Gestion de l'information dans un cabinet de ministre

Question

Les ressources d'information d'un cabinet de ministre doivent être gérées conformément à la Politique sur la gestion de l'information du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

Contexte

Même si un cabinet de ministre n'est pas en soi une institution gouvernementale, ni ne fait partie d'une institution gouvernementale, les Politiques à l'intention des cabinets des ministres précisent que les ministres sont assujettis aux politiques et aux règlements du Conseil du Trésor, à moins d'en être expressément exemptés. Par conséquent, la Politique sur la gestion de l'information du SCT et ses divers instruments de politique connexes, comme la Directive sur la tenue de documents et la Norme sur la gestion du courriel doivent être appliqués dans ces cabinets.

Orientation

Bien que les dispositions de la Politique sur la gestion de l'information et des instruments connexes visent les administrateurs généraux et les cadres supérieurs responsables de la gestion de l'information, les ministres faire l'examen des exigences énoncées dans chacun de ces documents et élaborer des processus et des mécanismes visant à atteindre les résultats escomptés. Ces activités assurent une gestion efficace et efficiente de l'information aux fins suivantes : appuyer la prestation des programmes et des services, favoriser une prise de décisions éclairée, promouvoir la reddition de compte, la transparence et la collaboration.

Remarque : Comme les agents du Parlement, les ministres sont les seuls responsables de la surveillance et du respect des instruments de politique relatifs à la gestion de l'information au sein de leur cabinet, ainsi que du traitement des cas de non-conformité.

Catégories d'information

Les documents que l'on trouve habituellement dans les cabinets des ministres peuvent généralement être classés dans quatre grandes catégories : les documents du cabinet, les documents institutionnels, les documents ministériels (selon la définition énoncée à l'article 2 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada), ainsi que les documents personnels et à caractère politique. Chacune de ces catégories est visée par un ensemble de critères particuliers en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur la preuve au Canada. Les ministres doivent veiller à ce que les documents du cabinet, les documents institutionnels, les documents ministériels et les documents personnels et à caractère politique soient conservés séparément. On peut également trouver des conseils sur le sujet dans les Lignes directrices sur la gestion de l'information consignée dans un cabinet de ministre de Bibliothèque et Archives Canada (PDF 175.88 KO).

1. Documents destinés au Cabinet

Des mesures spéciales doivent être prises pour protéger les documents du Cabinet. Le Bureau du Conseil privé a établi, au nom du premier ministre, des procédures à cet effet. Le plus important est de renvoyer au Bureau du Conseil privé les documents du Cabinet liés à un dossier qui a été traité. Les premiers ministres ont de plus convenu, au fil des ans, que le greffier du Conseil privé et les sous-ministres feraient en sorte que les documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada, confiés à la garde du gouvernement par le Cabinet et les ministres, seraient protégés des gouvernements ultérieurs.

2. Documents institutionnels

Les documents institutionnels du cabinet d'un ministre doivent être gérés conformément à la Directive sur la tenue de documents. Conformément à l'Autorisation pluri-institutionnelle de disposer de documents no 96/021, à quelques exceptions près, les documents sur tous les supports (p. ex., versions papier, électronique, photographique ou cartographique) qui relèvent d'une institution dans un cabinet de ministre et qui ont une valeur historique ou archivistique doivent être placés sous la garde et la responsabilité de Bibliothèque et Archives Canada.

3. Documents ministériels

Les documents ministériels doivent être transférés des cabinets des ministres à Bibliothèque et Archives Canada selon les modalités approuvées par son administrateur général. Les ministres peuvent demander conseil à leurs sous-ministres à ce sujet.

4. Documents personnels et à caractère politique

Lorsqu'ils quittent leur poste, les ministres doivent se prévaloir d'installations d'entreposage sûres et faire appel aux services d'archivage offerts par Bibliothèque et Archives Canada pour leurs documents personnels et à caractère politique.

Il est possible que les dossiers d'un bureau de ministre soient assujettis à la Loi sur l'accès à l'information. Vous pouvez obtenir des conseils ou de l'aide sur l'applicabilité de la Loi sur l'accès à l'information de votre coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Les ministres doivent prévoir le traitement, la manipulation et l'entreposage convenable, et l'élimination le cas échéant, de l'information confidentielle et d'autres renseignements sensibles se trouvant dans leur cabinet, quelle que soit la catégorie de l'information. Ils peuvent obtenir aide et conseils auprès de l'agent de sécurité de leur ministère sur le respect des normes du gouvernement sur la sécurité matérielle et électronique de l'information.

Courriels et messages instantanés

Aux termes de la Politique sur la gestion de l'information, les ressources d'information, notamment les courriels et les messages instantanés ou textos, doivent être gérés de la même façon que les ressources d'information sur papier. Pour obtenir de plus amples détails sur la gestion des courriels dans les cabinets de ministres, veuillez consulter la Norme sur la gestion du courriel.

Renseignements additionnels

Division de la gestion de l'information
Direction du dirigeant principal de l'information
Secrétariat du Conseil du Trésor
8e étage, 270, rue Albert
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Courriel : im-gi@tbs-sct.gc.ca
Numéro sans frais : 1-877-636-0656
Télécopieur : 613-946-9342
Téléscripteur : 613-957-9090 (Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada)

Signaler un problème ou une erreur sur cette page
Veuillez sélectionner toutes les cases qui s'appliquent :

Merci de votre aide!

Vous ne recevrez pas de réponse. Pour toute question, contactez-nous.

Date de modification :