Maladie à coronavirus (COVID-19) : Travail à distance

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Travail à distance et services critiques

À l’heure actuelle, les employés du gouvernement du Canada sur tous les sites de travail sont demandés de travailler à distance chaque fois que cela est possible. Les gestionnaires doivent trouver une approche souple tout en assurant la continuité des opérations du gouvernement et le maintien des services critiques que celui-ci fournit aux Canadiens.

Presentement, les gestionnaires ne doivent envisager un travail sur site que :

  • si celui-ci répond à la définition de « service critique »
  • s’il n’est pas possible de travailler à distance, car certaines fonctions ne peuvent être exercées à partir d’un autre lieu de travail que celui qui est désigné

Aménagement de son espace de travail à domicile pour le bien-être et la réussite

Le travail à distance offre de nombreux avantages et de plus grandes marges de manœuvre. Il s’agit d’une nouvelle réalité pour de nombreux fonctionnaires qui continuent à travailler pendant la pandémie de COVID-19. Mais nombre d’entre nous n’y sont pas habitués.

Pour réussir en travaillant à distance, nous devons créer un espace de travail qui favorise l’efficience et l’efficacité. Prendre le temps de créer les conditions propices à la réussite et au bien-être c’est :

  • tenter d’installer votre espace de travail dans un endroit tranquille offrant un peu d’intimité et éloigné de l’espace de vie habituel et des distractions, telles que les télévisions :
    • songez à ranger les appareils mobiles personnels hors de portée,
    • au besoin, utilisez un casque d’écoute antibruit;
  • communiquez avec votre partenaire, vos enfants ou dʼautres personnes au sujet de l’espace de travail et de vos besoins pendant le travail à distance;
  • travaillez, dans la mesure du possible, dans un espace exposé à la lumière naturelle afin de réduire la fatigue oculaire – l’exposition à la lumière naturelle peut avoir une incidence sur votre bien-être physique et mental;
  • tenez compte de vos besoins ergonomiques, par exemple, en ajustant la hauteur de votre écran et de votre clavier;
  • soyez prêt à vous passer de certains éléments tels que les imprimantes; c’est le moment idéal pour adopter des habitudes de travail sans papier;
  • revoyez et adaptez votre espace de travail, au besoin; tenez compte de facteurs tels que la température, le rangement de votre équipement lorsqu’il nʼest pas utilisé, ainsi que dʼautres facteurs;
  • veuillez consulter le site sur la santé et la sécurité au travail au moment de travailler à distance.

Bien que de nombreux fonctionnaires disposent des outils nécessaires pour travailler à distance, il se peut que l’employé ait besoin d’équipements supplémentaires. Les ministères devraient examiner les demandes d’équipement supplémentaire, au cas par cas, en donnant la priorité aux employés qui fournissent des services critiques et à ceux pour lesquels l’employeur a l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

  • si on a besoin de conseils ou d’aide pour suivre les directives de son organisation en matière de travail à distance
  • si on bénéficie déjà de mesures d’adaptation ou que l’on souhaite en demander de nouvelles

Utilisation du réseau

Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Services partagés Canada et les directeurs de l’information des ministères travaillent ensemble pour augmenter au maximum la largeur de bande Internet afin de soutenir le travail à distance et de donner la priorité d’accès au réseau aux opérations critiques.

Comment limiter son utilisation du réseau

Vous devez être attentif à la façon dont vous utilisez le réseau et au moment où vous le faites. Chaque ministère peut avoir des avis et des directives différentes sur la façon d’utiliser la technologie. On doit toujours considérer que les avis provenant de son propre ministère font autorité.

Pour limiter la sollicitation de nos systèmes de TI :

  • utiliser autant que possible des appareils mobiles pour envoyer et recevoir des courriels (jusqu’au niveau Protégé B)
  • se connecter au RPV/ADP, obtenir ce dont on a besoin sur le réseau de l’entreprise – si possible en dehors des heures de travail normales – et se déconnecter pour éviter de solliciter nos systèmes informatiques
  • limiter l’utilisation de la vidéoconférence sur le réseau GC lorsque l’audioconférence suffit
  • éviter les transferts de données volumineux sur le réseau comme les plateformes à forte intensité graphique, les images, les PDF ou les services de diffusion vidéo (par exemple YouTube)

Les employés qui ne soutiennent pas les opérations, les services ou la prestation de programmes critiques doivent travailler à distance et limiter leur utilisation du réseau conformément aux directives du ministère, dans la mesure du possible.

Collaboration au sein des équipes et entre elles
  • faites connaître le meilleur moyen de communiquer avec vous, que ce soit par téléphone, par SMS, par courriel, par des applications ou par d’autres moyens;
  • mettre à jour ses coordonnées dans son annuaire d’organisation, son profil GCannuaire et ailleurs
  • ajouter des signatures de courriel à ses coordonnées sur tous ses appareils
  • transférer les appels de son téléphone de bureau vers un autre téléphone, si on peut le faire à distance, ou ajouter un autre numéro dans le message d’accueil de sa messagerie vocale
Lorsque vous collaborez aves des outils numériques
  • utilisez les outils approuvés, comme Microsoft Teams, BlackBerry Messenger et WebEx pour collaborer avec vos collègues :
    • si l’utilisation de ces outils nʼest pas possible, utilisez des outils comme Zoom, Slack et Google Hangouts pour les discussions et les échanges non classifiés (avec l’approbation de votre ministère);
  • utilisez l’application BlackBerry Messenger, si vous avez un BlackBerry, pour communiquer avec vos collègues, pour échanger des informations jusqu’au niveau Protégé B.

Travailler sur des informations sensibles, protégées ou classifiées

Les exigences en matière de gestion de l’information sont les mêmes, que l’on travaille à distance ou au bureau, et que l’on soit connecté ou non au RPV. Les employés sont tenus de veiller à gérer l’information de manière appropriée et efficace, et conformément à toutes les exigences législatives et politiques pertinentes.

Pour veiller à ce que les informations gouvernementales soient gérées et protégées de manière appropriée :

  • ne pas oublier que l’employé qui travaille à distance sur des informations sensibles, protégées ou classifiées, reste responsable de leur sauvegarde
  • prendre des mesures, telles que la protection par mot de passe des vidéoconférences, pour aider à sécuriser les communications
  • se concentrer sur la gestion des informations à valeur opérationnelle
  • assurer la sécurité et le traitement adéquat des informations sensibles

Pour obtenir davantage de conseils :

Les ministères et les organismes devraient aider leurs employés à assurer les différents aspects de la sauvegarde et du contrôle des informations sensibles, et à prendre les dispositions nécessaires pour remplir leurs obligations, lorsque qu’ils travaillent ailleurs que sur leur lieu de travail désigné.

Pour plus d’astuces et de conseils, consultez le Guide du télétravail de l’Académie du numérique de l’École de la donction publique du Canada

Gérer son travail et sa productivité

Pour ceux d’entre nous qui ne sont pas habitués à travailler à distance, rester productif peut être un défi. Nos bureaux sont aménagés pour le travail et les interactions d’équipe qui nous poussent vers la productivité. Souvent, nos lieux de travail à distance (notre domicile, par exemple) ne disposent pas de ces mêmes repères et supports.

Il est donc important que nous utilisions des stratégies personnelles et d’équipe pour rester productifs. Souvent, ces stratégies ne sont pas différentes de celles que nous utilisons au bureau; cependant, elles peuvent exiger davantage d’efforts, de discipline et de créativité lorsque nous travaillons à distance.

Voici quelques exemples de mesures que l’employé et les équipes peuvent envisager pour contribuer au maintien de la productivité :

  • prendre chaque matin quinze minutes pour se connecter à son équipe en réunion virtuelle afin de préparer le terrain à une journée productive. Envisager d’organiser une table ronde où chaque personne répond rapidement :
    • ce que j’ai fait hier (ou le dernier jour de travail), par exemple, finaliser un projet de note, traiter 15 demandes, terminer une présentation
    • ce que je vais faire aujourd’hui, par exemple, réviser le courriel d’invitation, envoyer des feuilles de calcul, évaluer les critères de sélection
    • ce que j’attends de mon équipe, par exemple, un retour d’information sur une proposition, des données pour un rapport, l’approbation d’une note
  • organiser son flux de travail en commençant sa journée. Cela aidera à rester concentré sur ses objectifs et à être moins distrait :
    • faire une première vérification des courriels, des messages, de son calendrier et des notes de réunion
    • décomposer son travail en actions claires afin de savoir exactement ce que l’on doit faire, par exemple, rédiger une carte mentale, constituer une liste de diffusion, rédiger un courriel de couverture et l’envoyer à la liste de diffusion
    • établir un ordre de priorité et un calendrier des tâches en s’engageant à respecter l’ordre dans lequel les tâches seront effectuées et établir un calendrier de leur exécution
    • prévoir du temps pour les pauses et le déjeuner, intégrer les engagements personnels et familiaux selon les besoins et se récompenser pour l’accomplissement de tâches essentielles, par exemple en faisant une promenade ou en prenant une tasse de thé
  • utiliser différentes stratégies selon les besoins pour pouvoir rester productif tout au long de la journée :
    • Faire en sorte de ne plus suivre ses courriels et ses messages pour se concentrer sur ses tâches, tout en laissant son téléphone allumé pour recevoir les appels d’urgence
    • accepter que les plans puissent être modifiés, en tenant son responsable et ses coéquipiers informés des défis et des évolutions
    • prendre le temps de communiquer régulièrement avec ses collègues, de participer à des réunions, d’établir un ordre du jour qui pose les questions nécessitant une réponse
    • faire le bilan de ce que l’on a accompli et de ce que l’on doit faire le lendemain, en se préparant à la prochaine réunion

Pour plus d’informations :

Rester connecté en travaillant à distance

Lorsque nous travaillons dans un lieu commun, tel qu’un bureau ou un laboratoire, beaucoup d’entre nous peuvent facilement poser une question à un collègue voisin, entendre quand les autres sont au téléphone ou voir quand les gens sont absents de leur bureau. Nous pouvons également faire savoir à notre équipe ce que nous faisons, par exemple en disant aux gens « je serai en réunion pendant une heure ». Lorsque nous travaillons à distance, nous devons tous faire un effort supplémentaire pour rester connectés en tant qu’équipe.

Nous pouvons prendre certaines mesures à titre individuel pour tenir les autres informés de notre disponibilité :

  • informer son équipe de ses heures de travail prévues et de ses absences régulières
  • envoyer à son équipe, par SMS ou par courriel, de brefs comptes rendus de la situation, par exemple « En réunion » ou « Dîner »
  • utiliser des réponses automatiques par courriel pour informer ses interlocuteurs d’interruptions plus longues dans sa journée de travail ou si l’on travaille hors ligne et que l’on n’accède à ses courriels que périodiquement
  • tenir son calendrier à jour et contacter ceux qui n’utilisent pas les calendriers en ligne pour vérifier leur disponibilité pour les réunions

Lorsque nous travaillons avec nos équipes, il y a d’autres actions que nous pouvons entreprendre pour nous aider à être présents :

  • trouver un ensemble d’outils approuvés par son ministère qui fonctionnent pour tous les membres de son équipe
  • établir un appel ou lien vidéo avec des collègues pour de courtes conversations plutôt que d’avoir des échanges de courriels prolongés
  • se renseigner souvent auprès de ses collègues; établir des listes de diffusion par courriel et par texte pour une communication rapide
  • demander aux gens ce qui leur manque au bureau et essayer de le recréer, par exemple une cantine virtuelle
  • ne pas hésiter à contacter ses collègues pour leur poser des questions, leur demander de l’aide ou leur proposer un soutien

Ressources de l’École de la fonction publique du Canada :

Garantir la dualité linguistique

Lorsqu’ils travaillent à distance, il est important que les employés continuent de respecter la dualité linguistique dans leurs communications avec les Canadiens qu’ils servent et leurs collègues fonctionnaires. Ce n’est pas seulement une courtoisie, c’est un signe de respect et c’est ce qu’exigent nos lois et nos politiques.

Avant d’organiser un appel ou une vidéoconférence à l’échelle du gouvernement ou dans une région bilingue, demander aux participants d’indiquer :

  • leur préférence linguistique, par exemple en utilisant la fonction de vote dans Outlook
  • s’ils souhaitent que les principaux points soient résumés dans l’une ou l’autre langue officielle lors de la réunion

En organisant un appel ou une vidéoconférence à l’échelle du gouvernement ou dans une région bilingue :

  • faire circuler les invitations, les ordres du jour et les documents bilingues des réunions
  • accueillir les participants dans les deux langues officielles et les inviter à utiliser la langue de leur choix, que ce soit en parlant ou en utilisant les fonctions de clavardage
  • demander si quelqu’un souhaite que les points principaux soient résumés dans l’une ou l’autre langue officielle
  • inviter les participants à assurer un suivi après la réunion, à savoir s’ils ont besoin de précisions sur l’un des points soulevés

En participant à un appel ou à une vidéoconférence qui concerne soit l’ensemble du gouvernement, soit une région bilingue :

  • oser utiliser la langue officielle la moins utilisée si on le souhaite

Lorsqu’il s’agit d’entrer en contact avec un employé, par exemple par courriel ou par téléphone :

  • dans une région bilingue, confirmer sa préférence linguistique officielle, le cas échéant, et commencer la communication dans cette langue
  • dans une région unilingue, commencer la communication dans la langue officielle appropriée

Pour plus d’informations :

Inclusion et travail à distance

L’inclusion sur le lieu de travail est importante pour le succès de l’organisation. Cependant, le fait de travailler à distance peut amplifier les vulnérabilités des groupes marginalisés ou créer de nouveaux obstacles. Lorsque nous travaillons à distance, nous devons prêter une attention particulière à nos actions et à nos comportements afin de nous assurer que nous sommes des leaders et des membres d’équipe inclusifs. En tant que fonctionnaires, nous avons également la responsabilité de veiller au respect des personnes dans le cadre de notre travail.

En interagissant avec des collègues qui travaillent à distance, rester attentifs aux défis de l’inclusion :

  • reconnaître que le fait de travailler à distance limite les signaux non verbaux. Faites attention à vos mots, votre ton et vos actions pour éviter les malentendus
  • prendre le temps, lors des réunions d’équipe, de remercier les autres et de célébrer leurs réalisations
  • faire preuve d’empathie envers les collègues qui soulèvent courageusement des préoccupations telles que la santé mentale
  • ne pas avoir peur de demander de l’aide si on fait face à des difficultés ou à des obstacles

Lorsque l’on organise des réunions à distance, prendre des mesures pour en assurer le succès :

  • demander à l’avance aux gens quelle technologie ils sont en mesure d’utiliser pour la réunion. Les collègues qui se fient à la lecture labiale, par exemple, peuvent trouver les vidéoconférences difficiles
  • fournir des documents de réunion accessibles
  • confirmer que tous les participants sont connectés avant de commencer une réunion et veiller à ce que chacun ait la possibilité de contribuer; si nécessaire, prévoir des pauses pour que chacun puisse s’engager
  • proposer d’aider les collègues qui pourraient être moins à l’aise avec la technologie du travail à distance

Lorsque l’on gère des équipes situées à distance, planifier activement l’inclusion :

  • discuter fréquemment de l’inclusion avec son équipe pour identifier les défis et chercher des solutions
  • identifier les outils et les applications qui tiennent compte des différences entre les employés
  • offrir une certaine flexibilité, par exemple en matière d’horaires de travail ou de réunions, aux employés qui doivent relever des défis tels que l’équilibre entre le travail et la vie privée, l’isolement social, la garde d’enfants ou les espaces de travail improvisés
  • demander aux employés de préciser leurs besoins en matière de mesures d’adaptation, existants ou nouveaux dans le cadre du travail à distance, et travailler avec eux et l’organisation pour y répondre
  • favoriser la connexion entre les gens, par exemple, en attribuant des tâches à des groupes plutôt qu’à des individus lorsqu’approprié

Maintien de son bien-être

Si le travail à distance peut présenter de nombreux avantages, notamment celui d’éviter les trajets quotidiens et de pouvoir travailler à différents moments de la journée, le travail à distance pendant de longues périodes et dans le cadre d’une pandémie peut présenter des défis uniques pour vous.

Des choses qui se produisent normalement dans le cadre de notre routine professionnelle et qui nous permettent de maintenir notre santé mentale peuvent ne pas se produire, la distinction entre le professionnel et le personnel peut s’estomper, et être physiquement séparé de nos collègues dans l’accomplissement de notre travail peut avoir des conséquences néfastes.

Toutefois, il y a certaines mesures que vous pouvez prendre. Par exemple :

  • établir un horaire, car nous sommes faits d’habitudes et la routine nous aide à nous préparer physiquement et mentalement pour notre journée
  • rester connecté – d’autant plus que la distance physique peut nous donner le sentiment d’être déconnectés – en nous jumelant à un pair et en utilisant des moyens virtuels (par exemple FaceTime, Skype, Zoom) pour renouer avec nos collègues et nos proches
  • prendre le temps de s’occuper de soi, en se rappelant que la pratique de soins autoadministrés n’est pas égoïste; il est important de dormir suffisamment, de manger sainement et de faire de l’exercice régulièrement

Là où nous sommes responsables de la gestion des équipes, nous devrions :

  • diriger avec empathie, et reconnaître ses propres vulnérabilités;
  • promouvoir les ressources à leur disposition s’ils sont confrontés à des difficultés;
  • être attentifs aux signaux non verbaux, tels que le désengagement, qui peuvent indiquer qu’un employé a des difficultés

Pour en savoir plus sur la manière de préserver la santé mentale et de soutenir les autres :

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