CIMM — Développement et mise en œuvre de Chinook dans le processus décisionnel – 15 et 17 février 2022
Messages clés
Chinook est un outil fondé sur Microsoft Excel élaboré par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour le traitement des demandes de résidence temporaire. Il vise à accroître l’efficacité et à améliorer le service à la clientèle en diminuant les répercussions de la latence des systèmes et de la large bande, ce qui améliore les délais de traitement.
Chinook displays information stored in the Global Case Management System (GCMS), IRCC’s processing system and system of record, in a more user-friendly way, allowing for increased GCMS user productivity.
Chinook est un outil conçu pour simplifier la représentation visuelle des renseignements des clients. Il n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) ni l’analytique avancée pour la prise de décision, et aucun algorithme de prise de décision n’y est intégré.
Les décisions définitives concernant les demandes sont toujours prises par un agent d’IRCC, jamais par l’outil Chinook. L’outil n’évalue pas les demandes et ne prend aucune décision. Les agents du Ministère examinent toujours l’ensemble des renseignements soumis par les clients afin d’assurer la prise de décisions informées et équitables. L’utilisation de Chinook n’entraîne pas un examen moins approfondi des demandes, et ne change aucunement la façon dont les décisions sont prises ; il offre simplement une vue d’ensemble plus conviviale que l’affichage sur plusieurs écrans de l’information de la demande.
Chinook n’est pas un outil obligatoire que doivent utiliser les agents d’IRCC et n’influe aucunement sur le processus de prise de décisions.
Messages supplémentaires
L’outil Chinook a été mis à l’essai dans les bureaux de traitement en 2018 puis officiellement lancé en 2019. Il permet de réduire le temps passé à téléverser des renseignements et à les examiner sur de multiples écrans du SMGC. Cela est particulièrement important dans les pays où la bande passante est faible, ce qui ralentirait autrement le traitement des demandes.
Chinook est construit de manière modulaire, ce qui permet de faire une gestion administrative de certaines étapes du processus d’évaluation d’une demande, selon le module utilisé. Les modules peuvent aider IRCC dans la gestion des dossiers et des indicateurs, et dans la gestion avant et après la prise de décision.
Les agents d’IRCC peuvent utiliser Chinook pour faire l’évaluation des demandes de visa de résident temporaire et de permis d’études et de travail. En partie, Chinook utilise les renseignements des demandes de résidence temporaire présentées par les clients qui sont extraits du SMGC et les présente de manière conviviale. Cela simplifie les étapes administratives qui seraient autrement requises si les demandes étaient traitées directement dans le SMGC.
La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et son règlement d’application (LIPR/RIPR) sont le fondement des décisions rendues par les agents. Les décisions sont basées sur l’examen de l’agent et prises par celui-ci. Chinook ne change pas la façon dont les décisions sont prises; il appartient toujours à l’agent – pas à la feuille de calcul Chinook – de prendre les décisions définitives et de les justifier. Chinook aide les décideurs et le personnel d’IRCC et n’est pas utilisé pour prendre ou recommander des décisions.
Chinook ne stocke aucune donnée ou information des clients. L’approche ainsi adoptée est centrée sur la confidentialité afin qu’IRCC n’ait pas à créer de nouvelle base de données de renseignements personnels. Les agents doivent consigner toutes les décisions dans le SMGC, qui demeure le système de conservation des dossiers.
Les utilisateurs de Chinook dans les bureaux de traitement fournissent toute la formation et le soutien nécessaires liés à cet outil, avant que d’autres agents ne puissent y accéder. Il est possible d’obtenir plus de soutien en utilisant des supports de formation standardisés, tels que des manuels d’utilisation et des vidéos de formation enregistrées.
En décembre 2020, les performances de Chinook ont été mesurées dans le cadre d’une étude par échantillonnage auprès des bureaux de migration à l’étranger. Les résultats montrent un gain en efficacité de 18 à 30 %, ce qui a pour effet de réduire les incidences de la latence du système et de la connexion, et d’offrir un délai d’examen plus court des demandes, augmentant ainsi la productivité.
Chinook est un outil conçu pour simplifier la présentation visuelle des renseignements d’un client. Il n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) ni l’analyse avancée pour la prise de décision, et il n’y a pas d’algorithmes de prise de décision intégrés. Les systèmes d’analyse et d’automatisation avancés d’IRCC fonctionnent indépendamment de Chinook, et ils sont examinés régulièrement afin de veiller à ce qu’ils fonctionnent comme prévu et qu’ils respectent la Directive sur la prise de décisions automatiséedu gouvernement du Canada.
Dans le cas d’essai Ocran choisi pour aborder la question de l’exhaustivité des dossiers certifiés du tribunal (DCT) dans les cas où Chinook est utilisé, la Cour a rejeté la demande de contrôle judiciaire le 10 février 2022. La Cour ne s’est pas prononcée spécifiquement sur la question des DCT, car celle-ci ne faisait pas l’objet d’un litige direct entre les parties.
Il est important de noter que les taux de refus et d’approbation de visa varient d’une année à l’autre. Il incombe au demandeur de démontrer qu’il répond aux exigences applicables à l’obtention du visa ou du permis qu’il demande. Toutes les demandes sont examinées au cas par cas en fonction des faits présentés par le demandeur; Chinook ne modifie pas le processus décisionnel de manière fondamentale.
