreprise (phase 2 - GAE), et que cette structure de gouvernance comprend un comité directeur de projet actif.
Recommandation nº 2 :
Le sous-ministre adjoint, Direction générale des services ministériels et la sous-ministre adjointe, Direction générale des finances devraient veiller à ce que les compétences liées aux exigences techniques des fonctions de gestion des actifs dans SAP et celles liées aux compétences et pratiques en gestion de projet élaborées par les membres de l'équipe d'Environnement et Changement climatique Canada dans le cadre du projet avant le 1er avril 2015 sont conservées pour la mise en œuvre de la phase 2 - GAE.
Recommandation nº 3 :
La sous-ministre adjointe, Direction générale des finances et le sous-ministre adjoint, Direction générale des services ministériels devraient veiller à ce qu'un soutien soit offert aux utilisateurs par l'entremise de l'organisme de soutien d'Environnement et Changement climatique Canada après la mise en œuvre, et que ce soutien offert aux utilisateurs fasse l'objet d'une coordination entre les deux directions générales.
Recommandation nº 4 :
La sous-ministre adjointe, Direction générale des finances devrait s'assurer que la documentation et la mise à l'essai des contrôles internes touchés par la mise en œuvre de SAP soient terminées en temps opportun.
Réponse de la direction
Les sous-ministres adjoints des directions générales des services ministériels et des finances sont d'accord avec ces recommandations. Les réponses complètes de la direction figurent à la section 2 du présent rapport.