DOAD 6001-0, Gestion de l’information


1. Introduction

Date de publication : 2012-02-28

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN » et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : DOAD 6420-0, Gestion de l'information consignée

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Gestion de l'information) (SMA[GI])

Demandes de renseignements : Directeur – Politiques et normes (Gestion de l'information) (DPNGI)

2. Définitions

architecture d'information (information architecture)

A le même sens que dans la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor.

document (record)

A le même sens que dans la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor.

gestion de l'information (information management)

A le même sens que dans la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor.

publication (publication)

A le même sens que dans la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor.

technologies de l'information (information technology)

A le même sens que dans la Politique sur la gestion des technologies de l'information du Conseil du Trésor.

3. Orientation de la politique

Contexte

3.1 L'information est une composante essentielle d'une gestion efficace. La disponibilité, pour les décideurs, d'une information de grande qualité et qui fait autorité favorise la mise en œuvre des programmes et des services, permettant ainsi au MDN et aux FAC d'être plus réactifs et responsables.

3.2 Aux fins des DOAD de la série 6001, la gestion de l'information (GI) comprend la gestion des éléments suivants :

  1. des documents;
  2. des données;
  3. de la terminologie;
  4. des documents de bibliothèque;
  5. des formulaires;
  6. des publications;
  7. des pages Web;
  8. de la collaboration en matière d'information;
  9. des architectures d'information.

3.3 La GI est alignée et intégrée à tous les aspects des activités et des opérations du MDN et des FAC afin de donner l'accès à des renseignements pertinents en temps opportun et de répondre aux obligations du gouvernement du Canada (GC).

3.4 Le MDN et les FAC utilisent de plus en plus les technologies de l'information pour mettre en œuvre et intégrer des exigences en matière de GI. Une planification est nécessaire pour garantir que l'information puisse être transférée d'une version ou d'un système à un autre et qu'elle demeure compatible avec tous les autres systèmes utilisés au MDN et aux FAC.

3.5 Tous les employés du MDN et les militaires doivent gérer efficacement l'information sous leur contrôle.

Énoncé de politique

3.6 Le MDN et les FAC s'engagent à :

  1. gérer l'information, tout au long de son cycle de vie, comme un atout précieux et une ressource stratégique afin d'appuyer les résultats des programmes, les services, les besoins opérationnels et les responsabilités;
  2. établir des structures, des mécanismes et des ressources de gouvernance pour assurer la gestion continue et efficace d'une information pertinente, fiable, exacte, complète et fournie en temps opportun;
  3. réaliser une GI efficace et efficiente pour appuyer les activités, les opérations, les programmes et la prestation de services;
  4. consigner les activités et les opérations à des fins de responsabilité, de transparence et de collaboration;
  5. favoriser de bonnes pratiques de GI pour permettre une prise de décision éclairée et efficace;
  6. préserver et assurer l'accès à l'information au profit des générations actuelles et futures.

Exigences

3.7 Le MDN et les FAC doivent veiller à ce que :

  1. les pratiques de GI soient bien comprises par tous les employés du MDN et les militaires et qu'elles soient complètement mises en œuvre;
  2. un nombre suffisant de spécialistes en GI soient disponibles et formés pour aider à la mise en œuvre de pratiques de GI;
  3. les activités, les opérations, les programmes et les services intègrent les exigences en matière de GI dans leurs tâches d'élaboration, de mise en œuvre, d'évaluation et de rapport;
  4. l'information soit pertinente, authentique, contrôlée en termes de qualité et rentable, et ce, tant et aussi longtemps qu'elle est nécessaire pour répondre aux besoins opérationnels et aux responsabilités;
  5. les renseignements ayant une valeur opérationnelle soient accessibles de manière centralisée au sein du MDN et des FAC;
  6. les décisions et les processus décisionnels :
    1. soient consignés en vue d'appuyer la continuité des activités et des opérations;
    2. consignent l'évolution des politiques et des programmes;
    3. permettent l'évaluation, la vérification et l'examen indépendants;
  7. l'information soit diffusée aussi largement que possible au sein du MDN et des FAC et à d'autres ministères et organismes, tout en respectant les exigences en matière de sécurité et de protection des renseignements personnels;
  8. les systèmes électroniques constituent les moyens privilégiés de GI;
  9. le MDN et les FAC participent à l'établissement de l'orientation de la GI à l'échelle du GC ou d'une coalition;
  10. la conformité avec la présente DOAD soit surveillée et que des mesures correctrices appropriées soient prises pour combler les lacunes, s'il y a lieu.

4. Autorités

Tableau des autorités

4.1 Le tableau suivant énonce les autorités relatives à la présente DOAD :

Le ou les... a ou ont l'autorité de ou d'...
SMA(GI)
  • établir une orientation stratégique et des structures de gouvernance et d'approuver des plans et des programmes en matière de GI pour le MDN et les FAC;
  • publier des politiques, des instructions et des normes de GI pour le MDN et les FAC, et de veiller à ce qu'elles soient respectées;
  • autoriser des modifications aux structures de classification des dossiers du MDN et des FAC;
  • négocier avec Bibliothèque et Archives Canada les changements requis aux autorisations et aux calendriers de conservation et d'élimination;
  • autoriser l'élimination des renseignements détenus par le MDN et les FAC selon les autorités d'élimination;
  • aligner les documents, les exigences, les procédures et les outils de politiques liés à la GI avec les exigences du MDN et des FAC, les obligations légales et politiques du GC et les accords avec des alliés;
  • approuver la mise en œuvre d'outils électroniques, de processus, d'infrastructures, de formation, d'instruction, d'études et de critères de mesure du rendement communs nécessaires pour appuyer les exigences en matière de GI.
conseillers de niveau un
  • publier des politiques, des instructions et des directives supplémentaires de GI afin de répondre à leurs exigences et de vérifier la conformité;
  • déterminer les processus administratifs et opérationnels, l'information à l'appui et les plans d'échange de renseignements pour répondre à leurs exigences;
  • conseiller le SMA(GI) sur les questions liées à la GI;
  • gérer l'information sous leur contrôle;
  • agir au nom du MDN et des FAC avec d'autres ministères, organismes et alliés pour définir les pratiques liées à l'information et à la GI, et de communiquer les résultats par l'intermédiaire du SMA(GI).
juge-avocat général et le conseiller juridique du MDN et des FAC
  • interdire l'élimination des documents requis par les avocats de la Couronne et de la défense en tant que preuves dans des procédures judiciaires jusqu'à ce que ces procédures ou autres procédures connexes, y compris les appels, soient terminés.
grand prévôt des FAC
  • interdire l'élimination des documents requis par le Service national des enquêtes ou par la police militaire en tant que preuves dans une enquête jusqu'à ce que cette enquête et toutes les accusations, les procédures judiciaires et les appels qui en découlent soient terminés.
directeur général –Planification stratégique (Gestion de l'information)
  • approuver les normes de GI pour le MDN et les FAC.
directeur – Accès à l'information et protection des renseignements personnels
  • interdire l'élimination de documents qui font l'objet d'une demande en vertu de la Loi sur l'accès à l'information jusqu'à ce que la demande et toutes les mesures qui en découlent, y compris les plaintes et les contrôles judiciaires, soient terminées;
  • interdire l'élimination des renseignements personnels, comme définis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, relatifs à une personne, lorsque ces renseignements ont été utilisés à des fins administratives :
    • pour au moins deux ans suivant la dernière fois où les renseignements personnels ont été utilisés à des fins administratives;
    • dans le cas où une demande d'accès à l'information a été reçue, jusqu'à ce que la personne ait eu l'occasion d'exercer tous ses droits dans le cadre de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
commandants et les gestionnaires civils de niveau équivalent
  • affecter de façon adéquate du personnel qualifié à la GI dans leur unité ou leur organisation;
  • faire appliquer les politiques, les instructions et les normes liées à la GI dans leur domaine de responsabilité.
employés du MDN et les militaires
  • créer et de recueillir les renseignements et de partager l'information sous leur contrôle.

5. Références

Lois, règements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

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