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Cahier de transition à l’intention de la nouvelle présidente, Kelly Walsh (mai 2024)

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1. Aperçu de l’organisation et rôle du Comité externe d’examen des griefs militaires

1.1 Énoncé de mission

Le Comité externe d’examen des griefs militaires (CEEGM), antérieurement connu sous le nom de Comité des griefs des Forces canadiennes, est un tribunal administratif indépendant qui a des pouvoirs quasi judiciaires et qui est indépendant du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC). Il a été fondé en mars 2000 conformément à des dispositions législatives, édictées en décembre 1998, qui modifiaient notamment la Loi sur la défense nationale (LDN).

1.2 Mandat

Le Comité est un tribunal administratif indépendant qui fait rapport au Parlement par l’entremise du ministre de la Défense nationale.

Le Comité examine les griefs militaires qui lui sont renvoyés, conformément à l’article 29 de la LDN, et rend des conclusions et recommandations au chef d’état-major de la Défense et au ou à la militaire qui a déposé le grief.

1.3 Mission

Assurer l’examen indépendant et externe des griefs militaires pour renforcer la confiance des militaires dans le processus des griefs des FAC et en accroître l’équité.

1.4 Vision

Le Comité est un centre d’expertise en matière d’examen de griefs militaires et un tribunal administratif modèle grâce à ses processus équitables et efficaces, à son professionnalisme et à sa bonne gouvernance.

1.5 Valeurs

Respect de la démocratie

Le système de la démocratie parlementaire canadienne et ses institutions sont fondamentaux pour l’intérêt public. Les fonctionnaires reconnaissent que les élus doivent rendre des comptes au Parlement, et par conséquent à la population canadienne, et qu’un secteur public non partisan est essentiel à notre système démocratique.

Respect envers les personnes

Traiter tout le monde avec respect, dignité et équité est fondamental pour notre relation avec la population et contribue à un milieu de travail sûr et sain qui favorise l’engagement, l’ouverture et la transparence. La diversité de notre population et les idées qu’elle génère sont la source de notre esprit d’innovation.

Intégrité

L’intégrité est la pierre angulaire de la bonne gouvernance et de la démocratie. En maintenant les normes d’éthique les plus rigoureuses, les fonctionnaires conservent et accroissent la confiance du public en l’honnêteté, l’équité et l’objectivité du secteur public fédéral.

Intendance des ressources

On se fie aux fonctionnaires fédéraux pour se servir des ressources publiques et pour les gérer judicieusement tant à court qu’à long terme

Excellence

L’excellence dans la conception et l’administration des politiques, des programmes et des services du secteur public est bénéfique pour tous les aspects de la vie publique au Canada. Une collaboration et un engagement positifs, un esprit d’équipe et le perfectionnement professionnel efficaces sont tous essentiels pour qu’une organisation soit très performante

Imputabilité

Nous adhérons au code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et nous assumons la responsabilité de nos actes

2. Structure organisationnelle

2.1 Contexte

Le Comité est l’une de huit organisations du portefeuille de la Défense. Bien qu’il relève directement du Parlement par l’intermédiaire du ministre de la Défense nationale, le Comité jouit d’une indépendance administrative et juridique par rapport au MDN et aux FAC.

Le Comité est une institution autonome du gouvernement fédéral au sens de l’annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP). À titre d’organisme indépendant de surveillance, le Comité doit maintenir une distance opérationnelle et conserver une certaine autonomie par rapport au gouvernement, y compris le MDN et les FAC. Les membres du Comité et le personnel de l’organisation sont des civils qui jouissent d’une indépendance complète par rapport au MDN et aux FAC dans l’exercice de leurs fonctions et responsabilités, conformément aux lois, aux règlements et aux politiques en vigueur.

Le Comité doit obtenir la signature du ministre de la Défense nationale, qui est le ministre responsable, pour déposer au Parlement les rapports sur les résultats ministériels et les plans ministériels du Comité. De plus, le Comité dépend aussi du ministre de la Défense nationale pour effectuer le dépôt au Parlement de ses rapports annuels et d’autres documents de reddition de compte connexes (rapport annuel sur l’accès à l’information, rapport annuel sur la protection des renseignements personnels, rapport ministériel sur le développement durable).

La présidente, à titre de première dirigeante du Comité, est responsable de l’ensemble des activités du Comité et de l’atteinte de résultats. Selon les Modalités applicables aux personnes nommées par le gouverneur en conseil, la présidente est première dirigeante, administratrice générale au titre de la loi ainsi qu’« administratrice générale » au sens de la LGFP et comme elle a été désignée par le gouverneur en conseil.

À titre d’administratrice générale, la présidente est responsable devant le Parlement de s’acquitter de ses responsabilités de gestion, y compris la gestion financière. Elle a notamment les responsabilités suivantes : affecter les ressources qui permettent au Comité d’exécuter ses programmes et d’assurer la prestation de ses services conformément aux lois, aux règlements et aux politiques en vigueur; appliquer les pouvoirs délégués par la Commission de la fonction publique relativement aux ressources humaines; maintenir des systèmes de contrôle interne efficaces; signer les comptes de manière à refléter fidèlement la position financière du Comité; et exercer toutes les autres fonctions prescrites par la loi, les règlements et les politiques régissant l’administration du Comité.

2.2 Structure organisationnelle

Membres du Comité

Membres du Comité actuels

Équipe de gestion

1 Président et premier dirigeant ou présidente et première dirigeante

1 Directrice générale des opérations et Avocate générale ou Directeur général des opérations et Avocat général, avec le Directeur ou la Directrice des Opérations, le Greffe, 5 équipes d'examen des griefs et les Services juridiques

1 Directeur général ou Directrice générale des Services corporatifs avec 9 fonctions de services corporatifs

Division des opérations

La Division des opérations du Comité est composée des équipes suivantes : agents et agentes des griefs, cheffes et chefs d’équipe, Services juridiques, greffe et services de gestion des dossiers. Le directeur général des opérations et avocat général dirige cette division.

Les membres du Comité, y compris les personnes qui occupent un poste à la vice-présence (temps plein et temps partiel), sont nommés par le gouverneur en conseil et ne font pas partie de la Division des opérations, même si elles ou ils travaillent étroitement avec cette division.

La Division des opérations est responsable de procéder à l’examen des griefs qui lui sont renvoyés, de communiquer avec les parties plaignantes et les autorités compétentes des FAC, et de rédiger des rapports de conclusions et recommandations qui doivent être approuvés par une ou un membre du Comité.

Division des services internes

La Division des services internes est composée des équipes suivantes :

Championnes du Comité

Les championnes du Comité ont choisi ce rôle sur une base volontaire et font partie du personnel de l’organisation. Elles font la promotion de programmes et initiatives du gouvernement du Canada au sein du Comité en publiant des billets de blogue et en organisant des activités, en participant à des réunions interministérielles, en contribuant à élaborer et à mettre en œuvre des plans d’action sur des mesures à prendre dans divers domaines, et en faisant part de leur point de vue à la haute direction. Le Comité a des championnes dans les domaines suivants : langues officielles; santé mentale et bien-être, futur du travail; accessibilité, équité, diversité, inclusion et ACS Plus.

2.3 Responsabilités de l’administratrice générale

3. Informations sur l’organisation

3.1 Pouvoirs délégués et instruments de délégation

Des instruments, qui sont contraignants, sont signés par la présidente et indiquent le niveau de délégation autorisé (responsabilités et pouvoirs) concernant diverses actions liées aux services corporatifs.

  1. Il existe un pouvoir de délégation par arrêté en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
  2. Il existe un instrument de délégation des pouvoirs concernant les questions de sécurité
  3. Délégation de pouvoirs en matière de ressources humaines
    • L’Instrument de subdélégation en matière de ressources humaines du Comité est le document officiel de l’organisation qui régit la subdélégation des pouvoirs en matière de nomination et de questions connexes aux nominations.
    • L’instrument de subdélégation a été modifié et mis à jour en août 2023 à la suite de modifications apportées à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.
    • Selon l’Instrument de subdélégation en vigueur, certaines actions relèvent exclusivement de la personne qui occupe la présidence, notamment : 
      • Rendre une décision sur un grief de classification
      • Approuver les organigrammes et les modifications aux liens hiérarchiques qui peuvent avoir des effets sur la structure du Comité
      • Accorder une prime de rendement et le prix de la présidence
      • Approuver une dotation non impérative
      • Révoquer une nomination ou prendre des mesures correctives à la suite d’une enquête
      • Exercer le pouvoir de déclarer un employé excédentaire et le pouvoir d’informer un employé excédentaire
  4. Délégation des pouvoirs financiers
    • L’Instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers est le document officiel utilisé par le ou la ministre responsable du Comité pour déléguer les pouvoirs de signature en matière financière aux agentes et agents de l’organisation. Le tableau utilisé actuellement a été approuvé par l’ancienne ministre de la Défense nationale en mai 2022. Un tableau révisé a été remis au nouveau ministre dans les 90 jours suivant sa nomination et le Comité attend son approbation.
    • Selon la Directive du Secrétariat du Trésor (SCT), le tableau de délégation de pouvoirs doit être remis, à titre d’information, à la nouvelle administratrice générale ou au nouvel administrateur général dans les 30 jours civils. Selon la Directive du SCT sur la formation obligatoire, tous les gestionnaires délégués du Comité doivent suivre les formations obligatoires suivantes :
      • Utiliser les fonds publics de manière responsable
      • Pratiquer l’approvisionnement responsable
      • Gérer les personnes de manière efficace
    • Une personne nommée par le Gouverneur en conseil n’est pas assujettie à la formation obligatoire. Cela dit, au Comité, il existe une pratique selon laquelle l’organisation applique la Directive du SCT sur la formation obligatoire à l’ensemble du personnel et des membres du Comité.

3.2 Rapports de l’organisation

Le plan ministériel et le rapport sur les résultats ministériels sont des documents de reddition de compte qui doivent être publiés conformément à la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor. Le Comité publie d’autres rapports organisationnels comme un rapport annuel de l’organisation ainsi qu’un rapport annuel sur l’accès à l’information et un rapport annuel sur la protection des renseignements personnels.

3.4 Projets stratégiques et projets en cours

3.4.1 Migration vers le nuage

Au début de 2020, le Comité a évalué la faisabilité sur le plan financier et opérationnel d’effectuer une migration de l’infrastructure informatique de l’organisation vers le nuage. Cela a été entrepris à cette époque pour suivre l’approche « le nuage d’abord », maintenant « l’informatique en nuage intelligente », du Secteur du dirigeant principal de l’information (SDPI) et pour faciliter le déménagement dans de nouveaux locaux en 2028 (éviter de devoir déménager un centre de données). À la fin de 2020, le Comité avait un plan de migration informatique qui a été approuvé par la haute direction.

La première année du projet (2021) a consisté à mettre en place les contrôles de sécurités requis et à permettre à l’équipe des TI de se familiariser avec cette nouvelle technologie. De 2022 à aujourd’hui, le Comité a réussi à effectuer la migration de 95 % de ses serveurs vers le nuage.

La migration du reste des serveurs devrait avoir lieu d’ici septembre 2025. Parmi les prochaines étapes de septembre 2024 à mars 2025, le Comité commencera à se débarrasser de l’ancienne infrastructure informatique qui est devenue inutile.

3.4.2 Nouvelle initiative en 2028 : partage des bureaux avec d’autres organismes

Le bail des locaux situés au 60, rue Queen se termine le 29 février 2026 et a été prolongé jusqu’en 2028. Le bâtiment situé à cette adresse ne respecte plus les exigences de SPAC. Le Comité a approché la Commission civile d'examen et de traitement des plaintes relatives à la Gendarmerie royale du Canada (CCETP) et le Bureau de l’enquêteur correctionnel pour conclure un projet de partage de bureaux en 2028. En ce qui a trait à cet espace partagé (dont la superficie n’a pas encore été établie), le Comité a demandé 414 mètres carrés. La vision actuelle comprend 40 postes de travail à aire ouverte. La question des aires communes, qui seront partagées par les trois organisations, doit encore faire l’objet de discussions.

3.4.3 Plan intégré des RH

Le Comité a élaboré un plan intégré des RH. Il s’agit d’un système de mesure interne qui permet de faire un suivi des progrès réalisés en vue d’atteindre les objectifs fixés par l’organisation. Ce plan, qui a un caractère évolutif, comprend des indicateurs de rendement, des mesures complémentaires, des dépendances, des échéanciers et des résultats à atteindre. En fait, le plan permet un suivi serré des progrès à mesure que se déroule la mise en œuvre.

De plus, le plan intégré des RH comprend des mesures concrètes échelonnées sur plusieurs années afin de donner suite à l’Appel à l’action en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion dans la fonction publique fédérale, de même que des actions pour agir compte tenu du Plan sur l’accessibilité du Comité, des valeurs et de l’éthique, des questions de santé mentale, et des priorités fixées par les championnes au sein de l’organisation.

4. Comités et groupes de travail

4.1 Comités de l’organisation

Plusieurs comités existent, en voici des exemples :

Prise de décision

Conseils

Opérations

Surveillance et conformité

Administration

5 . Processus d’examen des griefs

Le processus d’examen des griefs du Comité comporte trois étapes : la réception du grief, son examen et la production d’un rapport de conclusions et recommandations (C et R).

1. Réception du grief

Lors de la réception d’un grief, le Comité communique avec la partie plaignante, et l’invite à présenter des commentaires ou documents supplémentaires relatifs à son grief.

2. Examen

Dans chaque dossier qui leur incombe, les membres du Comité convoquent une réunion appelée « conférence de cas » au cours de laquelle le grief est examiné et les questions qui s’y rapportent font l’objet d’une discussion. Pour chaque grief, les membres du Comité travaillent en équipe avec les Services juridiques ainsi qu’avec une cheffe ou un chef d’équipe et avec une agente ou un agent des griefs. Si nécessaire, des documents supplémentaires sont obtenus et ajoutés au dossier, puis ils sont ensuite communiqués à la partie plaignante. Même si cela est rare, il est possible que le Comité tienne une audience.

3. Rapport de conclusions et recommandations

Le ou la membre du Comité rend un rapport de C et R, puis le transmet simultanément au Chef d’état-major de la défense, et à la partie plaignante. À partir de ce moment, le Comité n’est plus responsable du grief. La partie plaignante reçoit une décision directement de l’autorité de dernière instance.

Ressources additionnelles

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