Remplacement des certificats comportant des erreurs administratives

Un demandeur peut obtenir un certificat de remplacement si son certificat de citoyenneté original n'est pas acceptable à cause d'une erreur commise par un agent de la citoyenneté. Il peut s'agir, par exemple, d'une erreur de typographie ou d'un défaut de plastification.

Après l'application des résultats de la cérémonie à tous les candidats qui sont devenus citoyens canadiens, si un certificat doit être annulé et qu'un nouveau certificat doit être produit et imprimé en raison d'une erreur administrative, le seul CTD habilité à le faire est celui de Sydney. Par conséquent, les bureaux locaux doivent remplir le formulaire Certificat(s) retourné(s) pour correction(s) (CIT 1-0048), marquer le certificat d'un trait au marqueur noir et transférer le dossier au CTD de Sydney qui corrigera l'erreur puis produira et imprimera un nouveau certificat. Après la saisie de la correction dans le SMGC, le CTD de Sydney enverra le certificat par la poste au nouveau citoyen. Le CTD de Sydney demandera à ce qu'une note au dossier soit ajoutée pour indiquer que la raison de l'annulation dans le SMGC est « Détruit et remplacé ».

Les mêmes procédures s'appliquent après l'envoi par la poste du certificat par le CDT de Sydney.

Procédures :

Droits et processus de demande

Un demandeur peut obtenir un certificat de remplacement sans frais à condition d'en faire la demande :

• dans les 90 jours de la date à laquelle il a prêté serment; ou
• dans les 90 jours de la date à laquelle le certificat original a été mis à la poste par le CTD de Sydney.

Après 90 jours, le demandeur devra remplir une Demande de certificat de citoyenneté et payer les droits exigibles.

Envoyer (le plus rapidement possible) la demande au CTD de Sydney

La demande de certificat de remplacement est envoyée au CTD de Sydney, accompagnée d'une note expliquant la raison pour laquelle le certificat doit être remplacé. Tout document justificatif devrait être joint à la demande.

Le certificat original peut être joint à la demande; le certificat original peut aussi être échangé contre le certificat de remplacement au bureau de la citoyenneté si le client en a besoin de toute urgence.

Les dossiers de citoyenneté au sujet des demandeurs ont été désignés comme des « documents essentiels » par Bibliothèque et Archives Canada. Cela signifie qu'ils doivent être microfilmés et envoyés à Bibliothèque et Archives Canada.

Une fois le document microfilmé, l'original est détruit.

Restituer les certificats antérieurs

Si une personne demande un certificat de remplacement pour une raison autre que le vol, la perte ou la destruction d'un certificat original, cette personne doit restituer le certificat de naturalisation original, le certificat grand format et le certificat petit format pour qu'ils soient annulés. Ces documents peuvent être restitués au moment de la demande ou échangés à un bureau de la citoyenneté ou par l'intermédiaire du CTD de Sydney.

Le demandeur doit préciser où se trouvent tous les certificats précédents. Des entrées telles que « perdu à la maison » ou « égaré » sont inacceptables. Par exemple, si un certificat est « perdu à la maison », la demande doit indiquer clairement que l'on a effectué une recherche minutieuse afin de le retrouver.

Il n'est pas nécessaire de restituer les certificats d'enregistrement d'une naissance à l'étranger ni les certificats de conservation de la citoyenneté. Ces certificats ont été délivrés à des fins d'enregistrement et de conservation de la citoyenneté; ce ne sont pas des certificats de citoyenneté.

Les certificats commémoratifs n'ont pas à être retournés.

Demande de preuve faite par un mineur

Par mesure de précaution, si un mineur est âgé de moins de 14 ans, il faut encourager l'un des parents à présenter ou à contresigner la demande, ou bien informer les parents du mineur que celui-ci a fait une demande.

La responsabilité de veiller à ce que ces mesures soient prises incombe à l'agent de la citoyenneté qui traite la demande.