Rapports annuel de 2015–2016 sur la Loi sur l’accès à l’information et sur la Loi sur la protection des...

Table des matières

Rapport concernant la Loi sur l’accès à l’information

1. Introduction

La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens ainsi qu’aux personnes et aux sociétés présentes au Canada le droit d’accès aux documents du gouvernement fédéral qui ne contiennent pas des renseignements personnels. La Loi s’ajoute aux autres procédures d’obtention de renseignements gouvernementaux plutôt que de les remplacer. Elle ne vise aucunement à limiter les autres méthodes d’accès sur demande aux renseignements gouvernementaux auxquelles le grand public peut habituellement avoir accès.

Ce rapport été préparé et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information.

Le Comité externe d’examen des griefs militaires (le Comité ou CEEGM) a pour raison d’être d’assurer l’examen indépendant et externe des griefs des militaires. L’article 29 de la Loi sur la défense nationale (LDN) prévoit que tout officier ou militaire du rang qui s’estime lésé par une décision, un acte ou une omission dans la gestion des affaires des Forces armées canadiennes a le droit de déposer un grief. L’importance de ce droit ne peut être minimisée car, à quelques exceptions près, il s’agit là de la seule procédure formelle de plainte disponible pour les membres des Forces armées canadiennes.

Le Comité examine les griefs des militaires qui lui sont renvoyés et formule des conclusions et recommandations (C et R) à l’intention du Chef d’état-major de la Défense (CEMD) et de l’officier ou du militaire du rang qui a déposé le grief.

Dans la mesure où les circonstances et l’équité le permettent, le Comité doit également agir avec célérité et sans formalisme.

2. Administration

Le Bureau de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) fait partie des Services ministériels du secteur de la planification stratégique et mesures du rendement. La section compte deux employés qui s'acquittent des obligations qu'a le Comité en vertu des deux lois à environ ,02% de leur temps.

La coordonnatrice d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP), la directrice exécutive ainsi que l’Avocate générale ont reçu le pouvoir de surveiller la mise en application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du Comité externe d’examen des griefs militaires et d’en assurer l’observation.

On trouve la description des catégories de documents institutionnels détenus par le Comité externe d’examen des griefs militaires dans les bibliothèques publiques et les bibliothèques des établissements d’enseignement, dans les bureaux de circonscription des députés fédéraux et sur le site Internet du Comité au http://mgerc-ceegm.gc.ca/pd-dp/is-is-fra.html. Le Comité externe d’examen des griefs militaires ne détient pas de fichiers inconsultables.

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, l’institution a désigné un espace comme salle publique de consultation de publications et autres documents publics régissant l’administration et les opérations du Comité externe d’examen des griefs militaires. L’adresse est la suivante :



Comité externe d’examen des griefs militaires
60, rue Queen, 9ième étage
Ottawa (Ontario) K1P 5Y7

3. Décret de délégation de pouvoirs Loi sur l’accès à l’information

Le nom du Comité des griefs des Forces canadiennes a été modifié conformément à la Loi modifiant la Loi sur la Défense nationale et d’autres lois en conséquence, L.C. 2013, c. 24, art. 11(1). Un nouveau décret de délégation de pouvoirs a été signé par le président afin de refléter le changement de nom.

Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Accès à l’information

Je, soussigné, Président du Comité externe d’examen des griefs militaires, autorise, en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, la Directrice exécutive, l’Avocate générale ainsi que la Coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, à exercer au nom du Président les pouvoirs de signer, les attributions, les fonctions et les pouvoirs détaillés dans l’annexe A ci-jointe.



Bruno Hamel
Président
Comité externe d’examen des griefs militaires

Date : 26 mars 2014

Annexe A - Délégation des pouvoirs, fonctions et attributions en vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information
Article Description Directrice exécutive Avocate générale Coordonnateur AIPRP
7 Répondre à la demande de communication de document dans les trente jours suivant sa réception; donner accès ou aviser par écrit X   X
8 Transmettre la demande à l’institution gouvernementale la plus concernée; aviser la personne par écrit de la transmission X   X
9 Proroger le délai de réponse à la demande et aviser le Commissaire à l’information de toute prorogation de plus de 30 jours X   X
10 Aviser dans le cas de refus de communication d’un document X X X
11 Gérer le versement des droits X   X
12(2) Décider de faire traduire ou non le(s) document(s) demandé(s) X   X
12(3) Si nécessaire et raisonnable, transférer le(s) document(s) sur un support de substitution X   X
13(1) Refuser de communiquer tout document obtenu à titre confidentiel d’un autre gouvernement X X  
13(2) Peut communiquer tout document contenant des renseignements visés au paragraphe 13(1) si le gouvernement qui l’a fourni consent à la communication ou rend les renseignements publics X X  
14 Peut refuser de communiquer tout document contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires fédérales-provinciales X X  
15 Peut refuser de communiquer tout document contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales, à la défense ou à la détection, à la prévention ou à la répression d’activités hostiles ou subversives X X  
16 Peut refuser de communiquer tout document ayant trait à l’exécution de la loi et au déroulement des enquêtes, contenant des renseignements qui risqueraient de faciliter la perpétration d’infractions ou des renseignements confidentiels sur les activités des services de maintien de l’ordre dans les provinces ou les municipalités X X  
17 Peut refuser de communiquer tout document contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus X X  
18 Peut refuser de communiquer tout document contenant des renseignements dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter un préjudice appréciable aux intérêts économiques du Canada X X  
19 Refuser la communication de tout document contenant des renseignements personnels visés à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels X X X
20 Refuser de communiquer tout document contenant des renseignements concernant les tiers X X X
21 Peut refuser de communiquer tout document contenant des renseignements concernant les opérations gouvernementales X X  
22 Peut refuser de communiquer tout document contenant des renseignements relatifs à certaines opérations, essais, épreuves ou vérifications X X  
23 Peut refuser de communiquer tout document contenant des renseignements protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client X X X
24 Refuser la communication de tout document contenant des renseignements dont la communication est restreinte en vertu d’une disposition figurant à l’annexe II X X  
25 Supprimer tout renseignement qui risquerait d’être divulgué X X X
26 Peut refuser de communiquer tout document s’il y a des motifs raisonnables de croire que le contenu du document sera publié dans les quatre-vingt-dix jours ou dans un délai supérieur X X  
27(1) et (4) Donner au tiers intéressé avis écrit de l’intention de donner communication d’un document qui contient des renseignements au sujet d’un tiers. Peut proroger le délai concernant l’avis au tiers X X X
28(1)(b) Dans les trente jours suivant la transmission de l’avis au tiers conformément au paragraphe 27(1), donner avis de la décision de communiquer tout document qui contient des renseignements au sujet d’un tiers X X X
28(2) Renoncer aux exigences concernant les observations écrites et autoriser le tiers à faire une présentation orale X X X
28(4) Donner suite à sa décision de communiquer un document concernant un tiers dès l’expiration des vingt jours suivant la transmission de l’avis au tiers visé concernant la décision de communiquer ce document, sauf si celui-ci exerce un recours en révision en vertu de l’article 44 X X X
29(1) Transmettre à la personne qui en fait la demande et à tout tiers visé un avis écrit de la décision du Comité de communiquer des renseignements sur la recommandation du Commissaire à l’information X X  
33 Lorsqu’il reçoit avis d’une enquête, mentionner au Commissaire à l’information le nom du tiers à qui il a donné l’avis prévu au paragraphe 27(1) ou à qui il l’aurait donné s’il avait eu l’intention de donner communication d’un document X   X
35(2) Le droit de présenter des observations au Commissaire à l’information au cours d’une enquête X X  
37(1)(b) Recevoir le rapport du Commissaire à l’information sur les résultats et les recommandations et donner avis soit des mesures prises ou des motifs invoqués pour ne pas y donner suite X X  
37(4) Donner au plaignant accès au document dans le cas où il a fait suite à la demande du Commissariat en vertu de 37(1)(b) et qu’un avis est requis X X  
43(1) Sur réception d’un avis de recours en révision exercé en vertu des articles 41 ou 42, donner avis du recours à un tiers X X X
44(2) Aviser par écrit la personne qui a demandé communication d’un document, de la demande du tiers concernant un recours en révision en application de l’article 44 X X X
52(2) Demander que les auditions à huis clos tenues en vertu des articles 41 ou 42, aient lieu et soient déterminées dans la région de la capitale nationale X X X
52(3) Demander et obtenir le droit de faire des représentations ex parte en vertu de l’article 52 X X X
68,69 Refus de communiquer tout document exclus en vertu de la Loi X X X
71(2) Enlever tout renseignement protégé contenu dans les manuels avant que ceux-ci soient consultés par le public X X X
72(1) Préparer le Rapport annuel pour le Parlement     X
77 Responsabilités conférées sur le responsable d’une institution fédérale en vertu des règlements pris en application de l’article 77 X X X

4. Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l'institution : Comité externe d’examen des griefs militaires

Période d'établissement de rapport : 2015-04-01 au 2016-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

1.1 Nombre de demandes
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 6
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 6
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 6
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0
1.2 Source des demandes
Source Nombre de demandes
Médias 1
Secteur universitaire 1
Secteur commercial (secteur privé) 3
Organisation 0
Public 0
Refus de s'identifier 0
Total 6
1.3 Demandes informelles
Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
4 2 1 0 0 0 0 7

Remarque: Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 3 0 0 0 0 0 0 3
Communication partielle 3 0 0 0 0 0 0 3
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande transmise 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Traitement informel 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 6 0 0 0 0 0 0 6
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
13(1)a) 0
13(1)b) 0
13(1)c) 0
13(1)d) 0
13(1)e) 0
14a) 0
14b) 0
15(1) - A.I.Note de tableau 1 0
15(1) - Déf.Note de tableau 2 0
15(1) - A.S.Note de tableau 3 0
16(1)a)(i) 0
16(1)a)(ii) 0
16(1)a)(iii) 0
16(1)b) 0
16(1)c) 0
16(1)d) 0
16(2)a) 0
16(2)b) 0
16(2)c) 0
16(3) 0
16.1(1)a) 0
16.1(1)b) 0
16.1(1)c) 0
16.1(1)d) 0
16.2(1) 0
16.3 0
16.4(1)a) 0
16.4(1)b) 0
16.5 0
17 0
18a) 0
18b) 0
18c) 0
18d) 0
18.1(1)a) 0
18.1(1)b) 0
18.1(1)c) 0
18.1(1)d) 0
19(1) 3
20(1)a) 0
20(1)b) 0
20(1)b.1) 0
20(1)c) 0
20(1)d) 0
20.1 0
20.2 0
20.4 0
21(1)a) 0
21(1)b) 0
21(1)c) 0
21(1)d) 0
22 0
22.1(1) 0
23 0
24(1) 0
26 0

Notes de bas de tableau

2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
68a) 0
68b) 0
68c) 0
68.1 0
68.2a) 0
68.2b) 0
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69(1)c) 0
69(1)d) 0
69(1)e) 0
69(1)f) 0
69(1)g) re a) 0
69(1)g) re b) 0
69(1)g) re c) 0
69(1)g) re d) 0
69(1)g) re e) 0
69(1)g) re f) 0
69.1(1) 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 2 1 0
Communication partielle 1 2 0
Total 3 3 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 1571 1571 3
Communication partielle 2266 1741 3
Tous exemptés 0 0 0
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Communication totale 2 18 0 0 0 0 1 1553 0 0
Communication partielle 2 10 0 0 0 0 1 1731 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 28 0 0 0 0 2 3284 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation
requise
Estimation des
frais
Avis juridique Autres Total
Communication totale 1 0 0 0 1
Communication partielle 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 1

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Prorogations

3.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)(b) Consultation 9(1)(c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
3.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 9(1)a) Entrave au fonctionnement 9(1)b) Consultation 9(1)c) Avis à un tiers
Article 69 Autres
30 jours ou moins 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Partie 4 - Frais

Type de frais Frais perçus Frais dispensés ou remboursés
Nombre de demandes Montant Nombre de demandes Montant
Présentation 0 $15 0 $0
Recherche 0 $0 0 $0
Production 0 $0 0 $0
Programmation 0 $0 0 $0
Préparation 0 $0 0 $0
Support de substitution 0 $0 0 $0
Reproduction 0 $0 0 $0
Total 0 $15 0 $0

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

5.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernment du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernment du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 3 22 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 3 22 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 3 22 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
5.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernment du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours More than 365 jours Total
Communiquer en entier 2 0 0 0 0 0 0 2
Communiquer en partie 1 0 0 0 0 0 0 1
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 3 0 0 0 0 0 0 3
5.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommendation Number of jours required to complete consultation requests
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours More than 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 6 - Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

6.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
6.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1000 pages traitées 1001 à 5000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 32 Article 35 Article 37 Total
0 0 0 0

Partie 8 - Recours judiciaire

Recours judiciaire
Article 41 Article 42 Article 44 Total
0 0 0 0

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information

9.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $763
Heures supplémentaires $0
Biens et services $1 990
Contrats de services professionnels $0
Autres $1 990
Total $2 753
9.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrés aux activités liées à l'accès à l'information
Employés à temps plein 1.00
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00
Étudiants 0.00
Total 1.00

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Pendant la période visée, soit du 1er avril 2015 au 31 mars 2016, le Comité externe d’examen des griefs militaires a reçu 13 nouvelles demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ; 6 demandes formelles et 7 informelles et aucune demande n’a été reportée depuis la dernière période 2014-2015.

Le nombre de demandes est resté sensiblement le même dans les quatre derniers exercices, bien que 2013-2014 a vu plus de demandes de consultations d'autres organisations que du public. En 2015-16, 10 demandes ont été pour les documents du Comité, dont 7 étaient des demandes informelles, ce qui représente une diminution des demandes formelles des années précédentes.

Tendance de la Source des demandes (pourcent)
  2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016
Refus de s'identifier 0% 0% 0% 0% 0%
Public 71% 76% 44% 72% 23%
Organisme 29% 10% 56% 22% 23%
Secteur commercial (secteur privé) 0% 5% 0% 0% 31%
Secteur universitaire 0% 5% 0% 0% 8%
Médias 0% 5% 0% 6% 15%

Disposition à l’égard des demandes traitées

En 2015-2016, 6 demandes formelles ont été complétées. Voici comment se répartit le traitement de ces demandes :

  • 3 communications intégrales;
  • 3 communications partielles;

Exceptions invoquées

La Loi sur l'accès à l'information permet, et dans certains cas exige, que certains renseignements soient exemptés et non communiqués. En 2015-2016, le Comité a invoqué un total de 3 exceptions conformément aux articles suivants de la Loi sur l’accès à l’information :

  • Article 19 : Exemptions des documents contenant des renseignements personnels.

Exclusions citées

Aucune demande n’a fait l’objet d’exclusions citées.

Complexité

Le nombre de pages examinées et entièrement communiquées était de 1 571 pages et communication partielle était de 1 741 pages, pour un total de 3 312 pages.

Frais

Au cours de la période visée, 15,00 $ ont été perçus pour les frais de demandes. Les frais pour 7 demandes informelles ont été exemptés.

Coûts

En 2015-2016, le Comité a engagé environ 763 $ en coûts salariaux et 1 990 $ en coûts de biens et services pour l’administration de la Loi sur l’accès à l’information.

5. Formation

Dans le cadre du plan de sensibilisation de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Comité; des courriels Clin d’œil sur l’AIPRP sont envoyés aux employés de façon régulière afin de partager des points d’intérêt et de l’information face à l’AIPRP. Ces courriels contiennent de l’information visant une gamme de sujets : en passant de Pratiques exemplaires, la Sécurité de l’information, la Gestion de l’information et des documents, ainsi que des présentations donnant un aperçu de la Loi et jeux-questionnaires. Les sujets clés de ces sessions reliés l’accès à l’information, portaient sur ce qui suit :

  • Clin d’œil sur l'AIPRP – séance de sensibilisation sur la vie privée et les renseignements personnels (2 présentations et 2 questionnaires pour 46 employés).
  • Clin d’œil sur l'AIPRP – séance de sensibilisation afin de mieux faire connaître les bases de l'accès à l'Information et protection des renseignements personnels pour les nouveaux employés.
  • Clin d’œil sur l'AIPRP – séance de sensibilisation sur la vie privée et les renseignements personnels (700 meilleurs amis).
  • Clin d’œil sur l'AIPRP – séance de sensibilisation sur les Pratiques exemplaires sur la Sécurité de l’information et de documents (46 employés).

6. Politiques, lignes directrices et procédures institutionnelles

Durant la période couverte par ce rapport, le Comité n’a pas mis en œuvre de nouvelles politiques propres à l’institution, de lignes directrices ou de nouvelles procédures relatives à l’accès à l’information.

7. Plaintes et enquêtes

Aucune plainte ou enquête.

8. Délai de traitement et prorogations

Dans le but de faire un suivi du temps requis pour traiter les demandes en vertu des deux lois (la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels), le Bureau de l'AIPRP rapporte les délais sur ses activités à la Directrice exécutive des services corporatifs. Toutes les demandes ont été traitées dans les délais prescrits.

Rapport concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

1. Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens un droit d'accès à l'information que le gouvernement possède à leur sujet et protège cette information contre toute utilisation ou divulgation non autorisée. Les ministres et responsables d'organismes ont la responsabilité de veiller à ce que leurs organismes respectent les lois régissant la protection des renseignements personnels.

Ce rapport été préparé conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Comité externe d’examen des griefs militaires (le Comité ou CEEGM) a pour raison d’être d’assurer l’examen indépendant et externe des griefs des militaires. L’article 29 de la Loi sur la défense nationale (LDN) prévoit que tout officier ou militaire du rang qui s’estime lésé par une décision, un acte ou une omission dans la gestion des affaires des Forces armées canadiennes a le droit de déposer un grief. L’importance de ce droit ne peut être minimisée car, à quelques exceptions près, il s’agit là de la seule procédure formelle de plainte disponible pour les membres des Forces armées canadiennes.

Le Comité examine les griefs des militaires qui lui sont renvoyés et formule des conclusions et recommandations (C et R) à l’intention du Chef d’état-major de la Défense (CEMD) et de l’officier ou du militaire du rang qui a déposé le grief.

Dans la mesure où les circonstances et l’équité le permettent, le Comité doit également agir avec célérité et sans formalisme.

2. Administration

La coordonnatrice d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP), la directrice exécutive ainsi que l’Avocate générale ont reçu le pouvoir de surveiller la mise en application de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein du Comité externe d’examen des griefs militaires et d’en assurer l’observation. Vous trouverez à l’annexe C une copie des ordonnances de délégation approuvées du Comité externe d’examen des griefs militaires.

On trouve la description des catégories de documents institutionnels détenus par le Comité externe d’examen des griefs militaires dans les bibliothèques publiques et les bibliothèques des établissements d’enseignement, dans les bureaux de circonscription des députés fédéraux et sur le site Internet http://www.infosource.gc.ca/. Le Comité externe d’examen des griefs militaires ne détient pas de fichiers inconsultables.

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, l’institution a désigné un espace comme salle publique de consultation de publications et autres documents publics régissant l’administration et les opérations du Comité externe d’examen des griefs militaires. L’adresse est la suivante :



Comité externe d’examen des griefs militaires
60, rue Queen, 9ième étage
Ottawa (Ontario) K1P 5Y7

3. Décret de délégation de pouvoirs Loi sur la protection des renseignements personnels

Le nom du Comité des griefs des Forces canadiennes a été modifié conformément à la Loi modifiant la Loi sur la Défense nationale et d’autres lois en conséquence, L.C. 2013, c. 24, art. 11(1). Un nouveau décret de délégation de pouvoirs a été signé par le président afin de refléter le changement de nom.

Arrêté autorisant la délégation de pouvoirs

Loi sur la protection des renseignements personnels

Je, soussigné, Président du Comité externe d’examen des griefs militaires, autorise, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Directrice exécutive, l’Avocate générale ainsi que la Coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, à exercer au nom du Président les pouvoirs de signer, les attributions, les fonctions et les pouvoirs détaillés dans l’annexe B ci-jointe.



Bruno Hamel
Président
Comité externe d’examen des griefs militaires

Date : 26 mars 2014

Annexe B - Délégation des pouvoirs, fonctions et attributions en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Article Description Directrice exécutive Avocate générale Coordonnateur AIPRP
8(2) En général, communiquer les renseignements personnels conformément aux dispositions prévues au paragraphe 8(2) X X  
8(2)(e) Communiquer les renseignements personnels à un organisme d’enquête qui en fait la demande par écrit X X  
8(2)(j) Communiquer les renseignements personnels pour des travaux de recherche ou de statistique X X  
8(2)(m) Communiquer des renseignements personnels pour des raisons d’intérêt public ou dans le meilleur intérêt de l’individu concerné X X  
8(4) Conserver une copie des demandes reçues par l’institution en vertu de l’alinéa 8(2)(e) ainsi qu’une mention des renseignements communiqués     X
8(5) Donner un préavis écrit de la communication des renseignements personnels communiqués en vertu de l’alinéa 8(2)(m) au Commissaire à la protection de la vie privée X X  
9(1) Conserver un relevé des cas d’usage     X
9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l’usage compatible des renseignements personnels et mettre à jour le répertoire en conséquence X X X
10 Verser des renseignements dans des fichiers de renseignements personnels X X X
14 Répondre à la demande de communication de renseignements personnels dans les 30 jours suivant réception de la demande; donner accès ou donner avis, selon le cas X   X
15 Proroger le délai prévu pour répondre à la demande de communication de renseignements personnels X   X
16 En cas de refus de communication de renseignements personnels aviser la personne qui en a fait la demande X X X
17(2)(b) Décider de faire traduire les renseignements demandés X   X
17(3)(b) Décider de communiquer les renseignements sur un support de substitution X   X
18(2) Peut refuser de communiquer des renseignements personnels demandés qui sont verses dans des fichiers inconsultables X X  
19(1) Refuser de communiquer des renseignements personnels demandés obtenus à titre confidentiel d’un autre gouvernement X X  
19(2) Peut donner communication de renseignements personnels décrits au paragraphe 19(1) si le gouvernement qui les a fournis consent à la communication ou rend l’information publique X X  
20 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite par le gouvernement du Canada des affaires fédérales-provinciales X X  
21 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales, à la défense du Canada ou à ses efforts de détection, de prévention ou de répression d’activités hostiles ou subversives X X  
22 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés préparés par un organisme d’enquête, des renseignements pouvant porter préjudice aux activités destinées à faire respecter les lois, ou des renseignements susceptibles de nuire à la sécurité des établissements pénitentiaires X X  
23 Peut refuser de communiquer des renseignements recueillis ou préparés, par un organisme d’enquête déterminé par règlement, lors des enquêtes de sécurité X X  
24 Peut refuser de communiquer des renseignements personnels demandés qui ont été recueillis ou obtenus par le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant que la personne était sous le coup d’une condamnation à la suite d’une infraction à une loi fédérale, dans les cas où la communication risquerait vraisemblablement de lui porter préjudice si les dispositions prévues par l’article sont respectées X X  
25 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus X X  
26 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande et il est tenu de refuser cette communication dans les cas où elle est interdite en vertu de l’article 8 X X  
27 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés qui sont protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client X X X
28 Peut refuser la communication des renseignements personnels demandés qui portent sur l’état physique ou mental de l’individu qui en demande communication, dans les cas où la prise de connaissance par l’individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui-ci X X  
31 Recevoir avis de procéder à une enquête de la part du Commissaire à la protection de la vie privée X X  
33(2) Avoir la possibilité de présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête X X  
35(1) Recevoir le rapport du Commissaire à la vie privée sur les conclusions et les recommandations et donner avis des mesures prises X X  
35(4) Donner communication de renseignements personnels au plaignant après avis donné. Conformément à l’alinéa 35(1)(b) X X  
36(3) Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions et les recommandations concernant l’examen de dossiers dans le fichier inconsultable et, s’il le juge à propos, donner avis au Commissaire X X  
37(3) Recevoir le rapport du Commissaire à la protection de la vie privée sur les conclusions et les recommandations à l’issue de son enquête X X  
51(2)(b) Demander qu’une audition à huis clos prévue à l’article 51 ait lieu dans la région de la capitale nationale X X  
51(3) Demander et obtenir le droit de présenter des arguments en l’absence d’une autre partie lors d’une audition à huis clos prévue à l’article 51 X X  
69 Refuser de communiquer des renseignements exclus par la Loi X X X
72(1) Préparer le Rapport annuel au Parlement     X
77 Responsabilités conférées sur le responsable d’une institution en vertu de règlements pris en application de l’article 77 qui ne sont pas inclus dans ce qui précède X X X

4. Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Comité externe d’examen des griefs militaires

Période d'établissement de rapport: 2015-04-01 au 2016-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
  Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0
Total 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exemptés 0 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)a) 0
19(1)b) 0
19(1)c) 0
19(1)d) 0
19(1)e) 0
19(1)f) 0
20 0
21 0
22(1)a)(i) 0
22(1)a)(ii) 0
22(1)a)(iii) 0
22(1)b) 0
22(1)c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23a) 0
23b) 0
24a) 0
24b) 0
25 0
26 1
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)a) 0
69(1)b) 0
69.1 0
70(1)a) 0
70(1)b) 0
70(1)c) 0
70(1)d) 0
70(1)e) 0
70(1)f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Total 0 0 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 0 0 0
Communication partielle 0 0 0
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 0 0 0
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Alinéa 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0
Total 0 0 0 0

Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes Pages commu-
niquées
Nombre de demandes

Pages commu-
niquées

1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 – Plaintes et enquêtes

Plaintes et enquêtes
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ( ÉFVP)
Nombre d'ÉFVP terminées 0

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires $0
Heures supplémentaires $0
Biens et services $1,990
Marchés de services professionnels $0
Autres $1,990
Total $1,990
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 1.00
Employés à temps partiel et occasionnels 0.00
Employés régionaux 0.00
Experts-conseils et personnel d'agence 0.00
Étudiants 0.00
Total 1.00

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Pendant la période visée, soit du 1er avril 2015 au 31 mars 2016, le Comité externe d’examen des griefs militaires n’a reçu aucune nouvelle demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Il y a eu une diminution du nombre de demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours des 5 derniers exercices 2011-2012 (11) ; 2012-2013 (8) ; 2013-2014 (4) ; 2014-2015 (1) et en 2015-2016 (0).

Disposition à l’égard des demandes traitées

N/A

Exceptions invoquées

N/A

Exclusions citées

N/A

Complexité

N/A

Coûts

Au cours de 2015-2016, des coûts de 0 $ en frais salariaux et 1 990 $ en biens et services ont été engagées pour administrer l'accès à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

5. Formation

Dans le cadre du plan de sensibilisation de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels du Comité; des courriels Clin d’œil sur l’AIPRP sont envoyés aux employés de façon régulière afin de partager des points d’intérêt et de l’information face à l’AIPRP. Ces courriels contiennent de l’information visant une gamme de sujets : en passant de Pratiques exemplaires, la Sécurité de l’information, la Gestion de l’information et des documents, ainsi que des présentations donnant un aperçu de la Loi et jeux-questionnaires. Les sujets clés de ces sessions reliés à la protection des renseignements personnels, portaient sur ce qui suit :

  • Journée de la protection des données le 28 janvier 2016. Envoi d’un email à tous les employés avec les affiches à l'occasion de journée de la protection des données envoyé par le biais de clin d'œil sur l'AIPRP (1 session et 46 employés).
  • Clin d’œil sur l'AIPRP : séance de sensibilisation - les meilleures pratiques sur la protection des informations sensibles. (1 session et 46 employés).

6. Politiques, directives et procédures

Au cours de la période considérée, le Comité n’a mis en application aucune nouvelle politique, ligne directrice ou directive relatives à la vie privée.

7. Plaintes et enquêtes

Durant la période d’établissement de ce rapport, aucune plainte n’a été déposée auprès du Commissaire à la protection de la vie privée en ce qui concerne la Loi sur la protection des renseignements personnels.

8. Délai de traitement et prorogations

Dans le but de faire un suivi du temps requis pour traiter les demandes en vertu des deux lois (la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels), le Bureau de l'AIPRP rapporte les délais sur ses activités à la Directrice exécutive des services corporatifs.

Toutes les demandes ont été traitées dans les délais prescrits.

9. Cas d’atteinte à la vie privée

Le Comité a commis une atteinte substantielle à la vie privée en contravention de la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée durant la période visée. Le Comité a rendu compte de cette atteinte au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et à la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L’atteinte en question est survenue le 22 septembre 2015 lorsque 3 colis ont été préparés afin d’être envoyés par le service postal « Xpress post » et que deux des envois ont été placés par erreur dans la mauvaise enveloppe extérieure. Dans un seul cas, les renseignements ont été envoyés au mauvais destinataire, car les employés du Comité ont été en mesure de communiquer avec Poste Canada afin que l’autre enveloppe soit interceptée et renvoyée au CEEGM. Depuis lors, l’unité en question a mis en œuvre des procédures précisant les mesures à prendre avant l’envoi de courrier protégé.

Le CPVP a évalué cet incident, notamment la nature des renseignements en cause, leur caractère délicat, le nombre de personnes directement touchées par l’incident et les conséquences pour ces personnes de ce défaut de protéger leurs renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le CPVP a examiné les politiques et les procédures du CEEGM en matière de gestion efficace des renseignements personnels qui lui ont été confiés et a étudié minutieusement les mesures prises afin de remédier à l’atteinte en question ainsi que les efforts déployés afin d’empêcher qu’un tel incident se reproduise. Le CPVP a décidé de ne pas pousser l’affaire plus loin et a fermé le dossier.

10. Évaluation de facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EPFVP) n’a été amorcée au cours de l’exercice.

11. Communications aux termes de l’alinéa 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’alinéa 8(2)(m) permet la communication de renseignement personnels dans les cas où des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée ou l’individu concerné en tirerait un avantage certain. Il n’y a eu aucune communication de renseignements aux termes des alinéas 8(2)(m) au cours de l’exercice 2015-2016.

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