DOAD 2009-1, Conférences - parrainage et participation


1. Introduction

Date de publication : 1999-01-15

Application : Le présent document est une ordonnance qui s'applique aux membres des Forces armées canadiennes (FAC) et une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN).

Document annulé : Directive d'orientation du QGDN P3/92, Politique du MDN et des FC sur les conférences

Autorité approbatrice : Cette DOAD est publiée avec l'autorisation du directeur du Secrétariat du Quartier général de la Défense nationale (D Sec QGDN).

Renseignements :

  • Conférences internationales : Direction du protocole et de la liaison avec l'étranger (DPLE)
  • Autres conférences : Direction de la politique officielle (D Pol O)
  • Modes de financement : Direction des opérations financières (D Op Fin)
  • Passation de contrats : Direction de la politique du ministère (Groupe des matériels) (D Pol C)

2. Définitions

conférence (conference)

Une conférence désigne une rencontre officielle dans un endroit particulier, donnant lieu à des discussions, communications ou échanges d'information sur des questions d'intérêt commun (c.-à-d. acquérir des connaissances et compétences et, par le fait même, permettre aux gens de les maintenir).

Sont exclus de cette définition :

  • les réunions de planification des activités;
  • les réunions de comités consultatifs techniques où les participants sont engagés dans la solution de problèmes liés directement à des tâches qui leur sont habituellement attribuées;
  • les séminaires de formation ou les cours.

conférence internationale (international conference)

Une conférence internationale est une conférence à laquelle participent des représentants du gouvernement du Canada et des gouvernements d'un ou de plusieurs pays étrangers.

conseillers principaux (Level 1 Advisors)

Les conseillers principaux ou de niveau 1 sont indiqués dans le « Tableau d'équivalence des postes pour soutenir l'instrument (la matrice) de délégation » du document intitulé Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes (A-FN-100-002/AG-006).

3. Lignes directrices générales

Piste de vérification

3.1 Afin de pouvoir établir une piste de vérification, il faut tenir les dossiers conformément aux pratiques courantes de gestion des documents-papier.

Réservation d'installations et de logements commerciaux

3.2 Le gouvernement a pour politique d'avoir recours au mode concurrentiel en matière d'acquisition, y compris pour ce qui est de la réservation d'installations et de logements commerciaux.

3.3 Pour des renseignements sur la délégation de pouvoirs en matière financière ainsi que les pouvoirs relatifs aux niveaux des dépenses, voir le document intitulé, Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes.

3.4 Pour des renseignements sur les contrats, voir la publication A-LM-102-000/AG-001, Guide des marchés du MDN – Politique et procédures.

3.5 Pour de plus amples renseignements sur la passation de contrats touchant les conférences, il faut communiquer avec le personnel de la D Pol C.

4. Lignes directrices en matière de parrainage

Principes généraux

  1. Les demandes d'approbation de parrainage doivent être transmises au sous-ministre (SM) ou, s'il y a lieu, au ministre, par l'entremise du vice-chef d'état-major de la Défense (VCEMD).
  2. Le MDN et les FAC ne peuvent parrainer plus de deux grandes conférences internationales par année.
  3. Il faut inclure dans les demandes le détail des coûts prévus, notamment les activités d'accueil (voir la DOAD 1017-0, Activités d'accueil au Canada).
  4. Lorsqu'une demande d'approbation de parrainage est approuvée, les dépenses sont autorisées jusqu'à un plafond déterminé.
  5. Le parrainage des conférences internationales nécessite au moins deux ans de planification.

Emplacement géographique

4.1 Il faut tenir les conférences parrainées par le MDN et les FAC dans les emplacements géographiques les plus économiques, compte tenu des frais de déplacement des participants.

Installations

4.2 Les conférences parrainées par le MDN et les FAC devraient se dérouler dans leurs installations à condition que les objectifs de la conférence ne se trouvent pas compromis en raison de l'emplacement ou de l'utilisation de ces installations. Lorsqu'on ne dispose pas de telles installations, on devrait avoir recours à d'autres installations du gouvernement. Pour obtenir des renseignements sur l'emplacement et la disponibilité des installations du gouvernement, il faut communiquer avec le bureau régional approprié de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

4.3 S'il n'y a aucune installation gouvernementale disponible, on peut avoir recours aux installations commerciales. Pour d'autres détails, voir la rubrique « Lignes directrices générales » du présent document.

Relations avec les autres ministères et organismes gouvernementaux

4.4 Dans l'organisation d'une conférence parrainée par le MDN et les FAC, il faut tenir compte des intérêts des autres ministères et organismes gouvernementaux et, s'il y a lieu, établir des relations appropriées pour la bonne marche de la conférence.

4.5 Pour ce qui est des conférences internationales, le responsable du parrainage, c'est-à-dire le parrain, doit consulter le ministère des Affaires étrangères et du Commerce extérieur (AECE). Pour tout renseignement à ce sujet, on peut communiquer avec la D Pol O.

Langues officielles

4.6 Il faut respecter les exigences de la Loi sur les langues officielles (c.-à-d. offrir des services d'interprétation simultanée, de traduction et de publication des documents officiels dans les deux langues officielles).

Financement

4.7 Les conseillers principaux doivent financer les conférences grâce aux crédits prévus dans leurs plans d'activités. Il faudrait aussi considérer les autres formes de financement, par exemple :

  1. le partage des coûts;
  2. le recouvrement des coûts;
  3. les dons;
  4. les commanditaires de l'extérieur, dans les cas où la conférence est non gouvernementale et est entièrement organisée par un tiers.

4.8 Pour ce qui est des dons, les membres des FAC et les employés du MDN doivent veiller à ce que le tout soit fait de façon appropriée et qu'il n'en résulte pas de conflits d'intérêts.

4.9 Quant au recours aux commanditaires de l'extérieur, l'accord de contribution doit être établi de sorte qu'il ne soit pas interprété comme un accord contractuel pour le compte du MDN et des FAC ou à titre de mandataire de ceux-ci.

4.10 Le bulletin d'information du Conseil du Trésor (CT) daté du 1er novembre 1995, Financement des conférences et des séminaires, fournit d'autres renseignements sur ces modes de financement.

Nota Les dispositions de la DOAD 1017-0, Activités d'accueil au Canada, des directives du Conseil du Trésor (CT) et du MDN, et des ordonnances et règlements des FAC au sujet des déplacements ou voyages s'appliquent aux conférences parrainées par le MDN ou les FAC.

Processus d'approbation

4.11 Le tableau suivant présente le processus d'approbation touchant le parrainage des conférences.

Étape Qui Activités
1

Identifier le besoin de parrainer une conférence.

2

Parrain

  • Obtenir l'appui du conseiller principal.
  • Préparer la demande de parrainage à l'intention du SM avec l'assistance de la DPLE pour les conférences internationales et de la D Pol O pour les autres conférences.
  • Obtenir la signature du conseiller principal approprié à des fins d'approbation.
3

Conseiller principal

Transmettre la demande au sous-ministre adjoint (Finances et Services du Ministère (SMA(Fin SM)) pour fins d'examen des exigences liées aux activités d'accueil et des dépenses des invités personnels et d'autres personnes, et transmission ultérieure au VCEMD.

4 VCEMD
  • Transmettre la demande au SM ou au ministre, s'il y a lieu;
  • Assurer la coordination avec le bureau du chef d'état-major de la Défense (CEMD), au besoin.
5

Conseiller principal

Une fois l'approbation reçue, déterminer les exigences de financement dans le plan d'activités.

Nota Le financement doit être conforme au plafond des dépenses approuvé.

5. Lignes directrices en matière de participation

Objet de la participation

5.1 Les membres des FAC ou des employés du MDN ne peuvent participer à des conférences que pour l'une ou l'autre des raisons suivantes :

  1. représenter officiellement le gouvernement fédéral;
  2. conseiller les représentants du gouvernement;
  3. collaborer à la conférence, à titre officiel, en qualité d'agent ou officier, de spécialiste ou de membre du secrétariat de la conférence.
  4. établir des contacts essentiels avec des organisations qui ont des domaines d'intérêts communs;
  5. établir des contacts professionnels nécessaires à la réalisation des objectifs de programme;
  6. faciliter le recrutement;
  7. faire rapport des travaux d'une conférence.

Présence d'invités personnels

5.2 La présence d'invités personnels n'est autorisée que dans des circonstances exceptionnelles. Si la présence d'un invité personnel est essentielle pour des raisons de protocole, il faut en obtenir au préalable l'autorisation du SM.

Nota Pour les frais qui découlent de la présence d'invités personnels, il faut obtenir au préalable l'approbation du SM, par l'entremise du SMA(Fin SM). Le paiement aux membres des FAC ou aux employés du MDN se fait conformément aux directives du CT et du MDN, et aux ordonnances et règlements des FAC concernant les voyages ou déplacements.

Présence d'autres personnes

5.3 Des personnes qui ne font pas partie du gouvernement fédéral peuvent être appelées à assister à une conférence ministérielle, selon l'un ou l'autre des cas suivants :

  1. elles possèdent des connaissances spécialisées qui leur permettent de fournir des conseils ou des renseignements aux FAC ou au MDN;
  2. elles représentent des gouvernements provinciaux ou des groupes d'intérêt canadiens, qui devraient être au courant des objectifs, des exigences ou des services du MDN ou des FAC, ou encore d'un programme particulier qui sera abordé à la conférence.

5.4 Les dépenses découlant de la participation de ces personnes à une conférence peuvent être payées, aux frais de l'État, selon l'une ou l'autre des conditions suivantes :

  1. une loi du Parlement ou un autre texte législatif stipule que leurs dépenses doivent être payées;
  2. elles ont été officiellement désignées comme membres de la délégation fédérale;
  3. elles sont liées par contrat en qualité de conférencier, de conseiller ou d'adjoint dans le cadre de la conférence.

Nota Pour les frais qui pourraient être engagés par ces personnes, il faut obtenir au préalable l'approbation du SM, par l'entremise du SMA(Fin SM). Le paiement doit être fait selon les dispositions qui s'appliquent aux membres des FAC et aux employés du MDN, conformément aux directives du CT et du MDN, et aux ordonnances et règlements des FAC concernant les voyages ou déplacements.

6. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

  • DOAD 2009-0, Conférences
  • Lignes directrices « uniques » du Conseil du Trésor formulées dans la lettre datée du 18 juillet 1997, de Jean-Claude Bouchard, dirigeant principal des Ressources humaines (Secrétariat du CT), à M. Robert M. Emond, SMA(Fin SM)
  • Directive du Cabinet 47, approuvée par le Cabinet le 25 mars 1976, Représentation du gouvernement du Canada aux conférences internationales : règles à suivre pour l'approbation des délégations

Autres références

  • Loi sur les langues officielles
  • Bulletin d'information du Conseil du Trésor daté du 1er novembre 1995, Financement des conférences et des séminaires
  • Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le ministère de la Défense nationale et les Forces canadiennes
  • DOAD 1017-0 , Activités d'accueil au Canada
  • DOAD 7021-0, Conflits d'intérêts et après-mandat
  • DOAD 7021-1, Lignes de conduite relatives aux conflits d'intérêts
  • DOAD 7021-2, Lignes de conduite relatives à l'après-mandat
  • Chapitre 209 des ORFC, Frais de transport et de déplacement
  • Manuel du CT, Services aux employés (volume)
  • A-LM-102-000/AG-001, Guide des marchés du MDN – Politique et procédure
  • Instruction des Forces Canadiennes sur les voyages en service temporaire (IFCVST)
  • Directive sur les politiques du QGDN P5/89, Conflits d'intérêts – Mesures d'observation supplémentaires
  • Manuel du Conseil du Trésor, Gestion des ressources humaines, Éthique, Conflits d'intérêts et l'après-mandat
  • Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat
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