CIMM - Fournir les outils aux employés d’IRCC - 2 dec, 2020
Messages clés
S’appuyant sur la Stratégie de transformation, le Ministère continue d’innover et d’évoluer en ce qui a trait à ses activités. Nous avons revu certaines politiques et nous examinons davantage de moyens qui nous permettront de nous adapter à la situation actuelle et d’obtenir la souplesse nécessaire pour être à la hauteur des circonstances.
Avant la pandémie, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) travaillait à faire passer les postes de travail fixes à des appareils mobiles, afin de permettre aux employés d’avoir accès à des régimes de travail plus souples. Les appareils mobiles acquis au cours de la pandémie remplaceront les ordinateurs de bureau sur place. À l’heure actuelle, 95 % du personnel d’IRCC est en mesure de travailler à distance, en comparaison avec 55 % avant la pandémie.
Du 13 mars au 23 septembre 2020, le coût des mesures permettant de répondre aux besoins des employés d’IRCC travaillant à distance a atteint 1,7 M$.
Fournir le matériel nécessaire aux employés pour leur permettre de travailler à distance ou sur place est essentiel au maintien des services à notre clientèle. Les personnes traitant les demandes ou fournissant des services à nos clients ont besoin de plus qu’un simple portable et doivent être équipées adéquatement en vue d’accomplir leur travail essentiel.
Au 26 septembre 2020, le Ministère était en mesure de faire travailler 90 % de sa main-d’œuvre sur place ou en télétravail. C’est une augmentation importante par rapport au taux de 38 % enregistré à la fin du mois de mars 2020.
Messages supplémentaires
Environ 55 % des employés d’IRCC avaient le matériel requis pour travailler à distance avant la pandémie de COVID‑19.
IRCC faisait des efforts pour permettre à ses employés de travailler « n’importe où, n’importe quand ».
Ses stocks ont permis la transition de l’ordinateur de bureau aux appareils mobiles, notamment les portables et les tablettes Surface Pro.
Grâce à l’innovation, à la transformation et à la numérisation réussies des processus opérationnels, 95 % des employés d’IRCC sont maintenant en mesure de travailler à distance.
Équiper les employés à distance
Le coût des mesures permettant d’équiper, du 13 mars au 23 septembre 2020, les employés d’IRCC pour qu’ils puissent travailler à distance s’est élevé à 1,7 M$. Les dépenses comprennent : les tablettes, les moniteurs et les câbles HDMI, les ordinateurs portables et les appareils de téléphonie mobile (réponse au député Kelly [Calgary Rocky Ridge] [PQ‑23]).
Depuis le 18 septembre 2020, les employés d’IRCC ont droit à un remboursement ne dépassant pas 500 $ pour les dépenses liées aux équipements de bureau autorisés suivants : mobilier de bureau de base (chaise et surface de travail [bureau réglable ou autre type]), écouteurs/casque d’écoute, repose‑pieds, repose‑tête, support de moniteur et amplificateur de signal Wi‑Fi.
Au 1er décembre 2020, le montant total pour ce type de remboursement est de 239 000 $.
Faits et chiffres à l’appui
Des 30 M$ mentionnés par le Toronto Sun, IRCC représente 5 % des dépenses totales.
Contexte
Le Centre de soutien à la clientèle (CSC) d’IRCC est un exemple de la façon dont IRCC a pu fournir de nouveaux outils à ses employés pour que ceux‑ci puissent travailler à distance. Avant la pandémie de COVID‑19, même si le CSC d’IRCC était en mesure de répondre en ligne aux demandes de renseignements des clients reçues par courriel, les appels téléphoniques ne pouvaient être traités que du bureau.
Le CSC a été contraint d’interrompre ses activités liées aux appels téléphoniques lorsque la COVID‑19 a causé la fermeture de ses bureaux de Montréal, en mars, ne permettant de répondre qu’aux demandes de renseignements des clients envoyées par courriel.
Afin de permettre la reprise des activités rattachées aux appels téléphoniques, les Opérations de TI ont rapidement fourni aux agents des ordinateurs portables, des téléphones et des casques d’écoute pouvant être utilisés à domicile. Ils ont aussi déployé d’urgence une mise à niveau du système pour permettre à l’équipe chargée de la solution informatique pour le centre de service du Ministère de répondre aux employés travaillant à distance et dispersés.
Grâce à ces mesures et à la mise sur pied rapide d’une formation en ligne, les agents ont reçu les outils nécessaires et ont pu traiter les appels depuis leur domicile cinq semaines après la fermeture initiale des bureaux.
