Travail à distance : Conseils pour rester productif

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Être efficace lors du travail à distance

La plupart d'entre nous ont l'habitude d'être dans des bureaux aménagés pour le travail et avoir des interactions d'équipe qui nous poussent à être productif.  Les lieux de travail à distance, comme nos maisons, ne sont souvent pas aménagés de la même manière.  Alors, comment rester productif lorsque nous travaillons à distance afin de continuer des produire un travail de qualité, à respecter les délais et à utiliser au mieux nos ressources ?  Souvent, cela signifie faire beaucoup de choses que nous faisons lorsque nous sommes au bureau. Cependant, le travail à distance peut exiger un effort, une discipline et une créativité supplémentaires.  Nous avons rassemblé quelques approches qui pourraient vous aider.  Discutez de ces approches et aussi d'autres approches pour organiser votre travail avec votre gestionnaire et votre équipe afin de trouver les solutions qui correspondent le mieux à l'orientation fixée par votre organisation et aux besoins de votre poste. 

Réunir

Prendre environ 15 minutes pour tisser des liens avec votre équipe lors d’une réunion virtuelle chaque matin peut être utile pour préparer le terrain pour une journée productive. Envisagez de mener une table ronde lors de la réunion où chaque personne répond rapidement à trois questions clés :

  • ce que j’ai fait hier (ou lors du dernier jour de travail)
    • par exemple : j’ai terminé la note de service provisoire, j’ai traité 15 demandes, j’ai finalisé la présentation
  • ce que je ferai aujourd’hui
    • par exemple : réviser le courriel d’invitation, envoyer les formulaires de mise en candidature, évaluer les critères de sélection
  • ce dont j’ai besoin de la part de mon équipe
    • par exemple : rétroaction sur une proposition, données ou contenu d’un rapport, approbation d’une note de service provisoire

Planifier

L’organisation de votre flux de travail au début de votre journée de travail vous aidera à vous concentrer sur vos objectifs et à ignorer les distractions inhérentes au télétravail :

  • mise à jour de votre contexte
    • faites une première vérification des courriels, des messages, de votre calendrier et des notes découlant de la réunion
  • détermination des tâches
    • divisez votre travail en tâches claires et distinctes (par exemple, rédaction d’un plan de travail, écriture des grandes lignes, assemblage de la liste de diffusion, rédaction du courriel de présentation et envoi à la liste de diffusion) pour savoir exactement ce que vous devez faire
  • planification des tâches
    • engagez-vous à respecter l'ordre dans lequel vous effectuerez les tâches ou à établir un calendrier rendant compte de moment de leur exécution 
  • intégration de pauses
    • prévoyez du temps pour les pauses et le déjeuner, intégrez les engagements personnels et familiaux selon les besoins, et récompensez-vous pour l'accomplissement de tâches essentielles, par exemple en faisant une promenade, en prenant un café ou une tasse de thé. 

Exécuter

Après la réunion et la planification, vous êtes maintenant prêts à travailler. Pour demeurer productif tout au long de la journée :

  • débrancher
    • déconnectez-vous des courriels et des messages pour que vous puissiez vous concentrer sur vos tâches, mais laissez votre téléphone allumé au cas où quelqu’un aurait besoin de vous joindre d’urgence
  • rester flexible
    • acceptez que les plans puissent devoir changer, tenez votre gestionnaire informé des défis et des développements
  • rencontre virtuelle
    • prenez le temps de communiquer régulièrement avec vos collègues et pour les réunions, établissez un ordre du jour qui pose les questions auxquelles il vous faut des réponses
  • assurer un bon suivi
    • à la fin de votre journée, faites le bilan de ce que vous avez accompli et de ce que vous devez faire demain

Réunir, planifier, exécuter et répéter !

Pour en savoir plus

Prenez le temps d'en savoir plus sur la façon d'être et de rester productif lorsque vous travaillez à distance.

Visitez le Guide du télétravail de Trajets en bus pour plus d’idées.

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