Politique ministérielle sur les remises de frais de service

1. Date d’entrée en vigueur

La présente politique a été approuvée par la Dirigeante principale des finances d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC). Elle est applicable à tous les services fournis le 1er avril 2021 ou après.

2. Champ d’application et portée

2.1. Une remise est le remboursement à un payeur de frais d’une partie ou de la totalité des frais payés à l’égard de la prestation d’un service, de la mise à disposition d’une installation, ou de l’octroi d’un droit ou d’un avantage pour lequel le Ministère estime que les normes de rendement n’ont pas été respectées.

2.2. Un aspect important de la Loi sur les frais de service (LFS) concerne les remises, qui contribuent à maintenir la responsabilité des programmes à l’égard de leurs normes de rendement (ou de service). À cette fin, la présente politique contient des directives à l’intention des programmes en ce qui concerne les remises accordées en vertu de l’article 7 de la Loi, y compris la mise en œuvre des exigences connexes énoncées à la sous-section 4.2.4 de la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales.

2.3. Les frais définis aux paragraphes 2(a) à 2(c) de la LFS sont assujettis aux obligations énoncées aux articles 4 (normes de rendement) à 7 (remises) de la LFS.

2.4. La présente politique concerne :

2.5. Cette politique ne concerne pas :

3. Objet

3.1. La présente politique vise à fournir des éclaircissements et des directives aux fonctionnaires ministériels responsables de la création de normes de rendement associées aux frais, y compris la portion de ces frais qui doit être remise en cas de non-respect des normes. Elle servira également à établir une approche de gestion des remises au Ministère qui soit juste, cohérente et conforme aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor en ce qui a trait aux aspects suivants :

4. Autorités

4.1. Les frais qui peuvent faire l’objet de remises dans le cadre de la présente politique relèvent de l’article 7 de la LFS.

4.2. Des directives supplémentaires à l’intention des ministères en ce qui concerne les remises sont énoncées dans les lois, directives et guides suivants :

5. Définitions

6. Énoncé de la politique

6.1. Cadre de la politique

La présente politique repose sur les exigences définies dans la LFS (article 7) ainsi que sur la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales du SCT (sous-section 4.2.4), en vertu desquelles les ministères établissent une politique et des procédures visant des remises accordées aux payeurs de frais.

6.2. Établissement de normes de rendement

Le Ministère doit établir des normes de rendement à l’égard des frais qu’il impose conformément à la LFS. La politique sur les remises décrit les circonstances dans lesquelles une portion des frais payés doit être remise au payeur lorsque les normes de rendement n’ont pas été respectées.

Les normes de rendement doivent être à la fois raisonnables et réalisables. Une norme de rendement qui semble trop contraignante est probablement trop sévère et devrait être adaptée à la réalité opérationnelle du programme. Ainsi, les programmes doivent éviter de créer des situations qui nécessitent une analyse approfondie pour déterminer si la norme de rendement a été respectée et si, dans le cas contraire, une remise doit être accordée au payeur de frais.

6.3. Détermination des remises

Chaque programme fixera des remises précises en tenant compte de divers facteurs, qui peuvent notamment comprendre les répercussions du non-respect de la norme de rendement pour le payeur de frais et l’écart relatif entre la norme et le rendement obtenu. En accord avec le paragraphe 7(1) de la LFS, il faut prendre note que lorsqu’une norme de rendement n’est pas respectée et qu’une remise est due, l’autorité compétente rembourse à la personne touchée, avant le 1er juillet de l’exercice suivant, la portion des frais payés par celle-ci que l’autorité compétente estime indiquée.

Chaque programme d’ECCC qui impose des frais assujettis aux exigences en matière de remises énoncées dans la LFS élaborera une approche de remise qui lui est propre. Les documents sur les approches de remise propres aux programmes décriront les services pertinents, les normes de rendement et les services rendus, présenteront les taux de remise applicables et décriront les processus de surveillance de la conformité et de production de rapports de conformité.

7. Approbation

Lorsqu’il est déterminé qu’une remise est indiquée, les responsables de programme doivent vérifier, avant le versement de la remise, que la demande a été approuvée par l’autorité pertinente. La Délégation des pouvoirs de signature en matière financière et de dépenses d’ECCC présente et décrit le niveau hiérarchique auquel l’approbation doit être faite, en fonction de la valeur monétaire, avant le versement de la remise.

8. Exigences

Les exigences suivantes s’appliquent à l’élaboration de toutes les approches de remise propres aux programmes :

8.1. Les programmes établissent des normes de rendement

Fixer la norme à l’échelle de la personne (et non à l’échelle d’un groupe) pour tous les payeurs de frais

Chaque programme qui impose des frais assujettis à la présente politique ministérielle doit être capable de mesurer son rendement envers chaque payeur de frais, et lui accorder une remise lorsque le programme ne respecte pas la norme de rendement accessible publiquement.

Il est à noter que les programmes ne sont pas autorisés à établir une norme de rendement à l’égard de frais de telle manière qu’une remise ne soit accordée que dans les cas où la norme ne serait pas respectée au-delà d’un certain pourcentage de l’ensemble des cas (p. ex., les programmes ne peuvent pas affirmer qu’aucune remise ne sera faite si la norme a été respectée pour au moins 80 % des payeurs de frais).

Veiller à ce que la norme de rendement soit réaliste

Les remises doivent être l’exception et non la règle. Si un programme accorde de nombreuses remises au cours d’un exercice pour un type de frais en particulier, cela pourrait être une indication que la norme de rendement pour ces frais n’est pas réaliste. Par conséquent, les programmes doivent tester la faisabilité d’une remise qui tienne compte de l’écart relatif entre la norme et le rendement obtenu.

Modifier une norme de rendement

Les ministères doivent mener des consultations avant de modifier une norme de rendement. Les normes établies avant le 22 juin 2017 sont exemptées de cette exigence. Toutefois, il est recommandé que les responsables de programmes qui envisagent la modification d’une norme de rendement ainsi exemptée consultent tout de même les personnes concernées avant de procéder.

8.2. Les programmes déterminent le montant applicable de la remise

Déterminer si la norme de rendement a été respectée ou non

Chaque programme désigne les limites pertinentes d’une norme de rendement pour les frais qu’il impose, ainsi que le service fourni en échange de ces frais. Par exemple, la sous-section 12.2 de la présente politique contient un lien vers l’Approche des remises du Programme et des permis d’immersion en mer, qui comprend ses normes de rendement. L’une de celles-ci concerne l’évaluation d’une demande de permis, pour laquelle une décision doit être rendue dans les 90 jours moyennant des droits de demande. Le personnel du programme avise le demandeur lorsque la demande complète et les droits exigibles ont été reçus, et surveille la date de l’avis et la date à laquelle la décision est rendue. Lorsque le temps écoulé entre les deux est de 90 jours ou moins, on considère que la norme a été respectée.

Retards imputables au payeur de frais et autres facteurs échappant au contrôle du Ministère

Lorsque vient le temps de déterminer si une norme de rendement a été respectée, chaque programme fait le suivi de tous les retards imputables aux actions du payeur de frais et à des facteurs qui échappent au contrôle du programme. Ces retards ne devraient pas être comptabilisés dans l’évaluation de la norme. Par exemple, dans l’exemple ci-dessus, si une violente tempête perturbe les télécommunications durant deux jours, ces deux jours ne seraient pas comptabilisés dans les 90 jours alloués au programme pour rendre une décision.

De la même manière, le Programme des substances nouvelles a établi un délai de 60 jours comme norme de rendement pour rendre une décision quant à l’évaluation de renseignements visés par l’annexe 5 du Règlement sur les renseignements concernant les substances nouvelles (substances chimiques et polymères). Aux fins de l’évaluation de la norme, le temps est calculé à partir du moment où tous les renseignements administratifs, frais exigibles et autres renseignements requis à l’annexe concernée du règlement ont été fournis. Si, à n’importe quelle étape du processus, on détermine que des renseignements sont manquants, le payeur en est avisé et le compte de jours est relancé une fois que les informations auront été reçues.

Calcul du temps pour satisfaire à la norme de rendement

La période commence lorsque le programme a en sa possession tous les éléments requis pour fournir le service. Sans compter les retards imputables au payeur de service ou aux circonstances échappant au contrôle du Ministère, la norme est considérée comme respectée si le programme ne prend pas plus de temps pour fournir le service que le dicte la norme de rendement (dans un tel cas, aucune remise n’est due).

Prise en compte des possibles répercussions néfastes sur le payeur de frais

Les répercussions du non-respect d’une norme de rendement sur le payeur de frais peuvent être de faible ou de très grande importance, et le programme peut en tenir compte lorsqu’il détermine le montant approprié de la remise.

Même si les remises doivent être accordées au cas par cas, l’analyse qui dicte les conditions pour qu’une remise soit accordée et le montant de la remise peut s’appuyer sur une analyse générale. Par exemple, le Programme d’immersion en mer (reportez-vous au lien de la section 12) a déterminé que le non-respect de la norme de rendement qui consiste à rendre une décision à l’égard d’une demande de permis dans les 90 jours suivant l’avis au demandeur que sa demande est reçue et complète pourrait avoir des répercussions moyennes sur le payeur de frais, en raison de retards dans l’exécution de son projet. Avec une telle politique en place, le programme supposera que les répercussions sont du même ordre chaque fois que la même norme de rendement n’est pas respectée. Par conséquent, une remise fixe est établie par le programme sur la base de répercussions de moyenne importance pour tous les cas, et les payeurs de frais peuvent donc prévoir la remise à laquelle ils pourraient avoir droit.

Prise en compte de la portion non respectée d’une norme de rendement

Lorsqu’un programme ne satisfait pas à une norme de rendement, une remise doit être accordée, si minime soit-elle, sans égard à la fréquence à laquelle la norme n’est pas respectée. Par exemple, les programmes qui respectent leur norme de rendement dans 95 % des cas accorderont une remise dans 5 % des cas.

Les programmes peuvent également tenir compte du degré de non-respect d’une norme de rendement. Par exemple, un programme pourrait envisager d’accorder une remise plus importante lors d’un retard de plusieurs jours que lors d’un retard d’un seul jour. L’Approche de remise du Programme d’immersion en mer (voir section 12) donne un exemple qui indique qu’un dépassement du délai établi à 90 jours dans la norme entraînera une remise de 15 % des frais payés. Toutefois, si le délai est dépassé de plus de 45 jours, une remise de 25 % serait alors due au payeur de frais. Le montant de la remise et le nombre de jours de dépassement du délai établi dans la norme de rendement seront déterminés par chacun des programmes et pourraient être différents pour chaque type de frais.

Remarquez que les programmes ne sont pas autorisés à adopter une politique de remise de 0 %, puisque ce serait une violation de la LFS. À l’inverse, les programmes peuvent adopter une politique de remise de 10  %. Toutefois, avant d’adopter une telle approche, il convient de tenir compte des coûts et de la portion des services qui ont effectivement été fournis.

8.3. Les programmes accordent des remises lorsqu’il est indiqué de le faire

Après avoir établi une norme de rendement et déterminé le montant de la remise, le personnel des programmes doit rester attentif aux obligations supplémentaires qui suivent :

Approbation des demandes de remise

Selon la Délégation des pouvoirs de signature en matière financière et de dépenses d’ECCC, les demandes de remise sont recommandées par des gestionnaires de programmes de niveau 6 et approuvées par des directeurs de programmes de niveau 5.

Une approche cohérente sur la manière dont les renseignements du payeur de frais seront conservés lorsqu’une remise est versée directement par le service des finances (p. ex., au moyen d’un chèque) ou par le programme (p. ex., au moyen d’un crédit appliqué à la carte de crédit du payeur de frais) doit être élaborée au sein des programmes.

Financement des demandes de remise

Les programmes qui perçoivent des recettes nettes en vertu d’un crédit (RNC) sont autorisés à dépenser les frais perçus, et peuvent puiser dans leurs RNC pour payer les remises de frais. Il est à noter que les programmes qui ne sont pas autorisés à dépenser les frais perçus (p. ex., lorsque ces frais sont versés directement au Trésor) doivent inscrire un centre de coût distinct à leur budget normal de fonctionnement pour faire le suivi des remises versées.

Frais exemptés

Les programmes ne doivent pas accorder de remise pour les frais de faible importance ou d’autres frais exemptés visés à la sous-section 2.5 de la présente politique.

Mode de versement des remises

Le versement des remises se fait au moyen du même mode qui a initialement servi au paiement des frais (p. ex., carte de crédit ou chèque).

Avis aux payeurs de frais

Les programmes doivent aviser par courriel ou par courrier les payeurs de frais qu’une remise de frais leur est due. Les payeurs de frais n’ont pas à faire une demande de remise. Lorsqu’un programme n’est pas en mesure de verser la remise en raison de circonstances hors de son contrôle, les fonds doivent être conservés, un registre des tentatives effectuées doit être tenu, et le rapport annuel des frais du programme doit indiquer le nombre de fois où un versement n’a pas pu être effectué.

Le montant des remises

Le montant des remises doit être établi en fonction du montant des frais payés au départ, et ne doit pas tenir compte des modifications apportées aux frais exigibles après le paiement initial de ces frais.

Intérêts

Les remises accordées dans le cadre de la présente politique ne peuvent pas porter intérêt.

Traitement de toutes les remises avant le 1er juillet de l’exercice suivant

À titre d’exemple, les remises liées à des frais payés au cours de l’exercice 2021-2022 doivent être versées avant le 1er juillet 2022.

Norme de rendement qui chevauche plusieurs exercices

Dans certains cas, il peut être difficile de verser une remise avant l’échéance du 1er juillet si les services n’ont pas été entièrement fournis. Par exemple, prenons le cas d’une demande de permis reçue en mars 2021 (exercice 2020-2021), dans le cadre d’un programme dont la norme de rendement pour l’examen des demandes est de 90 jours, et pour laquelle le service n’est complètement fourni qu’au cours de l’exercice suivant, soit 2021-2022. Dans un tel scénario, si la norme de rendement n’est pas respectée au cours de l’exercice 2021-2022, l’échéance pour le versement de la remise serait le 1er juillet de l’exercice suivant (2022-2023).

8.4. Suivi et examen des programmes

Tous les frais des programmes assujettis à la LFS doivent être établis, être approuvés et faire l’objet d’un examen périodique, notamment en ce qui concerne :

Suivi et surveillance

Un suivi et une surveillance de la conformité avec les normes de rendement doivent être effectués en continu au sein des programmes. De plus, des renseignements complets sur l’ensemble des transactions relatives aux frais doivent être fournis annuellement à la DGSMF en vue de la préparation du rapport annuel sur les frais d’ECCC. Le rapport doit comprendre les renseignements énumérés à l’article 20 de la LFS, c.-à-d. l’information relative aux frais nouveaux, modifiés ou abolis, aux frais qui n’ont généré aucun revenu, aux frais pour lesquels aucun coût n’a été engagé et aux frais de faible importance.

Commentaires et plaintes de la part des payeurs de frais

Des processus de traitement des commentaires et des plaintes doivent être établis au sein des programmes. Les plaintes qui ne peuvent être résolues au niveau des programmes doivent être transférées au directeur général de la gestion financière pour y être traitées. Les demandes doivent être acheminées à l'adresse suivante :

Directeur principal/directrice principale
Présentations au Conseil du Trésor, établissement des coûts et revenus
Environnement et Changement climatique Canada
200, boul. Sacré-Cœur
Gatineau (Québec)
K1A 0H3

D’autres obligations sont présentées dans les rôles et responsabilités énumérés à la section 9.

9. Rôles et responsabilités

La Politique sur la gestion financière du SCT définit les normes et les attentes du sous-ministre et du dirigeant principal des finances en matière de saine gestion financière dans l’ensemble du Ministère. Certains des rôles et responsabilités contenus dans la présente politique sont décrits plus en détail dans le document Délégation de pouvoirs d’ECCC. En outre, les rôles et les responsabilités en ce qui a trait particulièrement à la présente politique sont les suivants :

9.1. Sous-ministre/sous-ministre délégué

9.2. Sous-ministres adjoints des programmes soumis à la présente politique

9.3. Dirigeant principal des finances

10. Surveillance et production de rapports

La présente politique sera révisée au moins une fois tous les cinq ans, sous réserve du classement par ordre de priorité de tous les facteurs de risque ou facteurs importants au sein d’ECCC. De plus, toutes les remises accordées par le Ministère seront consignées et rendues publiques dans le rapport annuel sur les frais du président du Conseil du Trésor et dans le rapport annuel du Ministère.

11. Demandes de renseignements

Pour toute question concernant l’interprétation de la présente politique ou pour obtenir des précisions ou d’autres renseignements, veuillez envoyer un courriel au Centre d’expertise sur les accords financiers (CEAF) ou écrire à cette adresse :

Directeur principal/directrice principale
Présentations au Conseil du Trésor et établissement des coûts et gestion des subventions et contributions
Environnement et Changement climatique Canada
200, boul. Sacré-Cœur
Gatineau (Québec) K1A 0H3

12. Approches de remise propres aux programmes

12.1. Approche des remises du Programme des substances nouvelles

L’Approche des remises du Programme des substances nouvelles

12.2. Approche des remises du Programme d’immersion en mer

L’Approche des remises du Programme d’immersion en mer

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