DOAD 2008-1, Obligations et responsabilités en matière d'affaires publiques
Table des matières
- Introduction
- Aperçu
- Exigences
- Obligations et responsabilités – Ministre, SM et CEMD
- Obligations et responsabilités – Principaux comités des AP
- Obligations et responsabilités – CEMA et chefs de groupe
- Obligations et responsabilités – Cmdt et gestionnaires de MDN
- Obligations et responsabilités – Cmdt des opérations des FAC, employés du MDN et membres des FAC
- Obligations et responsabilités – DGAP
- Obligations et responsabilités – OAP
- Obligations et responsabilités – Bureaux régionaux (DGAP)
- Références
1. Introduction
Date de publication : 1998-01-30
Date d'entrée en vigueur : 1998-03-01
Application : Cette ordonnance s'applique aux membres des Forces armées canadiennes (FAC) et cette directive s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).
Autorités approbatrices : Cette DOAD est publiée avec l'autorisation du sous-ministre (SM) et du chef d'état-major de la Défense (CEMD).
Demandes de renseignements : Directeur général – Affaires publiques (DGAP)
Contexte
2.1 Pour que la politique d'affaires publiques (AP) fonctionne comme prévu dans la pratique, il est essentiel que tous les membres des FAC et les employés du MDN comprennent leurs responsabilités et leurs rôles respectifs en matière d'AP.
2.2 La présente DOAD énonce les obligations et responsabilités en matière d'AP à tous les échelons des FAC et du MDN.
2.3 Bien que le présent document mette l'accent sur les responsabilités des officiers et des cadres supérieurs, il est important que tous les membres des FAC et les employés du MDN comprennent qui est responsable de quoi, lorsque vient le moment d'informer le public du rôle, du mandat et des activités des FAC et du MDN, et de leurs contributions à la société canadienne et à la communauté internationale.
2.4 Chaque membre des FAC et employé du MDN :
- contribue à faire comprendre au public ce que les FAC et le MDN font au nom de la population;
- a la responsabilité d'appuyer l'exécution des programmes d'AP, au besoin;
- peut être appelé à participer activement aux activités d'AP dans le courant de sa carrière.
2.5 Autrement dit, les AP sont une responsabilité collective.
Principes directeurs
2.6 Les membres des FAC et les employés du MDN doivent appuyer l'exécution des programmes d'AP, au besoin, et ils seront tenus responsables de leurs actions.
2.7 Les commandants (cmdt) et les gestionnaires du MDN sont responsables du volet AP de leurs programmes, activités ou opérations, et doivent appuyer l'exécution des programmes d'AP, en partenariat avec les officiers des affaires publiques (OAP). Ils seront tenus responsables de la façon dont ils s'acquittent de cette fonction.
2.8 Dans le cadre de l'exécution des programmes, des activités ou des opérations d'AP, les OAP doivent fournir aux cmdt ou aux gestionnaires du MDN des conseils et des services de planification et de soutien en matière d'AP. Ils seront tenus responsables de la façon dont ils s'acquittent de cette fonction.
Responsabilités
3.1 Les membres des FAC et les employés du MDN doivent assumer leurs responsabilités en matière d'AP, conformément aux à la section « Obligations et responsabilités ».
Coordination des AP
3.2 La Défense nationale est une organisation diversifiée qui comporte plusieurs groupes d'AP répartis dans tout le Quartier général de la Défense nationale, dans les bureaux régionaux et dans les commandements.
3.3 Afin d'assurer la coordination, le développement continu et le maintien d'une fonction d'AP moderne, progressive et professionnelle qui soit adaptée aux valeurs changeantes du public, aux pratiques de gestion, aux problèmes et aux défis dans le domaine des AP, les FAC et le MDN doivent établir et maintenir :
- un comité consultatif des communications publiques (CCCP) chargé d'examiner les questions et les pratiques touchant la politique d'AP, et de fournir des conseils indépendants et externes sur les moyens de renforcer les AP au sein du MDN et des FAC;
- un comité de gestion des communications ministérielles (CGCM) chargé d'examiner les questions relatives à la politique d'AP, de façon à identifier des moyens de renforcer les pratiques d'AP au sein du MDN et des FAC, d'un point de vue de gestion globale;
- une équipe de planification et de coordination des affaires publiques (EPCAP) chargée de coordonner les activités d'AP des FAC et du MDN à tous les échelons.
3.4 Le CCCP doit être présidé par le DGAP et composé de membres de l'EPCAP et de divers représentants d'organismes externes qui ont des connaissances en journalisme ou en communications gouvernementales, ou qui connaissent le MDN et les FAC.
3.5 Le CGCM doit être présidé par le DGAP et composé de représentants (cadres supérieurs) de tous les commandements et groupes.
3.6 L'EPCAP doit être présidée par le DGAP et composée d'OAP principaux, civils et militaires, soit :
- le DGAP;
- le directeur de la Planification stratégique, DGAP;
- le directeur des Opérations, DGAP;
- les chefs des AP des trois armées (Forces maritimes, Force aérienne et Armée de terre);
- le chef des AP, Protection civile Canada;
- les gestionnaires de dossiers de l'organisation du DGAP affectés aux différents groupes, s'il y a lieu.
Ministre
4.1 Le ministre est responsable devant le premier ministre et le Parlement, en tant que principal porte-parole du gouvernement sur les questions de défense.
4.2 Il est chargé de :
- agir comme principal porte-parole du gouvernement pour le MDN et les FAC;
- établir les priorités et les grands thèmes du MDN et des FAC en matière d'AP;
- définir, en collaboration avec le SM et le CEMD, les priorités, objectifs et exigences en matière d'AP;
- fournir des directives sur la participation du ministre aux relations avec les médias et aux événements publics;
- définir les responsabilités et voies hiérarchiques du personnel du cabinet ministériel en matière d'AP;
- établir des procédures régissant la liaison entre le DGAP et le personnel du cabinet ministériel afin d'assurer une coordination efficace des programmes et activités du MDN et des FAC en matière d'AP.
SM et CEMD
4.3 Le SM est responsable devant :
- le ministre
- en tant que principal porte-parole du MDN;
- de l'exécution des programmes d'AP du MDN, d'une manière qui soit conforme aux priorités et aux exigences du ministre pour le MDN;
- le secrétaire du Conseil du Trésor de la mise en oeuvre, au sein du MDN, des politiques du gouvernement du Canada en matière d'AP;
- le greffier du Conseil privé de veiller à ce que les AP du MDN reflètent parfaitement les politiques, thèmes et priorités du gouvernement, et à ce qu'elles soient complètement intégrées dans l'élaboration des politiques, la conception des programmes et la prestation des services.
4.4 Le CEMD est responsable devant :
- le ministre
- en tant que principal porte-parole des FAC;
- de l'exécution des programmes d'AP des FAC, d'une manière qui soit conforme aux priorités et aux exigences du ministre pour les FC,
- de l'intégration complète des AP dans la doctrine et les opérations militaires des FAC;
- le gouverneur général, en tant que commandant en chef des FAC;
- le premier ministre, le Cabinet et le Parlement, en tant que principal conseiller militaire du gouvernement du Canada.
4.5 Le SM et le CEMD assument conjointement les responsabilités suivantes :
- désigner un haut fonctionnaire chargé de diriger les AP du MDN et des FAC en leur nom;
- veiller à ce que la planification stratégique en matière d'AP soit intégrée au cadre général de planification du MDN et des FAC, respectivement;
- veiller à l'élaboration du plan opérationnel annuel d'AP du MDN et des FAC, respectivement;
- assurer une bonne répartition des ressources entre les quartiers généraux et les régions, pour faciliter la planification et l'exécution des programmes d'AP;
- gérer les crises concernant les AP;
- assurer la liaison et la coopération en matière d'AP avec les autres institutions fédérales, les organismes centraux et les autres paliers de gouvernement;
- conseiller le ministre et approuver, s'il y a lieu, les annonces publiques, la sélection des spécialistes en la matière, ainsi que les plans, le matériel et les activités d'AP de portée ou de nature nationale.
Comité de gestion de la Défense (CGD)
5.1 Le Comité de gestion de la Défense (CGD) assume les responsabilités suivantes :
- établir des priorités stratégiques à titre de guide pour l'élaboration des plans stratégiques et opérationnels annuels d'AP du MDN et des FAC, de façon à :
- définir les priorités, thèmes et messages généraux du MDN et des FAC en matière d'AP, en fonction des priorités du gouvernement et du ministre;
- fournir des directives générales concernant les programmes d'AP du MDN et des FAC.
- examiner les plans opérationnels annuels d'AP des commandements et des groupes, et recommander des changements ou l'approbation des plans au SM et au CEMD, de manière à s'assurer que :
- les activités d'AP prévues concordent avec les priorités stratégiques;
- l'organisation a une idée des investissements prévus en matière d'AP;
- les occasions de collaboration à des projets d'AP sont identifiées à l'échelle des commandements et des groupes;
- les ressources humaines et financières appropriées ont été affectées au volet AP des programmes, activités ou opérations.
- examiner les politiques, procédures, ordonnances et directives administratives concernant les AP, et recommander au SM et au CEMD d'y apporter des changements ou de les approuver.
CCCP
5.2 Le CCCP est chargé de conseiller l'EPCAP sur les politiques, procédures, ordonnances et directives administratives, et pratiques d'AP, de manière à fournir des lignes directrices au MDN et aux FAC sur la façon de renforcer les AP.
CGCM
5.3 Le CCCP est chargé de :
- élaborer et recommander des façons d'améliorer la gestion des AP et des activités liées aux AP au sein du MDN et des FAC, de manière à maximiser le rendement des investissements dans le domaine des AP;
- établir et maintenir des normes et des lignes directrices générales pour les communications publiques et les communications internes du MDN et des FAC;
- examiner, chaque année, les principaux matériels d'AP internes et externes du MDN et des FAC, et recommander leur maintien ou leur élimination;
- examiner les principaux outils proposés de communications internes, et externes et en approuver la mise en application.
EPCAP
5.4 L'EPCAP est chargée de :
- fournir des conseils et des lignes directrices au ministre, au SM, au CEMD et aux chefs d'état-major des armées (CEMA) sur la coordination des AP à tous les échelons du MDN et des FAC;
- coordonner les annonces publiques du DGAP et des commandements, les programmes d'AP, la gestion des problèmes et des crises, ainsi que les plans, le matériel et les activités d'AP s'il y a lieu;
- conseiller et aider le DGAP relativement à l'élaboration des politiques, procédures, ordonnances et directives d'AP du MDN et des FAC.
CEMA et chefs de groupe
6.1 Les CEMA et les chefs de groupe sont responsables devant le CEMD et le SM, respectivement, de :
- l'intégration complète des AP dans le processus d'élaboration des politiques, de conception des programmes et de prestation des services, ainsi que dans la doctrine et les opérations militaires, selon leurs responsabilités respectives;
- l'exécution du volet AP de leurs programmes, activités ou opérations, conformément aux priorités et aux objectifs du MDN et des FAC.
6.2 Les CEMA et les chefs de groupe sont chargés de :
- établir des directives générales pour l'exécution du programme d'AP de leur organisation, selon les lignes directrices du plan stratégique annuel d'AP, c.-à-d. :
- établir les priorités et les objectifs d'AP de leur commandement ou groupe;
- élaborer un plan opérationnel annuel d'AP pour leur commandement ou groupe;
- intégrer les AP dans les processus décisionnels de leur organisation, c.-à-d. :
- diriger ou organiser leur personnel de façon à ce que :
- l'OAP principal affecté à un commandement, un secteur, une division, une formation, une escadre, une base ou une unité relève directement du commandant, dans le cas d'un commandement;
- le gestionnaire de dossiers du DGAP soit membre des comités de gestion du groupe, dans le cas d'un groupe
- veiller à ce que les OAP principaux affectés à leur organisation fassent partie des forums, comités ou groupes de travail qui prennent les décisions-clés;
- permettre à leurs OAP principaux d'avoir accès à l'information dont ils ont besoin pour participer efficacement à la prise de décision, et donner des conseils sur l'incidence des décisions prises en matière d'AP;
- s'assurer que les cmdt ou gestionnaires du MDN de leur organisation prennent une part active à la planification, à l'élaboration, à l'exécution et à l'évaluation du volet AP de leurs programmes;
- participer à l'exécution du programme d'affaires publiques, c.-à-d. :
- appuyer, au besoin, la planification des AP ainsi que l'élaboration et l'exécution des programmes d'AP à l'échelle nationale;
- contribuer à la préparation du plan stratégique annuel d'AP et des plans opérationnels annuels d'AP du MDN et des FAC;
- allouer les ressources nécessaires pour l'exécution du volet AP de leurs programmes, activités ou opérations, de façon à atteindre les objectifs établis;
- gérer les problèmes dans leurs secteurs de responsabilité, ou fournir du soutien au SM ou au CEMD en matière de gestion des problèmes et des crises;
- faire approuver les annonces publiques au niveau du commandement ou groupe;
- approuver la sélection des spécialistes en la matière, ainsi que les plans, le matériel et les activités d'AP à l'échelle du commandement ou groupe;
- mettre en œuvre, surveiller et appliquer les ordonnances, directives et normes d'AP au sein de leur organisation;
- s'assurer que le personnel et les spécialistes des AP bénéficient de la formation et du perfectionnement professionnel requis pour accomplir les tâches qui leur sont confiées.
Cmdt de secteur, division, formation, escadre, base ou unité et gestionnaires du MDN
7.1 Les cmdt de secteur, division, formation, escadre, base ou unité et les gestionnaires du MDN sont responsables devant leur chaîne de commandement de :
- l'intégration complète des AP dans le processus d'élaboration des politiques, de conception des programmes et de prestation des services, ainsi que dans les activités ou opérations de leur organisation;
- l'exécution du volet AP de leurs programmes ou opérations, conformément aux objectifs du commandement ou du groupe.
7.2 Ils sont chargés de :
- appuyer, au besoin, la planification des AP, l'élaboration et l'exécution des programmes à l'échelle nationale;
- intégrer complètement les AP dans les processus décisionnels de leur organisation, c.-à-d. :
- fournir un appui et contribuer aux plans opérationnels d'AP, au besoin;
- établir des rapports directs pour l'OAP principal affecté à leur organisation, dans le cas d'un commandant;
- fournir au gestionnaire de dossiers du DGAP un accès direct au commandant ou au gestionnaire du MDN;
- inclure l'OAP principal affecté à leur organisation dans les forums, comités ou groupes de travail qui prennent les décisions-clés, et lui donner accès à l'information dont il a besoin pour participer efficacement à la prise de décision et pour fournir des conseils sur l'incidence des décisions envisagées en matière d'AP
- appuyer l'exécution du programme d'AP dans le cadre de leurs programmes ou opérations, c.-à-d. :
- allouer les ressources nécessaires pour l'exécution du volet AP de leurs programmes ou opérations, de manière à atteindre les objectifs établis;
- tenir compte des opinions et des préoccupations du public lors de la planification, de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques, programmes, services ou opérations;
- participer activement à la planification, à l'élaboration, à l'exécution et à l'évaluation du volet AP de leurs programmes;
- désigner des spécialistes en la matière et appuyer, s'il y a lieu, les activités d'AP et les relations avec les médias;
- gérer les problèmes dans leurs secteurs de responsabilité, ou fournir à leur chaîne de commandement un soutien en matière de gestion des problèmes;
- entretenir des relations avec le public;
- s'assurer que les employés du MDN et les membres des FAC reçoivent la formation en AP dont ils ont besoin pour remplir leurs tâches, conformément aux politiques, procédures, normes et lignes directrices concernant les AP;
- contribuer à l'élaboration des plans, du matériel et des activités d'AP dans leurs secteurs de responsabilité, et les approuver;
- faire approuver les annonces publiques par le niveau immédiatement supérieur de la chaîne de commandement;
- mettre en œuvre, surveiller et appliquer les ordonnances, directives et normes d'AP au sein de leur organisation.
Cmdt des opérations des FAC
8.1 Les cmdt des opérations des FAC sontresponsables devant le sous-chef d'état-major de la Défense (SCEMD) de l'exécution du programme d'AP dans une zone de déploiement, conformément à la DOAD 2008-4, Affaires publiques, doctrine militaire et opérations des FC.
8.2 Ils sont chargés de :
- appuyer la planification et l'exécution du programme d'AP à l'échelle nationale pour les opérations des FAC, le cas échéant;
- intégrer complètement les AP dans le processus décisionnel pendant les opérations des FAC, c.-à-d. :
- établir des rapports directs pour l'OAP principal affecté à l'opération;
- inclure l'OAP principal dans les forums qui prennent les décisions-clés;
- permettre à l'OAP principal d'avoir accès à l'information dont il a besoin pour participer activement à la prise de décision et pour fournir des conseils sur l'incidence des décisions envisagées en matière d'AP;
- appuyer l'exécution du programme d'AP pour les opérations des FAC à l'intérieur d'une zone de déploiement, c.-à-d. :
- participer activement à la planification des AP;
- entretenir des relations avec le public dans la zone de déploiement;
- désigner des spécialistes en la matière pour les activités d'AP et les relations avec les médias, au besoin;
- gérer les problèmes dans leurs secteurs de responsabilité, ou fournir au SCEMD, au besoin, du soutien en matière de gestion des problèmes;
- contribuer à l'élaboration des plans, du matériel et des activités d'AP, ainsi que des séances d'information non officielles à l'intention des médias, dans la zone de déploiement, et les approuver;
- approuver ou faire approuver les annonces publiques, conformément à la DOAD 2008-4, Affaires publiques, doctrine militaire et opérations des FC.
Employés du MDN et membres des FAC
8.3 Les employés du MDN et les membres des FAC sont responsables devant leur chaîne de commandement de :
- l'exactitude de l'information communiquée au public;
- signaler en temps opportun les incidents sérieux.
8.4 Ils sont chargés de :
- s'assurer que toute l'information qu'ils communiquent au public est exacte, à jour, et divulguée dans les limites imposées par la loi et conformément au principe de la sécurité opérationnelle;
- participer à l'élaboration et à l'exécution des programmes et activités d'AP, au besoin;
- tenir lieu de spécialistes en la matière, au besoin;
- répondre aux demandes d'entrevues avec les médias, conformément à la DOAD 2008-2, Relations avec les médias et annonces publiques.
DGAP
9.1 Le DGAP est responsable devant le SM et le CEMD de diriger l'élaboration et la mise en œuvre :
- des programmes d'AP nationaux du MDN et des FAC, qui visent à informer le public des politiques, programmes, services, opérations, activités, problèmes et initiatives du MDN et des FAC;
- des politiques, procédures, ordonnances et directives d'AP du MDN et des FAC, qui sont des guides indispensables pour les membres des FAC et les employés du MDN, et qui favorisent une attitude moderne, progressive et professionnelle à l'égard des AP à tous les échelons des FAC et du MDN.
9.2 Il est chargé de :
- présider le CCCP, le CGCM et l'EPCAP;
- conseiller le ministre, le SM, le CEMD, les CEMA et les chefs de groupe, d'un point de vue national, sur :
- l'incidence des politiques et priorités du gouvernement sur les AP;
- le volet AP des politiques, programmes, services, opérations, activités, problèmes et initiatives du MDN et des FAC;
- la planification et l'exécution des programmes d'AP;
- les annonces publiques, la gestion des problèmes et des crises, ainsi que les activités, le matériel et les plans d'AP axés sur un problème particulier;
- les politiques, procédures, ordonnances, directives, normes et lignes directrices relatives aux AP;
- l'intégration complète des AP dans l'élaboration des politiques, la conception des programmes, la prestation des services, la doctrine et les opérations militaires;
- diriger et coordonner tous les aspects des programmes et activités d'AP du MDN et des FAC à l'échelle nationale, y compris la recherche et l'analyse dans le domaine des AP, les conseils, les services de planification et de gestion, ainsi que la formation, le recrutement et le perfectionnement d'OAP professionnels;
- fournir des conseils ainsi que des services de planification et de gestion en matière d'AP au ministre, au SM, au CEMD et aux chefs de groupe, au sujet des problèmes, initiatives, programmes, activités ou opérations de portée ou de nature nationale;
- mesurer et évaluer le rendement et l'efficacité des programmes, activités et matériels externes et internes d'AP du MDN et des FAC, à l'échelle nationale;
- proposer de nouvelles approches, des solutions de rechange et des améliorations pour les politiques, programmes, activités, opérations et pratiques d'AP du MDN et des FAC, en réponse aux évaluations de rendement, à l'évolution sociale et aux progrès technologiques, aux conseils fournis par le CCCP et le CGCM, ainsi qu'aux changements constatés dans les valeurs de la société, les pratiques de gestion, les problèmes abordés et les possibilités d'action.
OAP du DGAP et des commandements
10.1 Les OAP du DGAP et des commandements sont responsables devant le DGAP ou leur CEMA, suivant la chaîne de commandement, des tâches suivantes :
- appuyer les efforts du ministère, du commandement ou du groupe pour informer le public des politiques, programmes, services, activités, opérations, problèmes et initiatives du MDN et des FAC, d'une manière transparente, précise, complète, objective, opportune, pertinente et compréhensible;
- coordonner le volet AP des programmes, activités ou opérations du commandement ou groupe, au nom et à l'appui des cmdt ou gestionnaires du MDN responsables.
10.2 Ils sont chargés de :
- fournir des conseils, du soutien et des services d'AP au commandement ou groupe, au besoin, notamment en ce qui concerne la recherche et l'analyse du contexte public, la planification stratégique et opérationnelle, la fourniture de produits d'AP, et la coordination et la production d'activités d'AP comme les relations avec les médias, la gestion des événements publics et la formation en AP;
- diriger et appuyer les activités de planification des AP du commandement ou groupe, c.-à-d. :
- contribuer, au besoin, au plan stratégique annuel d'AP;
- coordonner et appuyer l'établissement des plans opérationnels annuels d'AP du commandement ou groupe;
- coordonner et appuyer la contribution du commandement ou groupe aux plans opérationnels annuels d'AP du MDN et des FAC;
- établir des plans d'AP axés sur un problème particulier, au besoin, pour appuyer les politiques, programmes, services, opérations, activités, initiatives et travaux de gestion des crises du commandement ou groupe;
- servir de principal agent de liaison avec les médias;
- évaluer l'efficacité des programmes, activités et produits d'AP internes et externes, dans leurs secteurs de responsabilité, et proposer des améliorations;
- participer, au besoin, aux travaux de l'EPCAP.
Bureaux régionaux (DGAP)
11.1 Les bureaux régionaux (DGAP) sont responsables devant le chef de la liaison avec les bureaux régionaux (DGAP) de :
- l'identification des possibilités de liaison des FC dans les régions;
- la coordination des activités générales de liaison des FC à l'échelle des commandements et du DGAP, au besoin.
11.2 Ils sont chargés de :
- fournir des conseils, du soutien et des services d'AP afin d'atteindre les objectifs généraux du MDN et des FAC, en mettant l'accent sur les activités de liaison des FAC;
- gérer, coordonner et mettre en œuvre le volet régional des programmes et initiatives de liaison du DGAP à l'échelle nationale, y compris les programmes d'exposition régionale, les initiatives de liaison avec la communauté, les médias et les intervenants, ainsi que l'appui fourni aux événements publics concernant le ministre ainsi que le MDN et les FAC;
- diriger et appuyer les activités de planification des AP du DGAP, c.-à-d. :
- contribuer au plan stratégique annuel d'AP, au besoin;
- coordonner et appuyer l'établissement du plan opérationnel annuel d'AP du DGAP;
- établir, au besoin, des plans d'AP axés sur des problèmes particuliers;
- veiller à ce que les auditoires-clés reçoivent l'information selon leurs besoins et leurs préoccupations, et que leurs droits soient protégés à cet égard;
- établir des relations avec tous les paliers de gouvernement et avec les organismes communautaires dans les régions, au besoin, dans le cadre des activités de liaison des FAC;
- évaluer l'efficacité des programmes de liaison des FAC dans les régions, et proposer de nouvelles approches, des solutions de rechange et des améliorations aux activités de liaison.
Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique
- Politique sur les communications du gouvernement, Conseil du Trésor, 1996
- DOAD 2008-0, Politique d'affaires publiques
- DOAD 2008-2, Relations avec les médias et annonces publiques
- DOAD 2008-3, Gestion des problèmes et des crises
- DOAD 2008-4, Affaires publiques, doctrine militaire et opérations des Forces canadiennes
- DOAD 2008-5, Planification et exécution du programme d'affaires publiques
Autre référence
- Gérer les affaires publiques au sein de la Défense nationale et des Forces canadiennes, Comité de gestion de la Défense, août 1996.
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