DOAD 6001-0, Gestion de l’information
Table des matières
1. Introduction
Date de publication : 2012-02-28
Date de la dernière modification : 2021-07-14
Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN » et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».
Document annulé : DOAD 6420-0, Gestion de l'information consignée
Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Gestion de l'information) / Dirigeant principal de l’information (SMA[GI]/DPI)
Demandes de renseignements : Directeur – Connaissance et gestion de l’information (DCGI)
2. Définitions
architecture de l’information (information architecture)
La structure des composantes de l’information et des données d’une organisation, leurs interrelations et les principes et lignes directrices qui régissent leur conception et leur évolution au fil du temps. L’architecture de l’information permet de partager, de réutiliser, d’agréger horizontalement et d’analyser l’information. (Politique sur les services et le numérique, Conseil du Trésor)
données (data)
Ensemble de valeurs liées à des sujets concernant des variables qualitatives ou quantitatives qui représente de façon officielle des faits, des statistiques ou des éléments d’information et qui est propice à la communication, à la réinterprétation ou au traitement. (Politique sur les services et le numérique, Conseil du Trésor)
Nota – Au sein du MDN et des FAC, les données sont créées, recueillies et utilisées dans le cadre d’opérations et d’exercices militaires, ainsi que dans les processus administratifs ministériels.
gestion de l’information (information management)
Discipline qui encadre et facilite le traitement de l’information durant son cycle de vie, y compris la planification, la collecte, l’organisation, le contrôle, la diffusion, l’utilisation et la disposition. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 42250)
information (information)
Représentation qu’un être humain ou une machine attribue à des données, des faits ou des connaissances au moyen de conventions connues telle que des rapports, des événements, des processus, des décisions, des idées ou des opinions, sous quelque support ou forme que ce soit. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696374)
officier de gestion de l’information (information management officer)
Personne qui est un spécialiste fonctionnel en gestion de l’information dans l’organisation du conseiller de niveau un, du commandant de commandement ou dans un autre niveau organisationnel. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro de fiche 696377)
ressource d’information (information asset)
Ensemble d’informations définies et gérées comme une seule unité afin que cet ensemble d’informations puisse être compris, partagé, protégé et exploité efficacement.
Nota – Une ressource d’information a une valeur, un risque et un contenu reconnaissables et gérables pour les activités du MDN et les opérations des FAC. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696375)
spécialiste fonctionnel en gestion de l’information (information management functional specialist)
Personne qui fournit aux employés du MDN et aux militaires des conseils, un suivi et une surveillance d'expert en gestion de l'information. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 696376)
technologie de l’information (information technology)
Concerne à la fois l’infrastructure technologique et les applications de la technologie de l’information. L’infrastructure technologique comprend tout équipement ou système utilisé pour l’acquisition, le stockage, la manipulation, la gestion, le déplacement, le contrôle, l’affichage, la commutation, l’échange, la transmission ou la réception automatiques de données ou d’information. Les applications de la technologie de l’information comprennent tous les éléments concernant la conception, l’élaboration, l’installation et la mise en œuvre des systèmes d’information et des applications pour répondre aux exigences des activités. (Banque de terminologie de la défense, fiche numéro 3161)
3. Orientation de la politique
Contexte
3.1 L’information est une ressource stratégique et sa gestion est intégrée à tous les aspects des activités du MDN et des opérations des FAC pour la livraison et l’appui en temps opportun, d’information fiable et sécurisée, en accord avec la politique de défense du Canada.
3.2 Le SMA(GI), dans le rôle de DPI de la Défense, rend compte au sous-ministre (SM) et au chef d’état-major de la défense (CEMD) de la gestion stratégique et de la protection de l’information, du gouvernement ouvert et de la tenue de documents. Ceci constitue la base d’un processus décisionnel rigoureux et fondé sur des preuves qui permet au MDN d’atteindre ses objectifs d’activités et aux FAC de réussir leurs opérations tout en respectant les obligations du gouvernement du Canada (GC).
3.3 Aux fins des DOAD de la série 6001, la gestion de l’information (GI) comprend, sans s’y limiter, la gestion :
- des ressources d’information;
- des services du gouvernement ouvert;
- des services des archives;
- des documents de bibliothèques;
- des formulaires;
- des services d’architecture de l’information.
3.4 Le sous-ministre adjoint (Données, innovation et analytique) (SMA[DIA]), en tant que dirigeant principal des données, supervise la gestion des données du MDN et des FAC. Vu que l’information comprend les données, la politique et les instructions du SMA(GI)/DPI relatives à la GI sont complémentaires à la politique et aux instructions du SMA(DIA) relatives à la gestion des données et l’analytique, et doivent donc être lues conjointement.
3.5 Les DOAD de la série 6001 doivent être lues conjointement avec le Cadre stratégique de la GI et de la TI du MDN et des FAC et toutes les autres politiques, directives, instructions, normes et orientations pertinentes, y compris celles du Conseil du Trésor :
- la Politique sur les services et le numérique;
- la Directive sur les services et le numérique;
- la Norme sur la gestion du courriel;
- la Ligne directrice à l’intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l’information (GI).
Énoncé de politique
3.6 Le MDN et les FAC s’engagent à une gestion ouverte et stratégique de l’information qui :
- est transparente, appliquée de manière cohérente tout au long de son cycle de vie et qui soutient les résultats des programmes, des services, des exigences opérationnelles et de la reddition des comptes;
- établit des structures de gouvernance pour assurer l’intégration et la gestion de l’information dans la technologie de l’information (TI) et d’autres processus;
- permet de fournir une information opportune, fiable et sécurisée aux bonnes personnes;
- permet une prise de décision éclairée et fondée sur des preuves;
- consigne les activités et les opérations à des fins de reddition des comptes, de transparence et de collaboration.
Exigences
3.7 Le MDN et les FAC doivent s’assurer que :
- les employés du MDN, les militaires, les entrepreneurs et les autres personnes employées ou autorisées à travailler pour le MDN et les FAC reçoivent des séances d’information et de la formation ou de l’instruction sur la GI;
- un nombre suffisant de spécialistes fonctionnels en GI, y compris des officiers de gestion de l’information (OGI) à plein temps dans les organisations de conseiller de niveau un (N1), de commandant de commandement et de commandant de formation, soient disponibles et formés pour aider à la mise en œuvre des pratiques de GI;
- le rôle d’OGI soit attribué aux employés du MDN et aux militaires;
- le modèle de gouvernance en matière de GI soit appuyé par des représentants au niveau approprié pour favoriser et atteindre une culture de bonnes pratiques de GI;
- les programmes, les services, les activités et les opérations intègrent les exigences de la GI dans les activités de conception, de développement, de mise en œuvre, d’évaluation et de rapports;
- les services de GI sont axés sur les clients dès la conception et tiennent compte de l’innovation et de l’expérimentation en GI au cours du processus;
- l’information soit gérée durant son cycle de vie tout en demeurant pertinente, authentique, de qualité contrôlée et rentable pour répondre aux besoins opérationnels et à la reddition des comptes;
- les décisions et les processus décisionnels:
- soient documentés et consignés en vue d'appuyer la continuité des activités et des opérations;
- documentent l'évolution des politiques et des programmes;
- permettent une évaluation, une vérification et un examen indépendants;
- l’information soit partagée au sein du MDN et des FAC, ainsi qu’avec d’autres ministères et organismes, et qu’elle soit diffusée sur le portail du gouvernement ouvert du GC dans la plus grande mesure possible, tout en respectant les exigences de sécurité, de confidentialité et de légalité;
- les systèmes électroniques constituent les moyens privilégiés de GI;
- la GI soit soutenue par une approche de transformation numérique.
4. Conséquences
Général
4.1 Si des éclaircissements à l’énoncé de politique, aux exigences ou aux autorités énoncées dans la présente DOAD sont nécessaires, les employés du MDN et les militaires peuvent demander des directives par l’entremise de leur voie de communication ou de leur chaîne de commandement, selon le cas. Les résultats prévus établis dans l’énoncé de politique ne peuvent pas être atteints par le MDN et les FAC si les exigences précisées dans la présente DOAD ne sont pas mises en œuvre de façon appropriée. Le défaut d’atteindre les résultats prévus pourrait affecter la capacité du MDN et des FAC de veiller à ce que les FAC soient préparées à entreprendre des missions pour protéger le Canada et les Canadiens ou maintenir la paix et la stabilité internationales.
5. Autorités
Tableau des autorités
5.1 Le tableau suivant énonce les autorités relatives à la présente DOAD :
Le ou les… | a ou ont l'autorité de ou d'... |
---|---|
SMA(GI)/DPI |
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SMA(DIA) |
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N1 et les commandants des commandements et des formations |
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juge-avocat général et le conseiller juridique du MDN et des FC |
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commandant – Police militaire des Forces canadiennes |
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directeur – Accès à l'information et protection des renseignements personnels |
|
gestionnaires du MDN et commandants d’unités |
|
6. Références
Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique
- Loi sur l'accès à l'information
- Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada
- Loi sur la protection des renseignements personnels
- Politique sur la sécurité du gouvernement, Conseil du Trésor
- Politique sur les services et le numérique, Conseil du Trésor
- Directive sur les services et le numérique, Conseil du Trésor
- Norme sur la gestion du courriel, Conseil du Trésor
- Ligne directrice à l'intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l'information (GI), Conseil du Trésor
- DOAD 1000-6, Cadre stratégique de la gestion des technologies de l’information et de l’information
Autres références
- DOAD 1002-3, Gestion des renseignements personnels
- DOAD 6000-0, Gestion de l'information et technologies de l'information
- DAOD 6500-0, Gestion des données et analytique (ébauche en cours)
- Protection, Sécurité, Engagement : La politique de défense du Canada
- Cadre stratégique de la GI et de la TI du MDN et des FC
- Stratégie d'information de la Défense
- DOAD, normes et guides de GI et de TI, site intranet du SMA(GI)
- Développement d'instruments de politique de GI et de TI, site intranet du SMA(GI)
- Directives, instructions et d’autres articles de correspondance intérimaire, site intranet du SMA(GI)
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