Rapport annuel 2023-2024 sur la Loi sur l’accès à l’information

Version PDF : Rapport annuel 2023-2024 sur la Loi sur l’accès à l’information (PDF, 964 Ko)

Table des matières

• Introduction
• I. Aperçu du programme d’AIPRP d’IRCC
  • Structure organisationnelle
  • Arrêté de délégation
• II. Rendement
  • Taux de conformité et délais de traitement
  • Demandes actives des périodes de référence précédentes
  • Plaintes actives des périodes de référence précédentes
  • Motifs de prorogation
  • Demandes de consultation d’autres ministères et organismes gouvernementaux
  • Conclusion des demandes traitées
• III. Initiatives visant à promouvoir la sensibilisation, la formation et l’amélioration du programme d’AIPRP
  • Formation et sensibilisation
  • Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
  • Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI
  • Initiatives de modernisation visant à améliorer l’accès à l’information
  • Résumé des principaux éléments et des mesures prises concernant les plaintes
  • Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
  • Surveillance de la conformité
• À l’avenir
• Annexe A : Copie de l’arrêté de délégation de pouvoirs signé en vigueur le 31 mars 2024
• Annexe B : Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement en vigueur le 31 mars 2024
• Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information
• Annexe D : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Introduction

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) est heureux de présenter au Parlement son rapport annuel sur l’application de la Loi sur l’accès à l’information (LAI).

L’objet de la LAI, tel qu’il est décrit à l’article 2, est d’accroître la responsabilité et la transparence des institutions fédérales en accordant aux Canadiens un droit d’accès aux documents de l’administration fédérale. La LAI établit les principes selon lesquels les documents de l’administration fédérale devraient être accessibles au public, les exceptions au droit d’accès devraient être limitées et précises, et les décisions quant à la communication de l’information gouvernementale devraient être susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Le présent rapport est déposé au Parlement conformément à l’article 94 de la LAI et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service. Il décrit la manière dont IRCC s’est acquitté de ses obligations en vertu de la LAI au cours de la période de référence commençant le 1^er avril 2023 et se terminant le 31 mars 2024. Le rapport vise à satisfaire aux exigences de déclaration d’IRCC seulement, car le Ministère n’a pas de filiales non opérationnelles (« papier »).

IRCC a été créé pour faciliter l’entrée des résidents temporaires, gérer la sélection, l’établissement et l’intégration des nouveaux arrivants, attribuer la citoyenneté et délivrer des passeports aux citoyens admissibles. IRCC tire son mandat de la Loi sur le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration. Le ministre d’IRCC est responsable de l’application de la Loi sur la citoyenneté de 1977 et partage, avec le ministre de la Sécurité publique, la responsabilité de faire appliquer la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés. Depuis le 2 juillet 2013, la responsabilité principale de Passeport Canada et de l’administration du Décret sur les passeports canadiens et du Décret concernant la délivrance de passeports diplomatiques et spéciaux est passée du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international à IRCC.

Le présent rapport comprend trois sections :

1. Aperçu du programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) d’IRCC, notamment la structure organisationnelle et l’arrêté de délégation;
2. Aperçu du rendement global d’IRCC en ce qui concerne l’application de la LAI;
3. Description des initiatives d’IRCC visant à promouvoir la formation et la sensibilisation, à améliorer ses politiques et ses processus, et à assurer la surveillance et le respect de ses obligations aux termes de la LAI.

I. Aperçu du programme d’AIPRP d’IRCC

Le programme d’AIPRP d’IRCC demeure l’un des programmes d’AIPRP les plus sollicités au gouvernement du Canada. Au cours de la période visée, IRCC a reçu 252 627 demandes d’AIPRP, dont 182 907 demandes au titre de la LAI. La majorité des demandes d’accès à l’information reçues à IRCC concernaient des renseignements relatifs aux demandes d’immigration des clients. Les autres demandes portaient sur des documents institutionnels relatifs aux politiques, aux processus et aux procédures du Ministère.

Durant cette période, le programme d’AIPRP d’IRCC a mis en œuvre de nouvelles stratégies afin de gérer le grand nombre de demandes reçues, ce qui a entraîné une augmentation marquée de la conformité. Des progrès considérables ont été réalisés dans le traitement et la réponse aux demandes dans les délais prescrits par la Loi ainsi que le règlement des plaintes anciennes et nouvelles déposées par les demandeurs ou en leur nom. Parallèlement, le programme d’AIPRP a continué de faire progresser les initiatives antérieures visant à améliorer l’expérience client et à utiliser les progrès technologiques pour rehausser la prestation des services et accroître l’efficacité du processus de traitement.

Cette année a également vu l’adoption par IRCC d’une nouvelle structure organisationnelle qui vise à remplacer le cadre fonctionnel précédent par une approche opérationnelle intégrée, dynamique et axée sur le client. Dans le cadre de ce changement, de nouveaux secteurs et nouvelles directions générales ont été créés et certains programmes et responsabilités ont été déplacés vers d’autres secteurs d’activité. Au cours de la phase de mise en œuvre, le programme d’AIPRP a surveillé de près ses feuilles de tâches pour s’assurer que tous les renseignements concernant les agents de liaison et les coordonnateurs de l’AIPRP étaient à jour et que les changements appropriés étaient reportés avec exactitude dans le logiciel de gestion des dossiers de l’AIPRP. Tout au long du processus, le programme d’AIPRP d’IRCC a gardé le contact avec les bureaux de première responsabilité (BPR), a maintenu la formation obligatoire pour les agents de liaison de l’AIPRP et a continué de traiter les demandes en cours avec un minimum de perturbations.

Structure organisationnelle

Le programme d’AIPRP est structuré de manière à refléter ses principaux secteurs d’activité. Comme le montre la Figure 1 ci-dessous, le programme est administré par trois divisions, soit la Division des opérations de l’AIPRP, la Division de l’innovation et du soutien et la Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels. Le directeur de la Division des opérations de l’AIPRP porte également le titre de coordonnateur de l’AIPRP.

Version texte : Structure du programme d’AIPRP

Direction générale de la gestion de l’accès et de la protection des renseignements personnels

Division des opérations

• 147 employés

Responsabilités :

• Demandes d’AIPRP d’accès aux dossiers de clients
• Demandes d’AIPRP d’accès aux documents ministériels
• Demandes informelles d’accès à l’information
• Plaintes des commissariats à l’information et de la protection de la vie privée
• Communications aux termes des alinéas 8(2)d), e) et f) de la Loi sur la protection des reseignements personnels
• Automatisation robotisée des processus
• Rapport ministériel sur l’accès à l’information

Division de l’innovation et du soutien

• 10 employés

Responsabilités :

• Efficience dans le traitement en AIPRP et technologies
• Formation en accès à l’information au ministère

Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels

• 24 employés

Responsabilités :

• Politique de confidentialité et conseils
• Sensibilisation à la protection des renseignements personnels
• Gestion des atteintes à la vie privée et des plaintes
• Communications aux termes de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des reseignements personnels
• Rapport ministériel sur la protection des renseignements personnels

Unité des divulgations proactives, Services Ministériels, Bureau du Sous-ministre

• 2 employés

Responsabilités :

• Publication proactive des documents d’information ministériels aux termes des articles 74 et 88 de la partie II de la Loi sur accès à l’information

Les trois divisions relèvent directement de la directrice générale de la Gestion de l’accès et de la protection des renseignements personnels et dirigeante principale de la protection des renseignements personnels au sein du Secteur des services ministériels et dirigeante principale des ressources humaines.

À la fin de la période de référence, le programme d’AIPRP comptait 181 employés à temps plein. En plus des employés responsables de l’application de la législation en matière d’AIPRP, 268 agents de liaison du Ministère appuient le programme d’AIPRP en recueillant des documents et en formulant des recommandations. Bien que ces agents soient essentiels à l’administration du programme, ils sont financés par d’autres secteurs de programme.

L’Unité de la divulgation proactive (UDP) qui relève du nouveau Secrétariat ministériel au Bureau du sous-ministre ne fait pas partie du financement du programme d’AIPRP, mais elle appuie l’engagement du gouvernement du Canada envers un gouvernement ouvert et la transparence. L’UDP compte deux employés qui sont responsables de la coordination et du suivi des documents d’information ministériels à diverses étapes de la divulgation proactive. D’autres unités et secteurs à IRCC partagent également la responsabilité de la publication proactive des renseignements liés à leurs domaines de responsabilité. Pour en savoir plus sur les publications proactives d’IRCC, consultez la section Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI.

Au cours de la période de référence, IRCC n’avait aucun accord de service aux termes de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information.

Arrêté de délégation

Le ministre d’IRCC est responsable de l’administration des demandes présentées au Ministère au titre de la LAI et de la LPRP. En vertu du paragraphe 95(1) de la LAI et de l’article 73 de la LPRP, le ministre délègue à la haute direction du Ministère, notamment au coordonnateur de l’AIPRP, le pouvoir de s’acquitter des attributions du ministre au titre de la LAI et de la LPRP en ce qui concerne les demandes d’AIPRP.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter l’Annexe A, Copie de l’arrêté de délégation signé en vigueur le 31 mars 2024, et l’Annexe B, Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement en vigueur le 31 mars 2024.

II. Rendement

IRCC a reçu 182 907 demandes au titre de la LAI en 2023-2024, soit une légère baisse de moins de 1 % par rapport à l’exercice précédent. Comme le montre le Tableau 1, la grande majorité des demandes proviennent du secteur privé (43 %), principalement des avocats et des consultants en immigration, suivi du public (39 %).

Taux de conformité et délais de traitement

En réponse aux demandes croissantes pour l’obtention de ses services, le programme d’AIPRP d’IRCC a remanié sa structure et mis en œuvre de nouvelles stratégies de traitement des demandes. De plus, le programme a continué de miser sur les améliorations technologiques, ainsi que sur la formation et le maintien en poste des ressources humaines dans un environnement hautement concurrentiel.

Cette approche a entraîné une augmentation marquée de la conformité. Bien que le volume de demandes d’AIPRP reçues soit demeuré élevé, le programme d’AIPRP d’IRCC a tout de même fermé 204 762 demandes d’accès à l’information, comparativement à 161 067 en 2022-2023. Au total, 5,9 millions de pages de documents ont été traitées au cours de cette période de référence.

Le taux de conformité (pourcentage de toutes les demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi) pour les demandes au titre de la LAI était de 77 %. Ce taux représente une augmentation importante par rapport au taux de 21,09 % obtenu en 2022-2023. Comme l’illustre le Tableau 2, plus de 70 % des demandes à IRCC au titre de la LAI ont été traitées et réglées dans un délai de 30 jours.

Demandes actives des périodes de référence précédentes

Comme le montre le Tableau 3, à la fin de la période de référence, IRCC avait 29 459 demandes actives reçues lors des périodes de référence précédentes. La plupart des demandes actives (97,3 %) ont été reçues au cours des deux dernières années.

Plaintes actives des périodes de référence précédentes

Malgré le volume élevé de demandes ouvertes et actives au titre de la LAI, le nombre de plaintes actives a considérablement diminué au cours de la période de référence. Comme le montre le Tableau 4, à la fin de 2023-2024, IRCC avait 180 plaintes actives au titre de la LAI reçues lors de périodes de référence antérieures. Ce chiffre représente une diminution de 68 % par rapport à 2022-2023.

Motifs de prorogation

Au cours de la période de référence, IRCC a invoqué l’article 9 de la LAI à 2 989 reprises. L’article 9 de la LAI permet de proroger les délais prescrits par la Loi si la demande concerne un grand nombre de documents qui ne peuvent être traités dans le délai initial sans entraver de façon sérieuse le fonctionnement du Ministère, ou si des consultations sont nécessaires pour donner suite à une demande.

Lorsque requis, IRCC entreprend des consultations, en particulier mais sans s’y limiter, pour les demandes qui peuvent comporter des litiges, des enquêtes, ou des préoccupations en matière de sécurité. Les prorogations invoquées par IRCC aux termes de l’article 9 sont :

• 9(1)a) pour rechercher un grand nombre de documents ou pour répondre à l’afflux de demandes, ou les deux, ce qui pourrait entraver le fonctionnement du Ministère : 195 fois
• 9(1)b) pour entreprendre des consultations : 2 791 fois
• 9(1)c) pour mener des consultations avec des tiers : 3 fois

Demandes de consultation d’autres ministères et organismes gouvernementaux

D’autres ministères et organismes gouvernementaux ont consulté IRCC 112 fois au titre de la LAI. Le Tableau 5 indique le nombre de jours qu’il a fallu à IRCC pour mener à bien ces consultations. Dans l’ensemble, IRCC a répondu à 89 consultations (79 %) dans un délai de 60 jours.

Conclusion des demandes traitées

Comme le montre le Tableau 6, IRCC a communiqué des documents dans leur intégralité pour 35 % des demandes au titre de la LAI qui ont été complétées. Le Ministère a invoqué une ou plusieurs exceptions pour 115 731 demandes (57 % des demandes). Seulement 9 demandes ont fait l’objet de l’application d’une « Exception totale » et 20 demandes ont fait l’objet d’une « Exclusion totale ». Dans les autres cas, la demande a été abandonnée ou transférée, il n’y avait aucun document existant, ou l’existence de documents ne pouvait être confirmée ni infirmée car cela aurait pu révéler des renseignements protégés en vertu de la LAI.

Les exceptions suivantes ont été les plus fréquemment utilisées par IRCC :

• Paragraphe 19(1) – renseignements personnels (invoqué 87 409 fois)
• Paragraphe 15(1) – affaires internationales et défense (invoqué 36 245 fois)
• Alinéa 16(1)c) – entrave au respect de la Loi ou au déroulement d’enquêtes (invoqué 22 592 fois).

III. Initiatives visant à promouvoir la sensibilisation, la formation et l’amélioration du programme d’AIPRP

IRCC continue d’accorder la priorité à l’apprentissage qu’elle considère comme un qu’outil essentiel pour maintenir et renouveler son effectif et veiller à ce que l’organisation s’acquitte de son mandat tout en s’adaptant aux changements. L’équipe de Formation, projets et soutien de l’AIPRP au sein de la Direction générale de la gestion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DGGAPRP) encourage le développement d’une culture d’apprentissage continu en offrant une grande variété de séances de formation à l’interne autant aux employés de l’AIPRP qu’à ceux qui œuvrent dans d’autres secteurs.

Formation et sensibilisation

Le programme de formation et de sensibilisation à l’AIPRP couvre divers aspects des régimes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en mettant l’accent sur la sécurité et les pratiques exemplaires en matière de traitement des renseignements de nature délicate. Les formations sur l’accès à l’information comprennent des modules consacrés à la divulgation proactive de l’information qui soulignent les responsabilités du Ministère. Des cours et modules portent de manière plus spécifique sur les responsabilités liées à la protection et à la gestion de l’information, ainsi qu’à la collecte et à l’utilisation des renseignements personnels.

Catalogue de cours sur l’AIPRP et séances offertes

Comme le montre le Tableau 7, le programme de l’AIPRP a offert 133 séances de formation à 4 705 employés (dont 4 615 employés non-membres du secteur de l’AIPRP) au moyen d’une combinaison de séances officielles et informelles, autodirigées et dirigées par un formateur. Au cours de l’année visée par le présent rapport, il y a eu une augmentation de la demande pour des formations personnalisées et adaptées à des unités, des divisions et des secteurs de responsabilité.

Sensibilisation à la sécurité

La formation Protéger, sécuriser et gérer l’information (CC4416) comprend trois modules sur la sécurité des TI, la gestion de l’information et l’AIPRP qui sont reliés et qui se complètent. Cette formation a été dispensée conjointement par le programme d’AIPRP, les spécialistes en gestion de l’information et les spécialises en sécurité à IIRCC. Elle souligne divers aspects des risques et des responsabilités liés à la gestion de l’information à valeur opérationnelle et de l’information concernant les clients et le gouvernement.

De plus, tous les employés de l’AIPRP qui ont besoin d’accéder à des renseignements classifiés dans l’exercice de leurs fonctions ont reçu l’instruction de suivre le cours sur l’infrastructure secrète du gouvernement du Canada (CC4417) élaboré par la Direction générale des opérations de TI avant d’obtenir l’accès au réseau sécurisé. L’équipe de Formation, projets et soutien de l’AIPRP a coordonné et facilité la prestation de cette formation aux employés de l’AIPRP.

Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives

En mai 2021, la Commissaire à l’information a publié les résultats d’une enquête systémique sur le traitement des demandes d’AIPRP par IRCC qui contenaient cinq recommandations clés. En réponse, IRCC a élaboré un plan d’action de la direction (PAD) pour donner suite aux recommandations de la Commissaire. IRCC a travaillé à la mise en œuvre de mesures de suivi et ce processus est en grande partie complété. Le programme d’AIPRP continue de collaborer avec d’autres directions générales d’IRCC pour faire avancer et compléter les derniers éléments de suivi mentionnés dans le PAD.

Les initiatives qui sont décrites ci-dessous visent à prévoir les besoins des intervenants en donnant accès, grâce à des plateformes et des outils en ligne, aux renseignements que les clients d’IRCC demandent le plus souvent par l’entremise du système d’AIPRP, comme les mises à jour de l’état des demandes et les notes de décision des agents. L’accès direct à des plateformes utiles et efficaces devrait contribuer à alléger le volume et les charges de travail liés aux demandes AIPRP et réduire les délais de traitement.

Publication proactive des notes de décision des agents (NDA)

Le projet NDA, qui fait partie de l’initiative pour la transparence opérationnelle d’IRCC, communique de manière proactive des notes de décision des agents à certains demandeurs dont la demande de visa de résident temporaire a été refusée, et donne aux clients des renseignements supplémentaires sur les motifs du refus, y compris une analyse de la justification de l’agent au moment de finaliser la demande.

Le premier exercice de validation qui portait sur les visas de résident temporaire (VRT) du Centre de traitement des demandes du Réseau centralisé à Ottawa a révélé une diminution de 57 % des demandes d’AIPRP reçues pour les dossiers dans lesquels une NDA avait été communiquée au client. Un deuxième exercice de validation portant sur les permis d’études a été lancé cette année avec le soutien du Réseau mondial, et IRCC analyse présentement les effets sur les demandes d’AIPRP.

À compter du 31 mars 2024, IRCC se prépare à faire passer le projet NDA à un état de fonctionnement stable en commençant par les VRT. Par la suite, le projet continuera d’intégrer graduellement d’autres secteurs d’activité afin d’atteindre les objectifs de l’initiative pour la transparence opérationnelle. Les NDA seront initialement mises à la disposition des clients par voie numérique dans le nouveau compte en ligne qui sera lancé plus tard cette année dans le cadre du programme de modernisation de la plateforme numérique (MPN) d’IRCC et elles seront par la suite incluses dans la trousse de réponse envoyée aux clients en cas de refus.

Projet de correspondance avec les clients

Le projet de correspondance avec les clients consistera à examiner les communications avec les clients d’IRCC jugées problématiques par ces derniers.

L’Unité de correspondance avec les clients (UCC) a été créée dans le cadre de ce projet pour rédiger une correspondance écrite plus claire et plus concise qui répondra mieux aux besoins des clients. À ce jour, quatre éléments clés de la correspondance destinée aux clients ont été révisés : l’équité procédurale, la demande de renseignements supplémentaires, la lettre de refus de résidence temporaire et la lettre de refus de permis d’études. Les dernières révisions fondées sur les essais de convivialité avec les clients et les agents ont été apportées à la lettre de refus pour les permis d’études ainsi qu’à plusieurs motifs de refus de permis d’études, en collaboration avec les principaux intervenants. La lettre de refus révisée sera mise en utilisation plus tard cette année.

L’un des objectifs de travail futurs d’UCC sera d’analyser l’ensemble du matériel de communication transmis aux clients tout au long de leur parcours. Par la suite, l’attention portera sur la révision de la lettre de refus de permis de travail (PT) et les motifs de refus.

Plateforme d’expérience client

Ce projet, qui fait également partie du programme de MPN d’IRCC, consiste à mettre en œuvre une plateforme d’expérience client (PEC) modernisée qui facilitera la prestation de services numériques intégrés et accessibles par différent modes ou appareils. Il vise à fournir au personnel de soutien une vue d’ensemble de la clientèle desservie, ce qui permettra de répondre aux besoins de manière cohérente et efficace à travers l’ensemble des modes de communication (approche multimodes).

L’objectif principal est d’améliorer l’expérience client globale, en mettant l’accent sur la rapidité et l’efficacité. Cette nouvelle plateforme offrira aux clients un guichet unique en ligne pour accéder aux services d’IRCC avec une série d’outils permettant au client de s’informer, d’avoir recours à des programmes et à des services, de recevoir en temps réel de l’information sur l’état d’avancement des demandes, de communiquer avec IRCC et de donner une rétroaction sur leur expérience.

IRCC anticipe une diminution des demandes d’AIPRP liée au soutien à la clientèle amélioré et de l’accessibilité accrue offerts, avec pour effet une réduction de la pression sur le régime d’AIPRP et des interactions simplifiées avec les clients. À la fin de la période de référence, IRCC poursuit processus d’approvisionnement pour l’acquisition de la nouvelle plateforme.

Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

La responsabilité de la mise en œuvre des exigences en matière de publication proactive à IRCC incombe aux directions générales des secteurs suivants : le Secrétariat ministériel du bureau du sous-ministre, le Secteur des communications, la dirigeante principale des finances, Secteur des finances, le Secteur de l’établissement, de l’intégration et des affaires francophones, le Secteur de la politique stratégique, et la dirigeante principale des ressources humaines, Secteur des services ministériels.

Grâce à cette structure, les cadres de chaque direction ont la capacité d’intégrer les exigences de divulgation proactive dans leurs procédures internes, de déterminer et de publier l’information qui doit être communiquée au fur et à mesure qu’elle est produite, et de surveiller leur conformité. Les fonctionnaires responsables de secteurs autres que l’AIPRP sont appuyés par le programme d’AIPRP grâce à des activités de formation et de sensibilisation organisées tout au long de l’année qui soulignent l’importance de la publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI.

Les paragraphes qui suivent décrivent comment les secteurs d’IRCC ont respecté leurs obligations en matière de publication proactive au cours de l’année visée par le rapport.

Secrétariat ministériel (SM)

L’Unité de divulgation proactive (UDP) fait partie du Secrétariat ministériel du bureau du sous-ministre. L’UDP est responsable de coordonner la publication proactive des documents d’information, des titres des mémoires, des notes pour la période de questions, des comparutions devant les comités et des notes du cahier de transition et d’assurer le suivi. Au cours de l’année visée par le rapport, l’UDP a respecté ses exigences en matière de publication proactive à un taux de conformité de 100 %.

Secteur des communications

L’Unité des affaires parlementaires (UAP) fait maintenant partie du Secteur des communications à la suite de la mise en œuvre de la nouvelle structure organisationnelle d’IRCC. Le Secteur des communications fournit des conseils, des messages et du soutien en matière de communications stratégiques au ministre, aux sous-ministres, à l’équipe de la haute direction du Ministère et à d’autres ministères fédéraux afin d’informer les Canadiens et les employés d’IRCC des priorités, des initiatives et des activités du Ministère. L’UAP coordonne les obligations et les responsabilités d’IRCC envers le Parlement et supervise la publication proactive des rapports qui ont été déposés au Parlement. Le taux de conformité pour l’UAP cette année était de 100 %.

Dirigeante principale des finances, Secteur des finances (Secteur de la DPF)

La Direction générale des opérations financières et de l’approvisionnement (DGOFA) fait partie du Bureau de la dirigeante principale des finances, Secteur des finances. Le Secteur de la DPF dirige la gestion financière du Ministère, en assurant une gestion responsable des ressources publiques et en facilitant la prise de décisions judicieuses pour l’exécution efficace des politiques et des programmes. Il assure la conformité du programme aux exigences législatives, réglementaires et financières, dirige la planification intégrée et offre un soutien pour l’approvisionnement, la surveillance des projets et la gestion des investissements. L’une des responsabilités de la DGOFA consiste à surveiller et à publier de façon proactive les contrats de plus de 10 000 $, ainsi que les frais de déplacement et d’accueil. La DGOFA a respecté ses exigences de publication proactive à un taux de conformité de 100 %.

Secteur de l’établissement, de l’intégration et des affaires francophones

Le Réseau de l’établissement est une direction générale des opérations au sein du Secteur de l’établissement, de l’intégration et des affaires francophones. Le Secteur englobe l’élaboration de politiques et les opérations de programmes du Programme d’établissement et du Programme d’aide à la réinstallation, facilitant l’intégration des nouveaux arrivants et aidant les réfugiés pris en charge par le gouvernement, en plus d’offrir des conseils stratégiques sur l’immigration francophone, l’établissement et l’intégration. Le Réseau de l’établissement publie de façon proactive les subventions et les contributions de plus de 25 000 $ qui se rapportent à ses activités principales. Le taux de conformité pour le Réseau de l’établissement cette année était de 100 %.

Secteur de la politique stratégique

La Direction générale de la recherche et des données (DGRD), dirigée par la dirigeante principale des données, fait partie du Secteur de la politique stratégique. Le Secteur de la politique stratégique supervise les liens horizontaux et l’intégration des politiques de programme par l’élaboration et l’analyse de politiques stratégiques à long terme. Le Secteur gère la planification des niveaux, fournit des données probantes issues de la recherche stratégique, appuie la mobilisation des provinces et des territoires, supervise la gouvernance à l’échelle de l’entreprise et l’utilisation des données stratégiques, dirige la planification et la production de rapports ministériels, et sert de point de convergence pour les processus du Cabinet et de réglementation. La DGRD est responsable de la publication proactive des subventions et des contributions de plus de 25 000 $. Au cours de l’année visée par le présent rapport, la DGRD n’a relevé aucun renseignement nécessitant une publication proactive.

Secteur des services ministériels (SSM) et de la dirigeante principale des ressources humaines

La Direction générale des opérations de gestion des personnes (DGOGP) est une direction générale au sein du Secteur des services ministériels qui est dirigée par la dirigeante principale des ressources humaines. Le SSM offre un soutien complet pour la gestion des personnes et du milieu de travail, la culture ministérielle, l’apprentissage et la gestion du changement. Le secteur veille également au respect des Lois et règlements et des politiques du Conseil du Trésor.

La DGOGP supervise la publication proactive de l’information relative à la reclassification des postes à IRCC. Le taux de conformité de la DGOGP pour l’année visée par le rapport est de 75 %, en hausse par rapport à 25 % pour la dernière période de référence. Cette augmentation est le résultat de l’identification de certaines lacunes et de possibilités d’amélioration des processus qui ont mené à la mise en oeuvre de nouvelles procédures. La DGOGP devrait se conformer entièrement à ses obligations de publication proactive au cours de la prochaine année de référence.

IRCC est également assujetti à l’exigence de publication proactive des dépenses du Cabinet du ministre énoncée à l’article 78 de la LAI. Afin de satisfaire à cette exigence, le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) publie actuellement un rapport consolidé au nom de toutes les institutions.

Initiatives de modernisation visant à améliorer l’accès à l’information

IRCC poursuit ses initiatives visant à moderniser la prestation des services dans le cadre du programme d’AIPRP, notamment l’expansion de l’automatisation robotisée des processus (APR), la migration vers le service de demande d’AIPRP en ligne obligatoire (c.-à-d. la plateforme en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor permettant au public de déposer des demandes d’AIPRP auprès du gouvernement du Canada) et le remplacement du logiciel de gestion des cas de l’AIPRP.

Automatisation robotisée des processus (ARP)

L’ARP effectue des tâches peu complexes ou à volume élevé comme la saisie de données, les opérations liées aux fichiers et dossiers et d’autres processus non liés à la prise de décisions, ce qui permet à IRCC de réaffecter ses ressources au travail décisionnel tout en améliorant l’intégrité des données, la rapidité d’exécution et les processus opérationnels de bout en bout avec une interruption minimale du traitement des opérations.

Dans le cadre de l’APR, le Ministère a mis au point un « robot » pendant la période de référence afin d’accélérer le traitement des demandes de documents déjà publiés (demandes informelles). Le robot assure la surveillance continue de la boîte de réception réservée à ces demandes et les traite à mesure qu’elles sont reçues. Cette initiative a amélioré le service à la clientèle car les demandeurs reçoivent souvent les documents dans les minutes suivant la présentation de leur demande.

Service de demande d’AIPRP en ligne du SCT (AIPRP en ligne)

Le Service de demande d’AIPRP en ligne (AIPRP en ligne) du Secrétariat du Conseil du Trésor a été lancé en 2018 afin de simplifier la procédure de présentation des demandes et d’obtention des réponses du gouvernement fédéral en matière d’AIPRP. L’intégration à AIPRP en ligne améliore considérablement l’efficacité et l’accessibilité du traitement des demandes d’AIPRP au gouvernement fédéral.

Au cours de l’année visée par le présent rapport, l’AIPRP d’IRCC a collaboré avec le Bureau du dirigeant principal de l’information du SCT dans le but de commencer à transférer les demandes d’AIPRP portant sur les dossiers ministériels à l’AIPRP en ligne, et ce vers le 2 avril 2024.

Afin d’assurer l’efficacité opérationnelle, des efforts sont en cours pour réduire le volume de demandes d’AIPRP portant sur les dossiers de clients avant leur intégration complète à la plateforme du SCT. Les demandeurs continueront de présenter des demandes au moyen du portail de demande en ligne d’AIPRP d’IRCC jusqu’à ce que la migration soit terminée.

Remplacement du logiciel de gestion des dossiers d’AIPRP

IRCC travaille avec diligence au remplacement de son logiciel actuel de gestion des dossiers d’AIPRP. À la suite d’une évaluation approfondie des besoins et des exigences opérationnels particuliers de la Division de l’AIPRP, le Ministère a opté pour l’adoption d’une plateforme moderne approuvée par le SCT qui comporte plusieurs mises à niveau et caractéristiques.

Le nouveau logiciel interagira directement avec l’AIPRP en ligne et offrira des fonctionnalités avancées qui augmenteront considérablement l’efficacité en réduisant le temps nécessaire pour effectuer l’examen et la communication des documents. En plus des améliorations apportées au traitement des demandes, le nouveau logiciel intègre l’intelligence artificielle qui peut être formée afin d’automatiser les tâches répétitives et possède des capacités d’analyse opérationnelle modernes qui permettront à IRCC de créer divers rapports plus efficacement. Ces améliorations faciliteront la prise de décisions plus rapide et en temps réel en réponse aux nouvelles tendances de l’AIPRP, un prompt ajustement des processus de travail et la préparation d’outils de gestion du rendement plus complets.

L’AIPRP d’IRCC collabore également de façon stratégique avec le groupe des Services numériques de Services partagés Canada pour assurer la mise en utilisation de manière efficace du logiciel dans un environnement infonuagique. Cette collaboration s’inscrit dans le cadre de l’initiative de la plateforme d’applications en tant que service du gouvernement du Canada qui vise à offrir des applications communes au gouvernement du Canada au moyen d’une approche d’ « intelligence infonuagique ». Le Ministère vise à acquérir, à mettre à l’essai et à déployer le nouveau logiciel d’ici la fin de l’automne 2025.

Résumé des principaux éléments et des mesures prises concernant les plaintes

Au cours de l’année visée par le rapport, le programme d’AIPRP d’IRCC a pris des mesures concrètes afin de répondre au grand nombre de plaintes déposées au titre de la LAI. Ces mesures visaient à assurer une meilleure synergie entre les équipes de traitement des demandes et des plaintes, permettant ainsi un meilleur le suivi des dossiers et du service à la clientèle.

Afin de maintenir une approche simplifiée et uniforme, les processus de traitement des plaintes concernant les dossiers des clients et les dossiers ministériels ont été fusionnés, ce qui a permis d’améliorer l’efficacité du programme d’AIPRP. La nouvelle équipe de traitement des plaintes a procédé à une analyse comparative et un à rapprochement des dossiers de plainte ouverts dans les systèmes d’IRCC avec les plaintes inscrites et jugées actives par le Commissariat à l’information. Par la suite, en collaboration avec le Commissariat, l’équipe de traitement des plaintes a mis en place un processus de triage et de règlement rapide dans le cadre duquel chaque plainte, peu importe l’âge du dossier, a été examinée et tous les cas qui pouvaient être résolus dans un délai raisonnablement court ont été traités. Les plaintes concernant des retards représentent la majorité des plaintes reçues par IRCC.

En outre, le logiciel de gestion des dossiers de l’AIPRP a été mis à jour afin de mieux suivre la correspondance relative aux plaintes, l’état des dossiers, et l’évolution des démarches entreprises et discussions avec les bureaux de première responsabilité et intervenants externes.

Le programme d’AIPRP d’IRCC a aussi alloué des ressources pour la création d’une équipe de service à la clientèle spécialisée afin de maintenir ouvertes les voies de communication avec les demandeurs, de cerner les problèmes ou les besoins qui pourraient être abordés de façon proactive et éventuellement de limiter les plaintes d’AIPRP déposées à l’endroit IRCC. Bien que cette équipe n’ait pas encore de norme de service officielle en place, la majorité des demandes ont été traitées dans les 48 heures et les messages vocaux de la ligne téléphonique de l’AIPRP ont été récupérés sur une base quotidienne.

Au cours de la période de référence, IRCC a reçu 747 avis de nouvelles plaintes, soit une baisse de 82,6 % par rapport à la période précédente. Ce volume représente 0,41 % des demandes au titre de la LAI reçues, comparativement à 2,3 % pour la dernière période de référence. Les plaintes concernant les retards de traitement représentent 86 % de toutes les plaintes reçues.

Au total, IRCC a répondu à 1 382 enquêtes sur des plaintes. De ce nombre, 94,5 % ont été abandonnées, n’ont pas été justifiées ou l’enquête a été interrompue. Sur les 5,5 % plaintes restantes où une enquête a été menée :

• 43 ont été jugées non fondées;
• 6 ont été considérées réglées;
• 24 ont été jugées fondées.

Ensemble, toutes les mesures et initiatives décrites ci-dessus ont contribué à la réduction du nombre de plaintes actives. À la fin de la période de référence, 180 plaintes étaient toujours en suspens. À titre de comparaison, à la fin de 2022-2023, il y avait 571 plaintes actives au titre de la LAI à IRCC.

Rapports sur les frais d’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service

La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse rapport annuellement au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus au titre de la LAI, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information

Frais à payer pour 2023-2024 : Les frais de dossier de 5 $ sont les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information

Total des recettes : IRCC a réalisé des recettes de 910 260 $

Frais annulés ou remboursés : IRCC a annulé ou remboursé des frais d’un montant de 0 $

Coût de fonctionnement du programme : 13 450 600 $

Surveillance de la conformité

Le programme d’AIPRP utilise des outils d’établissement de rapports fréquents et complets pour surveiller la conformité et maintenir la responsabilité, ainsi que pour déterminer les améliorations à apporter aux processus.

Délai requis pour traiter les demandes d’accès à l’information

IRCC surveille le temps consacré au traitement aux demandes au titre de la LAI en extrayant des statistiques du logiciel de gestion des dossiers de l’AIPRP chaque jour, chaque semaine, toutes les deux semaines et chaque trimestre. Ces statistiques, qui fournissent des renseignements sur les volumes de demandes d’AIPRP reçues et traitées, les taux de conformité et les volumes d’arriérés, alimentent divers rapports destinés à différents niveaux de fonctionnaires : des mises à jour quotidiennes sont communiquées aux gestionnaires, des rapports hebdomadaires aux directeurs, à la directrice générale de la DGGAPRP et dirigeante principale de la protection des renseignements personnels, ainsi que des rapports bihebdomadaires aux sous ministres.

Le programme d’AIPRP a également produit un rapport trimestriel communiqué à tous les sous-ministres adjoints au cours de la période de référence, ainsi qu’un rapport mensuel sur la conformité des secteurs et des directions générales en ce qui a trait au traitement des tâches d’AIPRP.

Bien que l’objectif principal des rapports statistiques du programme d’AIPRP soit de contrôler la conformité, l’AIPRP d’IRCC s’appuie également sur ces statistiques pour surveiller les processus opérationnels, pour mieux affronter les défis qui se présentent et pour identifier les tendances relatives aux demandes d’AIPRP.

Consultations interinstitutionnelles

Les chefs d’équipe et les gestionnaires du programme d’AIPRP surveillent régulièrement les prorogations invoquées, les réponses aux rapports d’attribution de tâches internes et les plaintes, car ces éléments aident à cerner les points à améliorer, notamment les consultations, et tout besoin de formation sur l’application de la LAI et l’exercice approprié du pouvoir discrétionnaire.

Examen des renseignements fréquemment demandés

La majorité des demandes d’AIPRP d’IRCC concernent des dossiers d’immigration de clients. IRCC entreprend présentement des initiatives qui visent à améliorer l’accès des clients à leurs propres renseignements par des moyens autres que le programme d’AIPRP. Voir la section Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives ci-dessus.

Inclusion du droit d’accès du public à l’information dans les contrats, accords et ententes

Tous les contrats et accords contractuels d’IRCC comportent une clause rendant les entrepreneurs responsables des exigences de la Loi sur l’accès à l’information :

« Les documents créés par l’entrepreneur et placés sous le contrôle du Canada sont soumis à la Loi sur l’accès à l’information. L’entrepreneur reconnaît les responsabilités du Canada en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et doit, dans la mesure du possible, aider le Canada à s’acquitter de ces responsabilités. En outre, l’entrepreneur reconnaît que l’article 67.1 de la Loi sur l’accès à l’information stipule que toute personne qui détruit, modifie, falsifie ou dissimule un document, ou ordonne à quiconque de le faire, dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la Loi sur l’accès à l’information se rend coupable d’un délit et est passible d’une peine d’emprisonnement ou d’une amende, ou des deux à la fois ».

Exactitude et exhaustivité des renseignements publiés de manière proactive en vertu de la partie 2 de la LAI

Dans le cadre de la délégation actuelle des pouvoirs d’IRCC, la responsabilité des publications proactives au titre des articles 82 à 88 est partagée par tous les sous-ministres adjoints, ainsi que par le directeur général de la DGGAPRP. Différent secteurs assument les responsabilités liées aux exigences de publication proactive énoncées dans la Loi, tel qu’indiqué ci-dessus à la section Publication proactive en vertu de la partie 2 de la LAI.

À l’avenir

Au cours de la période de référence, IRCC a continué d’offrir ses services au sein du programme d’AIPRP par l’entremise de trois divisions spécialisées. Cette année, l’accent a été mis sur la modernisation des procédures et des processus afin d’améliorer le traitement des demandes et des plaintes en matière d’AIPRP et de mettre en œuvre des initiatives internes et ministérielles touchant au service à la clientèle.

À l’avenir, IRCC continuera de rechercher des moyens d’offrir aux clients un meilleur accès à leurs propres renseignements d’immigration par des moyens autres que le programme d’AIPRP, de faire progresser la migration vers la plateforme en ligne d’AIPRP du SCT et de compléter le processus d’acquisition du logiciel de gestion des dossiers d’AIPRP.

Compte tenu des améliorations importantes apportées aux indicateurs clés au cours de l’année visée par le présent rapport (p. ex. augmentation des taux de conformité et diminution marquée des plaintes), le Ministère continuera de chercher activement des manières de simplifier ses processus d’AIPRP et d’accroître davantage la conformité à la LAI.

IRCC s’engage à respecter le droit d’accès à l’information et à poursuivre ses efforts pour contribuer aux initiatives visant à promouvoir l’ouverture et la transparence au gouvernement.

Annexe A : Copie de l’arrêté de délégation de pouvoirs signé en vigueur le 31 mars 2024

Annexe B : Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement en vigueur le 31 mars 2024

Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Annexe D : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Annexe A : Copie de l’arrêté de délégation de pouvoirs signé en vigueur le 31 mars 2024

Version texte : Délégation de pouvoirs signée

Document officiel

Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada

Délégation des pouvoirs

Loi sur l’accès à l’information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté et conformément à l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise par la présente l’agent(e) et employé(e) du Ministère de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté dont le poste ou la classification est énoncé dans l’annexe ci-jointe à exécuter mes fonctions, pouvoirs ou attributions en vertu des lois précisées dans l’annexe visant cet(te) agent(e) et employé(e).

Fait à Ottawa

ce 30^e jour d’août 2019

Ahmed Hussen, C.P., député
Ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté

Annexe B : Copie de la délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de son règlement en vigueur le 31 mars 2024

Délégation de pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et du Règlement sur l’accès à l’information

La délégation englobe les nominations et les affectations intérimaires à ces postes qui sont conformes à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique et à son règlement.

Délégation partielle

Loi sur l’accès à l’information – partie 2 seulement

Légende

AIPRP / PM-05 Op.

Agents supérieurs de l’AIPRP, Opérations

AIPRP / PM-05 DEPI

Agents supérieurs de l’AIPRP, DEPI

AIPRP / PM-04 Op.

Administrateurs de l’AIPRP, Opérations

AIPRP / PM-04 DEPI

Administrateurs de l’AIPRP, DEPI

AIPRP / PM-03 Op.

Agents de l’AIPRP, Opérations

AIPRP / PM-03 DEPI

Agents de l’AIPRP, DEPI

Annexe C : Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Rapport statistique sur la Loi sur l’accès à l’information

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Période d’établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 : Demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes

Section 2 : Demandes informelles

2.1 Nombre de demandes informelles

2.2 Mode des demandes informelles

2.3 Délai de traitement pour les demandes informelles

2.4 Pages communiquées informellement

2.5 Pages recommuniquées informellement

Section 3 : Demandes à la Commissaire à l’information pour ne pas donner suite à la demande

Section 4 : Demandes fermées pendant la période d’établissement de rapports

4.1 Disposition et délai de traitement

4.2 Exceptions

4.3 Exclusions

4.4 Format des documents communiqués

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

4.8 Demandes de traduction

Section 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et dispositions des demandes

5.2 Durée des prorogations

Section 6 : Frais

Section 7 : Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

7.1 Demandes de consultations reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada et autres organisations

7.2 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions du gouvernement du Canada

7.3 Recommandation et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations à l’extérieur du gouvernement du Canada

Section 8 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des services juridiques

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Section 9 : Enquêtes et compte rendus de conclusion

9.1 Enquêtes

9.2 Enquêtes et rapports des conclusions

Section 10 : Recours judiciaire

10.1 Recours judiciaires sur les plaintes

10.2 Recours judiciaires sur les plaintes de tiers en vertu de l’alinéa 28(1)b)

Section 11 : Ressources liées à la Loi sur l’accès à l’information

11.1 Coûts

11.2 Ressources humaines

Annexe D : Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport statistique supplémentaire sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
Période d’établissement de rapport : 2023-04-01 au 2024-03-31

Section 1 : Demandes ouvertes et plaintes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

1.1 Nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

1.2 Nombre de plaintes ouvertes auprès du Commissaire à l’information du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 2 : Demandes ouvertes et plaines en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

2.1 Nombre de demandes ouvertes qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

2.2 Nombre des plaintes ouvertes auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui sont en suspens depuis des périodes de rapport précédentes

Section 3 : Numéro d’assurance social

Section 4 : Accès universel sous la Loi sur la protection des renseignements personnels