Sommaire : Directives à l’intention des administrateurs généraux sur l’assouplissement des restrictions liées à la COVID 19 dans les lieux de travail de la fonction publique fédérale

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Objectif

Maintenir, pour les Canadiens, une prestation de qualité des programmes et des services pendant l’assouplissement graduel, sûr et durable des restrictions liées à la COVID-19 dans les lieux de travail de la fonction publique fédérale, tout en soutenant la santé physique et mentale des fonctionnaires fédéraux.

Principes

Les organismes de la fonction publique sont chargés d’assurer la prestation d’une vaste gamme de programmes et de services à une population diversifiée et des secteurs économiques et sociaux, et ce, à partir de divers lieux de travail répartis sur un territoire relevant de multiples ressorts, alors que toutes les régions du pays n’ont pas été affectées de la même façon par la pandémie de COVID-19. Parallèlement, l’employeur s’est efforcé de rester à l’écoute de son effectif et de le soutenir de façon uniforme, dans le respect des responsabilités dont doivent s’acquitter les ministres et les administrateurs généraux.

Collectivement, notre planification pour l'assouplissement des restrictions doit respecter la déclaration conjointe des premiers ministres d'avril 2020, en tenant dûment compte des décisions provinciales et territoriales. Les principes suivants continuent d’orienter cette planification :

  • la santé, la sécurité et le bien-être des fonctionnaires sont primordiaux;
  • les directives de la santé publique visant à contenir la propagation du coronavirus seront respectées;
  • les programmes et les services sur lesquels le gouvernement du Canada et les Canadiens dépendent seront maintenus.

Contexte

La crise de la COVID-19 a forcé les fonctionnaires de partout au pays à faire un virage soudain et massif vers le télétravail pendant que les Canadiens faisaient tout leur possible pour rester à la maison et pratiquer la distanciation physique. De façon générale, seuls les travailleurs de première ligne essentiels pour qui le travail à distance n’est pas possible devaient se présenter au bureau, ce qui signifie que la grande majorité des fonctionnaires fédéraux travaille à distance. À mesure que les conditions épidémiologiques s'améliorent, les administrateurs généraux sont appelés à déterminer, conformément aux principes énoncés ci-dessus, dans quelle mesure les employés devraient être invités à retourner à leur lieu de travail habituel pour appuyer les services essentiels, la reprise économique ou les priorités gouvernementales.

Des directives détaillées pour aider les ministères à planifier l’assouplissement des restrictions sont données dans le document d’accompagnement. Guide sur l'assouplissement des restrictions: Un guide à l’appui d’un assouplissement graduel, sécuritaire et durable des restrictions liées à la COVID-19 dans les lieux de travail fédéraux - qui comprend les conseils du Secrétariat du Conseil du Trésor, de Santé Canada et de Services publics et Approvisionnement Canada. 

Principales considérations

Il est important que les décisions prises reposent sur les considérations sous-jacentes suivantes :

Planification

  • Suivre les conseils et les directives sur les mesures de santé publique de l’administratrice en chef de la santé publique du Canada et des agents locaux de santé publique de partout au pays.
  • Assurer la santé et la sécurité physiques et psychologiques des employés fédéraux, et satisfaire toutes les exigences législatives prévues à la Partie II du Code canadien du travail en reconnaissant que COVID-19 a entraîné des défis uniques liés au bien-être physique et psychologique.
  • Informer et consulter les agents négociateurs, les comités d’orientation en matière de santé et de sécurité au travail des ministères et les comités locaux de santé et de sécurité au travail, ainsi que d’autres intervenants pendant l’élaboration et la mise en œuvre des plans ministériels.
  • Aligner la mise en œuvre des plans sur l’assouplissement des mesures dans chaque province et territoire où le ministère ou l’organisme a des lieux de travail physique (il faudra prévoir une mise en œuvre asymétrique).
  • Planifier une utilisation réduite des installations (tant qu’il faut continuer de respecter les mesures d’éloignement physique) en évaluant les capacités de chaque installation en fonction des pratiques appropriées d’éloignement physique, y compris pour toutes les catégories d’actifs et tous les types de lieux de travail (bureaux, laboratoires, véhicules, moyens de transport, milieux de travail partagés, etc.).

Préparation

  • Pour déterminer si le travail doit être effectué sur place, prioriser le travail en fonction: d'assurer les services aux Canadiens; appui aux priorités du gouvernement; soutien aux secteurs de l'économie qui rouvrent; et soutenir la productivité des employés. Maximisez le travail qui peut être livré à distance; envisager des horaires de travail à distance par rotation pour favoriser le bien-être des employés.
  • Maximiser le travail pouvant être livré à distance; envisager des horaires de travail à distance par rotation pour favoriser le bien-être des employés.
  • Évaluer les impacts sur la vie privée des mesures envisagées et prendre les mesures appropriées pour protéger le droit à la vie privée.
  • Continuer à assurer la bonne manipulation sécurisée de tous les documents, y compris dans les endroits éloignés.
  • Tout en maximisant le travail à distance, veiller à ce que les travailleurs « sur place » et à distance reçoivent un soutien équivalent pour permettre à chaque fonctionnaire de contribuer pleinement à son travail (ce qui comprend d’offrir tous les outils ou toutes les mesures d’adaptation au travail pour contribuer à la réussite des employés).
  • Respecter les dispositions des conventions collectives et les conditions d’emploi négociées.
  • Continuer d’accroître la résilience et la durabilité de nos organisations et de notre effectif en améliorant l’acquisition de compétences numériques et générales pour les fonctionnaires et en misant sur les investissements dans les infrastructures numériques.
  • S’assurer que les employés savent quels soutiens et services en santé mentale sont à leur disposition.

En continu

  • Favoriser la confiance et la sécurité du public et de l’effectif, et communiquer dans les deux langues officielles et en utilisant les formats accessibles.
  • S’assurer que les messages transmis aux employés sont clairs et directs et qu’ils sont diffusés en temps opportun pour établir un climat de confiance et gérer avec succès le processus complexe et difficile du retour en milieu de travail.
  • Veiller à la coordination des communications pour assurer la cohérence des messages. À cet égard, les administrateurs généraux devraient consulter les organismes centraux, et les ministères devraient élaborer leurs propres stratégies de communication qui sont conformes à un cadre et à une orientation pangouvernementale.
  • Diriger avec empathie et communiquer avec soin, compassion et soutien.
  • S'adapter continuellement à «vivre avec COVID-19» au Canada aussi longtemps que nécessaire.
  • Mettre en place de solides méthodes et pratiques exemplaires de gestion du changement pour aider les employés à s’adapter aux changements ou aux nouvelles mesures appliqués, notamment au moyen de communications efficaces, de la mobilisation des employés, du leadership en matière de changement et des stratégies d’apprentissage.
  • Intégrez le bien-être, l’accessibilité, l’inclusion et la diversité, par exemple en utilisant les analyses comparatives entre les sexes plus pour faire ressortir les expériences des employés selon leurs divers facteurs identitaires (l’âge, l’origine ethnique, le sexe, la mobilité, l’orientation sexuelle, etc.).

Conditions à l’appui d’un plus grand accès aux lieux de travail :

  • La collaboration précoce avec les comités de santé et de sécurité au travail
  • L’accès au transport en commun et aux services de garde ou aux écoles
  • Disponibilité d'EPI pour les employés qui en ont besoin
  • La capacité de préparer et de maintenir un espace physique propre et sécuritaire
  • La diffusion d’information aux employés et aux agents négociateurs sur les priorités et la suite des événements
  • Les responsabilités de leadership et de supervision claires
  • Les mécanismes de coordination adoptés pour planifier, superviser et surveiller la transition

Décisions et mesures clés

  • Adaptez votre rythme en fonction de la géographie, de la fonction, de l'espace physique et de la situation de chaque employé.
  • Testez votre plan du point de vue de la main-d'œuvre, du lieu de travail, du travail et des parties prenantes.
  • Élaborer et mettre en œuvre un plan visant à assurer l’assouplissement graduel et durable des restrictions en milieu de travail.
  • Prioriser les efforts pour reprendre les services aux Canadiens et soutenir les priorités du gouvernement par le biais du télétravail, de l'utilisation de la technologie et de la nouvelle réouverture des espaces de travail.
  • Consulter les agents négociateurs et le comité de santé et sécurité au travail.
  • Définir des moyens de maximiser le travail et la productivité pour tous les travailleurs.
  • Pour créer des plans efficaces, développez des scénarios complets, basés sur des facteurs ministériels spécifiques, qui prennent en compte l'effectif, l'espace physique et l'organisation du travail lui-même, et les parties prenantes pour aider à construire des plans réussis - utilisez ces scénarios pour tester le plan pour vous assurer qu'il est robuste et efficace;
  • Mettre en œuvre les mesures appropriées pour réduire le risque de transmission (éloignement physique, EPI, horaires de travail, barrières de protection, etc.).
  • Continuer de surveiller les cas de COVID-19 au moyen de l’application d’entreprise.
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