OLLO — Développement de Chinook et mise en œuvre dans le processus décisionnel – 16 mai 2022
Messages clés
Chinook est un outil fondé sur Microsoft Excel élaboré par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) pour le traitement des demandes de résidence temporaire. Il vise à accroître l’efficacité et à améliorer le service à la clientèle en diminuant les répercussions de la latence des systèmes et de la bande passante, ce qui améliore les délais de traitement.
Chinook présente des renseignements stockés dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC), le système de traitement de dossiers d’IRCC, de façon plus conviviale, ce qui accroît la productivité des utilisateurs du SMGC.
Chinook est un outil conçu pour simplifier la représentation visuelle des renseignements des clients. Il n’utilise pas l’intelligence artificielle (IA) ni l’analytique avancée pour la prise de décision, et aucun algorithme de prise de décision n’y est intégré.
Les décisions définitives concernant les demandes sont toujours prises par un agent d’IRCC, jamais par l’outil Chinook. L’outil n’évalue pas les demandes et ne prend aucune décision. Les agents du Ministère examinent toujours l’ensemble des renseignements soumis par les clients afin d’assurer la prise de décisions informées et équitables. L’utilisation de Chinook n’entraîne pas un examen moins approfondi des demandes, et ne change aucunement la façon dont les décisions sont prises; il offre une vue d’ensemble plus conviviale que l’affichage sur plusieurs écrans de l’information de la demande.
Chinook n’est pas un outil obligatoire que doivent utiliser les agents d’IRCC et n’influe aucunement sur le processus de prise de décisions.
Messages supplémentaires
Chinook est construit de manière modulaire, ce qui permet de faire une gestion administrative de certaines étapes du processus d’évaluation d’une demande, selon le module utilisé. Les modules peuvent aider IRCC dans la gestion des dossiers et des indicateurs, et dans la gestion avant et après la prise de décision.
L’outil Chinook est en cours de migration de Microsoft Excel vers le nuage et son développement est encore au stade initial à IRCC. Les versions actuelles de cet outil permettent à certains en-têtes de feuille de calcul d’être changés pour l’anglais ou le français, selon les préférences linguistiques de l’utilisateur. Les efforts de migration de plateforme permettront d’offrir un outil entièrement bilingue. Ceux-ci devraient être terminés d’ici la fin de l’exercice 2022-2023.
La Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et son règlement d’application (LIPR/RIPR) sont le fondement des décisions rendues par les agents. Les décisions sont basées sur l’examen de l’agent et prises par celui-ci. Chinook ne change pas la façon dont les décisions sont prises; il incombe toujours à l’agent – pas à la feuille de calcul Chinook – de prendre les décisions définitives et de les justifier. Chinook aide les décideurs et le personnel d’IRCC et n’est pas utilisé pour prendre ou recommander des décisions.
Chinook ne stocke aucune donnée ni information sur les clients. L’approche ainsi adoptée est axée sur la confidentialité afin qu’IRCC n’ait pas à créer de nouvelle base de données de renseignements personnels. Les agents doivent consigner toutes les décisions dans le SMGC, qui demeure le système de conservation des dossiers.
Les utilisateurs chevronnés de Chinook dans les bureaux de traitement fournissent toute la formation et le soutien nécessaires liés à cet outil, avant que d’autres agents ne puissent y accéder. Il est possible d’obtenir plus de soutien en utilisant des supports de formation standardisés, tels que des manuels d’utilisation et des vidéos de formation enregistrées.
En décembre 2020, le rendement de Chinook a été évalué dans le cadre d’une étude par échantillonnage auprès des bureaux de migration à l’étranger. Les résultats montrent un gain en efficacité de 18 à 30 %, ce qui a pour effet de réduire les incidences de la latence du système et de la connexion, et d’offrir un délai d’examen plus court des demandes, augmentant ainsi la productivité.
Les systèmes d’analyse et d’automatisation avancés d’IRCC fonctionnent indépendamment de Chinook, et ils sont examinés régulièrement afin de veiller à ce qu’ils fonctionnent comme prévu et qu’ils respectent la Directive sur la prise de décisions automatisée du gouvernement du Canada.
Pour la gestion des indicateurs dans l’outil Chinook, les mots-clés sont utilisés pour informer les agents des tendances qu’IRCC a détectées ou pour mettre en évidence des préoccupations particulières, et non pour trier les demandes de visa. Des mots-clés sont également utilisés pour cerner des considérations favorables, notamment pour les demandes qui pourraient devoir faire l’objet d’un traitement accéléré (p. ex. pour des congrès, des mariages).
Les indicateurs et les mots-clés sont désignés et proposés aux fins d’inclusion dans Chinook par des agents d’IRCC. L’outil Chinook ne crée pas d’indicateurs ni de mots-clés.
La divulgation de certains mots-clés liés aux techniques d’enquête, aux tendances et aux profils de risque pourrait encourager la fraude ou faciliter la perpétration d’une infraction, et n’a donc pas lieu, en vertu de l’alinéa 16(1)b) de la Loi sur l’accès à l’information.
Les statistiques sur l’utilisation des indicateurs et des phrases ne font pas l’objet d’un suivi à l’échelle mondiale, bien que ces informations, si elles sont présentes sur des demandes individuelles, s’affichent dans les notes du SMGC.
En ce qui concerne la gestion des dossiers dans l’outil Chinook, le tri des demandes est basé sur l’état de la demande dans le SMGC. Il n’est pas basé sur des mots-clés ni des phrases.
Dans le cas d’essai Ocran choisi pour aborder la question de l’exhaustivité des dossiers certifiés du tribunal (DCT) dans les cas où Chinook est utilisé, la Cour a rejeté la demande de contrôle judiciaire le 10 février 2022. La Cour ne s’est pas prononcée spécifiquement sur la question des DCT, car celle-ci ne faisait pas l’objet d’un litige direct entre les parties. La Cour s’est concentrée, à juste titre, sur le caractère raisonnable de la décision de l’agent et non sur les outils administratifs concernés.
Toutefois, Ocran constitue la première décision de la Cour fédérale qui a mentionné Chinook par son nom dans le jugement, ce qui indique que l’utilisation de l’outil Chinook en soi ne mène pas à des décisions indéfendables. Néanmois, d’autres affaires portant sur l’utilisation de l’outil lui-même peuvent faire partie de litiges futures qui seront testés devant la Cour.
