États financiers pour l’exercice terminé le 31 mars 2014

Annexe à la déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapport financiers – Exercice financier 2013-2014

Table des matières

1. Introduction
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
3. Résultats de l'évaluation ministérielle au cours de l'exercice financier 2013-2014
4. Plan d'action du ministère

1. Introduction

Le présent document présente de l’information sommaire sur les mesures prises par Citoyenneté et Immigration Canada (« CIC » ou « le ministère ») pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne et les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de CIC, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans son Rapport ministériel sur le rendement et son Rapport sur les plans et priorités les plus récents.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Le ministère est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes financiers, approuvé par l’administrateur général, est en place et comprend :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion des contrôles internes financiers en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités de la haute direction dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• un code de conduite, incluant les valeurs et l’éthique;
• des activités de communication courantes et de formation sur les exigences législatives, les politiques et les procédures de saine gestion financière et de contrôle; et
• des moyens de surveillance et des mises à jour régulières sur la gestion des contrôles internes financiers en plus de rapports sur les résultats d’évaluation annuels et de plans d’action à l’administrateur général et au Comité de vérification ministériel

La haute direction de CIC reconnaît l’importance de donner le ton et veille à ce que les employés de tous les niveaux comprennent leur rôle dans le maintien d’un système efficace de CIRF et à ce qu’ils soient en mesure d’exercer leurs responsabilités efficacement. Le ministère a pour priorité de s’assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle souple axé sur les risques qui appuie un processus continu d’amélioration et d’innovation.

2.1.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Les titulaires de postes et les comités clés qui sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF sont indiqués ci-dessous.

Sous-ministre – À titre d’administratrice des comptes du ministère, la sous-ministre assume la responsabilité générale et la direction des mesures prises en vue de maintenir un système efficace de contrôle interne. En sa capacité, la sous-ministre préside le Comité exécutif du Ministère et est membre du Comité de vérification.

Administrateur principal des finances (APF) – L'APF relève directement de la sous-ministre. Il exerce un leadership pour assurer la coordination, la cohérence et l'orientation de la conception et du maintien d'un système de CIRF efficace et intégré, y compris son évaluation annuelle.

Cadres supérieurs du ministère – Les cadres supérieurs du ministère qui sont responsables de l'exécution de programmes ou des directions de services corporatifs sont chargés de maintenir et d'examiner l'efficacité des aspects du système de CIRF qui font partie de leur secteur de responsabilité.

Dirigeante principale de la vérification (DPV) – La DPV relève directement de la sous-ministre. Elle fournit une assurance indépendante au moyen de vérifications internes périodiques sur l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance, lesquelles sont essentielles au maintien d’un système de CIRF efficace.

Comité de vérification – Le Comité de vérification est un comité consultatif qui présente des conseils et des recommandations objectifs à la sous-ministre sur les cadres de gestion et les processus du ministère en matière de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Ce comité est formé de cinq membres, dont trois qui proviennent de l’extérieur. Il examine le Profil de risque ministériel et le système de contrôle interne du ministère, y compris le plan d’évaluation axé sur les risques, les résultats de l’évaluation annuelle et les progrès observés dans la mise en oeuvre des plans de redressement liés au système de CIRF.

Comité exécutif (COMEX) – À titre d’organisme décisionnel principal de CIC, le COMEX examine, approuve et surveille le Profil de risque ministériel ainsi que le système de contrôle interne du ministère. Le COMEX est soutenu, entre autres, par les Comités suivants : le Comité des politiques, chargé d’élaborer les politiques; le Comité des affaires opérationnelles, qui supervise la prestation opérationnelle des services et les mesures d’innovation; et le Comité de responsabilisation de gestion, dont le mandat stratégique vise à renforcer la reddition de comptes ministérielle.

Comité de gestion du Ministère (CGM) – Le CGM est un forum permanent d'échange d'information qui permet aux cadres supérieurs de discuter des principaux changements dans les activités et la gestion.

Comités de travail – Un certain nombre de comités de travail ont pour mandat de renseigner et de conseiller la haute direction sur les principaux secteurs d'activité du ministère.

2.1.2 Principales mesures prises par CIC

L’environnement de contrôle de CIC comprend en outre une série de mesures visant à aider les employés à gérer les risques efficacement en les sensibilisant davantage, en leur fournissant les connaissances et les outils nécessaires et en perfectionnant leurs compétences.

Parmi les principales mesures, mentionnons les suivantes :

• un Réseau des champions de valeurs et éthique, créé pour renforcer les liens entre les champions de valeurs et éthique régionaux et de secteurs au sein de l’organisation;
• un Code de conduite ministériel soutenu par la sous-ministre à titre de championne des valeurs et éthique;
• le Bureau de résolution des conflits, qui relève de la sous-ministre;
• la Division des politiques financières et des contrôles internes financiers, qui relève de l’adjointe à l’APF;
• des ententes de rendement annuelles pour tous les cadres supérieurs qui précisent clairement leurs responsabilités en matière de gestion financière;
• des programmes de formation, des communications et des outils reliés aux principaux domaines de la gestion financière;
• des directives, procédures et lignes directrices ministérielles adaptées aux activités et à l’environnement de contrôle de CIC;
• un instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers mis à jour périodiquement;
• la documentation des principaux processus d’affaires, et des risques et points de contrôle financiers clés reliés pour appuyer la gestion et la surveillance du système de CIRF;
• des systèmes financiers de technologie de l’information sécurisés en vue d’accroître la sécurité, l’intégrité, l’efficacité et l’efficience;
• des normes de services internes à la clientèle pour le ministère; et
• des rapports formels internes sur les réalisations qui sont présentés sur une base trimestrielle par les cadres supérieurs au Comité exécutif, ainsi que le suivi de l’utilisation des autorisations budgétaires et des plafonds de dépense en vigueur au ministère.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

Le ministère a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers tel qu’indiqué ci-bas  :

Ententes courantes :

• le ministère des Travaux publics et services gouvernementaux du Canada (TPSGC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services en fonction de l’instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et financiers du ministère, et lui fournit aussi des locaux;
• le Secrétariat du Conseil du trésor fournit au ministère les renseignements nécessaires pour calculer certaines charges à payer et provisions, telles que la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• le ministère de la Justice fournit des services juridiques à CIC; et
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure des technologies de l’information (TI) au ministère dans les domaines des centres de données et des réseaux.

Ententes particulières :

• Le ministère des affaires étrangères, du commerce et du développement (MAECD) offre des services administratifs communs et un soutien au Programme d’immigration à l’étranger, aux termes d’un protocole d’entente conclu avec CIC. Les services administratifs communs incluent les locaux à bureaux, le traitement des revenus et des dépenses, la comptabilité et les télécommunications. Le soutien au programme est fourni par des agents canadiens à l’étranger et des employés recrutés sur place dans les missions. Le MAECD prépare également des rapports financiers périodiques destinés au personnel de CIC sur les revenus perçus et les dépenses encourues directement à l’étranger; et
• Croix Bleue Medavie administre les demandes de règlement au titre du Programme fédéral de santé intérimaire (PFSI). Le PFSI rembourse les fournisseurs de services pour les services de santé essentiels et d’urgence fournis aux clients admissibles, tels que les réfugiés, qui ne sont pas couverts par un régime d’assurance-maladie provincial, territorial ou privé.

3. Résultats de l'évaluation ministérielle au cours de l'exercice financier 2013-2014

Au cours de 2013-2014, le ministère a réalisé des progrès significatifs dans l’évaluation de l’efficacité conceptuelle et opérationnelle de ses secteurs de contrôles financiers clés. De plus, la surveillance continue a été réalisée conformément au plan.

3.1 Tests d'efficacité de la conception des contrôles clés

Au cours de l’année, le ministère a terminé les tests d’efficacité de la conception des contrôles financiers qui sont intégrés aux processus d’affaires suivants :

• dépenses d’opération non-salariales (au siège social);
• revenus perçus, salaires et dépenses d’opération (à un centre canadien de traitement des demandes);
• revenus et dépenses d’opération à l’étranger (à trois bureaux internationaux);
• services fournis gratuitement par d’autres ministères;
• montant à recevoir du Trésor;
• prêts aux immigrants;
• revenus reportés; et
• écritures de journal.

L’existence de contrôles financiers pertinents et forts a été confirmée par l’entremise de la documentation et de l’évaluation de la conception des comptes ou processus d’affaires significatifs mentionnés ci-haut. Les principaux objectifs de contrôle reliés à chaque compte ou processus d’affaires étaient généralement bien supportés par des activités de contrôle appropriées. Malgré cette évaluation globalement positive, des mesures nécessaires pour enrayer certaines faiblesses de conception de contrôles ont été identifiées dans les secteurs suivants:

• documentation des procédures et contrôles pour accomplir des tâches financières clés;
• exécution de la révision de certains documents, transactions ou conciliations; et
• présence de preuves documentaires de l’application de certains contrôles clés, tels que des révisions, conciliations et approbations importantes.

Les mesures correctives nécessaires pour enrayer les faiblesses de conception des contrôles financiers clés identifiées dans ces secteurs ont progressé significativement pour les comptes et processus d’affaires indiqués ci-haut, et elles auront toutes été enrayées pour la fin de l’exercice financier 2014-2015.

De plus, en 2013-2014, CIC a préparé des descriptions de système et a progressé significativement dans son évaluation de l’efficacité conceptuelle des contrôles financiers qui sont intégrés aux processus d’affaires suivants :

• revenus perçus, salaires et dépenses d’opération (à un autre centre canadien de traitement des demandes);
• revenus et dépenses d’opération à l’étranger (à un autre bureau international);
• subventions aux particuliers – Programme d’aide au ré-établissement; et
• créditeurs, charges à payer et paiements.

L’évaluation de l’efficacité conceptuelle des contrôles financiers de ces processus sera complétée en 2014-2015, et les résultats de ces travaux seront divulgués dans l’annexe de l’année prochaine.

3.2 Tests d'efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2013-2014, le ministère a terminé les tests d’efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés qui sont intégrés aux processus d’affaires suivants :

• revenus traités et comptabilisés au Canada (au siège social);
• dépenses d’opération non-salariales (au siège social);
• revenus perçus, salaires et dépenses d’opération (à un centre canadien de traitement des demandes);
• revenus et dépenses d’opération à l’étranger (à trois bureaux internationaux);
• services fournis gratuitement par d’autres ministères;
• montant à recevoir du Trésor;
• revenus reportés; et
• écritures de journal.

Plusieurs contrôles financiers clés intégrés à ces processus ont fonctionné efficacement au cours des périodes testées. Toutefois, certains d’entre eux n’ont pas été entièrement efficaces et le ministère a identifié des mesures nécessaires pour enrayer certaines faiblesses dans les secteurs suivants :

• présence de preuves documentaires de l’application de certains contrôles clés, tels que des révisions, conciliations et approbations importantes;
• entière conformité des transactions avec les délégations d’autorité financière approuvées au sein du ministère; et
• codage de certains éléments de données dans le système comptable et financier.

Les mesures correctives nécessaires pour enrayer les faiblesses de contrôles financiers clés identifiées dans ces secteurs ont progressé significativement pour les comptes et processus d’affaires indiqués ci-haut, et elles auront toutes été enrayées d’ici la fin de l’exercice financier 2014-2015.

De plus, en 2013-2014, CIC a progressé significativement dans son évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles financiers qui sont intégrés aux processus d’affaires suivants :

• revenus perçus, salaires et dépenses d’opération (à un autre centre canadien de traitement des demandes);
• revenus et dépenses d’opération à l’étranger (à un autre bureau international);
• prêts aux immigrants; et
• créditeurs, charges à payer et paiements.

L’évaluation de l’efficacité opérationnelle des contrôles financiers clés de ces processus sera complétée en 2014-2015, et les résultats de ces travaux seront divulgués dans l’annexe de l’année prochaine.

3.3 Surveillance continue des contrôles clés

Tel qu’indiqué dans son cadre de CIRF, CIC a poursuivi la surveillance des contrôles financiers clés incorporés aux principaux processus d’affaires qui sont en place aux centres canadiens de traitement des demandes et aux bureaux internationaux.

Au cours de l’année, le ministère a complété la surveillance continue qu’il avait planifiée, soit en terminant ou en progressant significativement dans son évaluation des contrôles financiers clés exercés à deux centres canadiens de traitement des demandes et quatre bureaux internationaux.

Suite à la mise en œuvre de cette surveillance continue, le ministère a identifié des mesures correctives nécessaires dans les secteurs suivants :

• présence de preuves documentaires de l’application de certains contrôles clés, tels que des révisions, conciliations et approbations importantes;
• entière conformité des transactions avec les délégations d’autorité financières approuvées au sein du ministère; et,
• codage de certains éléments de données dans le système comptable et financier.

Les mesures correctives nécessaires pour enrayer les faiblesses de contrôles financiers clés identifiées dans ces secteurs ont progressé significativement aux lieux d’affaires dont l’évaluation a été complétée durant l’année, et elles auront toutes été enrayées d’ici la fin de l’exercice financier 2014-2015.

4. Plan d'action du ministère

4.1 Progrès au cours de l'exercice financier 2013-2014

Au cours de 2013-2014, CIC a continué de réaliser des progrès importants à l’égard de l’évaluation et de l’amélioration de ses contrôles financiers clés. Les principaux progrès réalisés par le ministère d’après les plans identifiés dans l’annexe de l’exercice précédent sont résumés ci-dessous :

4.2 État et plan d'action pour l'exercice financier 2014-2015 et les années suivantes

Grâce aux progrès réalisés à ce jour, CIC devrait être en mesure de terminer l’évaluation complète de son système de CIRF en 2014-2015. Dans l’année suivante, le ministère appliquera intégralement son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles en fonction du risque dans tous les secteurs de contrôle. L’état et le plan d’action pour l’achèvement des secteurs de contrôle identifiés pour l’exercice financier 2014-2015 et les exercices subséquents sont indiqués ci-bas:

*Le processus de budgétisation et prévisions ne possède pas d’impact significatif sur les états financiers ministériels annuels. Ainsi, malgré que CIC continuera de surveiller l’efficacité conceptuelle des contrôles clés qui sont incorporés à ce processus d’affaires, il n’évaluera pas leur efficacité opérationnelle.