DOAD 6001-0, Gestion de l’information

1. Introduction

Date de publication : 2012-02-28

Date de la dernière modification : 2021-07-14

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN » et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : DOAD 6420-0, Gestion de l'information consignée

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Gestion de l'information) / Dirigeant principal de l’information (SMA[GI]/DPI)

Demandes de renseignements : Directeur – Connaissance et gestion de l’information (DCGI)

2. Définitions

architecture de l’information (information architecture)

La structure des composantes de l’information et des données d’une organisation, leurs interrelations et les principes et lignes directrices qui régissent leur conception et leur évolution au fil du temps. L’architecture de l’information permet de partager, de réutiliser, d’agréger horizontalement et d’analyser l’information. (Politique sur les services et le numérique, Conseil du Trésor)

données (data)

Ensemble de valeurs liées à des sujets concernant des variables qualitatives ou quantitatives qui représente de façon officielle des faits, des statistiques ou des éléments d’information et qui est propice à la communication, à la réinterprétation ou au traitement. (Politique sur les services et le numérique, Conseil du Trésor)

Nota – Au sein du MDN et des FAC, les données sont créées, recueillies et utilisées dans le cadre d’opérations et d’exercices militaires, ainsi que dans les processus administratifs ministériels.

gestion de l’information (information management)

Discipline qui encadre et facilite le traitement de l’information durant son cycle de vie, y compris la planification, la collecte, l’organisation, le contrôle, la diffusion, l’utilisation et la disposition. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 42250)

information (information)

Représentation qu’un être humain ou une machine attribue à des données, des faits ou des connaissances au moyen de conventions connues telle que des rapports, des événements, des processus, des décisions, des idées ou des opinions, sous quelque support ou forme que ce soit. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696374)

officier de gestion de l’information (information management officer)

Personne qui est un spécialiste fonctionnel en gestion de l’information dans l’organisation du conseiller de niveau un, du commandant de commandement ou dans un autre niveau organisationnel. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro de fiche 696377)

ressource d’information (information asset)

Ensemble d’informations définies et gérées comme une seule unité afin que cet ensemble d’informations puisse être compris, partagé, protégé et exploité efficacement.

Nota – Une ressource d’information a une valeur, un risque et un contenu reconnaissables et gérables pour les activités du MDN et les opérations des FAC. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696375)

spécialiste fonctionnel en gestion de l’information (information management functional specialist)

Personne qui fournit aux employés du MDN et aux militaires des conseils, un suivi et une surveillance d'expert en gestion de l'information. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696376)

technologie de l’information (information technology)

Concerne à la fois l’infrastructure technologique et les applications de la technologie de l’information. L’infrastructure technologique comprend tout équipement ou système utilisé pour l’acquisition, le stockage, la manipulation, la gestion, le déplacement, le contrôle, l’affichage, la commutation, l’échange, la transmission ou la réception automatiques de données ou d’information. Les applications de la technologie de l’information comprennent tous les éléments concernant la conception, l’élaboration, l’installation et la mise en œuvre des systèmes d’information et des applications pour répondre aux exigences des activités. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 3161)

3. Orientation de la politique

Contexte

3.1 L’information est une ressource stratégique et sa gestion est intégrée à tous les aspects des activités du MDN et des opérations des FAC pour la livraison et l’appui en temps opportun, d’information fiable et sécurisée, en accord avec la politique de défense du Canada.

3.2 Le SMA(GI), dans le rôle de DPI de la Défense, rend compte au sous-ministre (SM) et au chef d’état-major de la défense (CEMD) de la gestion stratégique et de la protection de l’information, du gouvernement ouvert et de la tenue de documents. Ceci constitue la base d’un processus décisionnel rigoureux et fondé sur des preuves qui permet au MDN d’atteindre ses objectifs d’activités et aux FAC de réussir leurs opérations tout en respectant les obligations du gouvernement du Canada (GC).

3.3 Aux fins des DOAD de la série 6001, la gestion de l’information (GI) comprend, sans s’y limiter, la gestion :

  1. des ressources d’information;
  2. des services du gouvernement ouvert;
  3. des services des archives;
  4. des documents de bibliothèques;
  5. des formulaires;
  6. des services d’architecture de l’information.

3.4 Le sous-ministre adjoint (Données, innovation et analytique) (SMA[DIA]), en tant que dirigeant principal des données, supervise la gestion des données du MDN et des FAC. Vu que l’information comprend les données, la politique et les instructions du SMA(GI)/DPI relatives à la GI sont complémentaires à la politique et aux instructions du SMA(DIA) relatives à la gestion des données et l’analytique, et doivent donc être lues conjointement.

3.5 Les DOAD de la série 6001 doivent être lues conjointement avec le Cadre stratégique de la GI et de la TI du MDN et des FAC et toutes les autres politiques, directives, instructions, normes et orientations pertinentes, y compris celles du Conseil du Trésor :

  1. la Politique sur les services et le numérique;
  2. la Directive sur les services et le numérique;
  3. la Norme sur la gestion du courriel;
  4. la Ligne directrice à l’intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l’information (GI).

Énoncé de politique

3.6 Le MDN et les FAC s’engagent à une gestion ouverte et stratégique de l’information qui :

  1. est transparente, appliquée de manière cohérente tout au long de son cycle de vie et qui soutient les résultats des programmes, des services, des exigences opérationnelles et de la reddition des comptes;
  2. établit des structures de gouvernance pour assurer l’intégration et la gestion de l’information dans la technologie de l’information (TI) et d’autres processus;
  3. permet de fournir une information opportune, fiable et sécurisée aux bonnes personnes;
  4. permet une prise de décision éclairée et fondée sur des preuves;
  5. consigne les activités et les opérations à des fins de reddition des comptes, de transparence et de collaboration.

Exigences

3.7 Le MDN et les FAC doivent s’assurer que :

  1. les employés du MDN, les militaires, les entrepreneurs et les autres personnes employées ou autorisées à travailler pour le MDN et les FAC reçoivent des séances d’information et de la formation ou de l’instruction sur la GI;
  2. un nombre suffisant de spécialistes fonctionnels en GI, y compris des officiers de gestion de l’information (OGI) à plein temps dans les organisations de conseiller de niveau un (N1), de commandant de commandement et de commandant de formation, soient disponibles et formés pour aider à la mise en œuvre des pratiques de GI;
  3. le rôle d’OGI soit attribué aux employés du MDN et aux militaires;
  4. le modèle de gouvernance en matière de GI soit appuyé par des représentants au niveau approprié pour favoriser et atteindre une culture de bonnes pratiques de GI;
  5. les programmes, les services, les activités et les opérations intègrent les exigences de la GI dans les activités de conception, de développement, de mise en œuvre, d’évaluation et de rapports;
  6. les services de GI sont axés sur les clients dès la conception et tiennent compte de l’innovation et de l’expérimentation en GI au cours du processus;
  7. l’information soit gérée durant son cycle de vie tout en demeurant pertinente, authentique, de qualité contrôlée et rentable pour répondre aux besoins opérationnels et à la reddition des comptes;
  8. les décisions et les processus décisionnels:
    1. soient documentés et consignés en vue d'appuyer la continuité des activités et des opérations;
    2. documentent l'évolution des politiques et des programmes;
    3. permettent une évaluation, une vérification et un examen indépendants;
  9. l’information soit partagée au sein du MDN et des FAC, ainsi qu’avec d’autres ministères et organismes, et qu’elle soit diffusée sur le portail du gouvernement ouvert du GC dans la plus grande mesure possible, tout en respectant les exigences de sécurité, de confidentialité et de légalité;
  10. les systèmes électroniques constituent les moyens privilégiés de GI;
  11. la GI soit soutenue par une approche de transformation numérique.

4. Conséquences

Général

4.1 Si des éclaircissements à l’énoncé de politique, aux exigences ou aux autorités énoncées dans la présente DOAD sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication ou de leur chaîne de commandement, selon le cas. Les résultats prévus établis dans l’énoncé de politique ne peuvent pas être atteints par le MDN et les FAC si les exigences précisées dans la présente DOAD ne sont pas mises en œuvre de façon appropriée. Le défaut d’atteindre les résultats prévus pourrait affecter la capacité du MDN et des FAC de veiller à ce que les FAC soient préparées à entreprendre des missions pour protéger le Canada et les Canadiens ou maintenir la paix et la stabilité internationales.

5. Autorités

Tableau des autorités

5.1 Le tableau suivant énonce les autorités relatives à la présente DOAD :

Le ou les… a ou ont l'autorité de ou d'...
SMA(GI)/DPI
  • établir l’orientation pour les méthodologies et l’utilisation des systèmes numériques comme moyen privilégié pour créer, utiliser et gérer le cycle de vie de l’information et la tenue de documents;
  • superviser la mise en œuvre et la conformité aux exigences relatives au gouvernement ouvert au sein du MDN et des FAC;
  • diriger et surveiller la disposition des ressources d’information et des données du MDN et des FAC;
  • autoriser la disposition si les ressources d’information ou les données sont orphelines, c.-à-d. sans titulaire ou sans bureau de première responsabilité;
  • superviser la surveillance du partage de l’information au sein du MDN et des FAC, ainsi qu’avec d’autres ministères et organismes, tout en respectant les exigences de sécurité, de confidentialité et de légalité;
  • établir l’orientation pour la mise en place et le maintien de taxonomies et de structures de classification afin de gérer, stocker, rechercher et extraire l’information dans tous les formats, conformément aux normes prescrites par le GC, le MDN et les FAC;
  • superviser l’établissement des exigences de formation et d’instruction de l’OGI au N1;
  • établir l’orientation des séances d’information et de la formation et de l’instruction en GI du MDN et des FAC;
  • superviser et approuver la diffusion de l’information et des données du MDN et des FAC, comme ressource ouverte;
  • agir en tant que représentant du MDN et des FAC dans le cadre de négociations et de disposition des informations et des données avec Bibliothèque et Archives Canada;
  • conseiller le SM, le CEMD et le Conseil du Trésor au sujet des exigences et des objectifs de la GI du MDN et des FAC, de la conformité et de l’élaboration de normes nationales et internationales en matière de GI.
SMA(DIA)
  • superviser la gestion des données et l’analytique du MDN et des FAC.
N1 et les commandants des commandements et des formations
  • conseiller le SMA(GI) sur les besoins en matière de GI pour les programmes et les opérations;
  • nommer un OGI au N1 de leur organisation;
  • établir la gouvernance de la GI au sein de leur organisation;
  • diriger la disposition des ressources d’information et des données de leur organisation;
  • diriger la diffusion d’informations et de données relevant de leur organisation, comme ressource ouverte du MDN et des FAC;
  • publier des politiques, des directives, des instructions et des normes de GI plus détaillées pour répondre à leurs besoins fonctionnels et opérationnels.
juge-avocat général et le conseiller juridique du MDN et des FC 
  • interdire la disposition de l’information et des données requises par les avocats de la Couronne et de la défense, comme preuves dans des procédures judiciaires, jusqu'à ce que ces procédures ou autres procédures connexes, y compris les appels, soient terminés.
commandant – Police militaire des Forces canadiennes
  • interdire la disposition de l’information et des données requises par le Service national des enquêtes ou par la police militaire comme preuve dans une enquête jusqu'à ce que cette enquête, et toutes les accusations et procédures judiciaires qui en découlent, y compris les appels, soient terminées.
directeur – Accès à l'information et protection des renseignements personnels
  • interdire la disposition :
    • de l’information qui fait l'objet d'une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information jusqu'à ce que la demande et toute mesure qui en découle, y compris une plainte ou un contrôle judiciaire, soient terminé;
    • de renseignements personnels, tels que définis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, lorsque ces renseignements ont été utilisés à des fins administratives:
    • pour au moins deux ans suivant la dernière fois où les renseignements personnels ont été ainsi utilisés;
    • dans le cas où une demande d'accès à l'information a été reçue, jusqu'à ce que la personne ait eu l'occasion d'exercer tous ses droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
gestionnaires du MDN et commandants d’unités
  • autoriser la disposition des ressources d’information et des données sous leur contrôle.

6. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

Autres références

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