Maladie à coronavirus (COVID-19) : Travail à distance

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Travail à distance et services critiques

À l’heure actuelle, les employés du gouvernement du Canada sur tous les sites de travail sont demandés de travailler à distance chaque fois que cela est possible. Les gestionnaires doivent trouver une approche souple tout en assurant la continuité des opérations du gouvernement et le maintien des services critiques que celui-ci fournit aux Canadiens.

Presentement, les gestionnaires ne doivent envisager un travail sur site que :

  • si celui-ci répond à la définition de « service critique »
  • s’il n’est pas possible de travailler à distance, car certaines fonctions ne peuvent être exercées à partir d’un autre lieu de travail que celui qui est désigné

Aménagement de son espace de travail à domicile pour le bien-être et la réussite

Le travail à distance offre de nombreux avantages et de plus grandes marges de manœuvre. Il s’agit d’une nouvelle réalité pour de nombreux fonctionnaires qui continuent à travailler pendant la pandémie de COVID-19. Mais nombre d’entre nous n’y sont pas habitués.

Pour réussir en travaillant à distance, nous devons créer un espace de travail qui favorise l’efficience et l’efficacité. Prendre le temps de créer les conditions propices à la réussite et au bien-être c’est :

  • tenter d’installer votre espace de travail dans un endroit tranquille offrant un peu d’intimité et éloigné de l’espace de vie habituel et des distractions, telles que les télévisions :
    • songez à ranger les appareils mobiles personnels hors de portée,
    • au besoin, utilisez un casque d’écoute antibruit;
  • communiquez avec votre partenaire, vos enfants ou dʼautres personnes au sujet de l’espace de travail et de vos besoins pendant le travail à distance;
  • travaillez, dans la mesure du possible, dans un espace exposé à la lumière naturelle afin de réduire la fatigue oculaire – l’exposition à la lumière naturelle peut avoir une incidence sur votre bien-être physique et mental;
  • tenez compte de vos besoins ergonomiques, par exemple, en ajustant la hauteur de votre écran et de votre clavier;
  • soyez prêt à vous passer de certains éléments tels que les imprimantes; c’est le moment idéal pour adopter des habitudes de travail sans papier;
  • revoyez et adaptez votre espace de travail, au besoin; tenez compte de facteurs tels que la température, le rangement de votre équipement lorsqu’il nʼest pas utilisé, ainsi que dʼautres facteurs;
  • veuillez consulter le site sur la santé et la sécurité au travail au moment de travailler à distance.

Bien que de nombreux fonctionnaires disposent des outils nécessaires pour travailler à distance, il se peut que l’employé ait besoin d’équipements supplémentaires. Les ministères devraient examiner les demandes d’équipement supplémentaire, au cas par cas, en donnant la priorité aux employés qui fournissent des services critiques et à ceux pour lesquels l’employeur a l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

  • si on a besoin de conseils ou d’aide pour suivre les directives de son organisation en matière de travail à distance
  • si on bénéficie déjà de mesures d’adaptation ou que l’on souhaite en demander de nouvelles

Utilisation du réseau

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Services partagés Canada et les directeurs de l’information des ministères travaillent ensemble pour augmenter au maximum la largeur de bande Internet afin de soutenir le travail à distance et de donner la priorité d’accès au réseau aux opérations critiques.

Comment limiter son utilisation du réseau

Vous devez être attentif à la façon dont vous utilisez le réseau et au moment où vous le faites. Chaque ministère peut avoir des avis et des directives différentes sur la façon d’utiliser la technologie. On doit toujours considérer que les avis provenant de son propre ministère font autorité.

Pour limiter la sollicitation de nos systèmes de TI :

  • utiliser autant que possible des appareils mobiles pour envoyer et recevoir des courriels (jusqu’au niveau Protégé B)
  • se connecter au RPV/ADP, obtenir ce dont on a besoin sur le réseau de l’entreprise – si possible en dehors des heures de travail normales – et se déconnecter pour éviter de solliciter nos systèmes informatiques
  • limiter l’utilisation de la vidéoconférence sur le réseau GC lorsque l’audioconférence suffit
  • éviter les transferts de données volumineux sur le réseau comme les plateformes à forte intensité graphique, les images, les PDF ou les services de diffusion vidéo (par exemple YouTube)

Les employés qui ne soutiennent pas les opérations, les services ou la prestation de programmes critiques doivent travailler à distance et limiter leur utilisation du réseau conformément aux directives du ministère, dans la mesure du possible.

Collaboration au sein des équipes et entre elles
  • faites connaître le meilleur moyen de communiquer avec vous, que ce soit par téléphone, par SMS, par courriel, par des applications ou par d’autres moyens;
  • mettre à jour ses coordonnées dans son annuaire d’organisation, son profil GCannuaire et ailleurs
  • ajouter des signatures de courriel à ses coordonnées sur tous ses appareils
  • transférer les appels de son téléphone de bureau vers un autre téléphone, si on peut le faire à distance, ou ajouter un autre numéro dans le message d’accueil de sa messagerie vocale
Lorsque vous collaborez aves des outils numériques
  • utilisez les outils approuvés, comme Microsoft Teams, BlackBerry Messenger et WebEx pour collaborer avec vos collègues :
    • si l’utilisation de ces outils nʼest pas possible, utilisez des outils comme Zoom, Slack et Google Hangouts pour les discussions et les échanges non classifiés (avec l’approbation de votre ministère);
  • utilisez l’application BlackBerry Messenger, si vous avez un BlackBerry, pour communiquer avec vos collègues, pour échanger des informations jusqu’au niveau Protégé B.

Travailler sur des informations sensibles, protégées ou classifiées

Les exigences en matière de gestion de l’information sont les mêmes, que l’on travaille à distance ou au bureau, et que l’on soit connecté ou non au RPV. Les employés sont tenus de veiller à gérer l’information de manière appropriée et efficace, et conformément à toutes les exigences législatives et politiques pertinentes.

Pour veiller à ce que les informations gouvernementales soient gérées et protégées de manière appropriée :

  • ne pas oublier que l’employé qui travaille à distance sur des informations sensibles, protégées ou classifiées, reste responsable de leur sauvegarde
  • prendre des mesures, telles que la protection par mot de passe des vidéoconférences, pour aider à sécuriser les communications
  • se concentrer sur la gestion des informations à valeur opérationnelle
  • assurer la sécurité et le traitement adéquat des informations sensibles

Pour obtenir davantage de conseils :

Les ministères et les organismes devraient aider leurs employés à assurer les différents aspects de la sauvegarde et du contrôle des informations sensibles, et à prendre les dispositions nécessaires pour remplir leurs obligations, lorsque qu’ils travaillent ailleurs que sur leur lieu de travail désigné.

Pour plus d’astuces et de conseils, consultez le Guide du télétravail de l’Académie du numérique de l’École de la donction publique du Canada

Gérer son travail et sa productivité

Pour ceux d’entre nous qui ne sont pas habitués à travailler à distance, rester productif peut être un défi. Nos bureaux sont aménagés pour le travail et les interactions d’équipe qui nous poussent vers la productivité. Souvent, nos lieux de travail à distance (notre domicile, par exemple) ne disposent pas de ces mêmes repères et supports.

Il est donc important que nous utilisions des stratégies personnelles et d’équipe pour rester productifs. Souvent, ces stratégies ne sont pas différentes de celles que nous utilisons au bureau; cependant, elles peuvent exiger davantage d’efforts, de discipline et de créativité lorsque nous travaillons à distance.

Voici quelques exemples de mesures que l’employé et les équipes peuvent envisager pour contribuer au maintien de la productivité :

  • prendre chaque matin quinze minutes pour se connecter à son équipe en réunion virtuelle afin de préparer le terrain à une journée productive. Envisager d’organiser une table ronde où chaque personne répond rapidement :
    • ce que j’ai fait hier (ou le dernier jour de travail), par exemple, finaliser un projet de note, traiter 15 demandes, terminer une présentation
    • ce que je vais faire aujourd’hui, par exemple, réviser le courriel d’invitation, envoyer des feuilles de calcul, évaluer les critères de sélection
    • ce que j’attends de mon équipe, par exemple, un retour d’information sur une proposition, des données pour un rapport, l’approbation d’une note
  • organiser son flux de travail en commençant sa journée. Cela aidera à rester concentré sur ses objectifs et à être moins distrait :
    • faire une première vérification des courriels, des messages, de son calendrier et des notes de réunion
    • décomposer son travail en actions claires afin de savoir exactement ce que l’on doit faire, par exemple, rédiger une carte mentale, constituer une liste de diffusion, rédiger un courriel de couverture et l’envoyer à la liste de diffusion
    • établir un ordre de priorité et un calendrier des tâches en s’engageant à respecter l’ordre dans lequel les tâches seront effectuées et établir un calendrier de leur exécution
    • prévoir du temps pour les pauses et le déjeuner, intégrer les engagements personnels et familiaux selon les besoins et se récompenser pour l’accomplissement de tâches essentielles, par exemple en faisant une promenade ou en prenant une tasse de thé
  • utiliser différentes stratégies selon les besoins pour pouvoir rester productif tout au long de la journée :
    • Faire en sorte de ne plus suivre ses courriels et ses messages pour se concentrer sur ses tâches, tout en laissant son téléphone allumé pour recevoir les appels d’urgence
    • accepter que les plans puissent être modifiés, en tenant son responsable et ses coéquipiers informés des défis et des évolutions
    • prendre le temps de communiquer régulièrement avec ses collègues, de participer à des réunions, d’établir un ordre du jour qui pose les questions nécessitant une réponse
    • faire le bilan de ce que l’on a accompli et de ce que l’on doit faire le lendemain, en se préparant à la prochaine réunion

Pour plus d’informations :

Rester connecté en travaillant à distance

Lorsque nous travaillons dans un lieu commun, tel qu’un bureau ou un laboratoire, beaucoup d’entre nous peuvent facilement poser une question à un collègue voisin, entendre quand les autres sont au téléphone ou voir quand les gens sont absents de leur bureau. Nous pouvons également faire savoir à notre équipe ce que nous faisons, par exemple en disant aux gens « je serai en réunion pendant une heure ». Lorsque nous travaillons à distance, nous devons tous faire un effort supplémentaire pour rester connectés en tant qu’équipe.

Nous pouvons prendre certaines mesures à titre individuel pour tenir les autres informés de notre disponibilité :

  • informer son équipe de ses heures de travail prévues et de ses absences régulières
  • envoyer à son équipe, par SMS ou par courriel, de brefs comptes rendus de la situation, par exemple « En réunion » ou « Dîner »
  • utiliser des réponses automatiques par courriel pour informer ses interlocuteurs d’interruptions plus longues dans sa journée de travail ou si l’on travaille hors ligne et que l’on n’accède à ses courriels que périodiquement
  • tenir son calendrier à jour et contacter ceux qui n’utilisent pas les calendriers en ligne pour vérifier leur disponibilité pour les réunions

Lorsque nous travaillons avec nos équipes, il y a d’autres actions que nous pouvons entreprendre pour nous aider à être présents :

  • trouver un ensemble d’outils approuvés par son ministère qui fonctionnent pour tous les membres de son équipe
  • établir un appel ou lien vidéo avec des collègues pour de courtes conversations plutôt que d’avoir des échanges de courriels prolongés
  • se renseigner souvent auprès de ses collègues; établir des listes de diffusion par courriel et par texte pour une communication rapide
  • demander aux gens ce qui leur manque au bureau et essayer de le recréer, par exemple une cantine virtuelle
  • ne pas hésiter à contacter ses collègues pour leur poser des questions, leur demander de l’aide ou leur proposer un soutien

Ressources de l’École de la fonction publique du Canada :

Garantir la dualité linguistique

Lorsqu’ils travaillent à distance, il est important que les employés continuent de respecter la dualité linguistique dans leurs communications avec les Canadiens qu’ils servent et leurs collègues fonctionnaires. Ce n’est pas seulement une courtoisie, c’est un signe de respect et c’est ce qu’exigent nos lois et nos politiques.

Avant d’organiser un appel ou une vidéoconférence à l’échelle du gouvernement ou dans une région bilingue, demander aux participants d’indiquer :

  • leur préférence linguistique, par exemple en utilisant la fonction de vote dans Outlook
  • s’ils souhaitent que les principaux points soient résumés dans l’une ou l’autre langue officielle lors de la réunion

En organisant un appel ou une vidéoconférence à l’échelle du gouvernement ou dans une région bilingue :

  • faire circuler les invitations, les ordres du jour et les documents bilingues des réunions
  • accueillir les participants dans les deux langues officielles et les inviter à utiliser la langue de leur choix, que ce soit en parlant ou en utilisant les fonctions de clavardage
  • demander si quelqu’un souhaite que les points principaux soient résumés dans l’une ou l’autre langue officielle
  • inviter les participants à assurer un suivi après la réunion, à savoir s’ils ont besoin de précisions sur l’un des points soulevés

En participant à un appel ou à une vidéoconférence qui concerne soit l’ensemble du gouvernement, soit une région bilingue :

  • oser utiliser la langue officielle la moins utilisée si on le souhaite

Lorsqu’il s’agit d’entrer en contact avec un employé, par exemple par courriel ou par téléphone :

  • dans une région bilingue, confirmer sa préférence linguistique officielle, le cas échéant, et commencer la communication dans cette langue
  • dans une région unilingue, commencer la communication dans la langue officielle appropriée

Pour plus d’informations :

Inclusion et travail à distance

L’inclusion sur le lieu de travail est importante pour le succès de l’organisation. Cependant, le fait de travailler à distance peut amplifier les vulnérabilités des groupes marginalisés ou créer de nouveaux obstacles. Lorsque nous travaillons à distance, nous devons prêter une attention particulière à nos actions et à nos comportements afin de nous assurer que nous sommes des leaders et des membres d’équipe inclusifs. En tant que fonctionnaires, nous avons également la responsabilité de veiller au respect des personnes dans le cadre de notre travail.

En interagissant avec des collègues qui travaillent à distance, rester attentifs aux défis de l’inclusion :

  • reconnaître que le fait de travailler à distance limite les signaux non verbaux. Faites attention à vos mots, votre ton et vos actions pour éviter les malentendus
  • prendre le temps, lors des réunions d’équipe, de remercier les autres et de célébrer leurs réalisations
  • faire preuve d’empathie envers les collègues qui soulèvent courageusement des préoccupations telles que la santé mentale
  • ne pas avoir peur de demander de l’aide si on fait face à des difficultés ou à des obstacles

Lorsque l’on organise des réunions à distance, prendre des mesures pour en assurer le succès :

  • demander à l’avance aux gens quelle technologie ils sont en mesure d’utiliser pour la réunion. Les collègues qui se fient à la lecture labiale, par exemple, peuvent trouver les vidéoconférences difficiles
  • fournir des documents de réunion accessibles
  • confirmer que tous les participants sont connectés avant de commencer une réunion et veiller à ce que chacun ait la possibilité de contribuer; si nécessaire, prévoir des pauses pour que chacun puisse s’engager
  • proposer d’aider les collègues qui pourraient être moins à l’aise avec la technologie du travail à distance

Lorsque l’on gère des équipes situées à distance, planifier activement l’inclusion :

  • discuter fréquemment de l’inclusion avec son équipe pour identifier les défis et chercher des solutions
  • identifier les outils et les applications qui tiennent compte des différences entre les employés
  • offrir une certaine flexibilité, par exemple en matière d’horaires de travail ou de réunions, aux employés qui doivent relever des défis tels que l’équilibre entre le travail et la vie privée, l’isolement social, la garde d’enfants ou les espaces de travail improvisés
  • demander aux employés de préciser leurs besoins en matière de mesures d’adaptation, existants ou nouveaux dans le cadre du travail à distance, et travailler avec eux et l’organisation pour y répondre
  • favoriser la connexion entre les gens, par exemple, en attribuant des tâches à des groupes plutôt qu’à des individus lorsqu’approprié

Maintien de son bien-être

Si le travail à distance peut présenter de nombreux avantages, notamment celui d’éviter les trajets quotidiens et de pouvoir travailler à différents moments de la journée, le travail à distance pendant de longues périodes et dans le cadre d’une pandémie peut présenter des défis uniques pour vous.

Des choses qui se produisent normalement dans le cadre de notre routine professionnelle et qui nous permettent de maintenir notre santé mentale peuvent ne pas se produire, la distinction entre le professionnel et le personnel peut s’estomper, et être physiquement séparé de nos collègues dans l’accomplissement de notre travail peut avoir des conséquences néfastes.

Toutefois, il y a certaines mesures que vous pouvez prendre. Par exemple :

  • établir un horaire, car nous sommes faits d’habitudes et la routine nous aide à nous préparer physiquement et mentalement pour notre journée
  • rester connecté – d’autant plus que la distance physique peut nous donner le sentiment d’être déconnectés – en nous jumelant à un pair et en utilisant des moyens virtuels (par exemple FaceTime, Skype, Zoom) pour renouer avec nos collègues et nos proches
  • prendre le temps de s’occuper de soi, en se rappelant que la pratique de soins autoadministrés n’est pas égoïste; il est important de dormir suffisamment, de manger sainement et de faire de l’exercice régulièrement

Là où nous sommes responsables de la gestion des équipes, nous devrions :

  • diriger avec empathie, et reconnaître ses propres vulnérabilités;
  • promouvoir les ressources à leur disposition s’ils sont confrontés à des difficultés;
  • être attentifs aux signaux non verbaux, tels que le désengagement, qui peuvent indiquer qu’un employé a des difficultés

Pour en savoir plus sur la manière de préserver la santé mentale et de soutenir les autres :

Protection des renseignements personnels dans le cadre du travail à distance

Contexte

Le présent document d’information vise à aider les fonctionnaires à protéger les renseignements personnels et à prévenir les atteintes à la vie privée lorsqu’ils travaillent à distance.

Le travail à distance est devenu la nouvelle norme pour de nombreux fonctionnaires. Bien que cela offre de nouvelles possibilités d’explorer davantage de méthodes de travail numériques, le travail à distance a changé la façon dont les fonctionnaires créent et gèrent l’information et collaborent avec les autres. Les changements ont posé de nouveaux défis aux processus établis en milieu de travail, aux pratiques de gestion de l’information, à la prestation de services et à la collaboration interne qui sont habituellement protégés dans le cadre de la sécurité des installations et des environnements réseau du gouvernement du Canada.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques fédérales en matière de protection des renseignements personnels exigent que les institutions fédérales et les employés protègent les renseignements personnels dont ils sont responsables. Cette mesure s’applique au travail à distance. De plus, en vertu de la Politique sur les services et le numérique, la protection des renseignements personnels doit être prise en compte dans tout plan ou toute stratégie de gestion des renseignements ou des données d’un ministère.

Les renseignements fournis ci-dessous tiennent lieu de conseils et de ressources utiles pour protéger les renseignements personnels et prévenir les atteintes à la vie privée dans le cadre du travail à distance.

Atteintes à la vie privée

Par « atteinte à la vie privée », on entend la création, la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou l’élimination inappropriée ou non autorisée de renseignements personnels.

Que faire si vous soupçonnez qu’il y a eu atteinte à la vie privée?

Vous devez signaler toute atteinte présumée à la vie privée au bureau de l’AIPRP de votre institution et suivre les plans et procédures de votre institution en matière de gestion des atteintes à la vie privée. Le bureau de l’AIPRP sera en mesure de vous fournir des renseignements plus précis et d’indiquer les prochaines étapes.

Le tableau ci-dessous présente des scénarios et des points à considérer pour vous orienter dans la prévention et la gestion des atteintes potentielles à la vie privée lorsque vous travaillez à distance.

Références connexes :

D’autres liens spécifiques au contenu se trouvent directement dans le texte ci-dessous.

Scénario 1

Dans le contexte du travail à distance, les employés peuvent utiliser de nouveaux outils de collaboration numérique ou de productivité pour se connecter avec d’autres ou faire progresser leur travail.

Points à considérer

Il est important de souligner que certains renseignements personnels sur les fonctionnaires tels que leur nom, titre de poste, classification, adresse courriel professionnelle et numéro de téléphone professionnel ne sont pas considérés comme des renseignements personnels protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Vous trouverez des renseignements et des conseils importants sur l’utilisation des outils de collaboration dans les Conseils pour l’utilisation sécuritaire des outils de collaboration et sur le Wiki sur le travail à distance sécurisé.

Dois-je fournir des renseignements personnels tels que mon numéro de téléphone personnel ou mon adresse courriel personnelle afin d’utiliser les outils de collaboration numérique sur en milieu de travail?

Non. Les outils de productivité ou de collaboration utilisés dans le cadre de vos responsabilités et fonctions en tant que fonctionnaire ne devraient nécessiter que des coordonnées professionnelles.

Lorsque j’utilise des outils de collaboration ou des outils de réunion virtuelle, je peux avoir besoin de discuter de renseignements personnels sensibles sur une personne identifiable. Est‑ce approprié?

Il est souvent nécessaire de discuter de renseignements personnels sensibles dans le cadre de vos responsabilités et fonctions en tant que fonctionnaire. Par exemple, les employés chargés des relations de travail discutent de renseignements personnels sensibles avec les gestionnaires. Lorsque vous utilisez des outils numériques pour communiquer des renseignements personnels, avant d’utiliser un nouvel outil, communiquez avec les responsables de votre messagerie instantanée, de la sécurité et de la protection de la vie privée pour vous assurer que cet outil est adapté à votre situation.

Je suis invité à utiliser un outil de visioconférence. Je ne suis pas à l’aise de partager mon image vidéo. La Loi sur la protection des renseignements personnels comporte-t-elle des exigences dont je devrais être conscient?

Une image est un renseignement personnel lorsqu’elle concerne un individu identifiable et est enregistrée sous quelque forme que ce soit. Par conséquent, si votre image est enregistrée par l’outil, elle doit être protégée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et aux instruments de politique connexes.

Si vous n’êtes pas à l’aise avec les fonctionnalités vidéo d’un outil de réunion virtuelle, vous devez d’abord discuter de vos préoccupations avec votre gestionnaire. Il sera en mesure de vous fournir plus d’assistance sur la meilleure voie à suivre. Souvent, les outils de réunion virtuelle ont des fonctionnalités qui permettent la participation sans utiliser la fonction vidéo.

J’ai installé des assistants à domicile (Google, Alexa, etc.) partout toute ma maison, puis-je encore faire du télétravail?

Oui, mais vous devez prendre des précautions contre la divulgation inappropriée de renseignements personnels à tout moment lorsque vous travaillez à distance. Vous pouvez par exemple supprimer ou désactiver le dispositif d’écoute passive de votre espace de travail. La Loi sur la protection des renseignements personnels et les politiques gouvernementales en matière de sécurité et de confidentialité exigent la protection des renseignements personnels et les dispositifs d’écoute passive pourraient poser un risque supplémentaire. Veuillez communiquer avec le bureau de l’AIPRP et le chef de la sécurité de votre institution pour obtenir de plus amples renseignements. Vous pouvez également visiter le site Web Pensez cybersécurité pour obtenir des conseils sur la sécurisation de vos appareils en ligne à la maison.

Scénario 2

Dans le contexte du travail à distance, les employés peuvent apporter des documents papier contenant des renseignements personnels sur une personne identifiable à la maison.

Points à considérer

Pour prévenir les atteintes à la vie privée dans votre environnement de télétravail, vous devez aménager un espace dédié auquel vous pouvez restreindre l’accès des visiteurs occasionnels (par exemple : membres de la famille, invités, travailleurs). Les documents contenant des renseignements personnels doivent être stockés de manière appropriée et, lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, détruits de manière appropriée. Veuillez consulter la Directive sur la gestion de la sécurité — Annexe J : Norme sur la catégorisation de sécurité ou communiquer avec les bureaux de gestion et de sécurité de l’information de votre institution pour obtenir de plus amples renseignements.

Gardez à l’esprit que, conformément à la Directive sur les services et le numérique, les DPI doivent s’assurer que les systèmes numériques sont l’option privilégiée pour créer, saisir et gérer des renseignements.

Quelle est la désignation de sécurité attribuée aux renseignements personnels?

Cela dépend de la nature des renseignements personnels. Par exemple, les coordonnées d’une personne identifiable sont généralement désignées comme Protégé A, tandis que les coordonnées d’une personne identifiable qui est un informateur confidentiel des services d’application de la loi sont généralement considérées comme Protégé C.

Indépendamment de la désignation de sécurité attribuée aux renseignements personnels, toute création, collecte, utilisation, communication, conservation ou élimination inappropriées des renseignements personnels constitue une atteinte à la vie privée.

Comment connaître les techniques appropriées pour sécuriser et transporter des dossiers papier contenant des renseignements personnels?

La personne la mieux indiquée pour vous fournir des renseignements spécifiques au stockage, au transport, à la transmission et à la destruction sécurisés de documents lorsque vous travaillez à distance est votre gestionnaire. À défaut, vous pouvez communiquer avec les bureaux de gestion et de sécurité de l’information de votre institution. La mallette de transport, la serrure, le mode de transport et le stockage à domicile devront être appropriés à la désignation de sécurité attribuée aux renseignements personnels. Le lien suivant propose également des conseils supplémentaires sur la gestion des données dans le contexte du travail à distance.

Scénario 3

Dans le contexte du travail à distance, les employés peuvent avoir besoin de fournir des services d’une nouvelle manière, tout en continuant à protéger les renseignements personnels.

Points à considérer

Pour prévenir les atteintes à la vie privée lors de la prestation de services à distance, vous devez tenir compte de l’incidence du changement de modèle de prestation sur le flux (création, collecte, utilisation, communication, conservation, élimination) des renseignements personnels et sa gestion, et collaborer avec le bureau de l’AIPRP de votre institution pour déterminer si ces changements nécessitent une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Veuillez consulter les exigences de la Directive intérimaire sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ou communiquer avec le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de votre institution pour obtenir de plus amples renseignements.

Comment le changement de mode de prestation de services, soit d’un modèle en personne à un modèle à distance, affecte-t-il la gestion des renseignements personnels?

Cela dépend de l’institution ainsi que du programme ou du service et des outils utilisés dans le cadre du processus. Par exemple, certains services peuvent utiliser de nouvelles technologies ou recourir à des fournisseurs tiers pour fournir des renseignements au destinataire du service. Cela pourrait entraîner une création, une utilisation, une communication, une conservation ou une élimination nouvelle et éventuellement non autorisée de renseignements personnels, c’est-à-dire une atteinte à la vie privée. Par exemple, si un tiers conservait une copie des données utilisées dans le cadre du service à ses propres fins commerciales, cela pourrait être considéré comme une conservation ou une utilisation non autorisée de renseignements personnels entraînant une atteinte à la vie privée. De même, un nouvel outil ou une nouvelle technologie pourrait nécessiter la collecte de renseignements personnels supplémentaires. Si elle n’est pas directement liée au programme ou à l’activité, cette nouvelle collecte pourrait constituer une atteinte à la vie privée. Pour évaluer les changements apportés aux processus opérationnels et leur incidence sur la gestion des renseignements personnels, les programmes de prestation de services devraient collaborer avec les bureaux de gestion de l’information et les bureaux de l’AIPRP correspondants pour déterminer si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est nécessaire.

Comment savoir si les nouveaux changements apportés à un processus opérationnel sont conformes aux exigences en matière de protection des renseignements personnels?

Les exigences en matière de protection des renseignements personnels sont énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, les politiques du SCT en matière de protection des renseignements personnels et les lois et politiques propres à chaque institution. Veuillez collaborer avec votre bureau de gestion de l’information et de l’AIPRP pour discuter de tout changement aux processus opérationnels qui ont des répercussions sur la gestion des renseignements personnels afin de garantir que ceux-ci continueront d’être protégés.

Scénario 4

Les employés qui travaillent à distance doivent s’assurer qu’ils enregistrent les documents dans les référentiels ministériels appropriés.

Points à considérer

La conservation et l’élimination inappropriées des renseignements personnels peuvent entraîner des atteintes à la vie privée. Pour éviter que cela ne se produise dans votre environnement de travail à distance, vous devez vous assurer que vous enregistrez les documents ayant une valeur opérationnelle dans le référentiel ministériel approuvé à cet effet. Il s’agit notamment de les classer de manière appropriée selon votre plan de classification ministériel, d’attribuer la désignation de sécurité appropriée à chaque document et de vous assurer que le référentiel ministériel est approuvé pour stocker, au minimum, les documents auxquels la même désignation est attribuée. Veuillez consulter la Directive sur les services et le numérique ou communiquer avec les bureaux de gestion et de sécurité de l’information de votre institution pour obtenir de plus amples renseignements.

Puis-je enregistrer des documents contenant des renseignements personnels localement sur mon ordinateur de travail lorsque je travaille à distance?

Non. Votre ordinateur de travail n’est pas un référentiel ministériel officiel. Il peut arriver que ce soit nécessaire de le faire, mais cela ne devrait se produire que lorsque cela est nécessaire et pour une période limitée. Par exemple, si vous perdez la connectivité réseau et devez sauvegarder le document, l’enregistrement local est autorisé à condition que lorsque vous vous reconnectez au réseau, le document soit enregistré dans le référentiel approprié.

Existe-t-il des référentiels électroniques spéciaux dans lesquels enregistrer des renseignements personnels?

Cela dépend. Les renseignements personnels peuvent être enregistrés dans n’importe quel référentiel ministériel électronique si ce dernier est approuvé pour la désignation de sécurité du document et s’il satisfait par ailleurs aux exigences en matière de gestion de l’information du gouvernement du Canada. Dans la plupart des cas, les renseignements personnels sont correctement enregistrés dans le référentiel approuvé. À titre d’exception, il peut arriver que la désignation de sécurité attribuée aux renseignements personnels dépasse le niveau d’approbation du référentiel. Par exemple, lors de l’enregistrement de renseignements personnels concernant un informateur confidentiel. Les référentiels ministériels ne sont généralement pas appropriés dans ce cas, mais les renseignements en question doivent néanmoins être gérés comme un atout stratégique. Dans ce scénario, le bureau de gestion de l’information de votre institution peut vous fournir des instructions plus détaillées.

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