Gestion efficace et sécuritaire des données gouvernementales dans le contexte du travail à distance

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Gérer l’information ayant une valeur opérationnelle

L’information gérée efficacement permet non seulement d’être utilisée pour appuyer la prise de décisions et améliorer les services offerts aux Canadiens, mais elle garantit aussi à ces derniers qu’ils peuvent continuer d’accéder aux renseignements du gouvernement du Canada et que leurs renseignements personnels sont protégés.

Les employés sont tenus de documenter les décisions et activités ayant une valeur opérationnelle.

L’information ayant une valeur opérationnelle, quel que soit le support ou la forme, est créée ou acquise pour ces raisons :

  • faciliter et documenter la prise de décisions à l’égard de programmes, de services et d’activités en cours; ou
  • répondre aux exigences ministérielles ou organisationnelles en matière d’établissement de rapports, de rendement et de responsabilisation.
  • Voici des exemples d’information ayant une valeur opérationnelle :
    • notes de service
    • notes d’information
    • factures
    • comptes rendus de décision
    • procès-verbaux de réunions
    • plans et rapports
    • courriels
    • messages instantanés
    • enregistrements vidéo.

Conseils pour gérer l’information ayant une valeur opérationnelle dans le contexte du travail à distance

  1. Quelle que soit la méthode utilisée pour communiquer, produire ou échanger des renseignements, consignez l’information ayant une valeur opérationnelle (p. ex., dans un document Word), puis enregistrez-la sur votre appareil approuvé.
  2. Lorsque vous utilisez des services de vidéoconférence ou de téléconférence pour tenir des réunions virtuelles, n’oubliez pas de rédiger et de conserver les procès-verbaux et les comptes rendus de décisions de ces réunions.
  3. Lorsque vous pouvez vous connecter au réseau de votre ministère ou organisme, téléversez ces renseignements dès que possible dans le répertoire organisationnel, par exemple GCdocs, RDIMS, etc. (veuillez consulter l’annexe A : Définitions de la Politique sur les services et le numérique).
  4. Envisagez de diffuser des renseignements non classifiés par l’entremise du Portail du gouvernement ouvert (ouvert.canada.ca), en passant par le coordonnateur/la coordonnatrice du gouvernement ouvert de votre ministère ou organisme.

Assurer la sécurité et le traitement approprié des informations sensibles

Les employés ont la responsabilité de protéger adéquatement les renseignements sensibles et devraient :

  • Portez attention aux marques de sécurité, qui se trouvent habituellement au début d’un courriel ou dans le coin supérieur droit d’un document.
  • Si vous êtes l’auteur des renseignements, il vous incombe d’ajouter une marque de sécurité qui correspond au niveau de sensibilité de l’information et à sa valeur opérationnelle.
  • Si vous êtes un utilisateur d’information, il vous incombe de stocker, de transmettre, d’utiliser et de protéger adéquatement les données conformément à la marque de sécurité.

Gérer et protéger les renseignements en fonction du niveau de sensibilité

Renseignements non sensibles : Non classifié

La mention « Non classifié » ou l’absence de marque de sécurité indique que les renseignements ne sont pas sensibles. S’ils sont divulgués au public, ils ne portent donc aucun préjudice à des intérêts personnels, industriels ou gouvernementaux.

  • Vous n’avez pas à prendre des mesures particulières pour protéger ces renseignements.
  • Vous pouvez utiliser vos appareils personnels (comme votre imprimante à la maison) ou des services d’informatique en nuage publics (p. ex., Google Drive ou une application de vidéoconférence) pour travailler avec ces renseignements.

Renseignements dont le niveau de sensibilité varie de faible à moyen : Protégé A, Protégé B

Les mentions « Protégé A » et « Protégé B » indiquent que les renseignements sont de nature délicate. Il peut s’agir de renseignements personnels (comme un dossier des Ressources humaines), industriels (p. ex., des secrets commerciaux gardés en fiducie) ou gouvernementaux (notamment des présentations au Conseil du Trésor).

  • Les renseignements portant les mentions Protégé A et Protégé B peuvent être consultés au moyen d’appareils autorisés par votre ministère ou organisme (p. ex., un ordinateur portatif, une tablette ou un téléphone intelligent appartenant au gouvernement du Canada).
  • Lorsque vous travaillez à distance, vous ne devez pas connecter vos appareils personnels (comme une clé USB ou une imprimante) à votre appareil fourni par le gouvernement.
  • Lorsque vous transmettez des renseignements Protégé A et Protégé B, utilisez les services approuvés par le gouvernement.
  • Conservez les renseignements Protégé A et Protégé B dans le répertoire officiel de votre ministère ou organisme (p. ex., GCdocs) lorsque vous pouvez vous connecter à son réseau, et transmettez-les au moyen de son service de courriel.

 Les renseignements Protégé B exigent que vous preniez des précautions supplémentaires :

  • Chiffrez les courriels lorsque vous envoyez des renseignements à l’extérieur de votre ministère ou organisme (c’est-à-dire avec « maCLÉ » ou votre compte Entrust) ou utilisez l’application BBM Enterprise sur le téléphone intelligent que le gouvernement vous a fourni
  • Lorsque vous transportez des documents sensibles entre votre bureau et votre domicile, placez-les dans une enveloppe que vous scellez et sur laquelle vous inscrivez l’adresse de votre bureau.
    • N’apposez pas de marque de sécurité sur l’enveloppe pour éviter d’attirer l’attention sur celle-ci.
    • Dans la mesure du possible, utilisez une mallette de sécurité verrouillable fournie par votre ministère ou organisme.
  • Conservez ces documents de la façon la plus sécuritaire possible à la maison, mais séparément de vos dossiers personnels et familiaux.
    • Si l’on vous a fourni une mallette de sécurité, gardez les documents à l’intérieur de la mallette verrouillée et déposez-la dans un endroit à part.
  • Détruisez les documents sensibles au bureau à l’aide d’une déchiqueteuse approuvée.

Niveaux de sensibilité les plus élevés : Protégé C, Confidentiel, Secret et Très secret

Les mentions Protégé C, Confidentiel, Secret et Très secret indiquent que les renseignements sont très sensibles. Il pourrait s’agir de renseignements dont la compromission pourrait entraîner des pertes de vie, entraver l’économie ou perturber des infrastructures critiques.

Veuillez consulter le bureau de la sécurité de votre ministère ou organisme pour connaître les options qui s’offrent à vous si vous devez travailler avec de tels renseignements à partir de la maison.

Ressources associées

Pour plus d'informations sur la façon de gérer efficacement les informations tout en travaillant à distance:

  • Communiquez avec le Bureau du dirigeant principal de l’information de votre ministère ou organisme, ou avec votre équipe de gestion de l’information pour obtenir d’autres directives sur la façon de gérer efficacement les données tout en travaillant à distance.
  • Communiquez avec votre bureau de la sécurité pour obtenir de plus amples renseignements ou si vous croyez qu’un incident de sécurité a pu se produire.
  • Consultez les conseils sur l’utilisation du réseau
  • Veuillez consulter la publication du Centre canadien pour la cybersécurité intitulée Problèmes de sécurité liés au télétravail pour obtenir de plus amples renseignements sur les risques et les mesures de protection.

Les ministères et organismes demeurent responsables d’assurer le respect des exigences établies dans les politiques applicables et les instruments connexes, dont :

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