CIMM – Rapports annuels 2022-2023 d’IRCC sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels – 24 octobre 2023

Faits et chiffres clés

• En 2022-2023, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) a constaté une diminution de ses taux de conformité (c.-à-d. le pourcentage de demandes traitées dans les délais prévus par la loi) en raison d’un volume élevé de demandes, d’une technologie désuète et de difficultés constantes pour attirer et retenir du personnel dans un environnement concurrentiel.

  -	Demandes reçues	Demandes fermées	Taux de conformité
  LAI	184 587	161 067	21,09 %
  LPRP	24 164	18 273	20,14 %

• En 2022-2023, IRCC a signalé sept atteintes importantes à la vie privée au Secrétariat du Conseil du Trésor et au Commissariat à la protection de la vie privée, et a enregistré 7 397 atteintes non substantielles à la vie privée.

 Messages clés

• Les rapports montrent une diminution de la conformité par rapport à l’année précédente (↓12,95 % pour les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information [LAI] et ↓17,86 % pour les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels [LPRP]). Cependant, le Programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) a déjà mis en œuvre un certain nombre d’améliorations pour accroître les taux de conformité et de satisfaction des clients, notamment :
• L’ajout et la priorisation des ressources pour traiter et examiner davantage de demandes dans les délais prévus par la loi.
• La mise en place d’une nouvelle automatisation robotisée des processus (robot) pour identifier les demandes potentiellement abandonnées dans l’arriéré des demandes.
• L’expansion de son équipe de service client pour répondre aux demandes des clients plus rapidement.
• Les résultats depuis le début de cet exercice sont prometteurs :
  • Une augmentation de 33,65 % de la conformité à la LAI.
  • Une augmentation de 39,23 % de la conformité à la LPRP.
  • Une réduction de 18,47 % de l’arriéré des dossiers d’AIPRP (de 71 278 à 58 113).
  • Une réduction de 71 % des plaintes reçues du Commissariat à l’information (CI) et du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP).
• En se concentrant sur l’amélioration de la transparence et de la communication avec les clients, IRCC s’attaque aux causes profondes de l’augmentation du nombre de demandes d’accès à l’information et de plaintes.
• Le Ministère a étendu son utilisation des systèmes de suivi de l’état des demandes à de nombreux secteurs d’activité à volume élevé, notamment la résidence temporaire (c’est-à-dire les étudiants, les travailleurs et les visiteurs), Entrée express, les attributions de citoyenneté et le parrainage de conjoint.
• Il a également amélioré la correspondance avec les clients, en lançant une nouvelle lettre de refus de résidence temporaire (RT) l’année dernière et en finalisant récemment un projet pilote qui impliquait la communication proactive de notes de décision des agents à certains candidats RT, avec de premiers résultats prometteurs.
• Le Ministère continuera de mettre en œuvre des améliorations, dont un bon nombre sont liées à notre initiative de Modernisation de la plateforme numérique. Il sera ainsi plus facile de partager davantage d’informations avec les clients et de réduire considérablement le recours au régime d’accès.
• IRCC continuera de surveiller ces mesures, d’élaborer des mesures supplémentaires pour réduire son arriéré et de consacrer des ressources supplémentaires au besoin pour garantir de meilleures statistiques pour ses rapports annuels 2023-2024.
• Concernant les atteintes à la vie privée, elles sont toutes évaluées, suivies et traitées en interne, la grande majorité étant évaluées comme non substantiels.
• IRCC s’engage à sensibiliser davantage tous ses employés à la protection de la vie privée. Des rappels continus, des formations et le partage des meilleures pratiques sont fondamentaux pour garantir que nous promouvons une culture de protection des informations personnelles.

Information supplémentaire

• En 2022-2023, IRCC a reçu plus de 208 000 demandes d’AIPRP. Cela représente 78 % de toutes les demandes présentées en vertu de la LAI et 23 % de toutes les demandes présentées en vertu de la LPRP soumises aux institutions fédérales. 99 % des demandes présentées en vertu de la LAI concernent des dossiers de clients en immigration.
• Au cours de la période de référence 2022-2023, le bureau de la CI a informé IRCC de 4 300 plaintes déposées contre le Ministère, tandis que le CPVP a informé IRCC de 150 plaintes. La majorité des plaintes concernaient des retards de traitement.
  • En réponse, IRCC a alloué des ressources spécifiques au processus de plainte pour les demandes des clients en immigration et celles de l’entreprise.