Politiques à l'intention des cabinets des ministres - janvier 2011

1.1.1 Personnel exonéré des ministres

À titre de condition d'emploi, les membres du personnel exonéré des ministres sont visés par la Loi sur les conflits d'intérêts et également par les Lignes directrices en matière d'éthique à l'intention des titulaires de charge publique, comme il est indiqué à l'annexe G du document Pour un gouvernement responsable - Guide du ministre et du ministre d'État. Les membres du personnel exonéré des ministres qui travaillent moins de 15 heures par semaine sont des titulaires d'une charge publique. Les membres du personnel exonéré des ministres qui travaillent plus de 15 heures par semaine sont des titulaires de charge publique principaux. Les titulaires d'une charge publique sont visés par certaines dispositions de la Loi, dont les articles 33 et 34 de la partie III sur les mesures applicables à l'après-mandat. Les titulaires de charge publique principaux sont assujettis à toutes les dispositions de la Loi. Le ministre peut également désigner tout autre membre du personnel exonéré à titre de titulaire de charge publique principal compte tenu de ses responsabilités particulières.

Les membres du personnel politique sont assujettis aux directives émises par le Premier ministre dans le document Pour un gouvernement responsable - Guide du ministre et du ministre d'État (2011). Conformément à la section VI.1 :

Les membres du personnel politique ne sont pas habilités à donner des ordres aux fonctionnaires, mais ils peuvent leur demander de l'information ou leur transmettre les instructions du ministre, en passant normalement par le sous-ministre.

Le document Pour un gouvernement responsable stipule aussi que :

Afin d'honorer leur responsabilité de respecter l'impartialité des fonctionnaires, le personnel exonéré se doit de connaître les paramètres appropriés du code de conduite des fonctionnaires, dont les valeurs et l'éthique de la fonction publique, et d'évaluer activement sa propre conduite et toute demande qu'il fait aux fonctionnaires ministériels à la lumière de ces paramètres.

Les membres du personnel exonéré doivent également être au courant de leurs obligations d'après-mandat comme il est mentionné dans la Loi sur le lobbying.

Dès qu'ils sont connus, le ministre ou son représentant désigné est chargé de transmettre rapidement et au moment opportun au Bureau du commissaire aux conflits d'intérêts et à l'éthique le nom et le titre (désignations) de tous les nouveaux membres du personnel exonéré, de ceux qui ont quitté ou dont l'emploi a pris fin, et d'indiquer leur nombre d'heures de travail par semaine. Les membres du personnel exonéré des ministres auxquels la partie II de la Loi s'applique doivent s'y conformer dans les 120 jours.

1.1.2 Employés du ministère

Les employés du ministère affectés au cabinet d'un ministre doivent se conformer aux exigences du Code de valeurs et d'éthique de la fonction publique. Au moment de sa nomination, l'employé doit revoir sa situation à la lumière de ses nouvelles fonctions et, le cas échéant, remplir un rapport confidentiel et le remettre au sous-ministre ou à son représentant désigné.

3.2.1 Postes de l’effectif exonéré

La Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) ne prévoit qu’un seul titre de poste pour le personnel, soit celui de directeur de cabinet. Le Conseil du Trésor en a toutefois approuvé d’autres. La structure des postes du personnel exonéré est présentée à l’annexe A.

Un ministre ou un ministre d’État doit respecter les conditions suivantes :

• son cabinet ne doit pas compter plus d’un chef de cabinet;
• la nomination d’un chef de cabinet doit être approuvée au préalable, par écrit et de façon continue par le cabinet du Premier ministre;
• son cabinet ne doit pas compter plus d’un directeur par fonction (p. ex., politique, affaires parlementaires, etc.);
• son cabinet ne doit pas compter plus d’un directeur des affaires régionales par région; la nomination du directeur des affaires régionales doit être approuvée au préalable, par écrit et de façon continue par le cabinet du Premier ministre;
• si le poste de chef de cabinet ou de directeur régional est vacant, le cabinet du Premier ministre nomme un chef de cabinet ou un directeur régional par intérim;
• il doit observer les règles régissant les titres de poste et les taux des échelles de salaire;
• même si le nombre d’employés exonérés peut varier, sous réserve de la section 4.2, le budget pour le personnel exonéré attribué à un ministre ou à un ministre d’État et dûment confirmé par écrit ne doit jamais être dépassé à moins que le cabinet du Premier ministre et le Conseil du Trésor n’aient préalablement donné leur approbation.

Les salaires maximums du personnel exonéré sont équivalents à ceux de la fonction publique. Un ministre ou un ministre d’État peut se servir uniquement des salaires maximums indiqués dans le tableau de la section 3.3.1. Les salaires du personnel exonéré ne correspondent pas nécessairement à ceux de la fonction publique. Les identificateurs de classification par profession servent à titre indicatif seulement.

3.2.2 Situation du personnel exonéré après un changement de cabinet

L’emploi d’une personne faisant partie du personnel exonéré d’un ministre chargé d’un portefeuille prend fin 30 jours civils après que le ministre cesse d’exercer ses fonctions à moins que, dans ces 30 jours :

• le ministre nomme cette personne à titre de membre du personnel exonéré dans son nouveau portefeuille;
• cette personne devienne membre du personnel exonéré du nouveau ministre dans le même portefeuille;
• cette personne devienne membre du personnel exonéré d’un autre ministre.

S’il n’est pas renommé à titre de membre du personnel exonéré au cours des 30 jours, tous ses avantages sociaux prennent fin (y compris les congés parentaux ou de maternité). L’ancien membre du personnel exonéré du ministre peut faire une demande d’emploi dans le cadre des processus internes annoncés ouverts à tous les employés de la fonction publique, conformément à l’article 35.2 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (voir la section 3.7.6 pour de plus amples renseignements).

Lorsqu’un ministre est nommé à un nouveau portefeuille, un membre du personnel exonéré acceptant un poste de personnel exonéré avec le ministre du nouveau portefeuille accepte une nomination avec un nouvel employeur et, par conséquent, de nouvelles lettres d’offre devraient être préparées et signées par le ministre dans sa nouvelle fonction. Il en va également de même pour un membre du personnel exonéré qui accepte un autre poste de membre du personnel exonéré avec un autre ministre. Lorsqu’un membre du personnel exonéré accepte un nouveau poste de membre de personnel exonéré avec un ministre, le ministre peut, à sa discrétion, accepter un passif lié aux indemnités de départ, selon le cas, aux droits aux congés annuels et aux crédits de congés de maladie pour le service antérieur à titre de membre du personnel exonéré. Les membres du personnel exonéré doivent recevoir l’approbation par écrit au moment de l’embauche.

3.2.3 Embauche de contractuels pour des services professionnels ou des services de travail temporaire

Lorsque des marchés sont conclus pour des services professionnels ou des services de travail temporaire, les exigences et les obligations additionnelles présentées dans la partie 7 des présentes politiques doivent également être satisfaites. Ni les marchés de services professionnels ni les marchés de services de travail temporaire ne constituent des contrats de travail. Aucune relation employeur-employé ne peut être créée lorsqu’un tel marché de service est conclu (voir la section 7.2).

3.2.4 Autres questions relatives à la dotation

Un ministre a le pouvoir discrétionnaire d’affecter un membre de son personnel exonéré à des activités officielles à l’extérieur de la région de la capitale nationale. Le traitement de cette personne est imputable au budget du personnel exonéré du ministre.

En règle générale, un ministre ne peut être accompagné de plus de deux membres de son personnel exonéré lorsqu’il est en service commandé à l’extérieur de la région de la capitale nationale. Cette limite ne peut être dépassée sans l’autorisation préalable du cabinet du Premier ministre.

Les noms et postes des employés exonérés ne sont pas considérés confidentiels et peuvent être diffusés en vertu d’une demande d’accès à l’information.

Pour plus d’information sur les questions de sécurité pour les employés, voir la section 2.2.

3.3.1 Salaires maximums

3.3.2 Augmentations salariales

Seul le ministre a le pouvoir discrétionnaire d’accorder ou de refuser des augmentations de salaire. Les augmentations de salaire sont accordées en fonction d’un rendement entièrement satisfaisant.

Sous réserve des principes énoncés à la section 3.3.1.2, pourvu qu’il dispose de fonds suffisants dans son budget du personnel exonéré, un ministre peut accorder les augmentations de la façon suivante :

• pour les membres du personnel exonéré dont le salaire n’est pas encore au maximum autorisé, un ministre a l’entière discrétion pour augmenter les salaires au besoin, sous réserve du plafond budgétaire total du cabinet;
• lorsqu’un membre du personnel exonéré est nommé à un poste, la première augmentation salariale après la nomination peut avoir lieu en tout temps. Cette première augmentation établit la date anniversaire pour d’autres augmentations annuelles à ce poste;
• une fois que l’augmentation salariale a été accordée, d’autres augmentations annuelles peuvent seulement être accordées à la date anniversaire de la première augmentation. Cela s’applique également à des situations où il y a un changement au cabinet conformément à la section 3.2.2;
• pour les membres du personnel exonéré dont le salaire est au maximum autorisé, un ministre ne peut accorder aucune augmentation salariale à moins qu’elle ne soit approuvée au préalable par le cabinet du Premier ministre et le Conseil du Trésor;
• pour les membres du personnel exonéré dont le salaire dépasse le maximum autorisé et a été approuvé par le cabinet du Premier ministre et le Conseil du Trésor, des augmentations d’un montant n’excédant pas celui correspondant au pourcentage d’augmentation le plus récent autorisé pour le groupe et le niveau correspondants de la fonction publique. Un ministre ne peut accorder les augmentations susmentionnées avant la date anniversaire de la nomination ou de la dernière augmentation de traitement du membre du personnel exonéré, selon celle de ces deux dates qui survient en dernier, à moins que le cabinet du Premier ministre et le Conseil du Trésor ne les approuvent.

3.3.3 Rémunération d’intérim

Un ministre peut autoriser le versement d’une rémunération d’intérim à un membre de son personnel exonéré qui exerce temporairement des fonctions de niveau plus élevé. Pour avoir droit à la rémunération d’intérim, les membres du personnel exonéré doivent exercer de façon continue les fonctions temporaires pendant une période de 10 jours ouvrables consécutifs.

3.3.4 Heures de travail

La semaine normale de travail est de 37,5 heures, du lundi au vendredi inclusivement, et la journée normale de travail est de 7,5 heures.

3.3.5 Obligation de faire rapport au cabinet du Premier ministre

Tous les renseignements concernant l’emploi des membres du personnel exonéré doivent être transmis au cabinet du Premier ministre. Cela comprend des renseignements sur l’embauche de membres du personnel exonéré, les salaires, les augmentations salariales, les promotions, les indemnités de départ et les cessations d’emploi ou les départs. Ces renseignements doivent être transmis sitôt le changement effectué.

3.4.1 Régimes obligatoires

3.4.2 Régimes automatiques (contributions payées par le gouvernement)

3.4.3 Régimes facultatifs (contributions payées par le participant)

3.5.1 Congés annuels

3.5.2 Encaissement des congés annuels

Le personnel exonéré peut encaisser tous les congés annuels acquis mais non utilisés en tout temps pendant l’année financière moyennant l’approbation du ministre.

3.5.3 Jours fériés désignés

Les jours suivants sont des jours fériés désignés payés :

• le jour de l’An;
• le Vendredi saint;
• le lundi de Pâques;
• le jour fixé par proclamation du gouverneur en conseil pour la célébration de l’anniversaire de la souveraine;
• la fête du Canada;
• la fête du Travail;
• le jour fixé par proclamation du gouverneur en conseil comme journée nationale d’Action de grâces;
• le jour du Souvenir;
• le jour de Noël;
• l’après-Noël;
• le jour reconnu au niveau provincial ou municipal comme jour de fête dans la région où travaille le membre du personnel du ministre, ou le premier lundi d’août dans toute région où un autre jour n’est pas reconnu au niveau provincial ou municipal comme jour de fête.

Un membre du personnel exonéré du ministre qui est en congé non payé toute la journée de travail qui précède et toute celle qui suit immédiatement un jour férié payé n’a pas droit à la rémunération du jour férié.

3.5.4 Congé pour élections

Un membre du personnel exonéré d’un ministre est tenu de démissionner ou de demander un congé non payé pour pouvoir se porter candidat. Le congé peut se terminer (et la personne peut retourner à ses fonctions) une fois que la course à l’investiture est terminée, que cette personne soit élue ou non.

Tout membre du personnel exonéré qui se présente à une campagne électorale municipale, provinciale ou fédérale ou à une élection partielle et désire faire campagne avant l’émission d’un bref doit le faire à l’extérieur des heures normales de travail. Tout membre du personnel exonéré qui se porte candidat à l’investiture après l’émission du bref doit démissionner ou se voir accorder un congé non payé, à la discrétion du ministre.

Après l’émission d’un décret de convocation des électeurs ou à la dissolution du Parlement, d’une législature provinciale ou d’un conseil territorial, un membre du personnel exonéré d’un ministre doit éviter d’annoncer sa candidature ou que d’autres l’annoncent, tant qu’il n’a pas cessé ses fonctions ou commencé sa période de congé non payé.

Si un membre du personnel exonéré d’un ministre décide de prendre part activement et à plein temps à une campagne visant une élection fédérale, provinciale ou territoriale, ou une élection partielle, il doit demander un congé non payé ou démissionner de son poste. Si un membre se présente à une campagne électorale à temps partiel, il doit le faire à l’extérieur des heures normales de travail. Aucun congé annuel ou autre congé payé ne sera autorisé pour participer à une campagne électorale.

3.5.5 Congé de direction

Lorsqu’ils doivent travailler plus que les heures prescrites ou encore travailler ou voyager un jour de repos ou un jour férié, les membres du personnel exonéré peuvent obtenir un congé de direction (payé) autorisé par le ministre, si ce dernier le juge pertinent moyennant une documentation appropriée. Ce congé doit être accordé aussitôt que possible après la période qui a donné droit au congé et ne doit pas dépasser le nombre d’heures de travail supplémentaires ou le temps passé à voyager. Ce congé ne doit jamais être accordé après l’annonce d’élections ni servir à compenser des activités en rapport avec les élections.

3.5.6 Autres congés

Un ministre peut accorder un congé payé d’au plus deux semaines quand le lieu de travail est rendu inhabitable et que l’employé ne peut plus exercer ses fonctions tant qu’on ne lui trouve pas un autre lieu de travail, ou quand l’employé est obligé ou instamment pressé de prêter son concours en raison d’une situation d’urgence dans la collectivité.

3.7.1 Indemnité de départ et prise en charge du service antérieur

Les employés ont droit à l’indemnité de départ lorsqu’ils cessent leurs fonctions volontairement, sont congédiés, décèdent ou sont mis en disponibilité en raison d’un manque de travail ou de la cessation d’une fonction. L’indemnité de départ ne varie pas en fonction de la cause de la cessation d’emploi, qu’il s’agisse d’une démission, d’un décès, d’un congédiement, d’une mise en disponibilité ou d’un départ à la retraite.

Lorsqu’une personne faisant partie du personnel exonéré d’un ministre cesse ses fonctions, son indemnité de départ est calculée à raison de deux semaines de rémunération (au traitement en vigueur au moment du départ de l’employé) pour chaque année de service. À cette fin, le terme « service » désigne uniquement la période de service en qualité de membre du personnel exonéré. Toute année de service partielle fait l’objet d’un calcul proportionnel. Il n’y a pas de nombre maximal de semaines payées.

Le cas échéant, les indemnités de départ doivent être imputées à un crédit du budget central du Conseil du Trésor.

Aux termes de l’indemnité de départ, les ministres peuvent, dans certains cas, accepter de reconnaître (ou « transférer ») les services antérieurs d’un membre du personnel exonéré en qualité d’employé d’un député, pourvu que ce service ait précédé immédiatement la nomination comme membre du personnel exonéré dans un cabinet de ministre (c.-à-d. sans interruption de service de plus de trois mois) et qu’aucun versement d’indemnité de départ n’ait été fait par le Parlement.

Pour que le service antérieur soit reconnu, l’employé doit obtenir, dès son embauche à titre de membre du personnel exonéré, l’acceptation du service antérieur par écrit du ministre qui l’embauche et en faire parvenir une copie au bureau de la paie du ministère ainsi qu’au Parlement.

À la fin de l’emploi comme membre du personnel exonéré, l’indemnité de départ pour la période de service à titre d’employé d’un député est calculée de la façon suivante : une semaine de traitement pour chaque année complète de service (au taux en vigueur au départ de l’employé à titre de membre du personnel exonéré) à condition que le membre du personnel exonéré satisfasse, compte tenu du service antérieur et du service à titre d’employé d’un ministre, aux exigences de l’employeur précédent pour le versement d’une indemnité de départ. Le maximum des indemnités de départ se rapportant au service antérieur qui peut être reporté d’un bureau de député est 12 semaines.

Nota :

En ce qui a trait aux membres du personnel exonéré qui seraient partis dans la période de 30 jours, à compter du 4 novembre 1993, et qui auraient été mutés à titre d’employés de député (au sens de la LPFP) au cabinet d’un ministre avant le 1er avril 1987 (c.-à-d. sans bris de service de plus de trois mois) et qui n’auraient reçu aucune indemnité de départ de l’employeur antérieur en vertu de leurs services, les ministères sont avisés, qu’aux fins de l’indemnité de départ, ce service antérieur à titre de membre du personnel d’un député est considéré comme ayant été transféré avec l’employé. L’indemnité de départ en vertu de ce service antérieur doit être calculée de la façon suivante : une semaine de traitement pour chaque année complète de service à titre d’employé d’un député, au taux en vigueur lors de la fin d’emploi comme membre du personnel exonéré (maximum de 12 semaines d’indemnités de départ). Ces employés sont également admissibles aux dispositions existantes de l’indemnité de départ pour les membres du personnel exonéré.

3.7.2 Indemnité de cessation d’emploi

Un ministre peut verser une indemnité de cessation d’emploi lorsque les services d’un employé prennent fin. Cette indemnité a pour but de dédommager l’employé de la perte de gains éventuelle due à une cessation d’emploi souvent imprévisible et parfois soudaine. L’indemnité de cessation d’emploi est versée en un seul paiement lorsque le membre du personnel exonéré ne fait plus partie du personnel exonéré.

Un ministre peut autoriser, à sa discrétion, le versement d’une indemnité de cessation d’emploi qui tient compte de l’ancienneté, de la durée du service et d’autres considérations pertinentes. Voici quelques exemples :

• lorsque le ministre congédie un membre de son personnel exonéré sans préavis;
• à la cessation de ses fonctions de ministre;
• lors de son changement de portefeuille ou de responsabilité et que l’employé cesse d’être à son service;
• lorsque le ministre est d’avis que l’employé ne peut plus continuer d’être à son service pour des raisons hors du contrôle de l’employé telles que des raisons familiales ou de maladie.

Voici quelques exemples de situations où, règle générale, l’indemnité de cessation d’emploi ne devrait pas être versée :

• À un employé qui met fin à son emploi de façon volontaire et qui commence un nouvel emploi à l’extérieur immédiatement. Pour être plus précis, une démission négociée n’est pas considérée comme volontaire;
• À un employé qui est licencié avec motifs.

Le ministre doit approuver l’indemnité de cessation d’emploi avant de quitter ses fonctions de ministre ou de changer de portefeuille ou de responsabilité. L’indemnité de cessation d’emploi peut être autorisée par le cabinet du Premier ministre lorsque le ministre a déjà quitté le portefeuille.

Les indemnités de cessation d’emploi doivent être imputées au budget de fonctionnement du ministère et non au budget de fonctionnement ou du personnel exonéré du ministre.

3.7.3 Droits du personnel exonéré lorsqu’un ministre cesse ses fonctions

Lorsqu’un ministre cesse ses fonctions ou change de portefeuille sans que les membres de son personnel exonéré ne le suivent dans son nouveau portefeuille, ces personnes continuent de recevoir leur traitement pendant 30 jours civils, conformément à l’article 128 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP). Les ministres autorisent le versement d’une indemnité de cessation d’emploi et le versement commence après cette période de 30 jours. Lorsqu’un ministre cesse ses fonctions à la suite d’un remaniement ministériel ou d’une élection générale, les membres du personnel exonéré qui n’auront pas été réembauchés par un ministre, ou dans la fonction publique, seront considérés comme ayant été mis à pied au terme de la période de 30 jours, aux fins du Régime de soins de santé de la fonction publique et du Régime des soins dentaires de la fonction publique.

Les congés annuels acquis, mais non utilisés, sont remboursés aux membres du personnel exonéré selon la formule suivante :

Les congés de direction (section 3.5.5) ne doivent pas compter comme congé annuel acquis.

3.7.4 Disposition concernant la mobilité des anciens employés exonérés d’un ministre

L’article 35.2 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique autorise les anciens employés exonérés d’un ministre qui ont été en poste pendant au moins trois années successives dans le cabinet d’un ministre ou du titulaire des charges de leader de l’opposition au Sénat ou de chef de l’opposition à la Chambre des communes, à participer aux processus internes annoncés ouverts à tous les fonctionnaires.

Cette disposition concernant la mobilité est en vigueur pendant un an suivant la cession d’emploi de l’employé du personnel exonéré du ministre. À titre de participant aux processus internes annoncés, le personnel exonéré dispose également de droits de recours auprès du Tribunal de la dotation de la fonction publique.

La Commission de la fonction publique (CFP) conserve le pouvoir de déterminer l’admissibilité concernant la mobilité. Les demandeurs doivent remplir un formulaire de demande - Confirmation de la disposition concernant la mobilité d’anciens membres du personnel des cabinets de ministres, disponible sur le site Web de la CFP. La CFP examinera la demande et fera part par écrit de la décision concernant l’admissibilité. De plus amples renseignements sont disponibles auprès des ressources humaines du ministère ou de la CFP.

3.7.5 Aide aux employés : services de placement

Avant de cesser ses fonctions ou de changer de portefeuille ou de responsabilité, un ministre peut autoriser un versement maximal de 5 000 $ pour couvrir les honoraires de services professionnels de placement à l’égard d’un membre de son personnel exonéré dont l’emploi a pris fin. Un membre du personnel exonéré dont l’emploi prend fin doit s’inscrire auprès d’un cabinet de services professionnels dans les 30 jours suivant sa date de fin d’emploi, ou dans les 30 jours suivant la date où le ministre cesse d’exercer ses fonctions, même si les services peuvent être fournis à une date ultérieure. Cependant, les services d’un cabinet de placement doivent toujours être fournis durant l’année suivant la date de fin d’emploi du membre du personnel exonéré.

Les services professionnels de placement comprennent habituellement les services suivants : la préparation du curriculum vitæ, la préparation à l’entrevue, comment se présenter en entrevue, etc. Les coûts de formation ou de perfectionnement, comme l’utilisation d’un ordinateur ou l’apprentissage d’une autre langue, ne sont pas admissibles.

Habituellement, les cabinets offrant les services de placement concluent des ententes avec les membres du personnel exonéré concernant les services devant être rendus. Les factures doivent être envoyées aux services financiers du ministère. Le coût des services de placement doit être imputé au budget de fonctionnement du ministre.

4.2.1 Virement de fonds

À l'intérieur de la limite globale communiquée par le Conseil du Trésor concernant les budgets des cabinets des ministres, les fonds peuvent être virés aux budgets du personnel exonéré, au budget du personnel ministériel et à d'autres budgets de fonctionnement. Lorsque des fonds sont virés du budget de fonctionnement au budget du personnel exonéré ou au budget du personnel ministériel, le ministère doit réserver, de ses propres fonds, un montant supplémentaire d'autres fonds de fonctionnement équivalent à 20 p. 100 des fonds virés. Par ailleurs, si des fonds sont virés du budget du personnel exonéré ou du budget du personnel ministériel à d'autres budgets de fonctionnement, ce budget sera également augmenté par le montant de la réduction d'un budget des coûts du personnel. Ainsi, les budgets des cabinets des ministres ne seront pas visés par le montant de virement de 20 p. 100 qui s'appliquent aux virements entre les budgets du personnel et les autres budgets de fonctionnement, ce qui respecte l'intention d'allouer des niveaux de budget précis aux cabinets des ministres pour les coûts liés au personnel et autres coûts de fonctionnement. Ces frais de virement sont gérés par le ministère.

4.2.2 Report de fonds du budget de fonctionnement

Les ministres peuvent utiliser le report de fonds du budget de fonctionnement du ministère, d'un exercice à l'autre, pour un montant équivalant à leurs fonds non dépensés du budget des ministres alloué au personnel exonéré et de leur budget alloué au fonctionnement, jusqu'à concurrence de 5 p. 100 de leurs budgets annuels les plus récemment approuvés au 1er avril de l'année financière. Toute augmentation après l'adoption des budgets annuels sera exclue du calcul du plafond de 5 p. 100.

Lorsqu'un ministre est nommé à un autre portefeuille ou lorsqu'un nouveau ministre est nommé à un portefeuille existant, le budget, aux fins du calcul de 5 p. 100 du report maximal, sera calculé sur une base annuelle qui sera déterminée par le cabinet du nouveau ministre, conformément à la section 4.4.6.

4.4.1 Budgets des coûts du personnel exonéré (« budget du personnel exonéré »)

Les ministres, à l'exception du Premier ministre, reçoivent un budget de personnel exonéré pour leur permettre de gérer leur cabinet. Ce budget s'ajoute à tout budget auquel le ministre a droit à titre de député à la Chambre des communes. Le budget fourni par la Chambre des communes sert au paiement du personnel du bureau à la Chambre des communes et du bureau de circonscription.

Le Conseil du Trésor détermine périodiquement le montant du budget du personnel exonéré des ministres, et le président du Conseil du Trésor avise par écrit chaque ministre du montant annuel de son budget conformément à la communication écrite antérieure. Les budgets pour le personnel exonéré doivent être alloués à même les niveaux de référence approuvés des ministères.

Seuls sont imputables au budget du personnel exonéré les frais directs concernant le personnel, soit :

• les traitements (y compris les congés payés);
• le paiement des congés annuels non utilisés, à la demande du personnel exonéré et avec l'approbation du ministre, à la cessation d'emploi ou, donnant lieu à un versement en argent à la fin de chaque exercice financier;
• la rémunération de 30 jours aux membres du personnel exonéré lorsqu'un ministre cesse d'exercer ses fonctions (consulter la section 3.7.5).

Les frais concernant le personnel exonéré sont imputables au budget du personnel du ministère, soit :

• les prestations parentales ou de maternité (prestations supplémentaires d'emploi);
• la paye de vacances pour les congés annuels non utilisés au moment de la cessation d'emploi lorsque l'employé est alors admissible à une indemnité de départ;
• l'indemnité de départ;
• l'indemnité de cessation d'emploi.

Pour les employés de la fonction publique, le ministère rembourse les dépenses des trois premières catégories par l'allocation d'un crédit du budget central du Conseil du Trésor. Le ministère doit amortir les coûts liés à l'indemnité de départ.

4.4.2 Autres budgets des coûts de fonctionnement (« autre budget de fonctionnement »)

Les autres budgets de fonctionnement du cabinet d'un ministre couvrent toutes les dépenses de fonctionnement des secrétaires parlementaires, du personnel exonéré ou du personnel du ministère affecté au cabinet. Seules les dépenses directes de fonctionnement qui sont liées aux activités du portefeuille ou d'autres activités officielles du gouvernement seront imputées aux autres budgets de fonctionnement du ministre.

Les dépenses suivantes doivent être imputées aux autres budgets de fonctionnement du ministre :

• les cadeaux officiels, les frais de déplacement, d'accueil et d'autres services se rapportant au ministère (des exceptions pour des déplacements internationaux peuvent s'appliquer; voir la section 6.5);
• les coûts des conférences et de la formation du personnel exonéré;
• les frais de réinstallation du personnel exonéré du cabinet du ministre (à la nomination seulement);
• les frais liés au mobilier et à l'ameublement des ministres et de leurs secrétaires particuliers qui dépassent les normes habituelles du ministère;
• les frais relatifs aux services professionnels de placement;
• le coût des services professionnels et des services de travail temporaire pour le cabinet du ministre;
• toutes les autres dépenses liées directement au fonctionnement du cabinet d'un ministre. Ces dépenses peuvent notamment comprendre des articles tels que l'utilisation de téléphones cellulaires, l'acquisition de matériel de bureau qui dépassent les normes ministérielles, le recours aux services de taxi et de messagerie et les frais postaux. On prévoit que tous les coûts ministériels indirects comme les coûts des services ministériels (p. ex., finances et RH) et autres coûts de fournisseurs de services internes ne seront pas imputés aux budgets du ministre selon le modèle de financement utilisé au ministère.

L'annexe E donne une liste à titre d'exemples d'articles qui peuvent être imputés à un autre budget de fonctionnement du ministre ou qui doivent être imputés à un budget du ministère ou de l'organisme.

4.4.3 Budget des coûts liés au personnel ministériel (« budget du personnel ministériel »)

Les frais relatifs au personnel du ministère affecté au cabinet d'un ministre doivent être imputés au budget du personnel ministériel, à l'exception des coûts liés à l'adjoint ministériel, qui sont imputés directement aux niveaux de référence existants du ministère ou de l'organisme. Ces frais doivent être comptabilisés séparément, dans les dépenses associées au fonctionnement du cabinet du ministre. Les frais rattachés à la prime au bilinguisme et aux heures supplémentaires doivent être comptabilisés dans le budget du personnel ministériel affecté au cabinet du ministre. Les autres frais relatifs au personnel, comme la formation et le perfectionnement, doivent être comptabilisés par le ministère conformément aux méthodes ministérielles en vigueur pour les employés de la fonction publique.

4.4.4 Budget pour les adjoints au secrétaire parlementaire

L'adjoint au secrétaire parlementaire est un employé du personnel exonéré du ministre chargé d'assurer un soutien au secrétaire parlementaire. Le ministre peut embaucher un adjoint au secrétaire parlementaire pour chaque secrétaire parlementaire nommé. Seul un ministre est autorisé à embaucher un adjoint au secrétaire parlementaire lorsque le secrétaire parlementaire est investi de multiples responsabilités et relève de la compétence de plus d'un ministre. Lorsqu'un secrétaire parlementaire est nommé pour assurer un soutien au ministre, les ministères peuvent confier un budget à l'adjoint au secrétaire parlementaire (personnel exonéré) et d'autres budgets des coûts de fonctionnement pour chaque secrétaire parlementaire nommé sous réserve de l'approbation du Conseil du Trésor. Les fonds pour ces budgets ont pour source les niveaux de référence ministériels existants.

4.4.5 Augmentations budgétaires et exceptions

Les budgets des ministres sont alloués en fonction des niveaux de référence ministériels existants. Conformément à la section 4.2, les budgets ne peuvent être dépassés. Le ministre qui aimerait que son budget soit augmenté ou modifié, ou fasse l'objet d'une exception, doit d'abord obtenir le consentement écrit du cabinet du Premier ministre et du président du Conseil du Trésor. Les modifications doivent être approuvées par le Conseil du Trésor. Les augmentations budgétaires et les exceptions sont imputées à même les niveaux de référence ministériels existants.

4.4.6 Budgets à la suite d'un changement de portefeuille

Lorsqu'un ministre change de portefeuille ou lorsqu'un nouveau ministre est nommé à un portefeuille existant au cours de l'exercice, les budgets du cabinet du ministre pour le reste de l'année pour le nouveau portefeuille correspondent au solde disponible dans les budgets de ce portefeuille (après le paiement des engagements non réglés), tel qu'il est établi par le Conseil du Trésor, pour le reste de l'exercice. Cela comprend les augmentations budgétaires, les modifications déjà approuvées par le Conseil du Trésor pour ce portefeuille. Le Conseil du Trésor peut annuler, modifier ou réviser tout budget au moment du changement de portefeuille. Le cas échéant, le ministre en sera informé par communication écrite.

Lorsque des responsabilités régionales sont transférées à des ministres en cours d'exercice, les budgets du reste de l'année correspondent au solde disponible dans le budget de ce portefeuille, tel qu'il est établi par le Conseil du Trésor, pour le reste de l'exercice.

Lorsqu'un ministre ayant des responsabilités régionales change de portefeuille en cours d'exercice, le budget des responsabilités régionales, tel qu'il est établi par le Conseil du Trésor, correspond au solde disponible dans ce budget à la date du changement (après le paiement des engagements non réglés).

Le budget de représentation régionale est alloué à même les niveaux de référence de chaque ministère.

4.4.7 Rapport des dépenses des cabinets des ministres

Le 12 décembre 2006, la Loi fédérale sur la responsabilité modifiait la Loi sur l'accès à l'information par la création de la disposition suivante :

72.1 Le responsable de tout ministère ou département d'État relevant du gouvernement du Canada publie chaque année un rapport sur toutes les dépenses engagées relativement à son bureau et payées sur le Trésor.

Ce rapport est publié dans le Volume III, Section 10 des Comptes publics du Canada. Les dépenses présentées dans ce rapport sont celles imputées aux budgets des ministres et ne comprennent pas les dépenses législatives, comme les traitements et indemnités d'automobile des ministres, les contributions de l'employeur au régime de retraite et aux avantages sociaux, ni ne comprennent les prestations de préretraite au personnel civil.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter le chapitre 15 du Manuel du receveur général, qui présente des instructions et des conseils pour préparer l'information requise pour rédiger ce rapport.

Les demandes d'information relatives à ce rapport annuel doivent être envoyées à la Division de la politique de la gestion financière du Bureau du contrôleur général du Canada, à l'adresse de courriel suivante : fin-www@tbs-sct.gc.ca, ou par téléphone au 613-957-7233.

4.5.1 Pouvoir de dépenser

Le pouvoir de dépenser est constitué de trois éléments : engagement des dépenses, contrôle des engagements et pouvoir d'exécuter une opération.

Le ministre est doté du pouvoir de dépenser pour les budgets du personnel exonéré et des autres budgets de fonctionnement et il en est imputable. Le ministre délègue souvent une certaine partie de ce pouvoir au chef de cabinet ou à d'autres membres supérieurs du personnel. Cependant, cette délégation ne s'applique pas lorsque le ministre désire embaucher ou congédier des membres du personnel exonéré, ou fixer leurs salaires.

4.5.2 Pouvoir de payer

Le pouvoir de payer permet de demander des paiements. En vertu de l'article 33 de la LGFP et du Règlement de 1997 sur les demandes de paiement et de règlement, les demandes de paiement ne peuvent être exécutées que si le paiement a été vérifié en vertu de l'article 34, si le crédit renferme des fonds suffisants et si le paiement n'a pas déjà été effectué.

Le pouvoir de payer est habituellement délégué aux agents financiers ministériels.

Le personnel des services financiers du ministère vérifie l'attestation du ministre (ou de la personne qu'ils ont désignée) en vertu de l'article 34 et les pièces justificatives requises avant de demander le paiement aux termes de l'article 33.

Bien que certaines demandes de paiement produites par des ministres ne doivent pas, pour des motifs de confidentialité, être étayées de reçus et d'autres documents prouvant la réception des marchandises et/ou des services, ces documents doivent néanmoins être conservés au cabinet du ministre. En l'absence de pièces justificatives, le ministre doit habituellement présenter une attestation officielle portant sa signature (et non celle d'un remplaçant).

5.1.1 Introduction

Les ministres disposent de bureaux sur la Colline parlementaire, de même que de bureaux de circonscription, qui sont tous assujettis aux lignes directrices et aux budgets de la Chambre des communes et qui sont totalement distincts des bureaux de l'administration centrale du ministère et des bureaux régionaux des ministres (voir ci-dessous).

Les droits rattachés à la fonction de député sont expliqués de façon détaillée dans le Manuel des allocations et services aux députés et publié par la Chambre des communes; les questions relatives à ces droits doivent être adressées au bureau du contrôleur, Chambre des communes.

5.1.2 Bureaux de l'administration centrale du ministère

Les besoins en bureaux des ministres à l'administration centrale des ministères sont coordonnés par le sous-ministre, qui y satisfait habituellement dans les limites de l'espace attribué au ministère.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, en collaboration avec le groupe de la gestion des locaux de chaque ministère, se charge de l'aménagement initial des locaux en se fondant sur les besoins fonctionnels et opérationnels et sur les lignes directrices applicables en matière de coûts. Les modifications des bureaux existants (pendant le mandat du ministre ou à la nomination d'un nouveau ministre) sont financées par le ministère.

5.1.3 Bureaux régionaux des ministres

Des bureaux régionaux ont été aménagés à l'intention de tous les ministres locaux et en visite, de même que pour leurs représentants afin de leur permettre d'exercer des fonctions pour le compte de l'État dans les régions. Ces bureaux n'ont pas pour but de reproduire les fonctions des bureaux de circonscription ou d'autres services de soutien offerts par la Chambre des communes.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est responsable de l'établissement et de la gestion des bureaux régionaux des ministres (BRM), y compris les frais d'exploitation courants, la construction, le loyer, l'aménagement, le stationnement, etc.

On trouve des bureaux régionaux de ministres à Iqaluit, Vancouver, Edmonton, Calgary, Regina, Winnipeg, Toronto, Kitchener, Montréal, Québec, Halifax, Moncton et St. John's. En 2011, de nouveaux bureaux régionaux de ministres devraient ouvrir leurs portes à Fredericton, Charlottetown, Whitehorse et Yellowknife. L'aménagement d'un bureau de ministre à l'extérieur du siège social exige l'approbation expresse du Conseil du Trésor avant le lancement du projet.

Les ministres assument la responsabilité du financement des frais directs au-delà des frais courants (p. ex., les frais supplémentaires pour le personnel régional exonéré, le personnel résident exonéré, les frais d'accueil, les services supplémentaires et les locaux) qu'occasionne leur utilisation des BRM.

5.2.1 Bureaux de l'administration centrale du ministère

Le mobilier et l'ameublement du bureau de l'administration centrale d'un ministre sont assujettis à la Politique sur la gestion du matériel (2006) du Conseil du Trésor. On peut trouver d'autres conseils au sujet de la mise en œuvre de cette politique dans le Guide de gestion du matériel du Secrétariat du Conseil du Trésor.

La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux confère au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux le mandat d'acquérir le matériel nécessaire pour les ministères et, de ce fait, les dispositions de la Loi s'appliquent quelle que soit l'utilisation du mobilier et de l'ameublement.

L'acquisition du mobilier, des agencements et de l'équipement de bureau du ministre ainsi que les frais connexes d'utilisation et d'entretien sont financés par le ministère.

5.2.2 Bureaux régionaux des ministres

Ces bureaux sont assujettis aux dispositions de la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor qui régit le mobilier et l'ameublement de bureau. En règle générale, tous les achats de mobilier et d'ameublement sont considérés comme des frais généraux ou frais courants.

5.4.1 Programme de coordination de l'image de marque

Le Programme de coordination de l'image de marque (PCIM) est le programme d'image de marque du gouvernement du Canada. Le gouvernement doit démontrer aux Canadiens, où qu'ils habitent, comment l'argent de leur impôt est dépensé pour leur offrir des programmes, des services et une infrastructure. Le gouvernement doit mettre en valeur sa présence et son identité et ce, de façon constante et cohérente pour que les Canadiens sachent rapidement que leur gouvernement travaille pour eux. Le PCIM établit des normes et des exigences aux fins de la gestion de l'image de marque de l'ensemble du gouvernement. En 1998, les ministres du Conseil du Trésor ont établi neuf exigences supplémentaires dans le cadre du PCIM dans le but de renforcer la présence et la visibilité du gouvernement du Canada dans toutes ses activités.

Chaque institution doit gérer sa propre image de marque conformément au PCIM et à la Politique de coordination de l'image de marque de même qu'aux décisions pertinentes du Conseil du Trésor. Cette information et les normes relatives au design du PCIM se trouvent sur le site du Conseil du Trésor.

Les ministres doivent écrire au président du Conseil du Trésor pour toutes les questions touchant l'établissement des titres des institutions. Les institutions doivent adopter un titre approuvé (appelé titre d'usage) pour leur signature et l'utiliser de façon uniforme pour désigner l'institution, sauf lorsqu'il est nécessaire d'utiliser l'appellation légale. Les ministres doivent également écrire au président au sujet de l'utilisation d'un symbole spécial à l'échelle de l'administration fédérale, des décisions concernant les symboles du PCIM (symbole du drapeau ou armoiries) dans les signatures et au sujet des exemptions à la politique du PCIM.

5.4.2 Articles de papeterie

Le design des articles de papeterie des cabinets des ministres est assujetti à la politique et aux normes de design du PCIM. Il consiste en armoiries avec trame noire à 40 p.100, le texte étant à l'encre noire, et le mot-symbole « Canada » en noir avec le drapeau en rouge sur papier blanc recyclé et permanent. D'autres renseignements à ce sujet sont présentés sur le site Web du Secrétariat Conseil du Trésor.

5.4.3 Communiqués de presse et pochettes pour trousses d'information

Les institutions doivent utiliser les formulaires normalisés pour les communiqués et les pochettes normalisées pour les trousses d'information. Les lignes directrices du gouvernement du Canada sur l'édition « sans superflu » exigent la rationalisation des activités d'édition au gouvernement et une présentation uniforme à différents produits de communication.

6.1.1 Frais de voyage

Même si les ministres ne sont pas assujettis aux dispositions de la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, on leur recommande de se reporter à ce document, car il renferme de bons exemples de dépenses jugées pertinentes dans le cas des voyages liés à un programme.

Les ministres sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère toutes les dépenses de voyage engagées pendant qu'ils sont en service commandé dans le cadre d'un programme. Tous les frais de voyages seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre et doivent inclure les renseignements suivants :

• la période visée par le voyage et les lieux visités;
• les frais de transport;
• les autres dépenses (telles que l'hébergement et les repas).

Tous les secrétaires parlementaires et tous les membres du personnel exonéré d'un ministre sont également tenus d'afficher tous les frais de voyage sur le site Web du ministère (voir la section 6.1.3).

Les dépenses de voyage que peuvent engager les ministres, les secrétaires parlementaires et le personnel des ministres pendant qu'ils sont en service commandé dans le cadre d'un programme et d'un portefeuille comprennent les frais suivants, imputés aux autres budgets de fonctionnement du ministre (des exceptions liées aux déplacements internationaux peuvent s'appliquer. Veuillez consulter la section 6.5).

6.1.2 Remboursement des frais de voyage

Les procédures de remboursement des frais de voyage des ministres en service commandé pour le ministère sont régies par une lettre du ministre des Finances datant du 5 décembre 1963 qui renvoie à une directive du cabinet (jointe à l'annexe C). Conformément à ce document, les ministres sont priés de présenter leur demande de remboursement de frais de voyage en produisant un état des dépenses signé qui comporte les renseignements suivants :

• la période visée par le voyage et les lieux visités;
• les frais de voyage;
• les autres dépenses (notamment les frais d'hébergement et de repas).

Cet état des dépenses peut être présenté mensuellement (plutôt que pour chaque voyage) et il doit comprendre la déclaration suivante, conformément à l'article 34 de la LGFP :

« J'atteste avoir fait les dépenses susmentionnées pour assumer des fonctions gouvernementales officielles au cours de [mois] [année]. » [Signature du ministre]

Les ministres doivent soumettre avec leur lettre d'attestation signée les reçus originaux et les documents à l'appui pour les demandes de remboursement des frais d'accueil et de voyage aux représentants désignés des ministères. Les reçus qui relèvent des institutions fédérales sont assujettis à la législation sur l'accès à l'information (AI) et ils peuvent donc être obtenus à la suite d'une demande d'accès à l'information.

La lettre de 1963 susmentionnée précise également que si une avance est supérieure aux dépenses effectivement engagées, le solde doit être remis au ministère au comptant ou par chèque personnel libellé au nom du Receveur général du Canada.

6.1.3 Frais de voyage – personnel du ministre

Lorsqu'un ministre envoie un secrétaire parlementaire^{Voir la note en bas de page 1} ou un membre de son personnel exonéré ou un membre du personnel de son ministère en service commandé pour le ministère, les réservations devraient être faites par l'entremise du BMSVG/ISVP et les dépenses doivent être conformes aux dispositions des Autorisations spéciales de voyager du Conseil du Trésor et aux taux et indemnités indiqués dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Il est possible de faire appel à une agence de voyage privée si cela entraîne des économies directes pour les contribuables ou des économies indirectes, grâce à des déplacements plus efficaces qui répondent mieux aux besoins. Lorsqu'on réserve directement auprès d'un transporteur ou d'une agence de voyage, on peut présenter une demande de remboursement après chaque voyage, ou les dépenses autorisées peuvent être facturées à la carte ministérielle de frais de voyage (CMFV). Cependant, les fournisseurs ne facturent pas directement les ministères.

Les frais de voyage sont imputables aux autres budgets de fonctionnement du ministre (des exceptions dans le cas de déplacements internationaux peuvent s'appliquer. Consultez la section 6.5). Ils doivent être autorisés par le ministre ou le chef de cabinet (sauf dans le cas des déplacements de ces personnes) et passés en revue par un dirigeant principal des finances.

Les secrétaires parlementaires et tous les employés du ministère et les membres du personnel exonéré qui sont tenus de voyager pendant qu'ils sont en service commandé pour le ministère doivent afficher sur le site Web du ministère toutes les dépenses de voyage engagées. Tous les frais de voyages doivent être affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre et doivent inclure les renseignements suivants :

• la période visée par le voyage et les lieux visités;
• les frais de transport;
• les autres dépenses (telles que l'hébergement et les repas).

Lorsqu'un membre du personnel exonéré accompagne le ministre, la signature appropriée est nécessaire pour autoriser le surclassement en classe affaire si le ministre n'a pas signé personnellement l'autorisation de voyager.

Les dépenses engagées par le chef de cabinet doivent être autorisées par le ministre ou son délégué principal aux affaires financières. En matière de voyages, les secrétaires parlementaires, les chefs de cabinet, les directeurs et les chefs de cabinet des ministres d'État ont les mêmes droits que les membres du groupe de la direction, à partir du niveau EX-2 (voir les Autorisations spéciales de voyager), sauf lorsqu'ils accompagnent le ministre, auquel cas ils peuvent avoir droit à un surclassement si le ministre en décide ainsi.

Des demandes distinctes doivent être présentées lorsqu'un membre du cabinet du ministre demande le remboursement des frais de voyage qu'il a engagés au nom du ministre et en son propre nom. Les dépenses engagées au nom du ministre doivent être comptabilisées séparément et incluses dans les rapports sur les dépenses de voyage du ministre.

6.2.1 Service commandé

L'utilisation en service commandé s'applique à l'exercice efficace des fonctions officielles, y compris les fonctions exercées dans la circonscription, pour lesquelles les dépenses de voyage seraient normalement remboursées par la Chambre des communes. L'utilisation officielle comprend, entre autres, les activités suivantes :

• le déplacement entre le bureau du ministre, la Chambre des communes et tout autre endroit où le ministre doit se rendre dans l'exercice de ses fonctions;
• le déplacement pour se rendre à un aéroport et en revenir lorsqu'il s'agit d'un voyage d'affaires ou lorsqu'il faut y accueillir des dignitaires;
• le déplacement pour assister à une cérémonie diplomatique ou à un événement mondain en qualité officielle de ministre;
• tout déplacement pour lequel la présence d'un agent de sécurité s'impose pour des raisons de protection;
• le transport aller-retour de documents portant une cote de sécurité entre différents lieux de travail, y compris la résidence du ministre;
• toute autre utilisation du véhicule par le ministre dans le cadre de ses fonctions.

6.2.2 Utilisation à des fins personnelles

Les ministres sont autorisés à utiliser à des fins personnelles le véhicule qui leur est fourni par le ministère. Le personnel exonéré et ministériel, notamment le chauffeur, n'est pas autorisé à utiliser à des fins personnelles le véhicule de fonction. Le ministre, sa famille et les membres de son personnel de maison peuvent également utiliser ce véhicule de fonction à leurs fins personnelles lorsqu'il ne sert pas pour des fonctions officielles. Aux fins de l'application de la Loi de l'impôt sur le revenu, cette possibilité d'usage personnel constitue un avantage imposable. Conformément à la sous-section 5.3.3 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers, les ministères doivent s'assurer qu'un carnet de route est attribué pour chaque véhicule (ou tout autre outil approprié de gestion de l'utilisation) en vue de recueillir les données concernant l'utilisation des véhicules.

Le calcul des avantages imposables tient compte de nombreux facteurs, notamment le montant des frais d'usage et les frais de droit d'usage. Pour en savoir plus sur le calcul des avantages imposables, consultez le bulletin d'interprétation de l'Agence du revenu du Canada. Un paiement est fait au ministère pour l'usage du véhicule qui est déduit à la source.

6.2.3 Choix d'un véhicule de fonction

Le prix maximum pour l'achat d'un véhicule de fonction est rajusté chaque année par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. On peut obtenir de l'information sur le prix maximum actuel sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

L'acquisition de véhicules de fonction doit se faire selon des modalités d'acquisition établies par l'administration centrale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), comme le précise la Directive sur la gestion du parc automobile : Voitures de fonction et la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules légers. On peut consulter la liste des véhicules à acheter dans le Guide de commande véhicules automobiles du gouvernement. Il est important que les ministères consultent l'administration centrale de TPSGC avant de prendre une décision concernant l'achat d'un véhicule de fonction. Aux fins des assurances, les ministères doivent également informer l'administration centrale de TPSGC lorsqu'ils prennent possession d'un véhicule de fonction ou lorsqu'un tel véhicule est transféré à un autre ministère. Il faut également éviter la location à bail de véhicules.

6.2.4 Entretien des véhicules de fonction

Le ministre qui acquiert un véhicule, de même que ses successeurs, doivent utiliser ce véhicule pendant la durée de son cycle de vie. Si le véhicule d'un ministre devient excédentaire avant la fin de sa vie utile, il est possible de prendre des mesures pour l'affecter à un autre usage par l'intermédiaire de TPSGC. Il ne faut pas céder le véhicule à l'extérieur du gouvernement fédéral si d'autres hauts fonctionnaires admissibles ont besoin d'un véhicule.

Tous les frais de fonctionnement et d'entretien de ces véhicules sont à la charge du ministère visé, et non du ministre. Cependant, les fonds publics ne doivent pas servir à payer les amendes pour les infractions au code de la route, y compris le stationnement interdit. Pour que l'avantage imposable découlant de l'utilisation d'un véhicule de fonction soit calculé de façon uniforme, le Conseil du Trésor a ordonné que toutes les données au sujet de son utilisation et de ses frais de fonctionnement soient consignées de façon systématique par le ministère.

Comme pour tous les véhicules de l'État, les véhicules des ministres doivent être enregistrés auprès d'une société privée de gestion des parcs automobiles, qui fournira le plein d'essence et qui en assurera l'entretien et les réparations. Cette société est généralement la même que celle à laquelle on a recours pour le parc automobile du ministère. Une carte de « parc » est fournie pour couvrir tous les besoins d'essence, d'entretien et de réparation du véhicule. L'utilisation de la carte permet de capter immédiatement les données sur le véhicule dans la base de données du parc automobile du ministère. TPSGC a accordé une offre à commandes à une entreprise de gestion de parc automobile et vous pouvez consulter les détails sur les services offerts dans le Guide des commandes des véhicules automobiles du gouvernement et les Services de soutien de gestion du parc automobile. Nonobstant la pratique gouvernementale usuelle consistant à autoassurer les véhicules gouvernementaux, tous les véhicules de fonction seront assurés intégralement auprès d'un assureur commercial. TPSGC, qui a la responsabilité de l'achat et de la gestion des assurances adéquates, assume les frais d'assurance puis les facture annuellement à chaque ministère concerné. Il est important que les ministères présentent à l'administration centrale de TPSGC une liste à jour des noms des personnes qui conduisent des véhicules de fonction et qu'ils contractent des assurances qui conviennent pour ces personnes.

D'autres renseignements au sujet des assurances sont présentés à la section 5.5 de la Directive sur la gestion du parc automobile : Véhicules de fonction.

7.1.1 Politique sur les marchés du Conseil du Trésor

La Politique sur les marchés vise à assurer non seulement que les services et les produits nécessaires pour l'exercice des responsabilités d'un bureau seront obtenus, mais également à démontrer l'équité, l'ouverture et le meilleur rapport qualité/prix pour l'engagement des fonds publics. Les dispositions des lois, des politiques et des règlements clés régissent les marchés de l'État. Les marchés publics doivent reposer sur les principes de la prudence et de la probité, donner la primauté aux exigences du service et, lorsque c'est possible, favoriser le développement industriel et régional à long terme et tout autre objectif national.

Le Règlement concernant les marchés de l'État prévoit qu'il doit y avoir une demande de soumission, sauf dans les circonstances suivantes :

1. les cas d'extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l'intérêt public;
2. les cas où le montant estimatif des dépenses ne dépasse pas 25 000 $;
3. les cas où la nature du marché est telle qu'un appel d'offres ne servirait pas l'intérêt public;
4. un seul fournisseur peut accomplir le travail.

De plus, le gouvernement a signé trois accords commerciaux qui se répercutent sur les marchés de l'État et qui établissent des seuils pour différents types d'acquisition :

1. l'Accord de libre-échange nord-américain (ALÉNA), chapitre dix;
2. l'Accord relatif aux marchés publics de l'Organisation mondiale du commerce (AMP - OMC);
3. l'Accord sur le commerce intérieur (ACI), chapitre cinq.

Le Règlement concernant les marchés de l'État se trouve à l'annexe B de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. La politique renferme des renvois et des liens aux accords commerciaux. En plus de souligner les principaux aspects des appels d'offres, la politique établit également des limites quant au pouvoir d'un ministère de conclure un marché sans l'approbation préalable du Conseil du Trésor.

Les autorités contractantes ne doivent pas fractionner les marchés ou proposer des modifications aux marchés afin de ne pas avoir à obtenir l'approbation requise par la loi, en vertu de la Politique sur les marchés ou l'approbation appropriée de la direction au sein du ministère ou de l'organisme.

8.2.1 Réinstallation

Un ministre peut, à sa discrétion, rembourser les frais de réinstallation des personnes nommées qui acceptent un emploi à titre de membre du personnel exonéré à un poste de niveau équivalent à EX-02 et supérieur. Tout avantage est négocié entre le ministre et la personne concernée. L'aide à la réinstallation qui a été négociée pour ces personnes est payée à même les autres budgets de fonctionnement du ministre. L'aide à la réinstallation peut inclure toutes les dispositions de la Directive sur la réinstallation du CNM.

Toutes demandes d'information au sujet de la réinstallation ou pour de l'aide à la réinstallation devraient être faites au coordonnateur ministériel national, personne-ressource qui coordonne le tout avec une tierce partie, fournisseur de services d'aide professionnelle à la réinstallation. La lettre d'offre ou toute autre correspondance à verser au dossier de la personne nommée devrait clairement indiquer les frais exacts de réinstallation à rembourser à la personne, y compris une disposition pour le recouvrement au prorata des dépenses dans le cadre d'une cessation d'emploi volontaire hâtive, conformément aux politiques du Conseil du Trésor. Il n'y a aucune disposition pour le remboursement des frais de réinstallation à la fin de l'emploi. Aucun frais de réinstallation ne devraient être engagés par la personne avant d'obtenir une autorisation officielle.

8.3.1 Accueil – ministres

La Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences du Conseil du Trésor se trouve sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor. Bien que les événements pour lesquels un ministre fait fonction d'hôte à titre personnel soient exclus des dispositions de la directive, les lignes directrices énoncées dans cette directive sont jugées satisfaisantes pour l'accueil assuré au nom de l'État. Ces lignes directrices énumèrent les occasions légitimes, les diverses formes d'accueil et les types d'installations, de préférence des installations appartenant à l'État, mais jamais des installations commerciales dont les pratiques sont discriminatoires.

En raison des avantages personnels qu'ils pourraient donner l'impression de tirer de l'exercice des fonctions d'accueil, les ministres doivent être conscients des normes élevées qu'on attend d'eux et, par conséquent, de la nécessité d'éviter de susciter le moindre doute quant à l'utilisation des installations ou des fonds publics à des fins autres que purement officielles.

8.3.2 Accueil – membres du personnel des ministres

Il peut arriver qu'un secrétaire parlementaire^{Voir la note en bas de page 3} ou un membre du personnel d'un ministre soit chargé par ce dernier de s'acquitter de fonctions d'accueil au nom du ministre ou du ministère. Ces fonctions d'accueil peuvent être nécessaires parce que cela sera un moyen économique de faciliter la conduite des affaires du ministère ou de l'organisme, ou que cela est jugé essentiel pour des raisons de courtoisie ou de protocole. Il faut alors se conformer à la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences et satisfaire à toutes les exigences en matière de justification. Les demandes de remboursement devraient être approuvées par le chef de cabinet ou le ministre (le cas échéant).

Il faudrait soumettre des demandes de remboursement distinctes à l'égard des fonctions d'accueil pour les dépenses engagées par un membre du cabinet du ministre au nom du ministre et en son propre nom. Les dépenses du membre du cabinet du ministre devraient être comptabilisées séparément, incluses dans tout rapport sur les dépenses de son cabinet et accompagnées de l'attestation signée par le ministre.

Les secrétaires parlementaires et les membres du personnel exonéré des ministres sont tenus d'afficher sur le site Web de leur ministère tous les frais d'accueil. Ceux-ci seront affichés à chaque trimestre dans les 30 jours ouvrables suivant le dernier jour du trimestre et doivent inclure les renseignements suivants :

• le nom du membre du personnel ou personnel exonéré qui a assuré l'accueil;
• le montant total des frais d'accueil engagés;
• l'établissement ou le restaurant où l'accueil a eu lieu.

8.3.3 Cadeaux, marques d'hospitalité et autres avantages reçus

Il peut y avoir des restrictions sur les cadeaux, les marques d'hospitalité et les autres avantages reçus par les ministres, les secrétaires parlementaires et les membres du personnel exonéré. Pour plus de détails, veuillez consulter la Loi sur les conflits d'intérêts.

8.3.4 Cadeaux offerts

Le gouvernement a pour politique de n'offrir des cadeaux et des souvenirs officiels que :

• lorsqu'ils favorisent les relations internationales;
• lorsqu'il y a accueil officiel à l'étranger;
• lorsque des visiteurs ou des délégations de l'étranger sont reçus au Canada.

Dans ces circonstances, un membre du personnel du ministre devrait communiquer avec la Banque de cadeaux exploitée par la Direction du cérémonial d'État de Patrimoine canadien. La Banque veille aussi à ce que les cadeaux soient typiquement canadiens. Parmi les cadeaux convenables, mentionnons des objets contemporains et d'artisanat ou des articles représentatifs de la culture ou de l'industrie canadienne. La Banque de cadeaux peut fournir des conseils sur les types de cadeaux appropriés. Il lui incombe de veiller à ce que les cadeaux officiels soient d'une valeur correspondant au statut de la personne à qui ils sont offerts.

Pour offrir des cadeaux autres que ceux de la Banque, et en dernier recours et dans des circonstances exceptionnelles, il faut parfois obtenir certaines autorisations, notamment le pouvoir d'envisager l'acquisition du cadeau comme une dépense légitime de fonds publics. Il en va de même pour le transfert de cadeaux. Il faut parfois soumettre une présentation au Conseil du Trésor pour recommander au gouverneur en conseil d'obtenir ces autorisations.

8.6.1 Indemnisation et aide juridique

Cette protection est actuellement identique à celle qui est offerte aux préposés de l'État, conformément à la Politique sur les services juridiques et l'indemnisation. Les ministres et leur personnel exonéré sont admissibles à une indemnisation en ce qui concerne leur responsabilité civile et ont droit à une aide juridique pourvu qu'ils respectent les exigences de base de la politique, c.-à-d., qu'ils ont agi honnêtement et sans malice dans le cadre de leurs fonctions et qu'ils ont raisonnablement satisfait aux attentes. Ce besoin peut découler d'une action ou d'une omission du ministre ou du membre du personnel exonéré exerçant des activités du portefeuille ou d'autres fonctions officielles de l'État.

10.1.1 Technologies de l'information

Les lignes directrices concernant l'utilisation des technologies de l'information – comme le courrier électronique, l'Internet, les médias sociaux et les réseaux locaux – évoluent au sein de la fonction publique. Les ministres et leur personnel exonéré, doivent demander avis aux représentants désignés des ministères au sujet de leur utilisation. Les ministres et leur personnel doivent considérer l'information consignée par voie électronique comme étant identique à l'information consignée sur papier (p. ex., imprimés, photographies, documents, etc.).

En élaborant des systèmes d'information, les ministres doivent prévoir le traitement, la manipulation et l'entreposage convenables de l'information confidentielle et d'autres renseignements de nature délicate. Ils peuvent obtenir aide et conseils auprès de l'agent de sécurité de leur ministère sur le respect des normes du gouvernement concernant la sécurité matérielle et la sécurité des communications et du traitement électronique des données.

10.1.2 Départs

Les ministres et leur personnel exonéré ont la responsabilité de s'assurer que tous les documents du cabinet et tous les documents officiels sont confiés à la garde des autorités compétentes. Les ministres qui quittent leur poste doivent utiliser les installations d'entreposage sûres et les services d'archivage offerts par Bibliothèque et Archives Canada pour leurs documents personnels et à caractère politique. Ils doivent également prendre des mesures pour rappeler aux personnes qui quittent leurs postes que  leurs responsabilités continuent à garantir la confidentialité des renseignements classifiés auxquels elles ont eu accès, annuler tous leurs pouvoirs (p. ex., les autorisations d'accès, les clés et les cadenas) et retourner tous les renseignements classifiés aux autorités compétentes. Le fonctionnaire désigné chargé de la sécurité au cabinet du ministre devrait mettre fin à l'emploi en personne et justifier officiellement le processus.

10.2.1 Contexte

La Loi sur l'accès à l'information accorde au public le droit de consulter les renseignements contenus dans les documents qui relèvent de l'autorité des institutions gouvernementales. Un cabinet de ministre est considéré distinct d'une institution fédérale. Par conséquent, les ministres et leur personnel exonéré ne sont pas considérés comme étant des employés ou des agents de l'institution. Cette interprétation fait actuellement l'objet d'un examen étant donné la décision rendue récemment par la Cour fédérale du Canada. On évalue toujours les répercussions de ce jugement et il reste encore à déterminer si la Loi s'applique aux documents ministériels. Avant de prendre des décisions concernant la divulgation de tout document, y compris des demandes de remboursement des ministres et de leur personnel exonéré, les cabinets des ministres devraient consulter les services juridiques de leur institution.

L'accès à l'information est un droit de la population. Conformément à la Loi sur l'accès à l'information, tous les citoyens canadiens et les résidents permanents « ont droit à l'accès aux documents relevant d'une institution fédérale et peuvent se les faire communiquer sur demande. »

Tous les ministres ont délégué les responsabilités qui leur sont conférées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information à des fonctionnaires désignés et ce sont ces fonctionnaires qui sont responsables des décisions prises en vertu de la Loi. Aucun membre du personnel politique ne s'est vu déléguer des pouvoirs en vertu de la Loi, et ainsi, aucun membre du personnel politique n'a le pouvoir de prendre des décisions dans le domaine de l'accès à l'information.

Il est permis que les membres du personnel politique reçoivent un préavis au sujet de la diffusion de documents afin qu'ils puissent anticiper leur divulgation, en informer leurs ministres et se préparer en vue des questions des médias et de l'Opposition; cependant, il n'est pas permis de conseiller un fonctionnaire de retarder l'accès, de retenir un document ou de refuser l'accès.

La Loi sur l'accès à l'information se fonde sur les deux principes suivants :

• les renseignements gouvernementaux devraient être à la disposition du public;
• les exceptions nécessaires devraient être limitées et déterminées par la Loi.

La Loi sur l'accès à l'information complète la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Cette dernière régit l'utilisation, la divulgation, la collecte, la conservation et l'élimination des renseignements personnels, et élargit la protection légale qui s'appliquait antérieurement aux renseignements personnels détenus par une institution gouvernementale. La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux particuliers le droit à l'accès à l'information les concernant que détient une institution gouvernementale. Bien que les cabinets de ministre ne soient pas considérés comme faisant partie d'une « institution gouvernementale » aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les principes suivants devraient néanmoins régir ces cabinets :

1. Les renseignements personnels ne devraient être utilisés ou divulgués qu'aux fins conformes à celles pour lesquelles ils ont été obtenus, à moins que la personne intéressée ne consente à la nouvelle utilisation ou la nouvelle divulgation ou que la divulgation ne soit exigée par la Loi;
2. L'accès aux renseignements personnels devrait être strictement limité aux personnes qui ont un besoin légitime de les connaître;
3. Des mesures adéquates de sécurité doivent être mises en place et maintenues pour protéger les renseignements personnels contre une divulgation non autorisée;
4. Les renseignements personnels qui ne sont plus requis devraient être éliminés à moins que la Loi n'exige la conservation de ces renseignements.

Les documents concernant les ministres et le personnel exonéré qui se trouvent dans une institution peuvent renfermer des renseignements personnels qui doivent être protégés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces documents ne doivent pas être divulgués, sauf en conformité à ces lois.

Dossiers sur les demandes de remboursement de dépenses des ministres et du personnel exonéré

Tous les frais de voyage et d'accueil des ministres, des secrétaires parlementaires et du personnel exonéré doivent être affichés sur les sites Web de leur institution afin de favoriser la transparence et de faciliter l'accès à ces renseignements par le public.

Les cabinets des ministres doivent rendre publics, par l'intermédiaire du site Web de leur ministère, les frais d'accueil et de voyage. Les rapports portent sur une période de 90 jours, et les ministres et leur cabinet doivent communiquer les renseignements dans les 30 jours suivant la période visée. Cette politique s'applique aussi aux secrétaires parlementaires.

D'autres dossiers concernant les demandes de remboursement des ministres et de leur personnel exonéré peuvent renfermer des renseignements personnels qui doivent être protégés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information à moins d'avoir obtenu le consentement de la personne concernée pour la divulgation de ces renseignements. Par suite de cas de jurisprudence qui appuient cette position, le Secrétariat a publié le Rapport de mise en œuvre n^o 78 le 30 mars 2001 et l'avis d'information n^o 2002-2004 en date du 18 mars 2002 afin de donner des directives à ce sujet. On peut obtenir une copie de ces documents archivés auprès du secteur des Politiques de l'information et de la protection des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor à ippd-dpiprp@tbs-sct.gc.ca ou au 613-946-4945. De plus, en mars 2002, le secrétaire du Conseil du Trésor a transmis une lettre à ce sujet à ses homologues de toutes les institutions assujetties à la Loi sur l'accès à l'information. Les trois documents indiquent la position du gouvernement à l'égard des documents concernant les ministres et leur personnel exonéré et informent les institutions que les dossiers concernant les demandes de remboursement des ministres et de leur personnel exonéré peuvent renfermer des renseignements personnels ainsi que toute autre information doit peut-être être protégée en vertu d'une autre exception et recommandent que les institutions prennent des mesures raisonnables pour obtenir le consentement directement des personnes concernées pour divulguer ces documents.

10.2.2 Contrôle de la divulgation

Les décisions relatives à la divulgation des renseignements gouvernementaux en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels peuvent être examinées par des organismes indépendants. Selon la loi applicable, le Commissaire à l'information ou le Commissaire à la protection des renseignements personnels effectue l'examen de premier niveau. La Cour fédérale, Section de première instance, procède à l'étape suivante de l'examen, et les causes peuvent être portées devant la Cour d'appel fédérale et finalement devant la Cour suprême du Canada.

Dans un ministère ou un organisme assujetti à ces lois, un coordonnateur ministériel désigné veille à l'application des deux lois. Cet agent reçoit les demandes du public, conseille le ministre et les fonctionnaires du ministère sur ce qui doit être divulgué ou non, et veille à la préparation d'une réponse. Le coordonnateur assure également la protection des renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, les services du contentieux des ministères fournissent des avis juridiques sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.

Les deux lois reconnaissent précisément le droit à l'information des personnes ayant une déficience sensorielle.

Les suggestions suivantes ont pour but d'aider les ministres à satisfaire aux exigences de ces lois :

• désigner une seule personne-ressource de niveau supérieur dans le cabinet du ministre qui soit au courant des deux lois et de leur incidence sur les activités du ministère et puisse traiter directement avec le coordonnateur ministériel les demandes de consultation concernant les documents ministériels;
• tenir les documents de l'organisation à l'écart des documents personnels et de nature politique, et adopter les usages que préconise le présent document, en particulier les méthodes comptables;
• examiner les ordonnances de délégation en vertu des deux lois pour que les attributions, fonctions et pouvoirs particuliers soient établis et délégués au niveau approprié;
• veiller à ce que soient communiqués des rapports réguliers sur la nature et l'état d'avancement des demandes de consultation dans le ministère;
• appuyer de saines pratiques de gestion de l'information au ministère.

10.2.3 Documents confidentiels du cabinet

La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'appliquent pas aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada. Ces derniers sont généralement exclus pendant 20 ans et les documents de travail, pendant un maximum de quatre ans. Lorsqu'une demande de consultation concerne des documents confidentiels du cabinet, les ministres doivent consulter le Bureau du Conseil privé avant d'y répondre. Le sous-ministre ou le coordonnateur de l'accès à l'information de chaque ministère peut organiser ces consultations.