CIMM – Réponses au rapport du BVG sur les résidents permanents – 28 février 2024

Principaux faits et chiffres

Remarque : Dans le présent audit, le BVG n’a pas examiné le Programme des étudiants étrangers.

Messages clé

Renseignements supplémentaires

Annexe : Réponses de la direction d’IRCC aux recommandations du BVG

Titre de l’audit du BVG No Recommandations Réponses de la direction d’IRCC Bureau de première responsabilité (BPR)

Audit sur le traitement des demandes de résidence permanente (2022)
Objectif et portée : Cet audit visait à déterminer si Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada avait traité les demandes de résidence permanente de manière efficace et rapide dans le but de soutenir les objectifs du Canada en matière de croissance économique, de réunification des familles et de protection humanitaire.

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Afin de pouvoir fournir aux personnes qui soumettent une demande des attentes claires en ce qui concerne le temps d’attente probable avant d’obtenir une décision, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada devrait établir des normes de service réalistes et réalisables pour le traitement des demandes de résidence permanente, y compris les demandes dans le cadre des programmes pour les personnes réfugiées. De plus, l’information en ligne concernant les délais de traitement prévus devrait être fournie à toutes les personnes qui soumettent une demande de résidence permanente et tenir compte du nombre et de l’ancienneté des demandes que le Ministère doit déjà traiter.

En accord. Des plans visant un examen pluriannuel exhaustif des normes de service sont en cours d’élaboration, conformément aux exigences de la Politique sur les services et le numérique du gouvernement du Canada. Cet examen accordera la priorité à l’établissement de normes de service pour les services qui n’en ont actuellement aucune. Cela comprend les volets de la résidence permanente, tels que les programmes fédéraux et régionaux d’immigration économique et de regroupement familial, ainsi que le Programme de réinstallation des réfugiés. Cette première phase devrait être terminée d’ici la fin de l’exercice 2024-2025.

Les normes de service existantes seront également évaluées en vue de déterminer leur exhaustivité, leur importance et leur pertinence.

Les délais de traitement publiés sont de nature historique, ce qui signifie qu’ils sont mesurés en fonction du temps qui a été nécessaire pour traiter 80 % des demandes au cours des six derniers mois. Alors que le Ministère publie actuellement ces délais de traitement rétrospectifs, de nouvelles méthodologies ont été conçues afin de calculer des estimations prospectives des délais de traitement. Cela permettra à IRCC de fournir aux clients des temps d’attente prévus plus précis, qui tiendront compte des volumes et des arriérés après que les clients ont soumis leur demande.

Secteur principal

Responsable des opérations : DGPRO et DGEC

Contribution : DGOPI, OSRA

Secteur de soutien

PSP – DGPPIS

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Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada devrait prendre des mesures immédiates pour relever les écarts dans les délais de traitement et y remédier afin d’appuyer le traitement en temps opportun de l’entièreté des demandes dans le cadre de tous les programmes de résidence permanente, en vue de respecter les cibles d’admission annuelles établies dans le Plan des niveaux d’immigration. En outre, IRCC devrait élaborer et mettre en œuvre un plan visant à recueillir, directement auprès des personnes qui présentent une demande, des renseignements ayant trait à la race et à la dimension ethnoculturelle afin de s’attaquer aux disparités raciales dans les délais de traitement.

En accord. Le Ministère s’efforce de traiter toutes les demandes dans les meilleurs délais. Les demandes sont évaluées au cas par cas. Par conséquent, des écarts dans les délais de traitement sont inévitables. En outre, de nouveaux engagements à l’égard de certaines populations pourraient différer le traitement de demandes déjà soumises et en attente de traitement. Toutefois, le Ministère fera un suivi des temps d’attente et procédera à l’examen et à l’analyse de tout écart observé.

IRCC élaborera et mettra en œuvre un projet pilote pour commencer à tester des moyens de recueillir des renseignements ethnoculturels et raciaux auprès de ses demandeurs, sur une base volontaire et de façon autodéclarée. Ce projet pilote permettra à IRCC de tester des méthodologies et de recueillir des renseignements sur les meilleures façons d’obtenir, d’analyser et d’utiliser des données raciales et ethnoculturelles conformément à la stratégie de lutte contre le racisme du Ministère. Le projet pilote nous permettra d’éclairer des aspects essentiels de l’approche en matière d’intégrité des données, de normes, d’éthique, d’analyse et de protection des renseignements personnels. Comme ces données seront recueillies de façon volontaire et autodéclarée, IRCC évaluera la taille de son échantillon et déterminera s’il existe un biais relatif à la taille de l’échantillon. Cette étape sera cruciale pour déterminer comment utiliser les données recueillies et est directement liée à la nécessité pour IRCC d’établir et de trouver une méthodologie robuste qui favorise la représentativité ainsi que la capacité d’isoler certains facteurs susceptibles d’influencer le traitement. Ce n’est qu’à ce moment-là qu’IRCC pourra analyser les données et tirer des conclusions. Ces conclusions seront ensuite intégrées au travail plus large du Ministère sur l’examen du racisme dans ses politiques et programmes.

Le lancement de la collecte de données sur une base volontaire et de façon autodéclarée s’inscrira dans les efforts plus larges d’IRCC visant à normaliser la manière dont il recueille des données désagrégées.

Secteur principal

Partie 1 (relever et régler les temps d’attente différentiels)

Opérations – DGPRO et RI

Contribution : DGOPI, OSRA, DGGL

Partie 2 (collecte de renseignements raciaux et ethnoculturels auprès des demandeurs) PSP – DGR

Secteur de soutien

PSP – DGPPIS

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Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada devrait examiner les demandes en attente afin de cerner les retards de traitement qui lui sont attribuables et d’y remédier, ce qui comprend le fait d’attendre que les agentes et agents prennent des mesures ou fassent un suivi. Le Ministère devrait également accorder la priorité au traitement des demandes dans l’arriéré depuis longtemps tout en s’efforçant d’atteindre les cibles d’admission annuelles établies dans le Plan des niveaux d’immigration.

En accord. Le Ministère détermine le nombre d’admissions annuelles dans chaque catégorie d’immigration et établit des priorités parmi les objectifs économiques, sociaux et humanitaires à l’aide du Plan des niveaux d’immigration annuel. Dans bon nombre de catégories, le Ministère reçoit plus de demandes qu’il peut en traiter d’après le Plan des niveaux d’immigration. Des mesures de contrôle des demandes reçues existent pour les secteurs d’activité de la résidence permanente utilisant le système Entrée express pour la présentation des demandes. Cependant, il n’en existe pas dans la plupart des autres programmes de résidence permanente, ce qui a conduit à la formation d’arriérés.

Le Ministère continuera de traiter les demandes (tout en respectant le nombre de places attribuées dans le Plan des niveaux) afin de réduire les arriérés existant dans les programmes de résidence permanente. Le Ministère travaillera aussi à un plan de mise en œuvre relatif aux nouveaux pouvoirs conférés afin de contrôler la réception des demandes dans le cadre du Programme de parrainage privé de réfugiés. Une approche à l’échelle du Ministère concernant les programmes de résidence permanente permettra à IRCC de mieux prévenir l’accumulation d’arriérés au niveau des programmes et de les réduire. Lorsqu’il existe des arriérés régionaux, le Ministère continuera d’améliorer ses outils existants de surveillance et de partage de la charge de travail pour déterminer les dossiers qui peuvent être transférés à d’autres bureaux ou veiller à ce que des ressources supplémentaires soient attribuées.

Lorsqu’il existe des arriérés régionaux, le Ministère continuera d’améliorer ses outils existants de surveillance et de partage de la charge de travail pour déterminer les dossiers qui peuvent être transférés à d’autres bureaux ou veiller à ce que des ressources supplémentaires soient attribuées.

Secteur principal

Opérations – DGPRO

Secteur de soutien

PSP – DGPSR

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Pour améliorer l’uniformité des délais de traitement dans l’ensemble de ses bureaux, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada devrait faire correspondre les charges de travail aux ressources disponibles et devrait fonder ses décisions sur des données fiables concernant la capacité disponible dans ses bureaux. Le Ministère devrait prendre des mesures immédiates pour remédier à l’accumulation de demandes dans certains bureaux dont la capacité est limitée.

En accord. Le Ministère examinera et travaillera à l’amélioration de ses outils de surveillance et de partage de la charge de travail afin de mieux déceler les problèmes de capacité et de continuer à gérer les charges de travail et à réduire les arriérés lorsque cela est possible (lorsque le nombre de places dans le Plan des niveaux le permet).

Au cours de la pandémie de COVID-19, le Ministère a accéléré sa transition pour passer du traitement sur papier à un traitement numérique. Cette démarche a permis à IRCC de réaffecter une certaine partie de la charge de travail liée aux catégories de l’immigration économique et de la résidence temporaire pour s’adapter à la capacité disponible. La réaffectation des capacités au sein du réseau de traitement est possible dans bon nombre de secteurs et elle permet aux bureaux de se concentrer sur les cas qui requièrent une expertise locale. La plupart des demandes au titre des programmes pour les réfugiés et de nombreuses demandes au titre du regroupement familial requièrent des entrevues en personne et une compréhension approfondie des conditions, des coutumes et de la réglementation locales, ce qui nécessite l’affectation de ressources supplémentaires sur place. En août 2023, 21 des 28 postes de décideurs nouvellement créés en Afrique subsaharienne avaient déjà été pourvus

. Le Ministère accroît la capacité de ses bureaux sur place grâce à des affectations temporaires et au partage de travail avec d’autres bureaux. De plus, en 2022, le Ministère a mis en place une nouvelle équipe possédant une expertise en réinstallation afin de fournir une capacité d’appoint et un soutien additionnel pour le traitement dans les missions où des demandes étaient en attente de traitement depuis longtemps, ce qui améliore la capacité de réaction à l’égard de la variation du nombre de demandes à traiter.

Même si ces efforts ont été insuffisants en 2022, les solutions susmentionnées ont été appliquées avec succès dans une plus grande proportion en 2023 et les efforts à cet égard continueront de s’intensifier en 2024 pour réduire encore davantage les arriérés de demandes dans les régions et les écarts dans les délais de traitement régionaux des demandes au titre des programmes pour les réfugiés d’ici la fin de 2024.

Compte tenu des complexités propres aux régions (liberté de circulation de la clientèle, conditions de sécurité, autorisations de sortie, etc.) ou de la priorité accordée aux groupes touchés par des crises émergentes, un certain degré d’écart subsistera toujours dans les délais de traitement des demandes dans le contexte de la réinstallation, malgré les efforts déployés.

Secteur principal

Opérations – DGPRO

Contribution : Tous les réseaux

Secteur de soutien

FSA – DGPF

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Pour appuyer le traitement en temps opportun de l’ensemble des demandes, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada devrait examiner les écarts dans les résultats en ce qui concerne les délais de traitement liés à la mise en œuvre des outils automatisés de prise de décision et réduire ces écarts dans la mesure du possible, notamment en réaffectant un nombre suffisant de ressources aux demandes transmises aux fins de traitement manuel.

En accord. Le Ministère s’engage à surveiller et à évaluer les effets de la prise de décision automatisée sur les délais de traitement globaux pour les clients sélectionnés pour un traitement automatisé et manuel. Toutefois, il n’est pas prévu ni possible de faire une comparaison directe étant donné que les cas dont le traitement n’est pas automatisé ont tendance à être plus complexes et exigent plus d’efforts de traitement pour diverses raisons (p. ex. documents supplémentaires demandés, vérifications auprès de partenaires).

La mise en œuvre d’outils décisionnels automatisés pour le tri des demandes et l’évaluation de la recevabilité a permis de gagner en efficacité dans ces deux étapes de traitement, quel que soit le pays d’origine. En fonction de ces gains d’efficacité, le Ministère réaffectera ses ressources aux secteurs nécessitant des capacités supplémentaires une fois qu’une analyse plus approfondie aura été effectuée, car les gains d’efficacité sont encore relativement nouveaux.

Il faut également souligner que les conditions dans chaque pays et des facteurs externes indépendants de la volonté du Ministère continueront d’avoir une incidence sur les étapes de la détermination de la recevabilité et de l’admissibilité des demandes (à noter que les outils de prise de décision automatisés ne sont pas appliqués au stade de l’admissibilité). À mesure que la capacité de prise de décision automatisée du Ministère mûrira, de nouvelles mesures seront établies pour soutenir sa normalisation au sein des divers secteurs d’activité grâce à de nouveaux modèles d’attribution des capacités, le but étant de garantir que les délais de traitement s’inscrivent dans les normes de service établies pour chaque secteur d’activité, quelle que soit la manière dont une demande a été triée et traitée par un outil de prise de décision automatisé.

Secteur principal

Opérations – DGPRO avec RI, RC, RN

Contribution : Opérations de la MPN

Secteurs de soutien

PSP – PRE, DGPSR, DGPPIS, DGMST

FSA – DGPF

SNSI – SSR

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Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada devrait, sans plus attendre, mettre en œuvre les portails de demande en ligne pour ses programmes offerts aux réfugiés tout en s’efforçant d’achever son initiative de modernisation de la plateforme numérique.

En accord. Le Ministère est sur la bonne voie pour ajouter le traitement des demandes de réfugiés parrainés par le secteur privé et les réfugiés pris en charge par le gouvernement qui ne relèvent pas du Haut-Commissariat des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) à son portail en ligne pour les résidents permanents en octobre et novembre 2023, respectivement. En 2022, les demandes recommandées par le HCR dans la catégorie des réfugiés pris en charge par le gouvernement étaient soumises électroniquement au Ministère au moyen d’une transmission chiffrée dans SharePoint qui protège les renseignements personnels des clients.

Secteur principal

Opérations – OSRA

Contribution : DGOPI, RI, DGEC

Secteurs de soutien

PSP – PRE, DGPR

FSA – DGPF

SNSI – SSR

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