Vérification du cadre de gouvernance de la gestion de l’information
Annexe A : Critères de vérification
Critère de vérification no 1 : planification
(Catégorie du cycle de vie de l’information du SCT : planification)
1.1 Gouvernance, gestion des risques
Les structures de gouvernance, les mécanismes et les ressources sont en place pour assurer une gestion constante et efficace de l’information, notamment :
- le programme et les plans de GI de CIC répondent aux besoins, en ce qu’ils permettent la réalisation des programmes, services et objectifs stratégiques et opérationnels du Ministère;
- CIC a créé des comités de GI qui se réunissent régulièrement pour discuter de GI, c’est-à-dire :
- des problèmes et des risques;
- des possibilités;
- des lois, des politiques, des directives et de leurs incidences sur CIC.
- les risques liés à la GI sont relevés et documentés, tout comme les mesures pour les contrer et les stratégies d’atténuation;
- les projets et les activités de GI sont examinés au moins une fois l’an pour en déterminer l’ordre de priorité.
Critère de vérification no 2 : collecte
(Catégorie du cycle de vie de l’information du SCT : collecte, création, réception, saisie)
2.1 Contrôles
La collecte d’information à CIC assure le respect de :
- la Politique de gestion de l’information du SCT (6.1.5) : Les systèmes électroniques constituent le mode privilégié de création, d’utilisation et de gestion de l’information;
- la Directive sur la tenue de documents du SCT (6.1.3) : La détermination, l’établissement, la mise en œuvre et le maintien de dépôts dans lesquels les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle sont stockées ou conservées, que ce soit dans un lieu physique ou dans un environnement électronique;
- la Directive sur la tenue de documents du SCT (6.1.3) : L’établissement et la mise en œuvre des principaux mécanismes, méthodes et outils visant à appuyer les exigences ministérielles de tenue des documents pendant tout le cycle de vie de l’information.
Critère de vérification no 3 : gestion
(Catégorie du cycle de vie de l’information du SCT : organisation, protection et conservation, mise à jour, évaluation)
3.1 Contrôles
L’information de CIC est gérée de manière à assurer le respect de :
- la Politique de gestion de l’information du SCT (6.1.2) : Les décisions et les processus décisionnels sont assortis de toute la documentation justificative nécessaire pour assurer et appuyer la continuité des opérations ministérielles, permettre la reconstitution de l’évolution des politiques et des programmes, et permettre la réalisation de vérifications et d’examens indépendants;
- la Politique de gestion de l’information du SCT (6.1.4) : Toute l’information est gérée en conformité des ententes convenues avec les utilisateurs et des conditions de licence, et de façon à assurer la pertinence, l’authenticité, la qualité et la rentabilité par rapport aux coûts de l’information, et ce, aussi longtemps que nécessaire, pour répondre aux besoins opérationnels et aux obligations de rendre des comptes;
- la Politique de gestion de l’information du SCT (6.1.5) : Les systèmes électroniques constituent le mode privilégié de création, d’utilisation et de gestion de l’information;
- la Politique de gestion de l’information du SCT (6.1.8) : Mettre sur pied un programme ou une stratégie ministériel(le) d’amélioration de la gestion de l’information, en assurer l’évaluation et produire des rapports à son sujet;
- la Directive sur la tenue de documents du SCT (6.1.2) : La protection des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, c’est-à-dire déterminer et documenter le profil de risque des ressources documentaires [et] prendre les mesures nécessaires face aux risques documentés relativement à la protection des ressources documentaires, et en atténuer les impacts;
- la Directive sur la tenue de documents du SCT (6.1.3) : L’établissement et la mise en œuvre des principaux mécanismes, méthodes et outils visant à appuyer les exigences ministérielles de tenue des documents pendant tout le cycle de vie de l’information.
3.2 Gouvernance
Les employés de CIC, qu’ils soient cadres supérieurs, gestionnaires, exécutants ou spécialistes fonctionnels de la GI, remplissent efficacement les rôles et responsabilités qui leur sont délégués en matière de gestion de l’information, conformément aux sections 6.1 à 6.4 de la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information du SCT. Des pouvoirs et des obligations de rendre compte structurés et documentés relativement aux décisions en GI et aux activités touchant le cycle de vie de l’information s’appuient sur une culture organisationnelle solide et permanente.
Critère de vérification no 4 : diffusion
(Catégorie du cycle de vie de l’information du SCT : diffusion)
4.1 Contrôles
La diffusion de l’information de CIC respecte :
- la Loi sur l’accès à l’information (7) : Dans les trente jours suivant la réception de la demande de communication de document, aviser par écrit la personne qui a fait la demande de ce qu’il sera donné ou non communication du document. Le cas échéant, donner communication totale ou partielle du document. La communication est assujettie à :
- la Loi sur l’accès à l’information (19-1) : Le responsable d’une institution fédérale est tenu de refuser la communication de documents contenant les renseignements personnels visés à l’article 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
- la Loi sur l’accès à l’information (19-2) : Le responsable d’une institution fédérale peut donner communication de documents contenant des renseignements personnels dans les cas où l’individu qu’ils concernent y consent (article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels);
- la Politique de gestion de l’information du SCT (6.1.3) : L’information est partagée le plus largement possible à l’intérieur du ministère et avec les autres ministères, tout en respectant les exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels;
- la Directive sur la tenue de documents du SCT (6.1.3) : L’établissement et la mise en œuvre des principaux mécanismes, méthodes et outils visant à appuyer les exigences ministérielles de tenue des documents pendant tout le cycle de vie de l’information.
Critère de vérification no 5 : mise à profit
(Catégorie du cycle de vie de l’information du SCT : utilisation)
5.1 Contrôles
L’information et les documents de CIC de sources internes et externes sont gérés de manière à assurer la comparabilité des systèmes.
5.2 Contrôles
L’information et les documents de CIC de sources internes et externes sont gérés de manière à soutenir la collaboration et à permettre une utilisation facile dans le contexte approprié.
5.3 Contrôles
La mise à profit et le partage de l’information assurent le respect de :
- la Politique de gestion de l’information du SCT (6.1.3) : L’information est partagée le plus largement possible à l’intérieur du ministère et avec les autres ministères, tout en respectant les exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels;
- la Politique de gestion de l’information du SCT (6.1.5) : Les systèmes électroniques constituent le mode privilégié de création, d’utilisation et de gestion de l’information;
- la Directive sur la tenue de documents du SCT (6.1.3) : L’établissement et la mise en œuvre des principaux mécanismes, méthodes et outils visant à appuyer les exigences ministérielles de tenue des documents pendant tout le cycle de vie de l’information.
Critère de vérification no 6 : disposition
(Catégorie du cycle de vie de l’information du SCT : élimination)
6.1 Contrôles
On dispose de l’information de CIC pour assurer le respect de :
- la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (12-1) : L’élimination ou l’aliénation des documents fédéraux ou ministériels, qu’il s’agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l’autorisation écrite de l’administrateur général ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir;
- la Directive sur la tenue de documents du SCT (6.1.3) : L’établissement et la mise en œuvre des principaux mécanismes, méthodes et outils visant à appuyer les exigences ministérielles de tenue des documents pendant tout le cycle de vie de l’information.
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