ADP - Renforcement des capacités pour le parrainage privé de réfugiés : Instructions pour soumettre une proposition

Veuillez suivre attentivement ces instructions lorsque vous soumettez votre proposition au moyen du Système des subventions et des contributions (SSC). Ces sections correspondent aux sections que vous trouverez dans le SSC.

Créez votre proposition

1. Sur la page d’accueil du Portail des partenaires, cliquez sur « Visualiser ou soumettre les demandes de financement »
2. Cliquez sur le bouton +Nouveau
3. Sur la page de sélection du processus de financement, faites les choix suivants :
   1. Sélectionnez un processus de financement : Renforcement des capacités pour les RPSP
   2. Sélectionnez un programme : Réétablissement
   3. Sélectionnez un champ d’application géographique : National ou régional, selon le cas
   4. Sélectionnez une langue de service à la clientèle : Anglais ou français, selon le cas
   5. Sélectionnez une langue pour l’exécution du projet : Anglais ou français, selon le cas
4. Cliquez sur Commencez votre demande

Remplissez les sections suivantes sur la proposition :

Section 1 : Résumé

Fournissez un résumé de votre projet qui comprend les types d’activités que vous allez entreprendre et qui indique qui en profitera et comment, les partenaires concernés et les résultats. Vous donnerez plus de détails sur chacun de ces éléments dans les sections qui suivent.

Section 2 : Buts et services

Objectifs

Décrivez les objectifs que vous souhaitez atteindre au moyen des activités du projet.

Services

Services personnalisés

Vous utiliserez ces champs pour indiquer à quelles priorités votre proposition s’adresse. Sélectionnez autant de services personnalisés/priorités qui s’appliquent à votre proposition. Tapez le texte suivant dans le champ qui demande une description du service personnalisé : Voir activités.

Section 3 : Activités

Dans cette section, vous décrirez toutes les activités incluses dans votre proposition. Indiquez la priorité liée à chaque activité dans le champ <Nom de l’activité> (p.ex. Priorité X : Nom de l’activité). Vous pouviez avoir plus qu’une activité liée à une priorité. Si une seule activité répond à plus d’une priorité, assurez-vous de l’expliquer dans votre description. Un espace est fourni pour une description, le nombre prévu de clients que l’activité atteindra ou servira, les données démographiques des clients ciblés, d’autres données démographiques et le lieu de prestation. Vous pouvez ajouter autant d’activités que nécessaire pour décrire pleinement le projet. Pour chaque activité que vous créez, donnez une description qui répond aux questions suivantes :

• Quelle est l’activité?
• Pourquoi l’activité est-elle requise pour ce projet?
• À quel moment aura lieu cette activité?
• Selon quelle fréquence l’activité aura-t-elle lieu?
• Comment l’activité sera-t-elle mise en œuvre?
• Comment les clients ciblés bénéficieront-ils de cette activité?
• Comment allez-vous mobiliser les clients ciblés?
• Le cas échéant, comment cette activité, ou les avantages qu’elle procure, seront-ils maintenus une fois que le financement aura cessé (par exemple, l’organisation a la capacité de procéder à des mises à jour selon les besoins, etc.)?
• Renseignements supplémentaires (au besoin).

Section 4 : Sensibilisation et résultats

Besoin

Veuillez expliquer brièvement la raison d’être de votre projet. Elle doit être fondée sur des données probantes et, idéalement, reposer sur des données provenant d’analyses statistiques, des témoignages de partenaires et d’intervenants et d’autres résultats de recherche pertinents.

Sensibilisation

Décrivez la stratégie de mobilisation que vous utiliserez pour assurer la participation, l’intérêt et l’appui des clients ciblés précisés à la section 3 ci-dessus.

Résultats

1. Les répondants comprennent leurs rôles et responsabilités et disposent d’outils pour aider les nouveaux arrivants réfugiés à s’établir et à s’intégrer avec succès.
2. Les réfugiés sont au courant du soutien qui leur est offert et disposent des outils nécessaires pour vivre de façon autonome dans la société canadienne.
3. Les organismes qui offrent du soutien aux répondants sont coordonnés dans l’élaboration et la prestation de la formation, des ressources et des outils.

Pour chaque résultat, décrivez comment votre projet s’harmonise avec le résultat indiqué.

Pour chaque résultat, veuillez remplir la section d’évaluation du rendement connexe. Précisez la façon dont vous allez faire un suivi des résultats de votre projet, y compris ce qui suit :

• les indicateurs qui seront utilisés pour établir la progression vers les résultats
• les méthodes et les outils qui serviront à obtenir des mesures de ces indicateurs
• le moment et la fréquence d’obtention des mesures
• la façon dont l’analyse de ces indicateurs facilitera l’amélioration continue du projet.

Section 5 : Capacité

Capacité

Veuillez décrire la capacité de votre organisation à entreprendre ce projet avec succès en décrivant ce qui suit :

• expérience acquise dans le cadre de projets ou événements semblables antérieurement
• ressources et infrastructures organisationnelles en place
• connaissance de l’environnement juridique, logistique et culturel pertinent
• disponibilité des services ou soutiens complémentaires dans la collectivité

Partenaires

Veuillez ajouter autant de partenaires que nécessaire. Vous devez indiquer comment chaque partenaire contribuera au projet et le type de contribution (en nature, financière ou autre). Pour chaque partenaire, vous pouvez joindre une lettre de soutien. Si le partenaire fournit une contribution financière, une lettre de soutien est requise.

Section 6 : Évaluation

Dans cette section, expliquez comment vous entendez évaluer votre projet dans sa phase finale et lorsqu’il sera terminé.

Précisez votre méthodologie (p. ex. sondages, entrevues, formulaires d’évaluation, produits, etc.) et assurez-vous que votre plan s’harmonise avec les renseignements sur l’évaluation du rendement fournis avec les résultats précédemment saisis dans la présente demande.

Ce plan doit démontrer votre capacité à organiser vos activités, à surveiller le rendement et à évaluer les résultats du projet.

Section 7 : Budget

Dans cette section, indiquez la période de financement et fournissez un budget pour chaque exercice financier de votre projet. Votre budget doit être équilibré et présenter tous les coûts ainsi que les revenus détaillés et expliqués dans le formulaire fourni.

Votre période de financement doit commencer le 1er juin 2021 et se terminer au plus tard le 31 mars 2023.

Rappel : L’enveloppe budgétaire totale disponible pour tous les projets est de 3 M$ sur deux ans et se termine le 31 mars 2023.

Après avoir inscrit votre budget, indiquez si votre organisation doit des montants au gouvernement du Canada (Oui/Non). Dans l’affirmative, vous devez cliquer sur le lien situé sous la question où vous pouvez fournir des détails sur ces montants.

Documents obligatoires

Des documents obligatoires différents sont requis selon le type de demandeur.

Institutions publiques (comme un conseil scolaire) et gouvernements non fédéraux.

• Lettre d’appui de la part de chaque partenaire financier qui contribue au projet proposé (le cas échéant). Aucune autre lettre d’appui n’est requise. Les lettres d’appui doivent être téléchargées dans la section 5 de votre demande dans le SSC.

Autres organisations (y compris les organismes sans but lucratif).

• Au moins un des documents suivants : acte constitutif, règlements administratifs, lettre de constitution en société ou tout autre instrument de gouvernance semblable.
• Dernier rapport annuel
  • Indiquez la date de fin de l’année visée par le rapport dans la colonne Date de fin de la période.
• Les états financiers complets comprenant des renseignements comparatifs sur les deux derniers exercices financiers (ayant fait l’objet d’une vérification, de préférence). Si votre organisation est relativement nouvelle et ne dispose pas d’états financiers complets pour deux exercices complets, fournissez les renseignements pour la période d’existence de l’organisation.
  • Indiquez la date de fin de l’année visée par ces états financiers dans la colonne Date de fin de la période.
• Noms des membres du conseil d’administration.
• Autres documents d’appui (p. ex. les noms des anciens fonctionnaires associés à cette demande, le cas échéant).
  • Vous n’êtes pas tenu de joindre d’autres pièces justificatives si aucune ne s’applique.
• Lettre d'appui de la part de chaque partenaire financier qui contribue au projet proposé (le cas échéant). Aucune autre lettre d'appui n'est requise. Les lettres d’appui doivent être téléchargées dans la section 5 de votre demande dans le SSC.

Une fois que vous aurez joint les documents obligatoires, indiquez si votre organisation participe actuellement ou a participé à des procédures judiciaires au cours des trois (3) dernières années (Oui/Non). Dans l’affirmative, vous devez cliquer sur le lien situé sous la question où vous pouvez fournir des détails sur ces procédures.

Particuliers

• Curriculum vitæ;
• Preuve de citoyenneté canadienne ou de résidence permanente;
• Lettre d’appui de la part de chaque partenaire financier qui contribue au projet. Aucune autre lettre d’appui n’est requise. Les lettres d’appui doivent être téléchargées dans la section 5 de votre demande dans le SSC.

Finalisez et soumettez votre proposition

Une fois que vous avez complété et examiné tous les renseignements saisis dans chaque section, vous pouvez finaliser et soumettre votre proposition.

Sur la page d’état, l’état de chaque section (sauf Soumettre la demande) doit être « Terminé ». Si l’état d’une section est « Non commencé » ou « En cours », vous devrez compléter les champs manquants avant de poursuivre.

Au bas de la page d’état, vous pouvez ajouter le nom des employés de votre organisation qui devraient recevoir des notifications par courriel au sujet de l’état de votre proposition. Veuillez noter que seules les personnes qui ont un compte dans le Portail des partenaires du SSC peuvent recevoir ces notifications.

Une fois que l’état de toutes les sections est « Terminé », le directeur général de votre organisation, ou un administrateur délégué approuvé, peut présenter la demande en suivant les étapes suivantes :

1. Sur la page d’état, cliquez sur « Soumettre la demande ».
2. Cochez la case pour attester de l’exactitude et de la légitimité de tous les documents et renseignements contenus dans la demande.
3. Examinez la déclaration de la direction et l’avis concernant les renseignements personnels.
4. Cochez la case pour accepter la déclaration du demandeur.
5. Cochez la case pour indiquer que vous comprenez que vous donnez une approbation électronique officielle au nom de votre organisation.
6. Cliquez sur Soumettre.

Vous devriez recevoir un avis automatique par courriel indiquant que votre demande a été soumise. Le courriel comprendra un numéro de demande officiel. Veuillez sauvegarder ce numéro et le mentionner dans toute correspondance future avec IRCC au sujet de votre demande.