CIMM – Engagements de McKinsey & Company soutenant le programme de transformation de l'IRCC – 15 et 17 février 2022
Messages clés
- Pour demeurer concurrentiel sur le marché mondial et appuyer les efforts déployés par le gouvernement du Canada en vue d’offrir des programmes qui accordent la priorité au numérique et qui sont axés sur l’utilisateur, IRCC est en pleine transformation numérique.
- Cette transformation permettra au système d’immigration du Canada de fonctionner plus efficacement, de promouvoir les priorités stratégiques et d’offrir des services numériques qui répondent aux attentes plus élevées des clients.
- IRCC a fait appel à l’expertise d’une multitude de tierces entreprises pour l’aider à jeter les bases de sa transformation et sa réponse à la COVID. Ces entreprises comprennent notamment McKinsey & Company, Deloitte, Accenture et Gartner.
- La participation de McKinsey & Company’s dans le cadre du programme de transformation d’IRCC est à hauteur de 27,7 millions de dollars pour la période allant de 2018 jusqu’à la fin du contrat en décembre 2021.
- IRCC s’entretient actuellement avec plusieurs fournisseurs sur la manière dont ils pourraient soutenir le Programme de modernisation de la plateforme numérique (MPN), au moyen d’un processus officiel de demande de renseignements (DR). Cette DR sera suivie d’un processus d’approvisionnement concurrentiel pour les travaux de la MPN.
Messages supplémentaires
- McKinsey & Company a obtenu un contrat en août 2018, par l’intermédiaire d’un processus concurrentiel, pour effectuer une évaluation du Ministère et de son contexte opérationnel, et recommander une voie à suivre pour son programme de transformation. La valeur totale de ce contrat était de 2,9 M$. Le contrat a pris fin en août 2019.
- Après l’évaluation réalisée en 2018-2019 par McKinsey & Company, le Ministère a lancé un programme de transformation ambitieux au printemps 2019, dont les objectifs sont les suivants :
- Offrir une expérience client de calibre mondial;
- Atteindre l’excellence opérationnelle;
- Accroître l’intégrité des programmes;
- Mettre en place le modèle de l’avenir d’IRCC.
- McKinsey & Company a obtenu un deuxième contrat en juin 2019, par l’intermédiaire d’un processus concurrentiel. L’objectif du contrat est d’aider à mettre en place le programme de transformation et à mettre en œuvre les principales initiatives.
- Ces initiatives comprennent les suivantes :
- vague Lean de New Delhi; qui visait à réduire les délais de traitement des demandes en mettant à l’essai des processus modernisés;
- lancement de nos laboratoires de processus; qui sont composés d’équipes d’experts de l’ensemble du Ministère, qui conçoivent, créent et lancent des services et des outils numériques novateurs à l’intention des demandeurs (laboratoires sur le visa de résident temporaire (VRT), la citoyenneté, résident permanent de la catégorie du regroupement familial, MonDossier et les permis d’études);
- livraison des produits minimums viables des laboratoires (p. ex. pages relatives à la recherche et à la demande de visa de résident temporaire, demande en ligne de citoyenneté et améliorations des outils de traitement à l’intention des agents);
- lancement d’une réserve de talents pour garantir qu’IRCC dispose des compétences dont il a besoin pour procéder à sa transformation.
- Après le début de la pandémie de COVID-19, IRCC a été confronté à un besoin immédiat d’accélérer davantage l’élaboration et la mise en œuvre de produits et de services numériques. C’est pour cette raison que le contrat a fait l’objet d’une modification en 2021 afin d’aider IRCC à répondre à ces pressions découlant de la pandémie, à gérer un nombre accru de demandes et à maintenir des services à la clientèle essentiels.
- La modification a fait passer la valeur totale du contrat de 16,4 M$ à 24,8 M$. Consultez l’annexe 1 pour obtenir une ventilation de ce contrat.
- Les travaux supplémentaires découlant de la modification du contrat comprenaient le soutien de l’élaboration d’une analyse de rentabilisation de la phase 3 du Programme de modernisation de la plateforme numérique et le soutien continu des laboratoires de processus. Le contrat qu’IRCC a conclu avec McKinsey a pris fin le 31 décembre 2021.
Annexe A – Ventilation détaillée du contrat conclu avec McKinsey en 2019
| Autorisation de tâches | Résumé des travaux / éléments livrables | Coûts (taxes incluses) |
|---|---|---|
| AT 1 – Service de soutien des opérations du Bureau de la transformation – 1re année | L’entrepreneur a offert des services professionnels pendant un an pour aider à mettre le Bureau de la transformation d’IRCC sur pied. |
1 341 875,00 $ |
| AT 2 – Transformation des opérations – Centre de traitement d’IRCC de Delhi, en Inde | Le fournisseur a utilisé les principes de gestion allégée pour planifier et réaliser une transformation opérationnelle au bureau de traitement d’IRCC à New Delhi, en Inde. |
3 483 225,00 $ |
| AT 3 – Transformation d’IRCC, laboratoire des processus numériques – Visa de résident temporaire | Dans le cadre de cette autorisation de tâches, l’entrepreneur a planifié et réalisé le lancement du Laboratoire des processus numériques lié au visa de résident temporaire, et a élaboré un produit minimum viable pour améliorer l’expérience des clients, accroître l’efficacité opérationnelle et maintenir l’intégrité de programme. Les activités comprenaient l’analyse de la situation actuelle, la cartographie des intervenants, l’établissement d’une vision et d’objectifs ainsi que l’élaboration d’une feuille de route de la transformation du VRT, la définition de la solution d’architecture, la supervision de la création d’un produit minimum viable, l’établissement d’un modèle de durabilité et l’analyse des avantages, tout en structurant et en encadrant l’équipe du laboratoire sur le VRT afin de mener à bien efficacement la feuille de route proposée. |
5 093 475,00 $ |
| AT 4 – Centre de traitement des demandes d’IRCC en Inde | L’entrepreneur a aidé IRCC à mettre en place des améliorations supplémentaires visant les processus au bureau d’IRCC à New Delhi en fournissant des services de formation et de soutien. |
563 875,65 $ |
| AT 5 – Transformation d’IRCC, laboratoire des processus numériques – Citoyenneté | L’entrepreneur a planifié et réalisé le lancement du laboratoire des processus numériques pour la citoyenneté, et a élaboré un produit minimum viable pour améliorer l’expérience client. Les activités comprenaient la détection de possibilités d’amélioration tout au long du parcours du client, la réalisation d’une analyse des avantages, l’élaboration d’une feuille de route du produit, la supervision de la création d’un produit minimum viable, le soutien de la structuration et de l’encadrement de l’équipe du Laboratoire et l’établissement d’un modèle de durabilité aux fins d’amélioration continue. |
5 093 475,00 $ |
| AT 6 – Moteur des talents numériques d’IRCC | L’entrepreneur a conçu, mis en place et accéléré le moteur des talents numériques d’IRCC afin de s’assurer que le Ministère dispose des ressources et des compétences adéquates pour mettre en œuvre la feuille de route de la transformation numérique. |
796 014,94 $ |
| AT 7 – Moteur des talents numériques et Laboratoire des processus numériques – soutien | L’entrepreneur a planifié et réalisé le lancement des laboratoires des processus numériques 3 et 4 et a appuyé l’équipe des laboratoires dans l’élaboration d’un produit minimum viable. Les activités comprenaient la détection de possibilités d’amélioration tout au long du parcours du client, la réalisation d’une analyse des avantages, l’élaboration d’une feuille de route du produit, la supervision de la création d’un produit minimum viable, le soutien de la structuration et de l’encadrement de l’équipe du Laboratoire et l’établissement d’un modèle de durabilité aux fins d’amélioration continue, tout en encadrant et en appuyant les responsables du Centre d’excellence des laboratoires de processus numériques afin de lancer et de mettre à l’échelle de multiples laboratoires de processus numériques. L’entrepreneur a poursuivi l’opérationnalisation et la mise à l’échelle du moteur des talents numériques(pour attirer des talents numériques à IRCC) et a élaboré une analyse de rentabilisation de la Stratégie numérique à l’appui de la phase 3 du Programme de modernisation de la plateforme numérique. |
8 475 000,00 $ |
Annexe 2 – Répartition du paiement du contrat conclu avec McKinsey en 2019 par exercice financier
| Exercice financier | Montant (taxes comprises) |
|---|---|
| Exercice financier 2019-2020 | 10 146 982 $ |
| Exercice financier 2020-2021 | 7 705 259 $ |
| Exercice financier 2021-2022 | 5 525 700 $ |
| Total | 23 377 941 $ |
| Montant non réglé | 1 469 000 $ |
| Fonds inutilisés | 1 759 $ |
| Total | 24 848 700 $ |
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