Revue du projet de renouvellement du système ministériel de gestion financière : chapitre 3

2. Objectif, portée et méthodologie

Objectif

L'objectif général de cette revue  de système en voie d'élaboration consistait à évaluer la pertinence de l'approche de gestion de projet utilisée afin d'assurer la mise en œuvre de SAP au sein d'Environnement et Changement climatique Canada.

L'annexe 1 du présent rapport résume les critères utilisés pour appuyer la revue des activités, en accord avec l'approche de CobiT^Note1 et Deloitte en matière de revue de système en voie d'élaboration.

Portée

La portée du projet comprenait les éléments suivants :

• la transformation du système financier et du processus opérationnel;
• l'harmonisation de la gestion de projet en matière d'analyse de rentabilisation (c'est-à-dire par l'entremise du plan de projet, de l'approche, des communications et de la coordination des activités du projet);
• la mise en œuvre de la solution de TI et de la gestion des changements (c'est-à-dire la conception du processus opérationnel, la configuration et le développement de logiciels, les essais d'acceptation par l'utilisateur, la conversion des données et le transfert, la gestion de l'infrastructure technique de TI);
• l'état de préparation des opérations et des utilisateurs (c'est-à-dire les processus opérationnels, la gestion des données, l'accès au système SAP, l'état de préparation des utilisateurs et leur formation).

La portée de la revue comprenait également l'approche et la méthodologie accélérée de SAP pour la gestion de projet de mise en œuvre qui fournit un cadre pour les composantes mentionnées ci-dessus (p. ex., la dotation en personnel et les rôles clés en matière de ressources, la mise en œuvre dans les secteurs d'activités, la mise en œuvre dans la production et l'entretien de TI et la transition aux fins de soutien).

En outre, la portée de la revue englobait les étapes suivies pour préparer l'accord qui appuie le fonctionnement continu du partenariat hébergeur-client entre Agriculture et Agroalimentaire Canada et Environnement et Changement climatique Canada.

La revue a également traité un suivi réalisé sur une recommandation formulée dans la vérification interne de la responsabilisation ministérielle et du renouvellement administratif, et des contrôles internes des rapports financiers en 2013. La recommandation portait sur la mise au point et l'approbation de documents clés du projet en temps opportun. Les documents de projet inspectés durant l'évaluation comprenaient la version définitive du mandat du projet de renouvellement du SMGF, de l'analyse de rentabilisation du renouvellement du SMGF, des résultats sommaires de l'évaluation de la solution de regroupement de SAP adaptée à Agriculture et Agroalimentaire Canada (il s'agit d'une analyse de la capacité du système SAP d'Agriculture et Agroalimentaire Canada à satisfaire aux exigences opérationnelles fonctionnelles d'Environnement et Changement climatique Canada) et de la phase de mise en œuvre du projet de renouvellement du SMGF - Stratégie préliminaire de transformation opérationnelle. Ces documents ont tous reçu l'approbation et la signature de la haute direction d'Environnement et Changement climatique Canada.

Dans la mesure où l'achèvement en temps opportun de la configuration des logiciels et des activités d'essai a revêtu une importance cruciale pour le calendrier du projet d'Environnement et Changement climatique Canada, le travail de l'équipe technique de SAP au sein d'Agriculture et Agroalimentaire Canada s'est placé dans le champ de la revue de système en voie d'élaboration, et la portée de la revue a englobé les tâches au sein du projet qui supposaient une interaction entre l'équipe du projet SMGF et l'équipe SAP d'Agriculture et Agroalimentaire Canada au sujet des processus de mise en œuvre de SAP. Cependant, la portée ne comprenait pas la revue des activités de gestion de projet au sein d'Agriculture et Agroalimentaire Canada.

Méthodologie

Une revue  de système en voie d'élaboration est effectuée au cours de la conception, l'élaboration et l'installation d'un système logiciel (SAP dans le cas présent), et la transformation des processus opérationnels dépend du système devant être mis en œuvre. Une revue  de système en voie d'élaboration porte habituellement sur les pratiques et les mesures de contrôle en matière de gestion de projet qui sont à l'œuvre pour garantir la livraison à temps des résultats du projet, leur qualité supérieure et le fait qu'ils satisfassent aux attentes du commanditaire et des intervenants du projet.

La méthodologie employée pour effectuer une revue  de système en voie d'élaboration se distingue de l'approche adoptée dans le cadre d'autres vérifications ou revues internes, dans la mesure où ses constatations y sont rapportées « en temps réel ». Les constatations sont consignées à mesure que la revue se poursuit; il est important de communiquer les constatations à la direction en temps opportun. Une revue  de système en voie d'élaboration diffère également d'une vérification de système en voie d'élaboration ou d'autres vérifications internes par le degré auquel les mesures de contrôle du projet sont étudiées, une revue  se caractérisant par un contrôle moins formel. L'approche sous forme de revue a été retenue au sein d'Environnement et Changement climatique Canada afin de réduire le risque que les échéances et les éléments livrables du projet de renouvellement du SMGF soient touchés par la revue. Cette approche a été présentée au Comité consultatif externe de vérification (CCEV) d'Environnement et Changement climatique Canada lors de sa réunion de novembre 2014.

L'équipe de revue a poursuivi quatre champs d'enquête généraux liés à l'exécution du projet de renouvellement du SMGF et à l'état de préparation d'Environnement et Changement climatique Canada face à l'installation du SMGF basé sur SAP le 1^er avril 2015. Il s'agissait des champs d'enquête suivants : gestion de projet et gouvernance; état de préparation au fonctionnement; état de préparation au déploiement; état de préparation au processus opérationnel.

L'évaluation des critères de revue et  le résultat atteint pour chaque critère reposent sur les données probantes recueillies lors de l'étude des documents et des entrevues des intervenants du projet. Dans les cas où un écart substantiel existait entre les résultats attendus et les pratiques observées, le risque que faisait peser l'écart sur la réussite du projet a été évalué, et des recommandations aux fins d'amélioration ont été consignées.

L'équipe de revue a préparé et soumis à la direction deux rapports d'étape comprenant les conclusions et les recommandations à ce jour : le premier rapport a été soumis en décembre 2014 et le deuxième en février 2015. Des fiches d'information ont été employées pour informer la haute direction des constatations et des recommandations, permettant que des mesures soient prises par l'équipe de projet le plus tôt possible. Les conclusions et recommandations reflétaient le travail entrepris jusqu'à la fin de la phase de réalisation de la revue (mars 2015).

Un compte rendu du contenu des rapports d'étape a été présenté au CCVE lors de sa réunion de mars 2015.

Énoncé de conformité

La présente revue est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité, appliquée dans le contexte d’une revue.

Selon notre jugement professionnel, tout comme les preuves recueillies, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été appliquées pour obtenir une assurance raisonnable de la véracité des conclusions décrites dans le présent rapport. Toutefois, les contrôles n’ont pas été mis à l’essai. Les conclusions reposent sur la comparaison des situations telles qu’elles étaient à la fin du travail sur le terrain (mars 2015) et des critères de la revue.