DOAD 6001-2, Gestion des formulaires


1. Introduction

Date de publication : 2013-03-14

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Documents annulés :

  • OAFC 36-24, Formulaires comptables portant un numéro de série
  • OAFC 60-2, Services de gestion des formulaires
  • CANFORGEN 048/01, Répertoire des formulaires de la Défense (RFD)

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Gestion de l'information) (SMA[GI])

Demandes de renseignements : Directeur – Politiques et normes (Gestion de l'information) (DPNGI)

2. Définitions

formulaire (form)

Outil normalisé permettant d'accroître la productivité et de minimiser les erreurs au moment de la saisie de l'information, de sa transmission et de sa reconstitution grâce à l'utilisation de techniques de conception graphique, quel que soit le support. (Banque de terminologie de la Défense, #1800)

formulaire de la défense (defence form)

Formulaire normalisé officiel utilisé dans un but particulier au sein du MDN et des FC. (Banque de terminologie de la Défense, #44108)

3. Aperçu

Contexte

3.1 Les formulaires papier et électroniques sont des outils de gestion de l'information (GI) importants pour les activités et les opérations du MDN et des FAC. Les formulaires permettent de recueillir des renseignements d'une façon qui accroît à la fois l'exactitude et l'uniformité des données recueillies et ce, de façon rentable.

3.2 La normalisation de la conception des formulaires, la centralisation de leur distribution ainsi qu'un processus uniforme pour leur contrôle tout au long de leur cycle de vie contribuent à l'amélioration du traitement de l'information requise pour atteindre les objectifs du MDN et des FAC.

3.3 La présente DOAD fait partie du Cadre stratégique de la GI et de la TI du MDN et des FC et doit être lue conjointement avec les autres politiques, instructions, directives, normes et conseils pertinents du SMA(GI).

Objectif

3.4 L'objectif de la présente DOAD est d'établir les rôles, les responsabilités et la ligne de conduite nécessaires à la gestion efficiente et efficace des formulaires papier et électroniques.

Résultats prévus

3.5 Les résultats prévus de la présente DOAD sont les suivants :

  1. une normalisation accrue des formulaires;
  2. une amélioration de l'efficacité des processus d'élaboration des formulaires;
  3. une utilisation réduite des formulaires papier;
  4. une réduction du nombre de formulaires redondants, obsolètes ou en double;
  5. une plus grande accessibilité aux formulaires.

4. Exigences

Préférence pour les formulaires électroniques

4.1 Le MDN et les FAC doivent élaborer et gérer tant les formulaires papier que les formulaires électroniques. Conformément à la Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor, les versions électroniques des formulaires doivent être utilisées de préférence aux formulaires papier.

GI et tenue de documents

4.2 La majorité de l'information recueillie dans les formulaires est de l'information ayant une valeur opérationnelle et est assujettie aux exigences de la GI en matière de tenue des documents. Les bureaux de première responsabilité (BPR) du MDN et des FAC responsables des formulaires doivent veiller à ce que cette information soit stockée, protégée, organisée et partagée, et qu'il en soit disposé, conformément à la DOAD 6001-1, Tenue de documents.

Répertoire des formulaires de la défense

4.3 Le gestionnaire des formulaires de la défense doit veiller à ce que tous les formulaires de la défense soient stockés dans le RFD afin de faciliter leur partage et leur réutilisation.

Normes et lignes directrices relatives aux formulaires

4.4 Le gestionnaire des formulaires de la défense donne des directives et des conseils aux BPR du MDN et des FAC responsables des formulaires pour faire en sorte que les normes pertinentes de gestion des formulaires soient appliquées aux formulaires de la défense.

Formulaires d'autres ministères et organismes

4.5 D'autres organisations du gouvernement du Canada (GC) gèrent leurs formulaires dans les limites de leur secteur de responsabilité et en permettent l'accessibilité. Ces formulaires doivent être utilisés au MDN et dans les FAC, dans la mesure du possible, afin d'éviter la conception de nouveaux formulaires.

Nota Voir la section 7 pour obtenir les liens concernant ces formulaires.

5. Conséquences

Conséquences de non-conformité

5.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu'institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu'individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée fera l'objet d'une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d'une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci. Une non-conformité pourrait entraîner une ou plusieurs des conséquences suivantes :

  1. l'ordre de suivre l'apprentissage, l'instruction ou le perfectionnement professionnel approprié;
  2. l'inscription d'observations dans l'évaluation du rendement individuel;
  3. le renforcement des mesures de suivi et de contrôle du rendement;
  4. la révocation de tout ou partie de l'autorité qu'accorde la présente DOAD à un employé du MDN ou à un militaire;
  5. le signalement des infractions soupçonnées aux autorités chargées de l'application de la loi;
  6. l'engagement de la responsabilité de Sa Majesté du chef du Canada;
  7. l'imposition des conséquences particulières énoncées dans les lois et des codes de conduite applicables ainsi que les politiques et directives du MDN ou des FAC;
  8. l'application de toute autre mesure administrative ou disciplinaire, ou les deux.

Nota En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

6. Responsabilités

Tableau des responsabilités

6.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le ou les... est chargé ou sont chargés de ou d'...

sous-ministre adjoint (Matériels)

  • s'approvisionner en formulaires papier, de les stocker et de les distribuer.

SMA(GI)

  • établir des normes, de communiquer des attentes claires et de publier des directives en matière de gestion des formulaires.

gestionnaire des formulaires de la défense

  • fournir des directives, des conseils et de l'aide au MDN et aux FAC sur des questions liées à la conception, à la gestion et au cycle de vie des formulaires;
  • élaborer des normes et des lignes directrices sur la gestion des formulaires tout au long du cycle de vie de ceux-ci;
  • gérer le RFD;
  • veiller à ce que les normes pertinentes soient appliquées à chacun des formulaires de la défense;
  • établir et de définir les exigences relatives à l'approvisionnement en formulaires papier de la défense;
  • représenter le MDN et les FAC pour les questions liées à la gestion des formulaires auprès d'autres ministères, organismes et alliés;
  • aviser le SMA(GI) de tout cas de non-conformité à la présente DOAD.

BPR du MDN et des FAC responsables des formulaires

  • utiliser les formulaires existants, dans la mesure du possible;
  • concevoir et de gérer les formulaires de la défense pendant tout leur cycle de vie;
  • veiller à ce que leurs formulaires de la défense soient conformes aux lois et aux règlements fédéraux ainsi qu'aux politiques, aux instructions, aux directives et aux normes applicables du GC, du MDN et des FAC;
  • veiller à stocker leurs formulaires de la défense dans le RFD.

employés du MDN et les militaires

  • se conformer aux politiques, aux instructions, aux directives et aux normes du GC, du MDN et des FAC en matière de gestion des formulaires;
  • utiliser les formulaires de la défense contenus dans le RFD dans le cadre des activités et des opérations du MDN et des FAC.

7. Références

Autres références

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