Plan intégré de vérification et d’évaluation axé sur le risque 2016 à 2017 : chapitre 5

4. Plan intégré

Tel qu’indiqué dans la partie précédente, les plans de vérification et d’évaluation proposés cherchent à trouver un équilibre entre un certain nombre d’exigences et de considérations concurrentes et y parviennent dans le contexte des ressources de la DGVE (rubrique 4.5 et annexe C). Les plans de vérification et d’évaluation couvrent, outre les exigences et les priorités énoncées précédemment, des aspects importants des programmes et des activités d’ECCC, tel que le précise la présente partie.

Un sommaire intégré des plans pluriannuels de vérification et d’évaluation figure dans la rubrique 4.6 et les plans plus détaillés sont fournis aux annexes A et B.

4.1 Plan de vérification interne

A. Points saillants du plan

Le plan de vérification interne présenté dans l’annexe A comprend au total 21 projets à finaliser durant les trois prochaines années, dont 7 projets étaient déjà en cours à la fin de 2015-2016. Le plan, qui est fondé sur des ressources disponibles prévues conformément au budget planifié de la Direction générale (annexe C) pour 2016-2017, fait appel à un effectif total de huit équivalents temps plein (à l’exclusion du personnel affecté à la vérification externe) et dépend partiellement des services professionnels externes.

• La majorité des 21 projets prévus ou en cours a été reportée du plan de vérification du dernier exercice, tandis que six projets ont été ajoutés en raison de risques importants ou de recommandations de la haute direction. Quatre projets ont été retirés en raison de l’évolution de la situation ou parce qu’ils ont été fusionnés avec d’autres projets.^Note6
• Sept (7) des 21 projets étaient déjà en cours à la fin de 2015-2016 et deux d’entre eux ont été terminés depuis. Un des projets en cours est fondé en partie sur l’orientation d’un organisme central^Note7 (Examen de la gouvernance), qui recommande de mener périodiquement des vérifications de la gestion du risque et de la gouvernance.
• Deux des projets présentés dans le plan sont menés en collaboration avec le BCG : la vérification de la Planification des urgences et de la continuité des activités (en cours) et la vérification de la Planification et gestion des ressources humaines (débutant en 2017-2018). Une vérification de la Dotation et classification a également lieu en ce moment, en collaboration avec la CFP.
• On prévoit aussi en 2016-2017 débuter un projet de Vérification continue des contrôles, visant l’examen et l’évaluation périodiques (réguliers) des principaux contrôles des secteurs fonctionnels principaux tels que Finances, Approvisionnement et Ressources humaines. Les résultats des vérifications en cours^Note8 dans ces secteurs éclaireront la planification du projet de Vérification continue des contrôles. L’attention supplémentaire portée sur les principaux contrôles provient d’une demande de la haute direction.

B. Domaines essentiels de la vérification interne

La Vérification interne vise à fournir une évaluation indépendante de l’efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Ministère (domaines essentiels de la Vérification interne). La DGVE a tenu compte dans son plan pluriannuel de la couverture nécessaire des sujets suivants :

• tous les projets de vérification interne, dans le cadre de leur étape de planification, prendront en compte les processus clés de gestion et de contrôle relatifs aux domaines précis qu’ils couvrent, y compris les contrôles essentiels du CRG^Note9;
• tous les projets de vérification compris dans le plan tiennent généralement compte de la gestion du risque dans une certaine mesure, alors que certains portent plus clairement sur les principaux aspects de la gestion du risque (p. ex., Planification des urgences et de la continuité des activités);
• un examen du cadre de gouvernance d’ECCC est aussi en cours.

C. Risques organisationnels, priorités ministérielles et CRG

Le plan de vérification interne triennal tient compte de l’harmonisation avec les risques et les considérations clés, les priorités du Ministère et les principaux éléments du CRG. Plus précisément, le plan de vérification détaillé (annexe A) indique, pour chaque projet de vérification, le lien avec les principaux risques relevés au cours de l’exercice d’évaluation du risque de la DGVE, le lien avec les priorités clés d’ECCC et le lien avec les éléments clés du CRG.

4.2 Plan d’évaluation

A. Faits saillants du plan

Le plan d’évaluation détaillé présenté à l’annexe B comprend au total 27 projets à mener durant les deux prochaines années, dont 13 projets^Note10 étaient déjà en cours à la fin de 2015-2016 et seront terminés en 2016-2017, tandis que cinq projets seront terminés en 2017-2018 et le reste en 2018-2019. Le plan, qui est fondé sur des ressources offertes prévues conformément au budget planifié de la Direction générale (annexe C) pour 2016-2017, fait appel à un effectif total de 10 équivalents temps plein. Le plan d’évaluation a été élaboré en tenant compte des considérations clés ci-après :

• La priorité absolue de la planification est d’assurer la satisfaction des exigences prescrites par la LGFP (article 42.1) et des engagements en matière d’évaluation indiqués dans les présentations au CT. Par conséquent, le plan biennal appuie la couverture requise des programmes de S et C sur cinq ans ainsi que les engagements en matière d’évaluation pris à l’égard du CT au cours de la période de planification.
• Le plan actuel comprend au total 27 projets d’évaluation se répartissant ainsi :
  • sept (7) évaluations de programmes comportant des S et C (conformément à la LGFP);
  • sept (7) engagements d’évaluation liés aux présentations au CT;
  • huit (8) évaluations de programmes comportant des S et C et des engagements d’évaluation liés aux présentations au CT;
  • cinq (5) autres évaluations principalement axées sur le risque (non liées à un engagement du CT ou à des S et C).

Le plan rend compte du fait que les ressources requises pour évaluer un programme dépendent principalement de sa nature (p. ex. la complexité, la facilité d’évaluation, l’horizontalité), plutôt que de son caractère significatif. En conséquence, il y a une grande variation dans la couverture des DPD moyennes annuelles, malgré des investissements en ressources semblables d’années en années. En outre, le nombre d’évaluations et la couverture d’évaluation prévue peuvent différer considérablement en fonction des futurs engagements liés à de nouveaux programmes ou au renouvellement des programmes.

L’annexe B présente l’estimation de la couverture d’évaluation annuelle prévue pour chacune des deux années du plan ainsi que les besoins en ressources en jours-personnes et dollars, ainsi que l’estimation de la couverture par les évaluations des S et C et des dépenses. Compte non tenu des limites présentées ci-dessus, la composante d’évaluation de ce PVEAR répond essentiellement aux exigences de la nouvelle politique, lorsque c’est possible et dans le contexte de la présente année de transition.

4.3 Activités de liaison avec la vérification externe

La DGVE est le responsable des communications avec les fournisseurs d’assurance ou vérificateurs externes tels que la BVG, le CEDD, la CFP et d’autres encore. La Direction générale coordonne donc les vérifications externes ou évaluations menées par ces organisations et favorise des relations professionnelles ainsi que des activités de liaison et de communication ininterrompues. La coordination comprend aussi la prestation de conseils et d’assistance aux SM et aux cadres supérieurs tout au long du processus de vérification externe. La fonction de liaison avec la vérification externe contribue aussi à la coordination et aux réponses aux pétitions en matière d’environnement reçues du CEDD.

Un certain nombre de vérifications et d’études externes sont en cours ou prévues par les fournisseurs d’assurance externes. Les vérifications et les études externes ont été considérées dans le plan afin d’assurer une couverture appropriée et réduire au minimum le dédoublement possible des efforts à partir des plans de travail des organisations d’assurance externes disponibles à ce jour. Le sommaire du plan intégré (rubrique 4.6) comprend les vérifications et les études externes connues ou à mener pendant la période visée par ce plan.

4.4 Planification et coordination de la direction générale

La Direction de la planification stratégique et de la coordination (DPSC) de la DGVE est responsable de fonctions et d’activités diverses qui contribuent aux priorités de la DGVE incluant:

• coordonner les plans de vérification et d’évaluation axés sur le risque et le rapport annuel ainsi que les exercices réguliers (semestriels) de surveillance (suivis) de l’état des mesures de gestion en suspens découlant des recommandations des rapports de vérification et d’évaluation antérieurs;
• appuyer les pratiques professionnelles de la DGVE et maintenir les cadres et les outils de gestion de projet et d’assurance de la qualité. Cela comprend en particulier l’examen de nos pratiques professionnelles afin de les adapter aux politiques révisées du CT en matière de vérification et d’évaluation découlant de l’Initiative de réinitialisation de l’ensemble des politiques du SCT. En outre, si les ressources le permettent, mener une évaluation préalable à la prochaine inspection requise des pratiques (vérification interne) et évaluation neutre (évaluation) des pratiques professionnelles de la DGVE.
• fournir des services de secrétariat ainsi qu’un soutien logistique et une coordination au CCEV et au CME.
• coordonner les fonctions de gestion et d’administration de la Direction générale, notamment celles qui concernent l’approvisionnement, les finances et les ressources humaines. Coordonner aussi la participation de la DGVE aux diverses initiatives et aux divers exercices d’ECCC et du gouvernement.

4.5 Ressources prévues

Le PVEAR est fondé sur la capacité, le personnel professionnel et les ressources financières de la DGVE prévus pour 2016-2017. Les ressources de la Direction générale sont composées d’un total estimé de 29 ETP et d’un budget total de 3 471 K $ (annexe C). Aux fins de la planification pluriannuelle, les plans de vérification et d’évaluation reposent sur l’hypothèse selon laquelle les ressources financières et de projet dans les années futures seraient semblables aux ressources prévues pour 2016-2017.

Selon les ressources prévues présentées, l’équipe de gestion de la DGVE prévoit être en mesure d’exécuter ses plans et projets de vérification et d’évaluation de 2016-2017, dont rend compte le présent PVEAR. Si l’exécution du PVEAR est entravée par la non-disponibilité des ressources ou par d’autres facteurs, le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation portera ce point à l’attention du CCEV et/ou du CME pour examen et recommandera les changements nécessaires au SM pour approbation.

4.6 Sommaire du plan intégré

Le tableau aux pages subséquentes résume dans un format comparatif tous les projets de vérification interne et d’évaluation prévus au cours des trois prochaines années et des deux prochaines années respectivement, et présente une vue intégrée de tous les projets prévus ainsi que des vérifications externes connues, tel que celles du CEDD.

Le tableau est organisé conformément aux principaux éléments du CRG et présente les projets selon l’année d’achèvement prévue. Cette présentation est, d’une certaine façon, une simplification excessive, puisque les projets peuvent débuter et se terminer au cours de différentes périodes et de différents exercices financiers. Les vérifications externes présentées dans le tableau sont celles qui sont connues avec une certitude raisonnable au moment de la préparation du présent PVEAR et, par conséquent, ne représentent pas nécessairement toutes les vérifications qui seront entreprises par les fournisseurs d’assurance externes. Les plans de vérification et d’évaluation détaillés ci-joints (annexes A et B) fournissent des renseignements plus complets sur les projets prévus.

Tableau 1 - Sommaire des plans de vérification et d’évaluation
Le tableau ci-après récapitule les projets prévus en fonction des éléments clés du CRG ainsi que par année d’achèvement (voir la légende ci-dessous).

Légende et remarques :

* : Projets en cours (commencés avant 2016-2017)