DOAD 2009-0, Conférences


1. Introduction

Date de publication : 1999-01-15

Application : Le présent document est une ordonnance qui s'applique aux membres des Forces armées canadiennes (FAC) et une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Document annulé : Directive d'orientation du QGDN P3/92, Politique du MDN et des FC sur les conférences

Autorité approbatrice : Cette DOAD est publiée avec l'autorisation du vice-chef d'état-major de la Défense (VCEMD).

Renseignements : Direction – Secrétariat du Quartier général de la Défense nationale (D Sec QGDN)

2. Définitions

conférence (conference)

Une conférence désigne une rencontre officielle dans un endroit particulier, donnant lieu à des discussions, communications ou échanges d'information sur des questions d'intérêt commun (c.-à-d. acquérir des connaissances et compétences et, par le fait même, permettre aux gens de les maintenir).

Sont exclus de cette définition :

  • les réunions de planification des activités;
  • les réunions de comités consultatifs techniques où les participants sont engagés dans la solution de problèmes liés directement à des tâches qui leur sont habituellement attribuées;
  • les séminaires de formation ou les cours.

conférence internationale (international conference)

Une conférence internationale est une conférence à laquelle participent des représentants du gouvernement du Canada et des gouvernements d'un ou de plusieurs pays étrangers.

conseillers principaux (Level 1 Advisors)

Les conseillers principaux ou de niveau 1 sont indiqués dans le « Tableau d'équivalence des postes pour soutenir l'instrument (la matrice) de délégation » du document intitulé Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes (A-FN-100-002/AG-006).

3. Orientation de la politique

Énoncé de politique

3.1 La participation à des conférences et le parrainage de telles rencontres doivent contribuer directement à la réalisation des objectifs de programme du MDN et des FAC, et être menées avec prudence tout en respectant les restrictions financières.

3.2 Le niveau d'accueil accepté ou offert doit être conforme aux dispositions de la série des DOAD 1017, Activités d'accueil au Canada.

Exigences

  1. Le sous-ministre (SM) doit autoriser au préalable le parrainage des conférences. L'approbation du ministre est requise lorsque les frais d'accueil d'une conférence excèdent 5 000 $. Ainsi faut-il demander l'approbation du parrainage d'une conférence bien avant la tenue de l'événement.
  2. Il convient de coordonner la participation aux conférences de façon à :
    1. éviter que le MDN et les FAC soient surreprésentés et, en conséquence, fassent l'objet de critiques de la part du public;
    2. la limiter au nombre minimum de participants nécessaire à la réalisation des objectifs du MDN et des FAC.
  3. Les conférences qui peuvent être prévues à l'avance doivent être indiquées dans les plans d'activités.

4. Délégation de pouvoirs

Tableau de délégation de pouvoirs

4.1 Dans le tableau suivant figurent les autorités chargées de la mise en œuvre de cette politique.

Le ou les... est ou sont autorisés à...

Cabinet

approuver les conférences importantes ayant de grandes répercussions internationales, financières ou autres (voir la Directive du Cabinet 47).

ministre

approuver le parrainage de conférences lorsque les frais d'accueil requis pour la conférence dépassent 5 000 $.

SM

  • approuver le parrainage de conférences lorsque les frais d'accueil requis pour la conférence n'excèdent pas 5 000 $;
  • approuver la présence d'invités personnels et d'autres personnes aux conférences, ainsi que les frais qui en découlent.

VCEMD

appliquer la politique touchant les conférences.

conseillers principaux

approuver la participation aux conférences.

D Sec QGDN

produire les instructions afin de mettre en œuvre la politique.

5. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

  • Lignes directrices « uniques » du Conseil du Trésor formulées dans la lettre datée du 18 juillet 1997, de Jean-Claude Bouchard, dirigeant principal des Ressources humaines (Secrétariat du CT), à M. Robert M. Emond,
    SMA(Fin SM)
  • Directive du Cabinet 47, approuvée par le Cabinet le 25 mars 1976, Représentation du gouvernement du Canada aux conférences internationales : règles à suivre pour l'approbation des délégations

Autres références

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