États financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2012

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers — Exercice financier 2011–2012

Note au lecteur

Depuis le 1^er avril 2009, conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de démontrer qu’ils ont pris des mesures pour se doter d’un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

En vertu de cette politique, les ministères doivent effectuer une évaluation annuelle de leur système de CIRF et établir des plans d’action pour apporter tout ajustement nécessaire à ce système. Ils doivent aussi joindre à la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de leur évaluation, des mesures prises à l’égard des problèmes importants identifiés et des plans d’action pour régler les problèmes résiduels.

Un système efficace de CIRF vise à obtenir des états financiers fiables et à fournir l’assurance que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les registres financiers sont adéquatement maintenus;
• les actifs sont protégés contre les risques de gaspillage, d’abus, de perte, de fraude et de mauvaise gestion; et
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable et est fondé sur un processus continu qui vise à identifier les risques clés, à évaluer l’efficacité des contrôles clés qui leur sont associés et à y apporter les ajustements nécessaires, ainsi qu’à surveiller le rendement du système à des fins d’amélioration constante. Par conséquent, la portée, le rythme et l’état d’avancement des évaluations de l’efficacité du système de CIRF des ministères varieront d’une organisation à l’autre, compte tenu des risques et des situations qui leur sont propres.

Il importe de noter que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer complètement les risques mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable. En effet, les contrôles doivent être équilibrés et définis en proportion des risques qu’ils visent à atténuer.

Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Environnement de contrôle relatif aux CIRF à Citoyenneté et Immigration Canada
• 3. Évaluation du système de CIRF de Citoyenneté et Immigration Canada
• 4. Résultats d’évaluation de Citoyenneté et Immigration Canada
• 5. Plan d’action de Citoyenneté et Immigration Canada

1. Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de Citoyenneté et Immigration Canada pour l’année 2011-2012. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le document présente de l’information sommaire sur les mesures prises par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il contient certaines données financières aidant à comprendre l’environnement de contrôle propre au Ministère et fournit des renseignements sommaires sur les évaluations effectuées par CIC en 2011-2012, incluant les progrès, les résultats et les plans d’action connexes.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programmes

CIC est responsable de l’administration de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, la Loi sur la citoyenneté et la Loi sur le multiculturalisme canadien. Le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités les plus récents offrent des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programmes de CIC.

1.2 Principales données financières

Les principales données financières relatives à l’exercice 2011-2012 sont présentées ci-dessous. De plus amples renseignements se retrouvent dans les états financiers (non vérifiés) de CIC et dans les Comptes publics du Canada pour l’exercice financier terminé le 31 mars 2012.

• Les dépenses totales ont atteint 1,8 milliard de dollars. Les paiements de transfert représentent la majeure partie des dépenses (52% ou 940  millions de dollars), suivis des salaires et avantages sociaux des employés (34% ou 610 millions de dollars).
• Les revenus totaux ont atteint 476 millions de dollars et proviennent des services rendus aux termes de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et de la Loi sur la citoyenneté.
• Les immobilisations corporelles comptent pour 26% (146  millions de dollars) des actifs ministériels nets (552 millions de dollars). Les revenus reportés représentent 31% (257 millions de dollars) du passif total (822 millions de dollars).
• CIC possède une importante présence internationale en raison des services d’immigration qu’il offre aux immigrants, aux visiteurs et aux réfugiés à l’étranger. En 2011-2012, le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) a dépensé 160 millions de dollars au nom de CIC. Ce montant est reflété dans les états financiers de CIC à titre de services fournis gratuitement par d’autres ministères du gouvernement.
• CIC détient également une forte présence régionale au Canada pour la prestation de ses programmes et services de citoyenneté, d’immigration et de multiculturalisme.
• Un certain nombre de systèmes d’information sont essentiels aux activités de CIC et pour la production de ses rapports financiers. Ces systèmes incluent le Système intégré des finances et du matériel (SIFM/SAP), le Système mondial de gestion des cas (SMGC), le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL), le Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration (STIDI), le système des centres de traitement des demandes (SCTD), le système de gestion des deniers publics (GDP) et le Système de gestion des ressources humaines – PeopleSoft (SGRH).

1.3 Ententes de services pertinentes aux états financiers

CIC compte sur d’autres organisations pour s’occuper du traitement de certaines transactions qui sont consignées dans ses états financiers. Les ministères suivants, notamment, offrent des services et un soutien à l’échelle du gouvernement :

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre centralement le paiement des salaires et l’acquisition de certains biens et services, puis fournit des services d’émission de chèques et des locaux à bureaux.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit des renseignements au Ministère sur les dépenses des régimes d’avantages sociaux des employés et des données nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ. Il paie notamment la contribution de l’employeur aux régimes d’assurance pour les soins dentaires et de santé.
• Le ministère de la Justice offre des services juridiques au Ministère.
• Depuis le 15 novembre, 2011, Services Partagés Canada (SPC) est responsable de gérer les services de réseau, de centres de données et de courriel du Ministère. Cependant, l’administration et l’exécution de ces services ont été partagées durant la période de transition de 2011–2012, au cours de laquelle SPC était en voie d’établissement.

CIC possède également des ententes particulières avec les organisations suivantes :

• Le MAECI offre des services administratifs communs et un soutien au Programme d’immigration à l’étranger aux termes d’un protocole d’entente conclu avec CIC. Les services administratifs communs incluent les locaux à bureaux, le traitement des revenus et dépenses, la comptabilité et les télécommunications. Le soutien au programme est fourni par des agents canadiens à l’étranger et des employés recrutés sur place dans les missions. Le MAECI prépare également des rapports financiers périodiques destinés au personnel de CIC sur les revenus perçus et les dépenses encourues directement à l’étranger.
• Depuis janvier 2011, Croix Bleue Medavie est l’administrateur des demandes de règlement au titre du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI). Le PFSI rembourse les fournisseurs de services pour les services de santé essentiels et d’urgence fournis aux clients admissibles, tels que les réfugiés, qui ne sont pas couverts par un régime d’assurance-maladie provincial, territorial ou privé.

1.4 Changements importants au cours de l’exercice financier 2011–2012

Le poste de Sous-ministre délégué a été créé à CIC au cours de l’exercice financier 2011–2012. M. Peter Sylvester a été nommé à ce poste le 3 octobre 2011.

Il y a eu un changement dans le détenteur du poste d’Administrateur principal des finances (APF) au cours de l’exercice financier 2011–2012. Ce poste a été occupé par les individus suivants durant l’année :

• Mr. Mark Watters, du 1^er avril au 6 août;
• Mr. Daniel G. Paquette, en fonction d’une nomination intérimaire, du 8 août au 27 novembre;
• Mr. Amipal Manchanda, du 28 novembre au 31 mars.

Il y a également eu un changement dans le détenteur du poste de Dirigeant principal de la vérification (DPV) au cours de l’exercice financier 2011–2012. Ce poste a été occupé par les individus suivants durant l’année :

• Mr. Amipal Manchanda, du 1^er avril au 27 novembre;
• Mr. Jacques Marquis, en fonction d’une nomination intérimaire, du 28 novembre au 31 mars.

Aucun nouveau programme n’a été mis en place et aucun changement important n’a été apporté aux pouvoirs financiers du Ministère durant l’exercice financier 2011–2012.

Services Partagés Canada (SPC) a été créé le 4 août 2011 pour consolider, rationaliser et améliorer les services d’infrastructure des technologies de l’information (TI) du gouvernement, en particulier les services de réseau, de centres de données et de courriel pour 43 ministères et agences fédéraux. Depuis le 15 novembre 2011, la responsabilité des services de réseau, de centres de données et de courriel a été transférée de CIC à SPC. Les ressources financières transférées à ces fins de CIC à SPC pour la période du 15 novembre 2011 au 31 mars 2012 se sont élevées à 8,9 millions de dollars. Néanmoins, l’administration et l’exécution des services de réseau, de centres de données et de courriel ont été partagées durant la période de transition de 2011–2012, au cours de laquelle SPC était en voie d’établissement.

En vertu de législation proposée, CIC remboursera les frais aux demandeurs du Programme fédéral de travailleurs qualifiés qui ont soumis leur demande avant le 27 février 2008 et pour lesquels un agent d’immigration n’avait pas pris de décision en fonction des critères de sélection avant le 29 mars 2012. CIC estime que le remboursement des frais payés par les demandeurs totalisera approximativement 119 millions de dollars.

Aussi, les impacts de l’exigence du paiement de 800 000$ (plutôt que 400 000$ avant le 1^er décembre 2010) en vertu du Programme d’immigration des investisseurs ont été observés au cours du présent exercice financier.

2. Environnement de contrôle relatif aux CIRF à Citoyenneté et Immigration Canada

La haute direction de CIC reconnaît l’importance d’établir le ton et veille à ce que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d’un système efficace de CIRF et à ce qu’ils soient en mesure d’exercer leurs responsabilités efficacement. CIC a pour priorité de s’assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle souple axé sur les risques qui appuie un processus continu d’amélioration et d’innovation.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les titulaires de postes et comités clés qui sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF sont indiqués ci-dessous.

Sous-ministre – À titre d’administrateur des comptes du Ministère, le sous-ministre assume la responsabilité générale et la direction des mesures prises en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne. En sa capacité, le sous-ministre préside le Comité de vérification et le Comité exécutif du Ministère.

Administrateur principal des finances (APF) – L’APF relève directement du sous-ministre. Il exerce un leadership pour assurer la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de CIRF efficace et intégré, y compris son évaluation annuelle.

Cadres supérieurs du Ministère – Les cadres supérieurs du Ministère qui sont responsables de l’exécution de programmes ou des directions de services corporatifs sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité des aspects du système de CIRF qui font partie de leur secteur de responsabilité.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le DPV relève directement du sous-ministre. Il fournit une assurance au moyen de vérifications internes périodiques, lesquelles sont essentielles au maintien d’un système de CIRF efficace.

Comité de vérification – Le Comité de vérification est un comité consultatif qui présente des conseils et recommandations objectifs au sous-ministre sur les cadres de gestion et les processus du Ministère en matière de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification. Ce comité est formé de quatre membres, dont trois qui proviennent de l’extérieur. Il examine le Profil de risque ministériel et son système de contrôle interne, y compris le plan d’évaluation axé sur les risques, les résultats de l’évaluation annuelle et les progrès observés dans la mise en oeuvre des plans de redressement liés au système de CIRF.

Comité exécutif (COMEX) – À titre d’organisme décisionnel principal de CIC, le COMEX examine, approuve et surveille le Profil de risque ministériel ainsi que son système de contrôle interne, y compris le plan d’évaluation axé sur les risques liés au système de CIRF. Le COMEX est soutenu par les comités suivants : le Comité des politiques, chargé d’élaborer les politiques; le Comité des affaires opérationnelles, qui supervise la prestation opérationnelle des services et le programme d’innovation; et le Comité de responsabilisation de gestion, dont le mandat stratégique vise à renforcer la reddition de comptes ministérielle.

Comité de gestion du Ministère (CGM) – Le CGM est un forum permanent d’échange d’information qui permet aux cadres supérieurs de discuter des principaux changements dans les activités et la gestion.

Comités de travail – Un certain nombre de comités de travail ont pour mandat de renseigner et de conseiller la haute direction sur les principaux secteurs d’activité du Ministère.

2.2 Principales mesures prises par CIC

L’environnement de contrôle de CIC comprend en outre une série de mesures visant à aider les employés à gérer les risques efficacement en les sensibilisant davantage, en leur fournissant les connaissances et les outils nécessaires et en perfectionnant leurs compétences.

Parmi les principales mesures, mentionnons les suivantes :

• un Réseau des champions de valeurs et éthique, créé pour renforcer les liens entre les champions de valeurs et éthique régionaux et de secteurs au sein de l’organisation;
• un Code de conduite ministériel récemment mis à jour et soutenu par le sous-ministre à titre de champion des valeurs et éthique;
• le Bureau de résolution des conflits, qui relève du sous-ministre;
• la Division des politiques financières et des contrôles internes financiers, qui relève de l’adjoint à l’APF;
• des ententes de rendement annuelles pour tous les cadres supérieurs qui précisent clairement leurs responsabilités en matière de gestion financière;
• des programmes de formation, des communications et des outils reliés aux principaux domaines de la gestion financière;
• des directives, procédures et lignes directrices ministérielles adaptées aux activités et à l’environnement de contrôle de CIC;
• une matrice de délégation des pouvoirs mise à jour périodiquement;
• la documentation des principaux processus d’affaires, et des risques et points de contrôle clés reliés pour appuyer la gestion et la surveillance du système de CIRF;
• des systèmes de technologie de l’information financiers sécurisés en vue d’accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficacité et l’efficience;
• des normes de service interne à la clientèle pour le Ministère; et
• des rapports formels internes trimestriels sur les réalisations qui sont présentés par les cadres supérieurs au COMEX, ainsi que leur suivi de l’utilisation des autorisations budgétaires et des plafonds de dépense en vigueur au Ministère.

3. Évaluation du système de CIRF de Citoyenneté et Immigration Canada

3.1 Méthode d’évaluation

Aux termes de la Politique sur le contrôle interne, les ministères doivent pouvoir maintenir un système efficace de CIRF en vue de fournir l’assurance raisonnable que :

• les opérations sont dûment autorisées;
• les registres financiers sont adéquatement maintenus;
• les actifs sont protégés; et
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Au fil du temps, cela implique une évaluation de l’efficacité conceptuelle et opérationnelle du système de CIRF, ce qui mène ensuite à la mise en œuvre d’un programme de surveillance régulière afin de maintenir et d’améliorer continuellement ce système.

Une évaluation de l’« efficacité conceptuelle » signifie que les principaux points de contrôle financier ont été définis, consignés et mis en place, qu’ils sont adaptés aux risques qu’ils visent à atténuer, que les faiblesses ont été identifiées et que toutes les mesures correctives nécessaires ont été prises. Cela inclut la mise en correspondance des principaux processus d’affaires et des systèmes de TI clés avec les principaux registres et comptes financiers, et ce par emplacement si nécessaire.

Une évaluation de l’« efficacité opérationnelle » signifie que les principaux points de contrôle financier ont été mis à l’essai pendant une période déterminée, que toutes les faiblesses ont été identifiées et que toutes les mesures correctives nécessaires sont prises.

Un « programme de surveillance continue » est une approche de surveillance systématique et intégrée qui inclut une évaluation périodique des contrôles axée sur les risques et la prise de mesures correctives en temps opportun.

Les tests requis pour effectuer ces évaluations couvrent tous les niveaux de contrôle ministériels, incluant les contrôles au niveau de l’entité, les contrôles généraux de la technologie de l’information (TI) et les contrôles des processus d’affaires.

3.2 Portée de l’évaluation ministérielle à CIC

Pour répondre aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, le Ministère a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF. Il a d’abord utilisé ses états financiers annuels et une analyse de risque de leurs composantes pour identifier les principaux comptes et processus d’affaires à évaluer.

Sur une période échelonnée sur quatre ans se terminant le 31 mars 2015, et pour chacun de ses principaux comptes financiers et processus d’affaires, CIC aura préparé des descriptions de système, des matrices de contrôles financiers, et testé l’efficacité conceptuelle et opérationnelle des contrôles financiers clés qui leur sont intégrés. Le Ministère aura également identifié les faiblesses reliées à ces contrôles et pris les mesures correctives appropriées.

Après le 31 mars 2015, le maintien de l’efficacité conceptuelle et opérationnelle des contrôles financiers clés sera surveillé selon un cycle de trois ans et en fonction du plan d’évaluation axé sur les risques.

Travail d’évaluation accompli durant l’exercice financier 2011–2012

CIC avait déjà consigné et évalué ses contrôles au niveau de l’entité dans une année antérieure et, tel que prévu, n’a effectué aucune autre évaluation de ces contrôles en 2011–2012. Durant l’exercice financier, le Ministère a complété la documentation ainsi qu’une évaluation de ses contrôles généraux de la TI (infrastructure de la TI) ainsi que des principaux comptes et processus d’affaires significatifs suivants, incluant les contrôles financiers qui leur sont associés :

• Revenus étrangers (à un bureau étranger);
• Prêts aux immigrants;
• Immobilisations;
• Clôture d’exercice financier et rapports;
• Écritures de journal;
• Budgétisation et prévisions; et
• Gestion des coûts.

La documentation et l’exercice d’évaluation conceptuelle ont comporté les étapes suivantes pour chacun des principaux comptes et processus d’affaires significatifs mentionnés ci-haut :

• recueillir l’information qui est rattachée au compte ou processus, et aux risques et contrôles pertinents au CIRF, y compris les politiques et procédures appropriées et les résultats de vérifications internes récentes;
• schématiser le processus d’affaires en identifiant et documentant ses risques et points de contrôle clés, tout en considérant la matérialité, les volumes, la complexité, la dispersion géographique, la susceptibilité aux pertes et à la fraude, les secteurs enclins aux observations de vérification, l’historique, l’attention externe et l’appui sur des tierces parties; et
• évaluer l’efficacité de la conception du processus d’affaires, et commencer à remédier les faiblesses de contrôle décelées afin qu’elles soient entièrement réglées en temps opportun.

De plus, en 2011–2012, CIC a préparé des descriptions de système et a progressé significativement dans son évaluation de l’efficacité conceptuelle des contrôles financiers qui sont intégrés aux processus d’affaires suivants :

• Revenus perçus, salaires et dépenses d’opération (à un centre canadien de traitement des demandes);
• Revenus et dépenses d’opération à l’étranger (à un autre bureau étranger);
• Paiements de transfert – Programme du multiculturalisme (au siège social et à deux bureaux régionaux canadiens);
• Paiements de transfert – Programme d’intégration / réintégration (au siège social et à deux bureaux régionaux canadiens); et
• Salaires et avantages sociaux des employés (au siège social).

L’évaluation de l’efficacité conceptuelle des contrôles financiers de ces processus sera complétée en 2012–2013, et les résultats de ces travaux seront divulgués dans l’annexe de l’année prochaine.

Enfin, en 2011–2012, le Ministère a complété l’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles financiers qui sont intégrés au processus des revenus étrangers (à un bureau étranger) et au processus des immobilisations. Il a aussi progressé significativement dans les tests d’efficacité opérationnelle des contrôles financiers intégrés aux processus d’affaires suivants :

• Revenus étrangers (à un autre bureau étranger);
• Revenus perçus, salaires et dépenses d’opération (à un centre canadien de traitement des demandes);
• Paiements de transfert – Programme du multiculturalisme (au siège social et à deux bureaux régionaux canadiens); et
• Paiements de transfert – Programme d’intégration / réintégration (au siège social et à deux bureaux régionaux canadiens).

L’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles financiers de ces processus sera complétée en 2012–2013, et les résultats de ces travaux seront divulgués dans l’annexe de l’année prochaine.

4. Résultats d’évaluation de Citoyenneté et Immigration Canada

Étant donné l’approche d’évaluation décrite ci-haut, CIC est en voie de développer une architecture de base pour tous ses points de contrôle clés par compte principal et / ou processus d’affaires.

En 2011–2012, CIC s’est concentré sur l’évaluation de ses contrôles généraux de la TI et sur l’évaluation de l’efficacité conceptuelle des contrôles financiers qui sont intégrés à certains comptes ou processus d’affaires significatifs. CIC a également commencé à évaluer l’efficacité opérationnelle des contrôles clés compris dans quelques processus d’affaires particuliers, pour lesquels l’évaluation de l’efficacité conceptuelle avait déjà été complétée.

4.1 Efficacité conceptuelle des contrôles clés

Afin d’effectuer les tests d’efficacité de la conception des processus d’affaires identifiés dans la section 3.2, le Ministère a complété toute la documentation des processus et vérifié la mesure dans laquelle des contrôles appropriés étaient en place et correspondaient à la pratique actuelle. Les tests d’efficacité de la conception cherchaient aussi à établir si les contrôles clés sont proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer.

Contrôles au niveau de l’entité

Lorsqu’évalués au cours de l’exercice financier précédent, les contrôles au niveau de l’entité ont été jugés très satisfaisants.

Des opportunités d’amélioration ont été identifiées dans trois secteurs. Les deux suggestions suivantes ont déjà été mises en œuvre au sein du Ministère :

• Rôle accru du Comité ministériel de vérification dans la révision des états financiers ministériels; et
• Création et mise à jour régulière d’un répertoire des relations d’affaires significatives pour appuyer CIC dans la gestion adéquate de ses risques d’affaires et de divulgations aux états financiers.

Le troisième secteur qui fera l’objet d’améliorations au cours du prochain exercice financier consiste dans le développement de questionnaires d’évaluation des risques de fraude financière plus détaillés pour mieux soutenir l’exercice annuel d’évaluation des risques liés au CIRF.

Contrôles généraux de la technologie de l’information (TI)

Une évaluation de l’efficacité conceptuelle des contrôles généraux de la technologie de l’information (TI) effectuée en 2011–2012 a conclu que certaines faiblesses existaient dans l’environnement de TI. Cependant, le Ministère a déjà adopté des mesures appropriées pour remédier à la plupart d’entre elles, incluant la mise à jour de sa Politique sur la sécurité de TI et le développement d’ententes de niveaux de service internes pour des applications informatiques spécifiques.

Le Ministère a substantiellement rectifié les faiblesses liées à la conception des contrôles de sécurité délimitant l’accès au réseau ainsi qu’aux applications, et elles auront toutes été réglées d’ici la fin du prochain exercice financier. CIC a aussi développé des plans d’action opportuns et initié des ajustements pour régler quelques enjeux de conception liés à l’insuffisance de preuves documentaires de l’application de certains contrôles dans l’environnement de TI.

Contrôles des processus d’affaires

En 2011–2012, CIC a complété la documentation et l’évaluation de la conception des contrôles financiers qui sont intégrés aux comptes et processus d’affaires significatifs suivants :

• Revenus étrangers (à un bureau étranger);
• Prêts aux immigrants;
• Immobilisations;
• Clôture d’exercice financier et rapports;
• Écritures de journal;
• Budgétisation et prévisions; et
• Gestion des coûts.

L’existence de contrôles financiers pertinents et forts a été confirmée par l’entremise de la documentation et de l’évaluation de la conception des comptes ou processus d’affaires significatifs mentionnés ci-haut. Les principaux objectifs de contrôle reliés à chaque compte ou processus d’affaires étaient généralement bien supportés par des activités de contrôle appropriées. Malgré cette évaluation globalement positive, des opportunités d’amélioration de la conception des contrôles ont été identifiées dans les secteurs suivants :

• Documentation des procédures et contrôles pour accomplir des tâches financières clés (y compris la documentation de certains contrôles automatisés existants);
• Exécution de conciliations complètes entre deux sources de données financières clés; et
• Présence de preuves documentaires de l’application de certains contrôles clés, tels que des révisions, conciliations et approbations importantes.

Lorsque possible, les exigences de rectification des contrôles ont été rencontrées peu de temps après que les ajustements nécessaires aient été identifiés. Autrement, des plans d’action de la direction ont soit été ou sont en voie d’être développés pour remédier pleinement aux faiblesses de contrôle identifiées dans un délai raisonnable. Un suivi sera apporté à chacune des mesures correctives en 2012–2013 pour s’assurer qu’elles ont été implantées tel que prévu.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

Les tests d’efficacité de la conception des contrôles demeurent un pré-requis aux tests d’efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés qui sont intégrés à tout processus d’affaires. Aussi, lorsque possible, les tests d’efficacité opérationnelle des contrôles sont plus efficients s’ils sont accomplis pour plus d’un processus d’affaires à la fois, puisque certains des contrôles clés (par exemple, les contrôles préalables à l’émission des paiements) sont communs à tous les processus.

Contrôles généraux de la technologie de l’information (TI)

Une évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles généraux de la TI effectuée en 2011–2012 a conclu que plusieurs contrôles opéraient efficacement, mais que certaines améliorations étaient requises dans les secteurs suivants :

• Restrictions d’accès aux systèmes, et retrait des accès au réseau et aux applications en temps opportun lors de départs d’employés; et
• Preuves documentaires démontrant l’application de contrôles clés particuliers dans l’environnement de TI.

CIC a déjà développé des plans d’action opportuns et partiellement remédié à ces faiblesses observées dans l’efficacité opérationnelle des contrôles généraux de la TI, qui auront toutes été réglées d’ici la fin du prochain exercice financier.

Contrôles des processus d’affaires

En 2011–2012, le Ministère a effectué une évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés qui sont intégrés au processus d’affaires des immobilisations et au processus des revenus étrangers (à un bureau étranger). En réalisant ses tests d’efficacité opérationnelle, CIC a évalué si les contrôles clés avaient bien fonctionné durant une période de 12 mois ou au cours d’une autre période de temps spécifiée durant l’année fiscale en fonction des risques.

Plusieurs contrôles financiers clés intégrés à ces processus ont fonctionné efficacement au cours des périodes testées, et toutes les transactions échantillonnées étaient supportées par une documentation valide et appropriée. Toutefois, certains d’entre eux n’ont pas été entièrement efficaces et leur application pourrait être améliorée dans les secteurs suivants :

• Exécution de conciliations complètes entre deux sources de données financières clés; et
• Présence de preuves documentaires de l’application de certains contrôles clés, tels que des révisions, conciliations et approbations importantes.

Lorsque possible, les exigences de rectification des contrôles ont été rencontrées peu de temps après que les ajustements nécessaires aient été identifiés. Autrement, des plans d’action de la direction ont été développés pour remédier pleinement aux faiblesses de contrôle identifiées dans un délai raisonnable. Un suivi sera apporté à chacune des mesures correctives en 2012–2013 pour s’assurer qu’elles ont été implantées tel que prévu.

5. Plan d’action de Citoyenneté et Immigration Canada

5.1 Progrès réalisés durant l’exercice financier 2011–2012

En 2011-2012, CIC a continué à réaliser de solides progrès dans l’évaluation et l’amélioration de ses contrôles financiers clés. Au 31 mars 2012, la phase d’évaluation conceptuelle des contrôles financiers a progressé significativement à l’égard des processus d’affaires importants, et l’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles clés a progressé tel qu’anticipé.

Notamment, et selon le plan déjà établi en 2011–2012, CIC a mis en œuvre des mesures pour implanter complètement les ajustements nécessaires suivants :

• Développement de procédures pour la perception des recettes à l’étranger en collaboration avec le MAECI, afin de clarifier les rôles et responsabilités et pour renforcer l’imputabilité ainsi que les contrôles internes; et
• Clarification du codage financier relié aux sous-processus des immobilisations.

Aussi, tel que prévu en 2011–2012, CIC a atteint des progrès significatifs vis-à-vis la mise en oeuvre complète des ajustements nécessaires suivants :

• Surveillance accrue des transactions comprises dans les comptes d’actifs en construction; et
• Renforcement du processus de révision des ententes de souscription du Programme d’immigration des investisseurs.

En 2011–2012, CIC a entamé ou partiellement complété le travail requis pour apporter les ajustements nécessaires suivants :

• Modifications aux profils d’usagers du système financier, afin d’assurer une séparation de fonctions complète et appropriée au sein de ces profils;
• Documentation des procédures et contrôles pour accomplir des tâches financières clés (y compris la documentation de certains contrôles automatisés existants);
• Exécution de conciliations complètes entre deux sources de données financières clés; et
• Présence de preuves documentaires de l’application de certains contrôles clés, tels que des révisions, conciliations et approbations importantes.

Globalement, en 2011–2012, CIC a entièrement réglé 71% des ajustements nécessaires qui ont été identifiés à la conception ou à l’efficacité opérationnelle des contrôles généraux de la TI et contrôles financiers clés des processus d’affaires. Le reste de ces ajustements auront été apportés d’ici la fin du prochain exercice financier.

Enfin, en 2011–2012, CIC a pratiquement complété la mise en œuvre des opportunités d’amélioration qui avaient été identifiées dans le cadre d’exercices de surveillance des processus et contrôles financiers réalisés dans les années précédentes. En plus des éléments déjà énumérés ci-haut, des améliorations ont été apportées aux aspects et secteurs suivants de la gestion financière :

• Séparation des rôles et responsabilités de nature financière entre les employés; et
• Surveillance de l’application de certains contrôles financiers.

5.2 Plan d’action pour le prochain exercice financier et les exercices suivants

Bâtissant sur les progrès réalisés à ce jour, le Ministère se positionne pour avoir substantiellement complété l’évaluation initiale de son système de CIRF en 2014–2015.

Des évaluations de l’efficacité conceptuelle et opérationnelle des contrôles financiers seront réalisées au cours des prochaines années comme suit, et ce jusqu’à l’exercice financier 2014–2015 inclusivement:

Jusqu’à la fin de l’exercice 2014–2015, des travaux supplémentaires seront accomplis pour compléter la mise en œuvre des mesures correctives qui ont déjà été entamées et pour entièrement remédier à tout autre ajustement nécessaire au système de CIRF de CIC. La mise en œuvre des plans de mesures correctives de la direction sera continuellement surveillée et comportera une mise à jour annuelle formelle.

L’équipe des contrôles internes financiers présentera également un rapport sur le statut et les progrès réalisés dans ses travaux à chaque réunion du Comité de vérification.

Surveillance continue

Suite à la première évaluation globale du système de CIRF du Ministère, et à compter de l’exercice 2015–2016, une stratégie de surveillance continue sera mise en œuvre pour assurer l’uniformité dans la conception et l’application des contrôles financiers clés qui sont intégrés aux contrôles au niveau de l’entité, aux contrôles généraux de la TI et aux processus d’affaires significatifs de CIC. Cette stratégie de surveillance continue sera axée sur les risques et couvrira un cycle de trois ans. Notre compréhension de la conception de ces processus et des contrôles financiers reliés sera revalidée, et des tests d’efficacité opérationnelle des contrôles clés seront réalisés pour les processus à risque élevé, moyen et faible sur une base rotative. Les tests des contrôles financiers clés seront effectués selon une fréquence de un à deux ans s’ils se rattachent à des processus à risque élevé, selon une fréquence de deux à trois ans pour les processus à risque moyen et à tous les trois ans pour les processus à risque faible.

De plus, puisque le Ministère est décentralisé, les processus financiers significatifs seront évalués dans chaque région géographique, sur une base rotative en fonction du risque. L’équipe des contrôles internes financiers de CIC travaillera de pair avec la Direction générale de la vérification interne et responsabilisation et avec le Bureau de l’inspecteur général du MAECI pour accroître la couverture de vérification et contribuer à maximiser l’efficience des activités.