OGGO – Processus Concurrentiel – McKinsey & Company Inc.– 15 février 2023
Messages clés
Deux contrats pour des travaux d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) ont été octroyés à McKinsey & Company Inc. à la suite de demandes de soumissions lancées en 2018 et en 2019.
Les processus concurrentiels étaient ouverts, équitables et transparents et suivaient les règles et les règlements établis du gouvernement du Canada en matière d’approvisionnement.
Afin de garantir un processus efficace et d’avoir accès à des fournisseurs pré-qualifiés, nous avons tiré parti de l’arrangement existant en matière d’approvisionnement en services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour les deux demandes.
Chacun des processus d’approvisionnement a été fructueux et aucun n’a fait l’objet de plaintes de la part de la collectivité des fournisseurs.
Messages supplémentaires
En 2018, IRCC a eu besoin d’avoir un partenaire stratégique externe d’expérience pour élaborer une stratégie de transformation des services, un modèle opérationnel axé sur l’avenir et une feuille de route de la transformation des services ainsi que formuler des recommandations sur la façon dont le Ministère devrait s’arranger pour réaliser la transformation.
En 2019, IRCC a eu besoin de services de soutien au Bureau de la transformation, notamment afin de permettre au Ministère de gérer et de réaliser sa stratégie de transformation des services, de maximiser les avantages potentiels des initiatives de transformation et de fournir des conseils continus concernant l’évolution de la feuille de route de la transformation ainsi que de l’approche et du plan de mise en œuvre de la transformation.
Les deux besoins distincts ont été comblés grâce au recours à un arrangement existant de SPAC en matière d’approvisionnement ayant donné lieu à l’octroi de contrats par IRCC et SPAC (au nom d’IRCC) à McKinsey & Company Inc. en 2018 et en 2019. SPAC doit gérer les processus d’approvisionnement qui excèdent l’autorité contractante d’IRCC, soit 3,75 millions de dollars.
Les contrats ont été attribués et aucune plainte ou objection officielle n’a été déposée par la collectivité des fournisseurs à l’égard de l’un ou de l’autre de ces processus d’approvisionnement ou des contrats subséquents.
Faits et chiffres à l’appui
Arrangement en matière d’approvisionnement de SPAC
Un arrangement en matière d’approvisionnement est une méthode d’approvisionnement utilisée par SPAC pour acquérir des biens et des services. Il comprend un ensemble de conditions prédéterminées qui s’appliquent aux demandes de soumissions et aux contrats subséquents.
Les arrangements en matière d’approvisionnement permettent à SPAC et aux ministères clients comme IRCC de solliciter des soumissions auprès d’un groupe de fournisseurs pré-qualifiés pour des besoins précis. Ils permettent d’économiser temps et argent en qualifiant au préalable les fournisseurs et en établissant les modalités qui s’appliqueront à un éventail précis de biens ou de services.
Contexte
Contrat de 2018 – Stratégie et feuille de route de la transformation des services d’IRCC
Ce processus d’approvisionnement a été traité par IRCC dans le cadre de son pouvoir délégué de passation de marchés (en 2018 le pouvoir d’IRCC était de 2 millions de dollars pour la signature d’un contrat et de 1 million de dollars pour une modification).
Conformément aux procédures liées aux arrangements en matière d’approvisionnement, 16 fournisseurs pré-qualifiés au titre des catégories Services-conseils en affaires / services de gestion du changement et Services de gestion de projets ont été invités à soumissionner; 11 (y compris d’importantes sociétés d’experts-conseils comme KPMG, Ernst & Young, Pricewaterhouse Coopers, Deloitte, etc.) ont été sélectionnés par le chargé de projet d’IRCC et 5 ont fait l’objet d’une sélection aléatoire par SPAC.
Une demande de propositions (DP) énonçant le processus de soumission a été envoyée aux fournisseurs le 27 juin 2018; IRCC a répondu à 13 questions de fournisseurs et a communiqué les réponses aux soumissionnaires participants. La DP a pris fin le 13 juillet 2018 et à cette date, deux soumissions avaient été reçues.
Après l’achèvement de l’évaluation technique par les employés d’IRCC, seul un soumissionnaire (McKinsey & Company Inc.) a été jugé conforme, tandis que l’autre ne satisfaisait pas aux critères minimums obligatoires. Les évaluations financières, dans le cadre desquelles McKinsey & Company Inc. a été jugé conforme, ont été achevées le 1er août 2018. Le contrat, d’une valeur de 1 593 300 $, a été octroyé le 8 août 2018.
La valeur du contrat a été augmentée de 339 000 $ le 5 décembre 2018 et de 958 522,50 $ le 29 janvier 2019. La définition et la gestion du travail et des produits livrables additionnels ont été assurées à l’aide d’autorisations de tâche. Le contrat a pris fin de 7 août 2019; sa valeur finale s’élevait à 2 890 922,50 $.
Aucun fournisseur n’a déposé de plainte à l’égard de ce processus d’approvisionnement auprès du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) ou du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).
Contrat de 2019 – Services de soutien au Bureau de la transformation
Ce processus d’approvisionnement avait une valeur supérieure à 3,75 millions de dollars et a été géré par SPAC.
Conformément aux procédures liées aux arrangements en matière d’approvisionnement, les 38 fournisseurs qualifiés au titre des catégories Services-conseils en affaires / services de gestion du changement et Services de gestion de projets ont été invités à soumissionner en vue d’obtenir le contrat.
Une demande de propositions (DP) énonçant le processus de soumission a été envoyée aux fournisseurs en avril 2019; IRCC a répondu à 16 questions de fournisseurs et a communiqué les réponses aux soumissionnaires participants. La DP a pris fin le 3 mai 2019; à cette date, une seule offre avait été reçue.
Les employés d’IRCC ont effectué l’évaluation technique, tandis que SPAC a évalué les soumissions financières. McKinsey & Company Inc. a été jugé conforme. Le contrat d’une valeur de 16 373 700 $ a été octroyé par SPAC le 26 juin 2019.
Le contrat a fait l’objet d’une modification le 8 mai 2020 ainsi que le 10 novembre 2020 à des fins administratives sans incidence financière. Le contrat a été modifié une troisième fois le 5 mars 2021 dans le but de faire grimper sa valeur de 8 475 000 $ pour accélérer la mise en place de capacités ministérielles afin de soutenir, d’élargir et d’accélérer la transformation numérique. Le contrat a pris fin le 31 décembre 2021, sa valeur finale s’élevait à 24 848 700 $.
Pendant la période de sollicitation, des questions ont été soulevées par un soumissionnaire insinuant que, à titre de titulaire du contrat, McKinsey & Company Inc. aurait un avantage. SPAC (avec les commentaires d’IRCC) a communiqué la question et la réponse à tous les soumissionnaires et a précisé qu’il n’y avait aucun titulaire du contrat puisque le nouveau besoin ne représentait pas une continuation des travaux, mais un nouvel ensemble de produits livrables fondé sur des recommandations liées à transformation. Le résumé des conclusions des recommandations des experts externes (y compris McKinsey & Company Inc. et Gartner) a été diffusé pour aider les soumissionnaires.
Aucun fournisseur n’a déposé de plainte à l’égard de ce processus d’approvisionnement auprès du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement ou du Tribunal canadien du commerce extérieur.
